Pharmacie automatisée: expérience dans une unité de soins

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1 Pharmacie automatisée: expérience dans une unité de soins SYLVIE DUMONT INFIRMIÈRE CADRE OLIVIA FRANÇOIS PHARMACIENNE AMÉLIORER LA SÉCURITÉ DU PROCESSUS MÉDICAMENT LUNDI 6 FÉVRIER 2012

2 Plan de la présentation 1 Principe d une armoire conventionnelle Principe et mise en place d une armoire automatisée Résultats de l essai pilote Perspectives et Conclusion

3 Organisation générale Prescription informatisée Retranscription Préparation des piluliers à partir du stock de l unité Administration Traçabilité Unité de soins commande (par les infirmiers) rangement (par les infirmiers) livraison (par transporteur) Pharmacie Préparation de la commande pour l unité (robotisation depuis 07/2011)

4 Côté infirmier Les pharmacies des unités sont sous la responsabilité des infirmiers des unités de soins et de l infirmier cadre Gestion journalière des stupéfiants (feuille papier ) Préparation des piluliers 1x/24h pour les traitements per os, et aux heures d administration pour les traitements IV. Commande informatisée quotidienne, à l aide des «mini cartes» Seuil de commande Désignation article Dosage DCI 1 1 Sevredol cpr 10mg (1 x 20) morphine IIII III IIIII II Quantité à commander Forme galénique Nombre de cpr/emballage Code barres Code de l article

5 Côté pharmacie Approvisionner en médicaments l ensemble des services de soins des HUG (achat, stockage et distribution) lignes de commandes/an* (soit 1 700/jour) La distribution s effectue tous les jours de la semaine (manuelle et robotisée). Les weekends et jours fériés, seules les commandes urgentes sont traitées. *rapport annuel 2010

6 Pourquoi ce projet? organisation du stock? emballages entamés? rangement? date de péremption? erreur de dispensation? surstock? ordre alphabétique?

7 Pourquoi ce projet? Améliorer la sécurité? l efficience la traçabilité la communication

8 Les objectifs du pilote Mesurer l intérêt sur l amélioration de la qualité de la logistique, dans un environnement de soins. Evaluer l impact sur l organisation du temps de travail au niveau des unités et à la pharmacie. Evaluer l ergonomie d utilisation et la satisfaction du personnel soignant. Avoir une première approche sur l amélioration de la sécurité. Evaluer les contraintes d interfaçage de la prescription (interface non réalisée pour le pilote). Comparer les deux fournisseurs potentiels.

9 Préparation à l arrivée du pilote Réflexion en équipe sur la sécurité du processus: de la prescription à l administration Suppression de l étape de retranscription (suppression de la cartothèque) Mise en place de l échéancier Choix d un grand bac bleu pour les traitements IV et d un petit bac bleu pour les traitements per os (identifiés au nom du patient) avant après

10 Les différents fournisseurs Omnicell (Euraf) Pyxis (CareFusion) Choix de lieu d implantation de l armoire dans l unité de soins Contraintes architecturales Travaux pour la mise en place de l armoire

11 Le principe d une pharmacie automatisée Approvisionnement Prise en charge par la pharmacie Paramètres basés sur l historique des consommations Edition de la liste de réapprovisionnement Remplissage sécurisé par scanning des emballages

12 Le principe d une pharmacie automatisée Prélèvement par le personnel soignant Login biométrique (empreinte digitale) Sélection du patient, puis sélection des médicaments (écran tactile) Prélèvement des médicaments dans les tiroirs (ouverture unique)

13 Préparation des traitements Prélèvement des traitement par le personnel soignant Chaque infirmière pour ses patients à chaque horaire d administration Sur la base de l échéancier infirmier (imprimé du dossier patient informatisé) Retranscription terminée! Modification du processus

14 Organisation générale Préparation des Prescription Retranscription piluliers pour chaque informatisée horaire à partir de Administration Traçabilité automatique impression des échéanciers l armoire automatisée Unité de soins commande (par les infirmiers) Rangement (par les infirmiers) Livraison (par transporteur) par la Pharmacie Pharmacie Préparation de la commande pour l unité (robotisation depuis 07/2011)

15 Résultats de l essai pilote PARAMÈTRES LOGISTIQUES TEMPS DE TRAVAIL ERGONOMIE ET SATISFACTION SECURITE

16 Résultats de l essai pilote 400 Nombre d'articles à disposition lors du pilote $ PARAMÈTRES LOGISTIQUES Réduction du nombre d articles gérés ( 30%) Réduction de la valeur du stock ( 45%) Pcie conv. Pyxis début Pyxis fin Omnicell début Omnicell fin Rangement facilité (pas d ordre alphabétique) Réduction du nombre de commandes «urgentes» Liste de médicament en DCI et en nom de marque Traçabilité totale des dispensations (Qui? Quoi? Quand? Pour qui?) Gestion simplifiée des stupéfiants

17 Résultats de l essai pilote 9 Evolution du temps (en heure/semaine) consacré au circuit du médicament pour le 3AL TEMPS DE TRAVAIL sans armoire au début en routine 0 3AL Assistante Pharmacien Gain de charge de travail pour l unité de soins ( 3h/semaine) Temps nécessaire pour la préparation d une armoire: <2 semaines En routine, 3 réapprovisionnements hebdomadaires

18 Résultats de l essai pilote Questionnaire de satisfaction et observations «sur le terrain» pour différents domaines: familiarisation avec l armoire, interface, ergonomie et gestion du temps, points forts et points faibles 1% Questionnaires (n=71) ERGONOMIE ET SATISFACTION 12.5% 19.0% sans avis peu satisfaisant satisfaisant 34.5% 33.0% bon très bon 70% des utilisateurs envisage d utiliser une armoire automatisée au quotidien 44% des utilisateurs souhaite que cette armoire gère également les produits du réfrigérateur

19 Résultats de l essai pilote % Impact d'une armoire automatisée sur les erreurs de dispensation (n=2400 prises) SECURITE sans armoire avec armoire % TOTAL sélection comptage omission répartition Réduction de 3% à 0.4% des erreurs de dispensation* Suppression totale des erreurs de sélection (casiers sécurisés)* Suppression de la retranscription Accessibilité contrôlée des stupéfiants et des produits onéreux Possibilité de messages «pop up» informatifs si besoin (dilution ) *IMPACT OF A COMPUTERISED MEDICATION DISPENSING CABINET ON DISPENSING ERRORS IN AN EXPERIMENTAL SETTING P. Bonnabry, C.DuPasquier, L. Riberdy, P. Garnerin, P. Chopard

20 Perspectives & Conclusion Perspectives HUG: rapport envoyé à la Direction Générale si déploiement, armoires couplées à la prescription Perspectives de recherche: étude en milieu expérimental (performance et autres paramètres) Une armoire automatisée dans une unité de soins est une des mesures permettant d améliorer: la sécurité l efficience la traçabilité la logistique L implémentation est complexe et nécessite un investissement financier et en temps L évaluation est importante pour permettre une amélioration continue Aucun projet ne peut correctement fonctionner sans travail d équipe

21 Merci de votre attention Maude Bianchi Pascal Bonnabry Odile Brulhart Christine Chappuis Pierre Chopard Cécile Cocault Duverger Claude Guegueniat Dupessey Jean Marie Menu Marie Françoise Métivier Bernard Mugnier Christophe Picot Maria Pineiro Anne Schroecker Christophe Songeon Michel Tacchino Nathalie Vernaz Hegi Les collaborateurs du bloc OPERA et du 3AL Les sociétés Pyxis / CareFusion Les sociétés Omnicell / Euraf

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