Pour ou contre la robotisation des stocks de médicaments à la pharmacie centrale. Brigitte Sabatier - Alain Chevallier

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1 Pour ou contre la robotisation des stocks de médicaments à la pharmacie centrale Brigitte Sabatier - Alain Chevallier 1

2 Ce qui fait qu on pourrait à priori être POUR Centraliser pour mieux contrôler? : La loi en France impose : la présence effective du pharmacien cas des établissements déportés : contrôle facilité des sorties : ce sont des dispensations pas distributions traçabilité des contrôles qualité calme l anxiété des responsables (maisons d armateurs) Centraliser pour moins dépenser? dans un contexte de pénurie, ne pas disperser les moyens moyens en effectifs limités donc ne pas disperser les RH moyens matériels investissements mis en commun contre ex des centralisés à 1 M mutualisations inter établissements GIE Bretagne haute normandie

3 Ce qui fait qu on pourrait à priori être CONTRE Décentraliser pour mieux contrôler? : Plus la distance entre le lieu de décision et le lieu d application est grande - plus le signal peut être parasité par des incidentes (anodines qui peuvent aboutir à des catastrophes) loi de MURPHY - plus il y a risque de perte d information Un circuit court de l information induit consanguinité entre contrôleur et contrôlé les barrières physiques peuvent aider au respect des règles : circuit et règlementation stupéfiants décisions médicales urgentes, contre ordres, instabilité des prescriptions complémentarité des compétences métiers schéma de REASON

4 Ce qui fait qu on pourrait à priori être CONTRE Décentraliser pour mieux s adapter: Solutions anti big bang, mise en place progressive management pas l émulation intra établissement fixation d objectifs par priorités en termes de sécurité en termes de budget ou financements solutions d attente : logiciels de prescription, interfaces délais d intervention pharmaceutique courts complémentarité des métiers : arbitrages schéma de REASON

5 Pour ou contre la robotisation des stocks de médicaments à la pharmacie centrale La réponse n est-elle pas plutôt dans le pourquoi? pour faire quoi, et où? ou pour faire comment?

6 Automatiser pourquoi? les objectifs : - Réduire la iatrogénie médicamenteuse - Réduire les stocks (et les pertes) et faciliter les inventaires - Renforcer la traçabilité en particulier des stupéfiants - redéployer les effectifs sur des tâches à valeur ajoutée 6

7 Cueillette / Collecte Organisation CENTRALISEE Automates situés dans la pharmacie Préparation nominative (pour un patient) Organisation DECENTRALISEE Automates situés dans les services de soins Armoires à pharmacie sécurisée et informatisée 7

8 1. Les 2 types d'organisation Cueillette / Collecte Organisation CENTRALISEE Automates situés dans la pharmacie Préparation nominative (pour un patient) Organisation DECENTRALISEE Automates situés dans les services de soins Armoires à pharmacie sécurisée et informatisée 8

9 2. Les automates centralisés Les stockeurs rotatifs (carousels) Electroclass Hanel Kardex 9

10 2. Les automates centralisés 2.1. Les Automates de Cueillette Les stockeurs rotatifs - prélèvement des produits un par un : à la boite ou non (en fonction du paramétrage informatique) - localisés dans la pharmacie ou le magasin médical - stockage en hauteur et encombrement réduit - possibilité de réfrigération - facilitent la cueillette en limitant les déplacements du personnel - peuvent être interfacés avec le logiciel de gestion de stock ou de prescription. 10

11 2. Les automates centralisés Les Automates de Collecte stockeurs automatisés : Consis Thema 11

12 2. Les automates centralisés 2.2. Les Automates de Collecte Les stockeurs automatisés - conçu pour être utilisés à l officine - réalise des prélèvements simultanés - peut alimenter plusieurs postes de distribution - manipule des conditionnements officine = à la boite Les contraintes : - format standard des boites manipulées - aménagement des locaux (volumineux+++) - coût d investissement : HT (+ maintenance : / an) 12

13 Les Automates de Collecte 14

14 Les Automates de Collecte 15

15 Les Automates de Collecte 16

16 2. Les automates centralisés 2.2. Les Automates de Collecte les LIMITES - Le format manipulé par ces automates est la boite inadéquation avec la pratique hospitalière dont la DJIN - L objectif pour les hospitaliers : Mettre à disposition des médicaments sous une forme unitaire permettant jusqu au chevet du patient : - identification du médicament, dosage, lot, péremption - identification du patient, sa localisation, heure de prise afin de pouvoir vérifier l adéquation «patient médicament» 17

17 Les 2 types d'organisation Cueillette / Collecte Organisation CENTRALISEE Automates situés dans la pharmacie Préparation nominative (pour un patient) Organisation DECENTRALISEE Automates situés dans les services de soins Armoires à pharmacie sécurisée et informatisée 18

18 2. Les automates centralisés 2.3. Les Automates de Préparation Individuelle Nominative - Objectif : Mettre à disposition des médicaments sous une forme unitaire permettant jusqu au chevet du patient : - l identification du médicament : nom, dosage, lot, péremption - et l identification du patient : nom prénom, localisation, heure de prise selon la prescription afin de pouvoir vérifier l adéquation «patient - médicament» - 2 types d automates : forme sèche / forme liquide 19

19 2. Les automates centralisés 2.3. Les Automates de Préparation Individuelle Nominative Préparation de formes orales sèches : Automate ATC 212 Baxter Automate diffusé en France de 1993 à

20 2. Les automates centralisés 2.3. Les Automates de Préparation Individuelle Nominative Machines issues de Corée Chine Japon commercialisées par firmes US ou europénnes Robotik dose Tosho 21

21 2. Les automates d un système CENTRALISÉ 2.3. Les Automates de Préparation Individuelle Nominative Préparation de formes orales sèches : Automates SYGIPH (EURAF) 22

22 2. Les automates d un système CENTRALISÉ 2.3. Les Automates de Préparation Individuelle Nominative Automates SYGIPH EURAF à >

23 2. Les automates centralisés 2.3. Les Automates de Préparation Individuelle Nominative Les Avantages - Préparation rapide d un grand nombre d unités de formes sèches en quelques heures - Les unités préparées sont nominatives et permettent un contrôle visuel au lit du malade par l infirmière Possibilité d'utiliser des codes barres spécifiques et donc tracer l administration - Fonctionnement simple permettant une formation rapide des préparateurs à leur maniement (et/ou à leur dépannage) - Appareils compacts : pas d aménagement particulier des locaux 24

24 Code à barre Code datamatrix

25 2. Les automates centralisés 2.3. Les Automates de Préparation Individuelle Nominative Les Inconvénients - Automatisation partielle : que les formes orales sèches - Nécessité de déconditionner les médicaments en vrac pour leur approvisionnement procédures de déconditionnement / responsabilité du pharmacien - Ne garantissent pas la conservation dans le conditionnement initial, mais administration dans un délai court - En cas de panne : prévoir des solutions de recours - Pas adaptés aux contextes de prescriptions urgentes (services de réanimation, USI, urgences ) - Investissement conséquent et frais de maintenance 26

26 2. Les automates centralisés Automates de Préparation Individuelle Nominative Préparation formes unitaires injectables : système INTELLIFILL 27

27 2. Les automates centralisés Automates de Préparation Individuelle Nominative Préparation formes unitaires injectables : système INTELLIFILL - système apparu sur le marché américain dans les années permet de préparer des seringues injectables préremplies étiquetées au nom du patient : * soit à partir de flacons de lyophilisat à reconstituer * soit de poches souples de solutés reconstitués Préparation formes unitaires injectables : CFM (Medical Dispensing System) 28

28 2. Les automates centralisés Automates de Préparation Individuelle Nominative Automate manipulant toutes les formes de médicaments Les Systèmes Homerus (EXPER), Pillpick (Swisslog), Automate SCI (Sinteco) - utilisent plusieurs automates combinés - permettent de faire : conditionnement stockage dispensation 29

29 2. Les automates centralisés Automates de Préparation Individuelle Nominative Automate manipulant toutes les formes de médicaments : HOMERUS Hyperion Calypso Arges 30

30 2. Les automates centralisés Automates de Préparation Individuelle Nominative Automate manipulant toutes les formes de médicaments : Hyperion Stockage Calypso conditionnement Arges dispensation 31

31 2. Les automates centralisés Automates de Préparation Individuelle Nominative Automate manipulant toutes les formes de médicaments : HOMERUS Distribue les médicaments reconditionnés en sachets dans des tiroirs étiquetés au nom du patient = Principe de sur-emballage des spécialités en doses unitaires. 32

32 2. Les automates centralisés Automates de Préparation Individuelle Nominative Automate manipulant toutes les formes de médicaments : Swisslog - fonctionnalités comparables du système SINTECO ex HOMERUS 33

33 2. Les automates centralisés Automates de Préparation Individuelle Nominative Automate manipulant toutes les formes de médicaments : Swisslog stock de formes unitaires 34

34 2. Les automates centralisés 2.3. Les Automates de Préparation Individuelle Nominative Automate manipulant toutes les formes de médicaments : Swisslog 35

35 2. Les automates centralisés 2.3. Les Automates de Préparation Individuelle Nominative Automate manipulant toutes les formes de médicaments Les avantages - Alimentation possible en toutes formes de médicaments (vrac, blisters découpés, sachets pré-conditionnés, injectables, seringues ) - Délivrance de sachets individuels : dans des tiroirs étiquetés au nom des patients et/ou rassemblés par un lien - Système permettant de conserver le conditionnement primaire du médicament - Traçabilité de toutes les opérations 36

36 2. Les automates centralisés 2.3. Les Automates de Préparation Individuelle Nominative Automate manipulant toutes les formes de médicaments Les Limites - Organisationnelle pas adapté aux contextes de prescriptions non standardisées ou urgentes (blocs opératoires et des services de réanimation) - Complexité de fonctionnement et cadence faible : u/h - Absence de répartition des risques en cas de panne : nécessité de prévoir des solutions de recours dégradées - Dimensions et poids nécessitant un aménagement des locaux - Coût d investissement

37 2. Les automates centralisés Motivations pour l acquisition d une solution automatisée - Gain de temps - Sécurisation du circuit du médicament +++ Tenir compte des performances de la machine ex cadences 38

38 2. Les automates centralisés Performance de la solution automatisée - Machine : * Quels médicaments sécuriser? * Quelles cadences (700 doses/h à doses/h), * Maintenance préventive et curative (technicien) - Informatique ESSENTIEL * Elaboration et Transmission des fichiers (interfaces) 39

39 Les 2 types d'organisation Cueillette / Collecte Organisation CENTRALISEE Automates situés dans la pharmacie Préparation nominative (pour un patient) Organisation DECENTRALISEE Automates situés dans les services de soins Armoires à pharmacie sécurisée et informatisée 40

40 3. Les automates décentralisés Un seul type d automate : les armoires à pharmacie sécurisées et informatisées Réseau informatique Armoires : - Omnicell - Pyxis - Supplypoint - Mach4 - Beldico PHARMACIE Approvisionnement par la pharmacie 41

41 3. Les automates décentralisés les armoires à pharmacie sécurisées et informatisées Pyxis (Alaris) Supplypoint (Electroclass) Omnicell (Euraf) 42

42 3. Les automates décentralisés les armoires à pharmacie sécurisées et informatisées Système modulaire avec des tiroirs et/ou des cellules dédiés 43

43 3. Les automates décentralisés les armoires à pharmacie sécurisée et informatisée - Plusieurs niveaux de sécurisation des tiroirs permettent de stocker aussi bien des gros volumes d usage courant que des stupéfiants OMNICELL Tiroir sécurisé (stupéfiants) 44

44 3. Les automates décentralisés les armoires à pharmacie sécurisée et informatisée - différents types d extensions peuvent être gérées par l'armoire du service OMNICELL Extensions auxiliaires Extensions réfrigérées 45

45 3. Les automates décentralisés les armoires à pharmacie sécurisée et informatisée Armoires PYXIS 46

46 3. Les automates décentralisés les armoires à pharmacie sécurisée et informatisée - différents types d extensions PYXIS Même principe de gestion d'extensions auxiliaires par l'armoire du service 47

47 3. Les automates décentralisés les armoires à pharmacie sécurisée et informatisée - 1 spécialité disponible par cellule ce qui limite le risque de confusion ou d erreur de prélèvement Ouverture que de la cellule ou du tiroir avec la cellule - Traçabilité de toutes les opérations : prélèvements et approvisionnements - Interfaçage possible avec un logiciel de prescription - Adaptées au stockage et à la gestion des stupéfiants et des besoins urgents et diversifiés des blocs opératoires et des services de réanimation 48

48 3. Les automates décentralisés les armoires à pharmacie sécurisée et informatisée Les avantages - Optimisation de la gestion des stocks (moins de péremption et de coulage, suivi des stocks à distance) - Mise en place facile, équipement progressif de plusieurs services qui permet d'étaler les coûts d investissement - Traçabilité de toutes les opérations, prélèvements et approvisionnements est facilitée ainsi que la tenue des registres de stupéfiants - Convivialité du système (acceptation par le personnel) - coût : à

49 3. Les automates décentralisés les armoires à pharmacie sécurisée et informatisée Les inconvénients - Ne peut répondre à tous les besoins en médicaments (gros volumes, solutés massifs.) - Nécessité d être combiné à une dispensation journalière ou nécessité d extensions complémentaires - Réagencement des tiroirs peu souple en cas de changement de médicaments - Réapprovisionnement et Cueillette sont consommateurs de temps pharmaceutique et infirmier 1 ETP préparateur = 10 armoires 50

50 3. Quels automates pour quels établissements? Les automates centralisés Systèmes à inertie Systèmes peu consommateurs de personnel Systèmes à cadences élevées Seuls syst capables de personnaliser l étiquetage Médicaments conditionnés extemporanément et donc Commodes pour faire du BCMA Horaires diurnes limités Investissement lourd univoque Inenvisageable sans CPOE Solutions dégradées complexes sont bien adaptés aux contextes de prescriptions stables tels que les services de médecine générale, long et moyen séjour 51

51 3. Quels automates pour quels établissements? Les automates décentralisés Faible inertie Cadences très lentes Si picking complet mobilise le personnel Infirmier pour le picking et prépa pour les appros Peut se prêter aux contrôles bar code des entrées sorties Accessible 24 h/24 Investissement progressif modulable Peut être envisageable sans CPOE au départ Solutions dégradées souples sont plus adaptés à des contextes de prescription urgentes ou peu stables dans le temps telles que : services d'urgences, blocs opératoires et réanimations etc 52

52 3. Quels automates pour quels établissements? Il faut évaluer les coûts de l automate avant son choix Coût d acquisition d'un automate de dispensation Coût de maintenance annuel Coût des consommables Penser à : Si il y a étape «Déconditionnement / reconditionnement» implique un changement du cahier des charges pour les achats de médicaments : intérêt pour les présentations en vrac moyens humains pour faire fonctionner l automate : mutualisation de moyens au sein du pôle? 53

53 3. Conclusions - Toutes les tâches ne sont pas automatisables - Choix de l automate en fonction des besoins des services, des coûts et des performances -dans de nombreux cas, le choix s impose de lui même - pas d opposition mais plutôt complémentarité - L'automatisation et/ou l'informatisation apportent une aide efficace mais ce ne sont que des outils de suppléance Ils ne peuvent en aucun cas remplacer l'intervention humaine qui reste la seule garante de la qualité des soins 54

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55 Poste dédié à l informatique

56 Investissement prévu pour automatiser

57 Investissement prévu pour automatiser

58 Investissement prévu pour automatiser

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60 Transmission des ordonnances

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63 Armoires sécurisées

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