Clic RH. administrateurs / RH. Guide d utilisation pour. Développement de logiciels et de solutions informatiques.

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1 Développement de logiciels et de solutions informatiques. Tel: +213 (0) Web: (0) Clic RH Guide d utilisation pour administrateurs / RH

2 Sommaire Connexion/identification... 5 Connaître mon interface... 6 Le menu horizontal:... 6 Le menu vertical... 7 Le tableau de bord... 8 Employés... 9 Ajout... 9 Lister... 9 Filtrer Exporter les listes Fiches employés Publipostage et génération de documents Demandes de congés Lister Filtrer Détails, historique et approbation Demandes de matériel Création de la demande Filtrer Exporter les listes Consultation et historique Les détails de la demande L historique de la demande Demandes de documents Lister les demandes Consultation et historique Les informations initiales de la demande... 22

3 L historique de la demande avec les commentaires Compléter une demande Demandes d embauches Création de la demande Consultation et historique Les informations initiales L historique d approbation Filtrer Configuration des données de bases Alertes et tâches Alertes Tâches Organigrammes Par employé En arborescence Par direction Par service L organigramme complet Postes Lister Création de postes Rapports Le nombre d employés par direction Le nombre d employés par service Le nombre d employés par sexe Le nombre d employés par type de contrat Le nombre d employés par Statut List des employés par documents manquants... 34

4 Evolution des recrutements par années Comptes utilisateurs L accès simple employé L accès administrateur Profils et permissions Création d un compte simple employé ou administrateur Changement de profil Supprimer / Désactivation d un compte... 39

5 Connexion/identification Le système CLIC RH a été déployé en local au niveau votre infrastructure ou sur nos serveurs, ce dernier est accessible depuis une URL, par exemple cette page permet de se connecter sur le système avec : - Le compte AD - Un compte Clic RH Par défaut, le système essaie de trouver un compte d utilisateur pour la personne connecté, s il en trouve, la page d authentification vous redirigera automatiquement à la page d accueil, sinon un compte sera demandé.

6 Connaître mon interface L interface d administration contient principalement trois espaces : Le menu horizontal: Ce dernier contient les options suivantes : o Accès employé : Ce bouton permet de switcher en tant que simple utilisateur, car même si vous avez des accès administrateur (RH), vous êtes toujours considéré comme un employé et afin de faire vos demandes (congés, documents), approuver des demande de congé ou embauche (si vous êtes autorisé), vous devriez faire toutes ces opérations depuis l interface simple employé. o Organigramme : Permet de voir l organigramme complet de votre société affichant jusqu au niveau N+3 o Rapports : Cette partie répertorie les différents rapports développés sur le système. o Alertes : Dans la partie alertes, vous verrez les alertes définies dans le système à savoir (J+90 d intégration, J+180 d intégration, Fin CDD et Welcome Day). Toutes les alertes s afficheront 15 jours avant le jour J de l alerte. o Tâches : Contrairement aux alertes qui n affichent les informations qu à titre de rappel (avec des fonctions de génération des documents ou autres), les tâches nécessitent une interaction de votre part en autre une approbation/rejet. Les tâches regroupent les demandes de documents, congés et d embauches. Pour les tâches d approbation des demandes d embauche ou de matériel, ces dernières s afficheront sur l interface employé. o Admin : Cette partie vous permet de vous déconnecter ou de changer les informations de votre profil à savoir l ou le mot de passe (dans le cas de compte CLIC RH).

7 Le menu vertical Le menu vertical est le plus important et contient des liens vers les différents modules du système à savoir : - Accueil : Permet de revenir à la page d accueil - Employés : Permet d accéder aux : o Différents listes d employés (liste complète, par direction ou par service) o Ajouter un employé o Accéder aux archives (liste des départs), avec possibilité de filtrer par direction ou par service. - Demandes de congés : Permet de voir les demandes en cours, en attentes d approbation ainsi que les demandes archivées (approuvées ou rejetées). - Demandes de documents : Idem pour les demandes de documents, cette dernières permet d accéder aux demandes en cours, en attentes et les demandes archivées. - Demandes de matériel : Depuis ce menu, vous pouvez : o Créer une nouvelle demande de matériel o Accéder aux différentes demandes (en cours ou complétées) - Demandes d embauche : Depuis ce menu, vous pouvez : o Créer une nouvelle demande d embauche o Accéder aux différentes demandes (en cours ou archivées) - Organigrammes : Différents organigrammes ont été développés permettant de voir : o Tous les employés sous forme d une arborescence. o L organigramme des directions o L organigramme des services - Comptes utilisateurs : Depuis cet espace vous pouvez : o Créer un nouveau profil utilisateur en spécifiant les permissions attribuées. o Créer un compte simple employé ou administrateur en l assignant à un profil donnée. o Voir les détails des profils et des comptes (Date et heure de dernière connexion). - Configuration : Ceci est la partie paramétrage du système, les changements des paramètres sont censés être conduit par l équipe IT ou notre support. Le paramétrage consiste à : o Paramétrer les données de bases (Directions, services, types de congés etc.) o Paramétrer la partie messagerie (serveur, compte, port etc). o Gérer les postes

8 Le tableau de bord Appelé également l accueil, cette fenêtre permet d avoir un aperçu rapide et global de l organisation, depuis la page d accueil vous pouvez : - Accéder à la liste complète des employés - Voire le nombre de demandes de congés en cours et accéder à la liste complète - Voir le nombre de demandes de documents en cours et accéder à la liste complète - Voir le nombre de demandes d embauches en cours et accéder à la liste complète - Rechercher un employé et aller directement sur sa fiche - Voir la liste des tâches en cours (congés ou documents) - Voir la liste des alertes - Voir des graphes de la situation (nombre d employés par direction, service, sexe, ou type de contrat)

9 Employés La table des employés est la table la plus critique du système, il est important de maintenir les données des employés à jour. Depuis le menu des employés, vous pouvez : Ajout Ajouter un employé dans le système en renseignant ces informations personnelles, information de recrutement et de poste. Depuis cette fenêtre, vous pouvez également télécharger la photo de l employé pour l attacher à sa fiche, cette photo s affichera dans les organigrammes et dans sa fiche ultérieurement. Lister Il existe trois listes d employés : o Liste complète : Affiche tous les employés. o Liste par direction o Liste par service En haut de la liste, un champ de recherche permet de filtrer rapidement la liste par n importe quelle colonne (nom, prénom, responsable, bpu, date de naissance ou autre).

10 Depuis la liste des employés, vous pouvez cliquer sur détails pour aller sur la fiche d un des employés. Ou Supprimer un si vous voulez (il est fortement déconseiller, de préférence, archivez les employés). Filtrer La liste complète des employés peut être des fois longue, le système vous propose des options pour filtrer cette dernière par : o Direction o Service o Rechercher dans la liste Ces options sont disponibles au niveau du menu vertical. Exporter les listes Toutes les listes sont exportables sous Excel pour des traitements supplémentaires, pour cela o Allez sur la liste en question o Cliquez sur le bouton exporter sous Excel. La liste s ouvrira dans votre client local Excel

11 Fiches employés La fiche employé contient en plus des données initiales renseignées durant l ajout d un employé, les fonctionnalités/onglets suivants :

12 o Dossier RH : Contenant les fichiers que vous avez téléchargés (uploader) pour cet employé, les fichiers sont divisés en deux (Fichiers administratifs ou Fichier RH). Les types de fichier sont configurables depuis les données de bases. De plus, cet onglet affiche les fichiers manquants avec le nombre de copies requises (pareil, le nombre de copies requises par type de fichier est configurable depuis les données de bases). o o Congés : Ici on retrouve toutes les demandes de congés faites par l employé en question (avec l état de chaque demande), ainsi que Le solde actuel des congés calculé à raison de 2.5 jours / mois Le nombre de jours utilisés de son solde Le reliquat (nombre de jours restant pur l année en cours) Le reliquat non pris (nombre de jours restants de l année précédente). o Demandes de documents : Ici on retrouve toutes les demandes de documents faites par l employé en question (avec l état de chaque demande), ainsi que la fonction de publipostage (ou générateur automatique des documents), ce dernier permet de générer des documents

13 Word selon les Template (modèles) fournis avec les différents champs (nom, prénom, direction, service, date etc.) renseignés depuis la fiche de l employé. Les modèles de documents à générer sont configurables depuis les données de bases, cependant, si vous voulez rajouter un nouveau modèle, il est obligatoire de repasser par le support pour reprogrammer le contenu de ce dernier. o Organigramme : Graphiquement, cette fonction affiche l employé en question au centre, son responsable hiérarchique et ses subordonnées - o Départ : Cet espace permet d archiver un employé en mentionnant le motif de départ (licenciement, démission, fin CDD, décès ou autre) avec la date de départ. Une fois un employé archivé, il n apparaitra que dans les listes de départs (archives).

14 Publipostage et génération de documents Le publipostage consiste à générer des documents renseignés depuis les fiches employés, dans le système actuel 9 modèles de documents ont été programmés. Pour générer un document il faut : o Aller sur la fiche de l employé en question o Aller sur l onglet Demandes de documents o Sélectionner le type de document o Cliquer sur le bouton Générer

15 Demandes de congés Les demandes de documents se font depuis l interface utilisateur (simple employé), cet espace permet de voir les demandes de congés, leurs états et revoir (approuver et rejeter) une demande une fois elle atteint le département RH. Le processus de demande de congés est le suivant : 1- L employé fait la demande 2- Un contrôle de validité est effectué pour vérifier que les données de la demande sont correctes et que l employé a un solde suffisant pour faire la demande en question. 3- La demande est envoyée au responsable, qui peut approuver ou rejeter (avec commentaires). 4- Si la demande est approuvée au niveau du responsable, cette dernière est envoyée ensuite aux RH pour approbation finale. A chaque niveau du processus, un de notification est envoyé aux personnes concernées (demandeur, responsable et ressources humaines). Lister Vous pouvez afficher la liste des demande de congés depuis le menu vertical, vous pouvez filtrer par statut (toutes les demandes, demandes en cours ou demandes archivées). Filtrer Depuis le menu vertical, vous pouvez accéder aux demandes en cours ou demandes archivées (approuvées ou rejetées), de plus depuis la liste des demandes, vous pouvez même filtrer par - Demandes en attentes au niveau du responsable - Demandes en attentes au niveau des RH

16 Détails, historique et approbation Vous pouvez cliquer sur le bouton détails de l une des demandes pour voir toutes les infos de cette dernière et l historique d approbation. Les détails d une demande sont divisés en trois onglés : - La demande : les informations initiales de la demande qui ne peuvent en aucun cas être modifiées - Historique : comme son nom l indique, c est le journal ou l historique d approbation ou du processus d approbation. Dans cet exemple, on peut voir que la demande a été faite, elle a passé le contrôle de validité et a été approuvé par le responsable (N+1), à présent elle est en attente d approbation des RH.

17 - Approbation : Cet onglet n apparait que dans le cas où la demande est au niveau des ressources humaines (a été approuvée par le responsable). Dans la partie approbation vous pouvez approuver ou rejeter la demande. Il est important que dans le cas d un refus le champ commentaires devient obligatoire et les commentaires seront communiqués au demandeur dans l de notification

18 Demandes de matériel Les demandes de matériel se font depuis l interface d administration (RH) depuis l un des agents du département RH. Ces demandes suivent le workflow suivant : Création de la demande Depuis le menu principal, vous pouvez aller sur Demandes de matériel et cliquez sur Nouvelle demande, la fenêtre d ajout vous permet de : - Sélectionner un employé depuis la liste complète - Détails de la demande - Sélectionner la liste des types de matériel à demander - Mentionner l adresse dans le cas de transport et le type de forfait dans le cas où vous demandez un téléphone avec forfait. Une fois la demande enregistré, un de notification sera envoyé aux personnes responsables de chaque type de matériel que vous avez sélectionné, en plus d un de confirmation de l enregistrement de la demande envoyé à la personne ayant fait cette dernière.

19 Filtrer Vous pouvez filtrer la liste des demandes de matériel par état : - Demandes en cours, ou l un des type de matériel n a pas encore était traité. - Demandes archivées ou complétées. Exporter les listes Toutes les listes sont exportables sous Excel pour des traitements supplémentaires, pour cela o Allez sur la liste en question o Cliquez sur le bouton exporter sous Excel. La liste s ouvrira dans votre client local Excel Consultation et historique Depuis la liste des demandes de matériels, vous pouvez cliquer sur les détails d une demande pour retrouver : - Les détails de la demande - L historique de la demande

20 Ici, vous pouvez consulter l état de la demande mais également l état de chaque type de matériel avec les commentaires fournit par chaque personne responsable d un type particulier.

21 Demandes de documents Les demandes de documents se font par les employés depuis l interface simple utilisateur (employé). Actuellement, le système ne permet de faire que des demandes d attestation de travail. D autres types peuvent être ajoutés par la suite depuis l interface d administration. Les demandes de documents suivent le workflow suivant : Lister les demandes Depuis le menu vertical, cliquez sur demandes de documents, puis vous pouvez accéder aux différentes listes par états. Depuis la liste des demandes, si une des demandes est en cours de préparation, un bouton apparait à droite permettant de : - Générer le document en question - Envoyer un de notification à la personne ayant fait la demande, - Marquer la demande comme étant traitée Consultation et historique Depuis la liste des demandes, vous pouvez cliquer sur Détails pour afficher ce qui suit :

22 Les informations initiales de la demande L historique de la demande avec les commentaires Compléter une demande L onglet Compléter n apparait que pour les demandes en cours de traitement

23 Demandes d embauches Les demandes d embauches se font par l équipe RH depuis l interface d administration et permettent de déclencher le workflow d approbation suivant : Création de la demande La création d une nouvelle demande d embauche se fait depuis le menu vertical, dans la section demandes d embauches. La fenêtre qui s ouvrira vous permettra de renseigner toutes les informations relatives à la nouvelle demande. Ce workflow requière plusieurs approbations à différents niveaux. Il est important de noter qu en fonction de la direction, service et poste différents chefs de services et directeurs seront impliqués dans ce processus. Le reste des approbateurs à savoir : Le contrôleur de gestion, DRH, DAF et le DG, sont configurable depuis les données de bases, onglet approbateurs.

24 Une fois la demande faite, un de confirmation sera envoyé à la personne des ressources humaines ayant déclenché la demande, ainsi que le chef de service. Puis à chaque étape d approbation un sera envoyé à la personne concerné et une notification finale sera envoyée aux ressources humaines. Consultation et historique Depuis la liste des demandes d embauches, vous pouvez voir l état de chaque demande (à quelle niveau elle est) ainsi qu accéder à ces détails pour retrouver : Les informations initiales Les informations de la demande renseignées initialement L historique d approbation L historique permet de voir les détails de chaque approbation ainsi que les commentaires fournis par chaque approbateur

25 Filtrer Vous pouvez filtrer la liste des demandes et ne voir que certaines (en fonction de l état), différents filtres ont été ajoutés à savoir : - Toutes les demandes - Demandes en cours - Au niveau du chef de service - Au niveau du directeur - Au niveau du DRH etc.

26 Configuration des données de bases Le système a été développé de manière à permettre aux utilisateurs (autorisés et formés) d appliquer les modifications relatives aux aspects de base du système à savoir : - Les directions - Services - Pôles - Types de congés - Types de contrat - Types de documents (que vous pourrez télécharger sur les fiches employés) - Modèles de documents (pour le publipostage) - Types de matériel et personne en charge de chaque type - Motifs de départs - Approbateurs des demandes d embauches Les données de bases sont accessibles depuis le menu vertical, section configuration.

27 Alertes et tâches Le système CLIC RH génère plusieurs alertes et tâches afin de vous rappeler des évènements important et attirer votre attention sur les tâches qui requièrent une approbation ou une action de votre part. Alertes Les alertes sont juste un rappel des évènements important au sein de votre organisation, pour le moment, le système CLIC RH affiche les alertes suivantes : - 90 Jours d intégration pour les CDI Jours d intégration pour les CDI - Fin de CDD - Welcome Day Toutes les alertes s afficheront 15 jours avant le jour J de l alerte en question. Vous pouvez retrouver les alertes dans : 1- Menu horizontal 2- Espace de travail dans la page d accueil Une fois que l alerte est générée, vous pouvez cliquer sur cette dernière pour avoir plus de détails, à savoir : - L employé en question (vous pouvez cliquer sur le nom de l employé, pour aller sur sa fiche). - Les détails de l alerte (les dates ayant permis de calculer l alerte). - Certaines alertes ont la possibilité de générer un document associé à cette dernière (exemple : Fin de CDD).

28 Une fois que l alerte est traitée, vous devrez cliquer sur Marquer comme vue, afin de masquer cette dernière. Tâches Les tâches concernent les demandes de congés, documents, embauches et/ou matériels. Certaines demandes s afficherons sur l interface simple employés telles que les demandes de congés pour l approbation du N+1 ainsi que les demandes de matériel (aux personnes en charges) et les demandes d embauches pour les chefs de services, directeurs, DG, DAF, Contrôleur de gestion etc. Pareils que pour les alertes, les tâches s afficherons dans : 1- Menu horizontal 2- Espace de travail dans la page d accueil Quand vous cliquez sur une demande, la page de la demande en question s affichera, à partir de laquelle vous pourrez consulter les détails de la demande, l historique d approbation et approuver/ rejeter cette dernière.

29 Organigrammes Plusieurs organigrammes sont disponibles à différents niveaux. En effet, vous pouvez Par employé Depuis la fiche employé, aller sur l organigramme pour voir sous forme d un graphe, l employé en question, son responsable et ses subordonnés. En arborescence Il également possible d afficher tous les employés sous forme d une arborescence et en cliquant sur le signe (+) afin d ouvrir la branche et aller dans les détails des équipe. En cliquant sur un employé, on peut aller directement sur sa fiche. Par direction Depuis le menu vertical, dans la section organigrammes, un lien vous mène sur l organigramme par direction. Une fois sur la page, sélectionnez une direction et cliquez sur le bouton afficher l organigramme.

30 Depuis cette fenêtre, vous pouvez également exporter sous forme d une image l organigramme en cliquant sur le bouton bleu en haut à droite. Par service Depuis le menu vertical, dans la section organigrammes, un lien vous mène sur l organigramme par service. Une fois sur la page, sélectionnez un service et cliquez sur le bouton afficher l organigramme. L organigramme complet Comme son nom l indique, ceci est l organigramme complet de votre organisation, depuis le DG, on retrouve les différentes directions, les directeurs, les chefs de services et leurs employés. L organigramme complet est accessible depuis le menu horizontale ou vertical et permet d avoir une vue globale de votre société.

31 Postes Les postes sont un élément important dans le système pour les deux raisons suivantes : - Les employés doivent être assignés aux postes - C est en fonction du poste, que le système retrouve à quel service et direction l employé appartient, et puis envoie les tâches d approbation aux personnes en question (chef de service et directeur). Lister Depuis le menu principal, dans la partie Configuration, on retrouve les deux liens pour ajouter ou lister des postes

32 Création de postes Afin d ajouter un poste, vous devez vous rendre sur la page d ajout d un nouveau poste et renseigner les champs Nom du poste, direction, service et/ou Pôle. Rapports Plusieurs rapports sous forme de graphes ou tableaux permettent d afficher les informations agrégées depuis le système CLIC RH et vous donne une vue global sur

33 Le nombre d employés par direction Le nombre d employés par service Le nombre d employés par sexe

34 Le nombre d employés par type de contrat Le nombre d employés par Statut List des employés par documents manquants

35 Evolution des recrutements par années

36 Comptes utilisateurs Le système CLIC RH permet d utiliser deux types d authentifications à savoir : - Active Directory : Compte de la session, ces comptes ne nécessitent pas de mot de passe, du moment que l utilisateur est correctement authentifié sur le domaine de votre société (Une session est ouverte). - Compte Clic RH : ce sont des comptes créés au niveau de Clic RH avec un nom d utilisateur et un mot de passe. On retrouve deux niveaux d accès principaux : L accès simple employé La majorité des employés auront ce type d accès qui leur permettra de : - Faire des demandes de congés - Consulter le solde des congés (ainsi que le solde des éléments dans le cas d un chef d équipe) - Faire des demandes de documents - Accès aux historiques des demandes - Voir l organigramme pour l employé en question (responsable et sous-éléments). Certains employés auront des fonctionnalités supplémentaires telles que : Employé Chef d équipe Toute personne responsable d un ou de plusieurs autres employés Fonction supplémentaire - Approbation des demandes de congés faites par ses éléments. - Approbation des demandes d embauches Directeur - Approbation des demandes d embauche Contrôleur de gestion - Approbation des demandes d embauche DG - Approbation des demandes d embauche DAF - Approbation des demandes d embauche DRH - Approbation des demandes d embauche Responsable de matériel - Compléter les demandes de matériel Toute personne responsable d un ou de plusieurs types de matériel L accès administrateur Cet accès est réservé à l équipe RH et IT et qui permet un accès globale (en fonction des permissions) aux différentes fonctionnalités du système.

37 Profils et permissions Concernant l accès administrateurs, différentes permissions ont été programmées dans le système afin de limiter et très précis aux différentes fonctionnalités/modules du système. Voici les différentes permissions du système : Module Configuration Demanandes de congés Demanandes de congés Demanandes de congés Demanandes de congés Demanandes de document Demanandes de documents Demanandes de documents Demanandes de documents Demanandes de matériel Demanandes de matériels Demanandes de matériels Demanandes de matériels Demanandes d'embauche Demanandes d'embauche Demanandes d'embauche Demanandes d'embauche Employés Employés Employés Employés Organigrammes Postes Permission Modification des données de base Lister Consultation des détails Accès aux archives Approbation Compléter Lister Consultation des détails Accès aux archives Ajouter Lister Consultation des détails Accès aux archives Lister Consultation des détails Accès aux archives Ajouter Ajouter Lister Consultation des détails Accès aux archives Accès aux organigrammes Ajouter

38 Postes Sécurité Sécurité Sécurité Lister Ajouter un compte utilisateur Lister, modifier ou supprimer les utilisateurs Changement des profils Vous pouvez depuis le menu vertical, dans la section Comptes utilisateurs, créer un profil et lui assigner certaines ou toutes les permissions. Une fois le profil créé (par exemple, profil de gestion des congés), vous devrez créer l utilisateur et l assigné à ce profil pour hériter des permissions de ce dernier. Création d un compte simple employé ou administrateur Afin de créer un employé, allez dans la section Comptes utilisateurs et cliquez sur Ajouter un employé, la fenêtre suivante vous permet de : 1- Sélectionner le profil qui sera assigné au compte 2- Sélectionner l employé rattaché au compte 3- Définir le nom d utilisateur (si vous voulez que ça soit un compte domaine, saisissez juste son nom d utilisateur de la session AX**** ou AY*****) 4- Mot de passe (dans le cas d un compte domaine, le mot de passe n est pas important, mais saisissez un comme même) 5- L de l utilisateur, c est sur ce compte qu il recevra toutes ses notifications. Changement de profil Vous pouvez modifier les permissions d un profil existent, en vous rendons dans la section Comptes utilisateurs, puis Liste des profils. Dans cette page, vous retrouvez tous les profils, sélectionnez un et cliquez sur détails. Vous pourrez donc modifier les permissions d un profile depuis cette page, tous les comptes utilisateurs assignés à ce profil verrons leurs permissions modifiées en conséquence.

39 Supprimer / Désactivation d un compte Si pour une raison, vous avez besoin de supprimer ou désactiver un compte, vous pouvez le faire depuis les détails de du compte. Dans le menu vertical, section Comptes utilisateur, sélectionnez Employés ou Administrateurs (si c est un compte Administrateur). Depuis la liste complète, retrouvez le compte que vous voulez supprimer/ désactiver et cliquez sur détails.