Vers le sommet. RAPPORT Annuel 2010 SPF PERSONNEL ET ORGANISATION

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1 Vers le sommet RAPPORT Annuel 2010 SPF PERSONNEL ET ORGANISATION

2 Vers le sommet RAPPORT Annuel 2010 SPF PERSONNEL ET ORGANISATION

3 itinéraire 7 1. préparation des décisions ww ww Planification du personnel 7 wwtémoignage Sébastien Laurent 11 Monitoring du contrat d administration 13 wwnouvelle réglementation 14 wwquestions parlementaires et litiges 14 Témoignage Bruno Neckebroeck 15 ww 4 préface w ww ww innovation ww e-procurement 25 wwtémoignage Pedro Facon 26 wwquickscan 27 e-communities + e-workspace = beconnected 27 wwgestion des connaisances en équipe 28 wwparquet de Bruxelles 28 wwtémoignage Parquet de Bruxelles 29 wwcaf à L ONSS 30 wwe-hr 30 wwdevenir ASP 32 Témoignage Jack Hamande 33 ww partenaire w ww ww w ww Accord sectoriel 17 COMM collection 18 Acheteurs fédéraux 19 Indicateurs RH 19 Directeurs P&O 19 wwe-hr 20 wtémoignage Jan Bogaert 21 wcercles de développement 22 wwe-procurement 22 Témoignage Jaques Druart les clients au premier plan ww w ww Orientation client 35 Marchés publics 38 wwsites web 41 wwtémoignage Françoise Wauthier 43 Formation en ligne avec les besoins 44 wwfed+ 48 wwtémoignage Michaël Duroisin 49 wwbien-être 50 Témoignage Gilbert Peetermans 51 ww ww talent ww Crescendo 53 Sélections 54 wwtests linguistiques 59 w Témoignage Antoon Van Broeckhoven 60 wwcartographie fédérale des fonctions 61 wwgestion des compétences 61 w Feedback X 63 wwleadership 63 Témoignage Bruno De Pauw et Dany Van Baelen 64 wwdiversité 65 Témoignage Marie-Odette Katshinda 67 ww

4 w w collaborations internes ww Prévention, sécurité, hygiène, alimentation saine et économies d énergie 77 wwla reflex team et priorité aux équipes 78 wwtémoignage Reflex team 79 wwune gestion efficace des documents 80 wwun budget bien géré 80 Le talent au coeur des ressources humaines 81 wdes rencontres thématiques et informelles 81 wwdes traductions limpides 82 wwl ICT : toujours prêt 82 wwun contrat d administration vivant 82 Témoignage Véronique Wathieu 83 ww ww trendsetter du monde RH ww Présidence Aperçu chronologique des résultats engrangés 86 Témoignage David Walker 93 ww processus et structures wwgestion des risques 69 wwfed+ 70 wwintégration du Bulletin des Adjudications (BDA) 70 wwtémoignage Jurrien Saelens 71 wwcréation d un secretariat social central 72 Une nouvelle structure pour Selor 72 wwgestion des plaintes au SPF P&O 74 wwtémoignage Sarah Stijnen Annexes

5 En cordée! Du mou sur la jaune, sec sur la rouge! Assure, sec! Vieux mais alors, vraiment vieux souvenir. Pendant quelques années, j ai pratiqué l escalade. Le plus souvent, à Freyr. Les varappeurs reconnaîtront l endroit. En escalade, et davantage encore, en alpinisme, la cordée est incontournable. Il y a sans doute quelques solitaires qui veulent grimper seul : cela ne m a jamais tenté. On pense d abord au premier de cordée, titre d un roman pour adolescents de Frison-Roche, il y a très, très longtemps. Mais le second est aussi déterminant. Je me souviens d une chute de mon premier de cordée (la voie s appelait la sanglante, cela ne s invente pas) qui s en est sorti avec une bonne brûlure par la corde et une belle frousse, parce que j avais pu avaler la corde assez vite. J en ai encore peur aujourd hui. Je sens encore la corde dans mon dos et ma seule pensée : pourvu que le piton tienne! En cordée, chacun est d abord responsable de la sécurité des autres. Le sommet, on l atteint ensemble. Les risques, on les mesure, on les prend et on les contrôle ensemble. Et la cordée vaut ce que vaut son maillon le plus faible ou, mieux, ce que, soutenu par la cordée, le plus faible parvient à atteindre. 4

6 La cordée, c est aussi la variété des talents : ce ne sont pas les mêmes qui sont les meilleurs pour passer une cheminée, pour se hisser sur les micro-prises chères à la varappe, pour franchir un surplomb. Le bonheur de s être dépassé, d avoir vaincu sa peur (mais pourquoi je suis sur ce rocher à m accrocher à ce piton!), de découvrir un paysage très différent de celui du plancher des vaches, on le vit ensemble. Leçon de vérité aussi : on passe ou on ne passe pas. Avec la montagne, on ne ment pas, ou alors pas longtemps. Bon parcours dans nos rochers! Jacky Leroy Président du Comité de direction 5

7 1 Des informations correctes sont indispensables pour prendre les bonnes décisions 6

8 1 Préparation des décisions Planification du personnel Quelle est la voie qui mène au sommet? Que faut-il faire pour y parvenir? Quels choix faire? Pour progresser, il faut pouvoir regarder devant soi. Des informations précises sont indispensables pour prendre les bonnes décisions. Des accords clairs facilitent le passage à l action. Le SPF P&O joue un rôle dans la préparation de l itinéraire, en suivant de près les données sur l effectif du personnel et sur son propre fonctionnement. Et les accords conclus trouvent leur place dans la réglementation. En 2010, la DG Ressources Humaines et Carrière (DG HRC) modifie son approche non seulement en ce qui concerne le reporting relatif aux budgets du personnel, mais aussi en vue de développer des perspectives fiables. Le contexte budgétaire et socioéconomique difficile contraint le gouvernement, depuis plusieurs années déjà, à une politique de rigueur en matière de dépenses du personnel des services publics fédéraux. Le gouvernement entend réaliser des économies progressives sur la masse salariale, ainsi qu une diminution structurelle de l effectif du personnel associée à une croissance qualitative des ressources humaines, afin de continuer à garantir la qualité des prestations. 7

9 Les organisations disposent de plusieurs moyens pour réaliser cet objectif sans perdre en efficience ou en efficacité : d d la politique de remplacement sélectif d d le plan de personnel et l enveloppe de personnel la méthodologie Sepp (Support électronique au plan de personnel) Monitoring fédéral Grâce au monitoring fédéral, le SPF P&O cherche à donner une vue claire sur l évolution de l effectif du personnel et du coût salarial. Les objectifs et la méthode ont été fixés dans la circulaire n 602 du 14 avril Le monitoring fédéral sert en quelque sorte de boussole pour voir si l administration garde le cap. Enveloppes SPF/SPP Evolution des ETP payés % De son côté, l administration a besoin de données exhaustives et fiables pour évaluer l efficacité de ses décisions et obtenir une réponse à une série de questions. Le nombre d équivalents temps plein (ETP) a-t-il diminué? De combien? Quelle est l évolution de la masse salariale? Quel est le lien entre les ETP et la masse salariale? Perçoit-on une amélioration (upgrade) de l effectif du personnel? La DG RHC s efforce de proposer une réponse qualitative à ce type de questions. Elle le fait notamment via un monitoring fédéral Sepp Macro le calcul du surcoût de l accord sectoriel Chaque entité soumise au monitoring fédéral doit faire rapport tous les quatre mois sur le personnel et les charges budgétaires annuellement sur les charges budgétaires totales. Résultats Les trois rapports du monitoring fédéral 2010 ont été réalisés. Une première analyse et évaluation générale pour 2010, concernant le champ d application complet de la circulaire, sera disponible en Le reporting interne, qui suit mensuellement le nombre d ETP et les dépenses qui y sont liées dans les enveloppes des SPF et SPP, révèle qu en 2010 le nombre d ETP payés a diminué de 2%. La masse salariale récurrente a diminué de 1,9% Enveloppes SPF/SPP Traitement en euros constants à l index de décembre décembre 2009 décembre ,9% décembre 2009 décembre

10 1 Processus Le Conseil des Ministres du 2 avril 2010 a décidé que le SPF P&O offrirait le support nécessaire pour limiter la charge des services dont le personnel est payé par le SCDF. Pour ces services, le SPF P&O complète le reporting par quadrimestre à l avance, avec le nombre d ETP payés et les coûts salariaux y afférents. 2% 1% 0% -1% -2% Enveloppes SPF/SPP Evolution des ETP payés par niveau Le processus défini par P&O comporte différentes étapes, qui intègrent à chaque fois les contrôles d intégrité, de cohérence et de qualité : extraction, dans les données de paiement du SCDF, des données nécessaires pour le monitoring fédéral les données mensuelles SCDF sont croisées avec d autres informations mises à jour mensuellement. Le SPF P&O produit l input pour 2/3 des entités soumises au monitoring fédéral le résultat est un tableau pour chaque entité du service concerné, dont le personnel est payé par le SCDF. -3% -4% -5% -6% -7% -8% 11 / / / / / / / / / / / / / 2010 Mandataires Niveau A Niveau B Niveau C Niveau D L étape essentielle du processus est la deuxième étape. En effet, les informations recherchées ne pouvaient pas être déduites 9

11 directement des données de paiement disponibles. Le SPF P&O a dû développer des outils, en collaboration avec le SCDF et le SPF Budget, en vue de traiter les données. Pour pouvoir tirer des conclusions sur l effectif du personnel à partir des données de paiement, on avait besoin de : la structure budgétaire (annexe 1 de la circulaire 602) la nomenclature fédérale la charge budgétaire mensuelle totale. La structure budgétaire (annexe de la circulaire 602) Une particularité de la circulaire 602, c est qu elle propose une définition standardisée des entités: celles-ci sont listées de manière exhaustive à l annexe 1 et identifiées de manière univoque par les articles budgétaires qu elles forment et par un code unique composé du code (budgétaire) du service dont elles font partie, du code de la catégorie dont elles relèvent et d un code propre. Le champ d application est très vaste et concerne l administration fédérale au sens large du terme. La nomenclature fédérale Les informations contenues dans les données de paiement du SCDF sont insuffisantes pour permettre un classement par niveau et qualité (statutaire, contractuel, mandataire) tel que prévu par la circulaire 602. En combinant échelle de traitement et groupe, il est toutefois possible d extraire beaucoup d informations. La DG RHC a dès lors développé une nomenclature fédérale générique comprenant: les qualités de statutaire, contractuel, mandataire et personnel scientifique et leur niveau détaillé pour chaque échelle de traitement SCDF, le niveau correspondant, la plus petite classe administrative, l échelle de traitement de référence et une dénomination. Il est possible d introduire des spécifications particulières par service ou par catégorie. La grande majorité des échelles de traitement SCDF a déjà été intégrée dans cette nomenclature. Une normalisation de ce type s est également révélée indispensable pour les reportings utilisant l application Sepp. Le lien avec cette base de données fait que les données de paiement SCDF peuvent être ventilées par qualité et par niveau. La charge budgétaire mensuelle totale La charge de personnel budgétaire totale réalisée mensuellement comprend, outre les paiements SCDF, aussi les paiements effectués par le service même pour le personnel (ex. intervention de l employeur dans les abonnements aux transports publics). Le Trésor centralise les paiements réalisés pour tous les articles budgétaires (tant ceux concernant le personnel que ceux concernant les frais de fonctionnement). Le SPF P&O reçoit ces informations via le SPF B&CG. Les données de paiement SCDF par article budgétaire sont complétées via cette base de données par le coût total réalisé pour l article budgétaire correspondant. 10

12 1 Cette approche pourra être étendue à toutes les organisations fédérales Le SPF P&O apporte une réelle plus-value pour l élaboration du budget et pour le suivi des crédits de personnel. C est ainsi que les SPF P&O et B&CG collaborent étroitement pour le suivi des crédits et des coûts de la fonction publique fédérale. Une task force P&O-Budget est responsable du support nécessaire aux services et garantit un traitement uniforme des plans de personnel des organisations. Les plans de personnel peuvent dès lors être analysés en tenant compte du know-how des deux départements. Les deux SPF réalisent aussi un monitoring du personnel et des charges budgétaires de la fonction publique fédérale. C est ainsi que nous pouvons élaborer des statistiques générales sur les services fédéraux en analysant les tendances en matière d évolution de l effectif de personnel et des coûts y afférents. Le SPF P&O a aussi accès aux données du SCDF et il peut désormais fournir des données homogènes et standardisées sur le personnel d une organisation et les coûts pour la fonction publique fédérale, notamment en ce qui concerne les accords sectoriels et la prime de développement des compétences. A terme, cette approche pourra être étendue à toutes les organisations fédérales dont le personnel est payé par le SCDF. Sébastien Laurent Coordinateur du budget SPF Budget et Contrôle de la gestion 11

13 Sepp Macro Sepp Macro soutient le management dans la gestion de l effectif du personnel et de ses coûts en améliorant les processus décisionnels relatifs aux évolutions structurelles. Le résultat est un outil au moins aussi performant que l application Sepp (Support électronique au plan de personnel) existante, grâce à : une compression maximale de la charge de travail pour les clients une plus grande souplesse d exploitation, non seulement pour la planification et le suivi de l enveloppe de personnel, mais aussi pour d autres décisions à court ou long terme, pour lesquelles la connaissance des ressources humaines et des budgets est essentielle. Sepp Macro est une initiative commune des présidents du comité de direction du SPF Intérieur du SPF Emploi, Travail et Concertation sociale du SPF Affaires étrangères du SPP Politique scientifique. Fin 2010, chaque client a reçu les premiers outils pour le suivi mensuel des ressources et des coûts de l enveloppe de personnel. Deux autres phases sont planifiées pour consolider les acquis en implémentant les processus de monitoring et de pilotage du plan pour intégrer les dimensions opérationnelles telles qu elles existent dans Sepp Classic. Surcoût de l accord sectoriel Avec les données salariales du SCDF et conformément aux méthodes de calcul fixées en concertation avec le SPF B&CG, la DG RHC a fourni l input pour la circulaire 605 du 10 décembre Celle-ci contient des informations sur la fixation des enveloppes et des plans de personnel 2011 et mentionne le surcoût de l accord sectoriel On a calculé par enveloppe, pour les aspects suivants de l accord sectoriel, le surcoût couvert par une provision interdépartementale : les carrières de niveau B la carrière de niveau D l indemnité bicyclette l allocation de fin d année. Le surcoût de l augmentation de l allocation de bilinguisme (également un élément de l accord sectoriel ) et des nouvelles primes de développement des compétences 2010 récurrentes et impayées, qui est aussi couvert par une provision interdépartementale, pourra être calculé de manière définitive lorsque les données de paiement de 2010 seront disponibles dans leur ensemble. Avec cette nouvelle prestation de service, la DG RHC fournit des informations indispensables et fiables pour une évaluation objective des mesures stratégiques et elle soutient la fixation, en toute transparence, de la composition des enveloppes. 12

14 1 Monitoring du contrat d administration Les Services du président suivent le contrat d administration et la réalisation des objectifs. Un réseau de correspondants a été créé pour faciliter la coordination, centraliser les données et faire rapport au président et à la ministre. Chaque trimestre, les objectifs stratégiques et opérationnels du SPF sont mesurés. Un rapport de synthèse et l ensemble des résultats sont transmis à la ministre de la Fonction publique et sont mis à la disposition du personnel sur l intranet. Un contrat d administration n est pas un document statique. Sur base des résultats réalisés, des réponses à l enquête et des propositions des différents services, un nouveau contrat d administration verra le jour en 2011 pour la période On passera à cette occasion à des mesures semestrielles. Bilan des KPI mesurés En 2010, on a mesuré 315 des 412 KPI ; pour les autres KPI, il était encore trop tôt pour procéder à des mesures. En 2010, le personnel a participé à une enquête visant à mesurer la satisfaction par rapport aux processus et à identifier les points d amélioration, afin que le contrat d administration vive avec plus de force au sein du SPF Objectif atteint Retard Objectif opérationnel menacé, bloqué, pas de solution pour le moment Indicateur apparemment non pertinent pour l objectif Objectif clairement atteint, mais instrument de mesure non encore fonctionnel 13

15 Nouvelle réglementation Une grande partie de l année 2010 a été marquée par les affaires courantes. Depuis la démission du gouvernement en avril 2010, la préparation et l approbation des textes réglementaires fonctionnent au ralenti. Ceci a eu des conséquences, notamment sur l exécution de l accord sectoriel (voir chapitre 2). Le nombre de textes publiés n a cependant pas diminué par rapport à 2009, mais il s agit essentiellement de textes de moindre importance. Arrêtés royaux Arrêtés ministériels Publications 2009 Publications 2010 (liste en annexe) Circulaires 9 8 Avis 0 1 Questions parlementaires et litiges La campagne électorale, la mise en place d un nouveau parlement et les affaires courantes ont contribué à une forte diminution du nombre de questions parlementaires. Le nombre de litiges retombe au niveau des années antérieures à L augmentation spectaculaire en 2008 et 2009 était due aux litiges concernant une seule formation certifiée. Questions parlementaires Nouveaux litiges

16 12 La ténacité est utile pour réaliser un projet! La ténacité est utile pour réaliser un projet! C est ce que je retiens de la présidence belge de Ainsi en est-il de la mise en place, pour notre secteur, d un comité de dialogue social européen. Je me suis investi dans ce projet dès la précédente présidence belge en 2001! Au cours de la décennie suivante, le projet a été maintenu à l agenda européen grâce aux efforts conjoints de collègues du SPF P&O. Mais, c est finalement sur les quelques mois de 2010, qu ont été créés la personne morale de droit belge EUPAE, associant les Etats en leur qualité d employeur, et le comité sectoriel! En effet, en 2010, les facteurs extérieurs bloquant le projet ont été compensés par d autres plus favorables. Bruno Neckebroeck Conseiller SPF Personnel et Organisation 15

17 2 Etre partenaires c est prendre le risque de dépendre de l autre 16

18 2 Partenaire Accord sectoriel progression difficile Sans cordée, pas de sommet. Sans partenariat, pas d orientations soutenues par tous. Comme dans une cordée, le partenariat entre le SPF P&O et ses stakeholders est basé sur l écoute, la mobilisation, l encouragement. Etre partenaires, c est compter sur les autres pour aller ensemble plus loin, c est aussi prendre le risque de dépendre de l autre. En 2010, nos partenariats se sont renforcés avec les organisations syndicales, les responsables des organisations fédérales et les directeurs P&O, les SPF impliqués dans le projet e-hr, les autres niveaux de pouvoir et les membres des différents réseaux. L accord sectoriel Fonction publique fédérale a été signé le 29 septembre 2009 entre le Ministre de la Fonction publique et les trois organisations syndicales représentatives. L année 2010 aurait donc dû être consacrée à la mise en œuvre des 19 fiches thématiques qui composent l accord. La démission du gouvernement en avril 2010 et la longue période d affaires courantes qui a suivi n ont pas permis d avancer sur tous les projets. On note cependant plusieurs réalisations qui concernent un grand nombre de membres du personnel : l augmentation des échelles de traitement du niveau D l uniformisation des échelles de traitement des experts administratifs, techniques et financiers le recrutement sur la base de compétences acquises hors diplôme 17

19 COMM Collection par et pour les communicateurs la majoration des allocations de bilinguisme l augmentation de l allocation de fin d année la suppression des classes d âge l augmentation de la part de l employeur dans la prime d assurance hospitalisation l augmentation de l indemnité bicyclette de 15 à 20 cents du kilomètre. Les travaux se sont poursuivis pour avancer aussi sur les autres chantiers mais sans pouvoir les finaliser, faute de gouvernement de plein exercice : la pondération des familles de fonction des niveaux B, C et D, les nouvelles carrières, les modalités d accession au niveau A, le télétravail occasionnel, l allocation pour la connaissance d une autre langue que les langues nationales, la réglementation congés, Plus sur l accord sectoriel : > publications > accord sectoriel Lancée en 2004, la COMM Collection est une série de guides pratiques rédigés par les communicateurs, pour les communicateurs. Elle compte aujourd hui 20 titres, dont 3 parus en La charte du COMMnetKern Atypique dans la série, ce numéro contient le texte intégral de la charte du COMMnetKern, le réseau des responsables de la communication de l administration fédérale. Cette charte formalise l engagement des membres actuels et futurs du réseau, ainsi que ses mission, vision, valeurs, activités, composition et modalités de fonctionnement. Une source d inspiration utile pour les réseaux amenés à réaliser le même exercice. Indispensable pour ne pas perdre le sommet de vue! Elaborer un plan de communication stratégique Ce guide traite de la nécessité d'élaborer un plan de communication efficace pour mener une politique de communication cohérente et fixer des priorités au sein d une organisation. Il propose une méthodologie en 7 étapes comme autant de balises de randonnée. Droit d auteur et propriété intellectuelle en questions Ce numéro aborde les principes de base du droit d'auteur et répond aux questions concrètes que se posent les communicateurs fédéraux dans leur pratique quotidienne. Utile pour éviter le hors piste! Plus sur les COMM Collection : > publications 18

20 2 Acheteurs fédéraux des centrales de marchés Indicateurs RH une cordée de 24 Directeurs P&O nouvelles synergies Le réseau des acheteurs fédéraux a développé en 2010 une nouvelle politique commune d achat. Le concept de centrale de marchés est au cœur de cette nouvelle politique. Concrètement cela signifie qu à l avenir, en plus de la centrale de marchés du SPF P&O, il y aura d autres centrales afin d augmenter encore les économies d échelle. Un groupe de travail composé de représentants des SPF Justice, Finances, Mobilité et Transports, Economie, P&O et du Ministère de la Défense travaille à l élaboration d un protocole qui pourra être utilisé par les centrales de marchés. Le travail en commun sur le développement de cette politique fédérale a sans aucun doute contribué au renforcement du réseau. Plus sur les marchés publics : chapitres 3, 4, 6 et Le processus FED 20, lancé en 2008, est le benchmark d une vingtaine d indicateurs RH au niveau des organisations fédérales. Le projet a connu d importantes évolutions en 2010 : 24 organisations ont participé au benchmark (14 en 2009) et ce, grâce à l impulsion des sponsors (le SPF Emploi, Travail et concertation sociale et l AFSCA) et du SPF P&O un groupe de travail a affiné les descriptions des indicateurs afin de les rendre plus fiables D autres chantiers ont été initiés. Ils seront plus que probablement à l origine des prochaines évolutions du FED 20 : le partage du benchmark audelà du fédéral l automatisation du calcul des indicateurs sur la base de données transversales existantes ou en devenir (Pdata, Medex, Monitoring fédéral, ). Chaque année le SPF P&O soutient l organisation du séminaire stratégique du réseau des directeurs P&O et des responsables RH. Autour du thème Comment économiser pour investir et comment investir pour économiser?, l édition 2010 a abordé plusieurs initiatives en faveur d'une administration plus performante et attractive : les réorganisations internes, la refonte de processus, la révision des services rendus aux usagers. Le réseau a identifié des pistes concrètes de collaboration entre les organisations afin de créer des synergies fonctionnelles (shared services, e-hr, mobilité, achats, logistique), de chasser les gaspillages et de proposer des alternatives concrètes aux économies linéaires. En 2011, l objectif sera de réaliser ces synergies afin de rencontrer les objectifs budgétaires et de gagner en efficience mais aussi de dégager des moyens qui pourraient être investis dans des opportunités de développement du personnel, des organisations et des services aux citoyens, à moyen et long terme. FED 20 Participation 19

21 e-hr attentif à l écho Initié en 2007, le projet e-hr vise à informatiser les processus opérationnels communs aux services publics fédéraux en matière de ressources humaines. L objectif final étant une gestion stratégique et moderne des ressources humaines. La solution informatique est basée sur l application PeopleSoft d Oracle. Elle prévoit une ascension ambitieuse en 5 étapes ou modules : d d d d d d d d d d Administration de base (données du personnel) Gestion du temps (durée du travail, congés, maladies, ) Rémunération (calcul et paiement des rémunérations et suivi (déclarations ONSS)) Planification des coûts et du personnel HRM stratégique (cercles de développement, compétences, carrières, ). Comme il s agit d harmoniser les processus opérationnels RH pour l ensemble des SPF, il est important qu ils puissent décider par consensus de la façon dont la réglementation est traduite dans l application e-hr. Seule l implication des SPF dans la démarche permet la confiance, la responsabilisation et la motivation indispensables à la réussite de l implémentation dans les différentes organisations. Le SPF P&O a donc multiplié en 2010 les moments d information, d échanges, de concertation et de validation des décisions. De nombreux acteurs sont impliqués dans ce processus : les directeurs P&O via leur réseau les chefs de projet e-hr via le comité de pilotage les chefs de projets e-hr et des experts fonctionnels RH via le toetsgroep qui participe à l analyse fonctionnelle et aux décisions sur la manière d harmoniser les processus opérationnels les change managers via les change management meetings les communicateurs et les formateurs e-hr via le groupe de travail communication/formation qui définit une approche coordonnée de la formation et de la communication (messages, outils, articulation des initiatives transversales et locales, ) et intègre une dimension e-learning les membres du groupe de travail ESS/MSS qui contribue au développement de l Employee Self Service/Manager Self Service : fonctionnalités indispensables, look and feel, structure, informations à fournir, gestion des mots de passe, Des rencontres bilatérales avec les SPF sont également organisées pour mieux appréhender leur réalité, les conseiller et parfois les (re)motiver. Le SPF P&O suscite le plus possible les apports des SPF et la prise en compte de leur réalité notamment en organisant des enquêtes ou des interviews sur le terrain d d intégrant dans les formations destinées aux utilisateurs des études de cas provenant des SPF d d les invitant à réagir sur des documents de travail leur demandant de partager des bonnes pratiques afin de capitaliser sur les acquis d d encourageant la créativité, la prise de parole et la présentation de leurs réalisations lors des réunions et des groupes de travail. En 2011, la DG ehr ouvrira également 2 demi-jours par semaine un Open Learning Centre. Les gestionnaires de dossiers et les experts locaux des SPF pourront y poser leurs questions, se former, demander de l aide, de quoi reprendre force et énergie pour atteindre le prochain sommet. Plus sur la solution e-hr : chapitre 3 et > e-hr 20

22 x Après l introduction de la solution ehr dans les SPF horizontaux et au SPP Intégration sociale en tant que pilotes, c est au tour des SPF Justice (services centraux et maisons de justice) et Mobilité et Transports d implémenter avec succès le module Administration de base. Le 1er novembre 2010 le SPF Justice se lançait dans la mise en œuvre du module Administration de base. Collaborer permet de définir la meilleure formule Il est très important d impliquer chacun dans ce projet pour éviter les surprises après coup! Je trouve très positif que la DG e-hr ne se positionne pas comme leader mais joue un rôle de coordination et de soutien. Cela stimule les SPF à participer activement. Organiser cette collaboration est une mission à ne pas sous-estimer pour la DG e-hr mais je suis sûr qu elle portera ses fruits à terme. Travailler avec d autres SPF ouvre l esprit sur des pratiques différentes et permet de constater combien certaines vieilles habitudes, totalement inefficaces, ont parfois la peau dure! Les arrêtés de nomination sont un bon exemple : chacun leur donne une autre forme et un autre contenu. Collaborer permet de définir la meilleure formule. JAN BOGAERT Directeur Personnel et Organisation SPF Justice 21

23 Cercles de développement chacun à son rythme e-procurement en cordée avec les communautés et les régions Le réseau des personnes de contact Cercles de développement s est lancé sur une nouvelle piste en Les organisations fédérales ont en effet sollicité la création de mini-réseaux, en complément des réunions trimestrielles du réseau. Ces mini-réseaux rassemblent les organisations qui ont le même niveau de maturité dans le domaine des Cercles, ce qui permet de mieux cibler les thèmes abordés sur leurs besoins et, aux organisations qui ont le même rythme, de progresser ensemble : niveau Initial : élaboration d un plan d implémentation des Cercles de développement et préparation d une présentation destinée aux sessions d information du personnel niveau Repeatable : discussion sur les difficultés et les opportunités liées au démarrage des Cercles de développement d d niveau Defined : élaboration d un plan d action pour atteindre un niveau supérieur de l indice de maturité, développement de scénarios pour intégrer les compétences dans les Cercles de développement niveau Managed : analyse critique par d autres organisations fédérales. Cette nouvelle approche est unanimement appréciée par les organisations et sera donc reconduite en Plus sur les Cercles de développement: > évaluation et Cercles de développement En 2010, le service e-procurement a encore renforcé ses collaborations avec les autres niveaux de pouvoir. Il a signé un protocole de collaboration avec la Région de Bruxelles- Capitale, et un accord d exécution avec l administration flamande. La collaboration avec la Région wallonne s est aussi intensifiée. Résultats : plus de concertation, de communication, de sessions d information pour les utilisateurs finaux et un usage accru des applications e-procurement notamment e-tendering dont l administration flamande encourage l usage et qui soutient activement les utilisateurs. En 2011, le service e-procurement a l ambition de poursuivre ses partenariats avec les services publics belges et proposera au Conseil des Ministres d encourager davantage l utilisation de l e-procurement au niveau fédéral. Plus sur e-procurement : chapitres 3, 4, 6 et Signature du protocole de collaboration e-procurement avec la région de Bruxelles-Capitale. Kurt Van Raemdonck, directeur de la cellule stratégique Fonction publique de la ministre Inge Vervotte Bruno De Lille, secrétaire d Etat bruxellois à la Fonction publique 22