Cahier des évolutions. Version 12

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1 Cahier des évolutions

2 Page 2 sur 22 Processus de validation Rédigé par Validé par Approuvé par Caroline Hennuyer LE FEVRE Bertrand HENNUYER Caroline 26/06/

3 Page 3 sur 22 Sommaire 1 Généralités Configuration requise Les nouvelles fonctionnalités Module [GesQual] alerte du pilotage du système documentaire Documents à lire classés par personne ayant le plus de documents à lire Documents à lire classés par document ayant le plus de diffusion en attente Documents à lire classés par ancienneté de la demande de lecture Modification du nombre de document indiqué dans le pilotage Module [matériel] L incident machine devient une Non-conformité particulière Incidents archivés Historique des incidents matériel dans le module [Non-conformité] Clonage des maintenances Impact de la gestion Fournisseur GesStock sur le module [matériel] Note Module [non-conformité (NC)] Impact de la gestion Fournisseur GesStock Résolution d une NC sans mise en place d une Action corrective (AC) Résolution d une NC liée à une Action corrective Amélioration de l impression de la Fiche de Non-conformité Envoi de la Fiche de Non-conformité via la messagerie interne de GesQual Génération des alertes non-conformités Présentation des évolutions concernant le module [référentiel] Mise en place de la NF EN ISO V Module [GesStock] Evaluation des fournisseurs dans le module [GesStock] Gestion des fournisseurs Possibilité d imprimer la fiche fournisseur Etat de stock Journal des réceptions Utilisation d une interface économique et financière (de type MAGH2, CPAGE, etc. ) Validation de la commande par le service économique Réception de commandes Les correctifs Module [Alerte pilotage] Module [Consultation] Module [Document] Module [Enregistrement]... 20

4 Page 4 sur Module [Matériel] Module [Personnel] Module [Non-conformité] Module [GesStock] Module [Suivi qualité] Module [Organisation] Module [Formulaire] Module [Paramétrage]... 22

5 Page 5 sur 22 1 Généralités Vous trouverez, dans ce document, une présentation des principales évolutions de la version 12 de GesQual. Vous pouvez nous faire part de toutes vos remarques et suggestions sur ces documents à l adresse suivante : info@armure.com. 2 Configuration requise Avant le passage en V12 : Si un incident machine n est pas cloturé, il ne pourra plus être modifié. Lors du passage en V12 : Pour les utilisateurs déjà référencés, les fournisseurs saisis dans le champ [fournisseur] du module [matériel] apparaitront dans le nouveau champ Pour relier les fournisseurs au matériel, utiliser le code administrateur, sélectionner le module [Paramétrage], puis sélectionner l onglet [Interconnexion/Affectation Fournisseur Machine] Pensez à ajouter dans le module [GesStock] les fournisseurs autres que les fournisseurs de réactifs, par exemple fournisseur d étuve Document en PDF : La conversion des documents permettant leurs consultations au format PDF ne sera possible que si word 2010 est installé sur le serveur GesQual.. 3 Les nouvelles fonctionnalités 3.1 Module [GesQual] alerte du pilotage du système documentaire Onglet [pilotage> suivi du cycle de diffusion] Désormais 3 possibilités d affichage pour le suivi du cycle de diffusion pour l utilisateur Documents à lire classés par personne ayant le plus de documents à lire Le tri se fait par nombre de documents à lire décroissants.

6 Page 6 sur 22 Il est possible de trier alphabétiquement par le nom des personnes. Un clic sur un nom ouvre une nouvelle fenêtre avec la liste des documents à lire et la date de la demande de diffusion triée par date (la plus ancienne en haut). La page reprend les critères de filtres précédents (+ de 15 jours, sur une entité particulière ). En cliquant sur le bouton, retour à la page précédente Documents à lire classés par document ayant le plus de diffusion en attente Le tri se fait par nombre de documents décroissants. Il est possible de trier alphabétiquement par les noms des documents. Un clic sur un document ouvre une nouvelle fenêtre avec la liste des personnes ayant ce document à lire et la date de diffusion triée (date la plus ancienne en haut).

7 Page 7 sur 22 La page reprend les critères de filtres précédents (+ de 15 jours, sur une entité particulière ) Documents à lire classés par ancienneté de la demande de lecture Le tri se fait par nombre de documents décroissants. Un clic sur une date ouvre une nouvelle fenêtre avec la liste des personnes ayant ce document à lire et le nom du document trié alphabétiquement par personne.

8 Page 8 sur 22 La page reprend les critères de filtres précédents (+ de 15 jours, sur une entité particulière ) Modification du nombre de document indiqué dans le pilotage L écran principal de pilotage se voit greffer les listes déroulantes de filtre sur les entités et sous-entités Permet d effectuer un suivi par entité ou sur l ensemble des entités. 3.2 Module [matériel] L incident machine devient une Non-conformité particulière Dans le module [Matériel] lorsque l on clique sur l onglet [Détail matériel incidents], ouverture d une fenêtre avec la liste des différents incidents comprenant la date, le résumé, la gravité, le temps d arrêt et un champ paramétrable en fonction du type de Machine.

9 Page 9 sur 22 En cliquant sur, le détail de l incident sera consultable et pourra être modifié si nécessaire. En cliquant sur, un nouvel incident pourra être déclaré. Lors de l ajout d un incident, ouverture d une fiche de non-conformité d un nouveau type : [Incident machine]. Dans cette fiche, récupération des informations de l incident Incidents archivés Tous les incidents machine déclarés avant la version 12 se trouvent dans le menu [Incidents archivés] et ne pourront être modifiés. Avant le passage en V12, si un incident machine n est pas cloturé, il ne pourra plus être modifié Historique des incidents matériel dans le module [Non-conformité] Il est désormais possible depuis le module [Non-conformité historique] de sélectionner les incidents machines

10 Page 10 sur Clonage des maintenances Il est désormais possible de dupliquer une maintenance d un matériel à un autre si 2 matériels sont identiques. En Matériel> Sélectionner l automate> onglet [Maintenance]> programmation Cliquer sur le bouton <importer une maintenance> Sélectionner la machine Sélectionner la maintenance à dupliquer

11 Page 11 sur Impact de la gestion Fournisseur GesStock sur le module [matériel] Ne concerne que les laboratoires possédant à la fois GesQual et GesStock, Désormais dans la fiche [matériel] le champ [fournisseur] est une liste déroulante en lien avec les informations fournisseur GesStock, le fournisseur est ainsi lié à un matériel donné. En cliquant sur l info bulle Lorsque l on clique sur le fournisseur, la fiche fournisseur GesStock s ouvre.

12 Page 12 sur 22 Il est désormais possible de trier les matériels par fournisseur, par fournisseur d étalonnage Note Pour les utilisateurs déjà référencés, les fournisseurs saisis dans le champ [fournisseur] du module [matériel] apparaitront dans le nouveau champ Pour relier les fournisseurs au matériel, utiliser le code administrateur, sélectionner le module [Paramétrage], puis sélectionner l onglet [Interconnexion/Affectation Fournisseur Machine]

13 Page 13 sur 22 2 possibilités Mode par service, l utilisateur sélectionne un fournisseur et le matériel rattaché à celui-ci La seconde possibilité, tous les matériels sont ordonnés par service puis par fournisseur. On sélectionne un fournisseur par machine et on valide en bas de fenêtre par 3.3 Module [non-conformité (NC)] Impact de la gestion Fournisseur GesStock Un filtre complémentaire : [fournisseur] a été ajouté dans l historique des Non-conformités. Pour toutes non-conformités déclarées depuis GesStock, Il est désormais possible de trier les non-conformités par fournisseur.

14 Page 14 sur Résolution d une NC sans mise en place d une Action corrective (AC) Toute non-conformité résolue n ayant aucune action corrective rattachée en cours est automatiquement clôturée Résolution d une NC liée à une Action corrective Toute clôture d action corrective entraîne la clôture des non-conformités liées. Si une non-conformité est liée à plusieurs actions correctives, toutes les AC doivent être clôturées. (Il faut que les cases «efficacité», «évaluée et clôturée» soient cochées pour que la ou les NC soient clôturées). Si la Non-conformité n est pas résolue, la fiche ne sera pas clôturée Amélioration de l impression de la Fiche de Non-conformité Il est désormais possible de visualiser sous format PDF la fiche de non-conformité, de l imprimer et de l enregistrer Envoi de la Fiche de Non-conformité via la messagerie interne de GesQual Dans la messagerie interne, la fiche de NC est disponible sous format PDF Génération des alertes non-conformités Lorsqu une fiche de non-conformité est modifiée, une alerte est générée systématiquement. Ces alertes sont envoyées dans la messagerie interne et se retrouvent dans le cahier de bord. 3.4 Présentation des évolutions concernant le module [référentiel] Mise en place de la NF EN ISO V2012 Suite à la parution de la NF EN ISO V2012, mise en place du nouveau référentiel. 3.5 Module [GesStock] Evaluation des fournisseurs dans le module [GesStock] Il est désormais possible depuis le module [GesStock] d effectuer une évaluation des fournisseurs.

15 Page 15 sur 22 Gestion> Fournisseur/produit ; sélectionner un fournisseur, ouverture de la fenêtre suivante : Sélectionner l onglet [Evaluations] En cliquant sur le bouton, nouvelle fenêtre :

16 Page 16 sur 22 Au niveau de la gestion des fournisseurs, apparition d un troisième onglet : [Evaluation des fournisseurs] où il sera renseigné un certain nombre d informations comme la date d évaluation, nom de l évaluateur, etc Gestion des fournisseurs Depuis onglet [Gestion> Fournisseur / produits], 3 nouveaux champs font leur apparition : [Critique] [Chargé de l étalonnage] [Produits gérés en stock] Ces informations sont à renseigner au niveau de l onglet [Informations du laboratoire] Une fois renseignées, il est possible de filtrer les fournisseurs selon ces différents critères Possibilité d imprimer la fiche fournisseur Suite à l évolution précédente, il est désormais possible d imprimer sous format PDF la liste des fournisseurs selon les critères sélectionnés.

17 Page 17 sur Etat de stock Depuis l onglet Voir> Etat de stock. En fonction de l onglet sélectionné, Il est désormais possible d exporter via un fichier Excel l état de stock soit : Du fournisseur sélectionné, Du lieu de stockage sélectionné, De la famille sélectionnée, De la commande sélectionnée, De l état de stock complet. Sélectionner l onglet [Par Fournisseur], sélectionner un fournisseur, cliquer sur apparait :, la fenêtre suivante Choisissez le type d export Lors de l export de l état de stock du fournisseur sont récupérés : Fournisseur, Code interne, Référence Fournisseur, Produit, Quantité, Conditionnement, Code famille, Valeur HT, Valeur TTC. Pour un inventaire, en plus des éléments cités ci-dessus sont récupérés : Le N d étiquette

18 Page 18 sur 22 Le N de lot, La date de péremption, Le lieu de stockage, Le laboratoire La date de réception Journal des réceptions En Voir> Gestion économique et financière> journal de réception, Il est possible de visualiser et d exporter via un fichier Excel le journal de réception De date à date, sur l année en cours et précédente, par laboratoire etc..

19 Page 19 sur 22 Par exemple en cliquant sur l en-tête de colonne [fournisseur] possibilité de classer la liste par ordre alphabétique 3.6 Utilisation d une interface économique et financière (de type MAGH2, CPAGE, etc. ) Validation de la commande par le service économique Lorsqu une commande sera validée par le service économique, les utilisateurs seront avertis au niveau de la fenêtre des alertes globales Réception de commandes Correctifs sur les fichiers de réception envoyés aux différentes interfaces

20 Page 20 sur 22 4 Les correctifs Mantis Description 4.1 Module [Alerte pilotage] Onglet [Pilotage/ suivi du cycle de diffusion]. Sélectionner les documents à lire par personne ou par document ou par date de diffusion, Pour passer d une page à une autre cliquer sur 4.2 Module [Consultation] Doit apparaitre en consultation le document approuvé et applicable. Un document approuvé mais avec une date d application de 14 jours (par exemple) est consultable à la date d application et non à la date d approbation 4.3 Module [Document] Cas d un document avec plusieurs vérificateurs. Lorsque le cycle d un document est lancé avec plusieurs vérificateurs, qu une personne a vérifié ce document et que le titre de ce document est changé avec augmentation d indice alors le document ne passe pas à 100% vérifié En Actions >créer un clone Lors de la duplication d un document, permet la vérification de l existence de la référence et le bouton sa prise en compte Une option permet la diffusion automatique d un document approuvé. Pour cette mise en place : contacter le support armure. 4.4 Module [Enregistrement] Lors de création d'une nouvelle version (prototype) d'un document la version approuvée est toujours accessible. Il est possible de créer des documents dans le module [d enregistrement], alors qu un document prototype est en cours, La version applicable est toujours accessible Possibilité de rechercher par mot clé sur un enregistrement Accès aux enregistrements archivés Pour visualiser les enregistrements archivés, cliquer sur l onglet sélectionner [Afficher les enregistrements] puis 4.5 Module [Matériel] Les alertes de maintenances supprimées ne sont plus visibles

21 Page 21 sur 22 Mantis Description Lors de la sélection d'un PC pendant la programmation d'une maintenance, la sélection du PC est conservée En Détail matériel> exporter les machines L export du matériel est complet En Détail matériel> Incidents Possibilité de joindre une Pièce jointe et/ou un fichier d intervention 4.6 Module [Personnel] Lors du remplacement d un validateur ou approbateur, il est demandé une confirmation 4.7 Module [Non-conformité] En Paramétrage> amélioration continue> non-conformité. Si suppression d un objet ou d une nature, possibilité de le restaurer en sectionnant «tous les éléments supprimés» et en cliquant sur la restauration ne se fait que sur un site, il faut penser à re-cliquer sur tous sites si l'intitulé est commun après avoir restauré la donnée Il est désormais possible d imprimer sous format PDF la fiche de non-conformité, lorsque l on sélectionne, un PDF est généré. Lors de l annulation d une Action Corrective ou Action qualité, les alertes sont supprimées automatiquement Lors de la modification d une NC, les flèches vertes sont inactives => il est impossible de modifier ou d écraser une autre NC Recherche des fiches d écart dans l historique. Sélectionner le type de fiche les critères complémentaires décocher les filtres sur service et service créateur Le nombre de fiches d écart apparaissant en haut de page (dépendant du service de la personne) ne correspondra pas au nombre de fiches d écart visible ( ensemble des services) Lors de la suppression d une Non-conformité, le nombre de NC dans l historique = nombre de NC du module paramétrage> Indicateur Lors de la création de NC, les items des causes supprimées n apparaissent plus

22 Page 22 sur 22 Mantis Description Prise en compte d une période de recherche dans Historique des Actions Correctives, 4.8 Module [GesStock] En Voir>produits ouverts périssables il est impossible de terminer les produits ouvert périssables si l utilisateur n a pas les droits Résolution du message d erreurs et 1411 bloquant les impressions L erreur est souvent lors de l impression des étiquettes et 1411 pour l impression des bons de commande. En Demande d appro : lors d ajout de produit le filtre de la famille est conservé En Gestion>Fournisseur / produits : Lors de la modification d un nom de fournisseur, les commandes passées auparavant gardent l ancien libellé, par contre les impressions associées (bon de commande et simulation de facture) sont mises à jour (rétroactif uniquement sur l impression) Amélioration de l'outil statistique. En Voir > Gestion économique et financière > Statistique de consommation Possibilité d'avoir une liste par fournisseur pour une période donnée sous forme de tableau indiquant la consommation de tous les produits 4.9 Module [Suivi qualité] A la création d une revue réduction du temps de réponse lors de l importation des NC sur 1 an 4.10 Module [Organisation] q Entité supprimée Au niveau de la gestion des droits, l entité n apparait plus [par rapport au type de droits sélectionnés] Le nombre de caractère dans le champ Matériel a été augmenté à 45 caractères lors de la saisie 4.11 Module [Formulaire] Lorsque l'on renvoie une pièce jointe dans un formulaire et que celle-ci a le même nom qu'une autre déjà présente, cette dernière n est pas écrasée Module [Paramétrage] Les postes de travail supprimés dans [Organisation] n apparaissent plus dans la liste des postes de travail en Paramétrage> Assurance qualité> Personnel> Postes de travail