2007 Projects and Accomplishments. Invités : Suzanne Sanford, Ville d Ottawa (Parks and Rec)

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1 Association Communautaire de Carlsbad Springs (ACCS) Assemblée générale annuelle (AGA) et élections le 21 février 2008 Présences : Denis Labrèche Ghislaine Monette Joan Goyette Denis Poulin Jacques Dallaire Gilles Chabot André Goulet Denis Goyette Orlo Brewer Marc Surprenant Sandra Piché Invités : Suzanne Sanford, Ville d Ottawa (Parks and Rec) 1. Quorum Le quorum est confirmé. 2. Bienvenue Le Président de l ACCS, Denis Labrèche, souhaite la bienvenue aux personnes présentes à l assemblée. 3. Ordre du jour Joan Goyette, appuyé de Denis Poulin propose l acceptation de l Ordre du jour. Tous sont en faveur. 4. Procès verbal Denis Labrèche et Joan Goyette font la lecture du procès verbal de l Assemblée générale annuelle du 15 février Ghislaine Monette propose son acceptation et Denis Poulin appui la proposition. Tous sont en faveur. 5. Projets et initiatives en Demande de fonds à la Fondation Trillium (mars 2007) pour embaucher un consultant pour trouver une solution au manque d espace récréatif à cause de la vente éventuelle de l école Saint-Laurent. (L ACCS n a pas obtenu les fonds mais la Carlsbad Springs Community Association (CSCA) Annual General Meeting (AGM) and Elections February 21, 2008 Attendance : Denis Labrèche Ghislaine Monette Joan Goyette Denis Poulin Jacques Dallaire Gilles Chabot André Goulet Denis Goyette Orlo Brewer Marc Surprenant Sandra Piché Guests : Suzanne Sanford, City of Ottawa (Parks and Rec) Quorum Quorum is confirmed. Welcome The President of the CSCA, Denis Labrèche, welcomes attendants to the meeting. Agenda Joan Goyette proposes the approval of the Agenda. Denis Poulin seconds the motion. All are in favour. Minutes Denis Labrèche and Joan Goyette read the minutes from the February 15, 2007 Annual General Meeting. Ghislaine Monette proposes and Denis Poulin seconds the motion. All are in favour Projects and Accomplishments 1- Application to the Trillium Foundation to hire a consultant to find a solution regarding the future loss of the St-Laurent school as a recreational facility. (The Association was not successful in their bid but the City, with the help from 1

2 Ville va fournir l aide financière pour le projet avec l assistance du conseiller de Cumberland Rob Jellett. L étude aura lieu en 2008 et sera gèré par la Ville mais avec l aide de l ACCS. 2. Activités sports et loisirs durant l année : volleyball, hockey balle, dodgeball, tole painting, walking club, playgroup et des pilates. Un bénévole a reçu un honaires en tant que coordonnateur des programmes. 3. Commandites et appui (par l entremise du site web) du Minor Ball et la ligue de softball adulte «les A s». 4. Partenariat avec les Chevaliers de Colomb (Conseil 9519) pour le souper mensuel de fêves au lards et de macaroni qui a lieu au centre communautaire (6 fois par année). 5. Partenariat (nouveau depuis novembre 2007) avec le Club Optimiste de Carlsbad Springs pour le souper spaghetti mensuel qui a lieu au centre communautaire. 6. Commandites la «sleigh ride» du carnaval 2007 et publicité dans le pamphlet du carnaval. 7. Demande de fonds à la Fondation Trillium (novembre 2007) pour faire l ajout de 2 salles de bain et l installation de l eau potable de la Ville d Ottawa au parc Harkness (chemin Eighth Councillor Rob Jellett confirmed that it will hire a consultant to finance this important study). This study will occur in 2008 and will be managed by the City but with the assistance of the Association. 2- On-going sports and leisure activities throughout the year, such as volleyball, ball hockey, dodgeball, tole painting, walking club, kids/parents playgroup and pilates. A volunteer has received an honorarium as the program coordinator to help with these programs. 3- Sponsored and continued support (via local website) of the Minor Ball and the adult softball league les As. 4- Ongoing partnership with les Chevaliers de Colomb for the monthly beans and macaroni supper (x6 / year). 5- (new) Partnership with the Club Optimiste de Carlsbad Springs for the monthly spaghetti supper held at the Community Centre (started in November 07). 6- Sponsored the 2007 Carnival (re: sleigh ride event) and publicity in the flyer. 7- Application to the Trillium Foundation to add (2x) toilets and potable City water at the Harkness Park. Agreement with the City to lease for 1$ the field house at Harkness Park to implement this project. (This is an ongoing project for 2008 as application was refused because Association was proposing an addition to an existing building.) A new modified application will be done in 2008 (March 1 st deadline) for this project. 2

3 Line Road, Carlsbad Springs). Entente avec la Ville d Ottawa pour la location du «field house» pour la somme de 1$ (entente de 5 ans). (L ACCS n a pas obtenu les fonds car la Fondation Trillium ne donne pas de fonds pour la construction d un ajout qui est a l extérieur d une édifice existante). Une autre option sera considérée pour L ACCS est a nouveau responsable de la patinoire pour la saison 2007/2008. Un bénévole va recevoir un honoraire pour l entretient et la supervision. 9. Responsable des réservations du centre communautaire de Carlsbad Springs par l entremise du coordonnateur des programmes (qui est responsable aussi des réservations). 8- CSCA became responsible for the outdoor rink for the 2007/2008 season. A volunteer receives an honorarium for the maintenance and the supervising role of the local rink. 9- Responsible for the reservation of the Carlsbad Springs Community Centre. A volunteer receives an honorarium as reservation coordinator. 10- Ongoing local website updates to inform the community of local news, events and information about the Association, local clubs and Municipal affairs. 11- Fondue 2007 (sponsored event provided 250$ in door prize) City/CSCA recreational agreement: funding for sports/ leisure programs 10. Mise à jour du site web de l ACCS. Ce site informe les résidants au sujet de nouvelles communautaires, des évènements et des informations au sujet de l ACCS et des divers clubs de la communauté. On y retrouve aussi plusieurs photos et aussi des vidéos des diverses activités qui ont lieu durant l année. 11. Fondue 2007 : commandites de l évènement prix de présence d une valeur de $ Entente entre la Ville 3

4 d Ottawa et l ACCS pour des services récréationnels. 6. Revue des états financiers Denis Poulin donne un compte-rendu des états financiers et remet une copie à l assemblée. Appuyé de Marc Surprenant, Denis propose l acceptation du rapport. Tous sont en faveur. 7. Dépenses à approuver pour 2008 M. Labrèche suggère la dépense de $7,500. Ce montant est pour la construction de deux salles de bain (ajout au «field house» du Parc Harkness). La dépense serait jumellée a une demande de fonds du «minor capital grant» de la Ville d Ottawa. Le montant demandé a la Ville serait identique au montant de l ACCS soit $7,500. Financial Review Denis Pulin provides an overview of the financial statements and provides a copy of these to the attendants. Denis proposes the acceptance of this report; Marc Surprenant seconds the motion. All are in favour. Approval of Expenses for

5 8. Élections 2008 Les postes de Président, secrétaire et de deux directeurs sont ouverts lors des élections. Denis Poulin agit comme président des élections. Président Denis Labrèche Proposé par Marc Surprenant et appuyé par Jacques Dallaire. Denis Labrèche accepte la nomination. secrétaire Marc Surprenant propose Stéphanie Labrèche, appuyé par Ghislaine Monette. Mme Labrèche accepte la nomination (fait au préable). Directeur (2 ans) : Pierre Paquette Proposé par Denis Labrèche et appuyé par André Goulet. M. Paquette avait accepté la nomination au préalable. Directeur (1 ans) Marc Surprenant Proposé par Ghislaine Monette et appuyé par Jacques Dallaire. M. Surprenant accepte la nomination. M. Labrèche, Mme Labrèche, M. Paquette et M. Surprenant sont élus par acclamation et sont félicités. 10. Prochaine AGA Le 19 février Levée de l assemblée Proposé par Denis Labrèche et appuyé par Ghislaine Monette. Tous sont en faveur Elections The positions of President, Secretary and two Directors are up for election. Denis Poulin presides over the elections. President Denis Labrèche Proposed by Marc Surprenant; Jacques Dallaire seconds the motion. Mr. Labrèche accepts the nomination. Secretary Marc Surprenant proposes Stéphanie Labrèche, second by Ghislaine Monette. Mme Labrèche accepts the nomination (was confirmed before meeting). Director (2 year) Pierre Paquette Proposed by Denis Labrèche; André Goulet seconds the motion. Mr. Paquette accepted the nomination before the meeting). Director (one year) Marc Surprenant Proposed by Ghislaine Monette; Jacques Dallaire seconds the motion. Mr. Surprenant accepts the nomination. M. Labrèche, Mme Labrèche, M. Paquette and M. Surprenant are elected by acclamation and are congratulated. Next AGM February 19, 2009 End of Meeting Proposed by Denis Labrèche; Ghislaine Monette seconds the motion. All are in favour. 5