l eworkspace de la sécurité sociale

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1 l eworkspace de la sécurité sociale Qu est-ce que l eworkspace? L eworkspace est un espace de travail électronique destiné à la collaboration entre les institutions de sécurité sociale. Il permet de partager les informations et les documents relatifs à un projet ou propres à un groupe de travail. Il est accessible de manière sécurisée à partir de tout poste de travail équipé d une connexion internet. Quel est l objectif? Offrir un nouvel outil fonctionnel et efficace aux membres d une équipe travaillant sur un projet commun à plusieurs institutions. Cet outil utilise les nouvelles technologies de l information. Quels sont les avantages et possibilités? - travailler en équipe sur des projets, même si les membres de l équipe sont éloignés géographiquement (partager des tâches, mailbox collective, forum de discussion ) - publier et partager des documents et d autres travaux dans un répertoire centralisé et organisé, en bénéficiant d un outil de gestion documentaire (gestion des versions, accès aux anciennes versions ) - partager les connaissances et expériences - rechercher aisément les informations dont on a besoin dans le cadre du projet - être averti et tenu au courant des ajouts ou modifications introduits par un des membres de l équipe - fournir et consulter les informations à tout moment, depuis n importe quel endroit via un navigateur web - faciliter le suivi et le reporting des projets grâce notamment à la mise à disposition de rapports d activité par projet, par personne (ex : la liste des groupes auxquels j appartiens, les 10 derniers documents introduits dans le système) 1

2 Comment assurer la convivialité et la cohérence de cet instrument? Les utilisateurs devront respecter des règles de bonne conduite afin de garantir la convivialité et la cohérence du système. Ces règles seront formulées par le groupe de coordination de l eworkspace. Quel est l outil utilisé? L eworkspace de la sécurité sociale est une application développée avec l outil Livelink (version 9.2) Des licences Livelink doivent être acquises par chaque institution et seront attribuées à une personne déterminée. Une licence peut être transférée vers une autre personne (p.ex. en cas de départ). Pour le moment, les applications «eteam» et «eleg» sont les seules à requérir l utilisation d une licence. Quelle est la place de l eworkspace? En matière de collaboration ou de gestion des connaissances, il existe, à côté de l eworkspace de la sécurité sociale, d autres initiatives. L initiative fédérale, ecommunities, se définit comme des espaces de gestion documentaire et de communication et offre des outils pour la gestion des connaissances et la coopération entre les agents de chacune des institutions de l administration fédérale. L utilisation du même outil, Livelink, et l hébergement sur un même environnement permettront, pour un coût unique, de passer facilement entre les espaces eworkspace et ecommunities, en fonction des besoins ou des groupes d appartenance. Le schéma ci-dessous situe l eworkspace et ses fonctionnalités dans leur environnement : 2

3 Que dois-je faire pour obtenir accès à l eworkspace? Pour l accès sécurisé à l eworkspace vous devez disposer soit d une carte d identité électronique, soit d un login qui vous identifie en tant que citoyen et, en complément, d un token qui vous identifie en tant que fonctionnaire. Si vous disposez d une carte d identité électronique, il suffit d introduire une demande d accès à l eworkspace. Les demandes d accès à l eworkspace sont gérées par la personne de contact de l eworkspace au sein de votre institution. Si vous n avez pas de carte d identité électronique, vous devrez accomplir les démarches cidessous afin d obtenir l attribution d un login et d un token qui vous permettront de demander accès à l eworkspace. 1. Inscription en tant qu utilisateur sur le portail fédéral L attribution du login pour l eworkspace est gérée au niveau du portail fédéral. Pour vous inscrire sur le portail fédéral vous avez besoin de votre numéro de registre national, de votre numéro de carte SIS et de votre numéro de carte d identité. Lors de l enregistrement vous avez la possibilité de choisir vous-même votre nom d utilisateur et votre mot de passe. 3

4 Pour plus de détails à ce sujet, vous pouvez consulter les questions fréquemment posées concernant les services en ligne sur le portail fédéral. 2. Demande d un token de fonctionnaire Le token de fonctionnaire est délivré via le conseiller en sécurité de votre institution. Il pourra vous fournir les renseignements utiles à ce sujet. Attention, avant de demander un token de fonctionnaire vous devez vous inscrire sur le portail fédéral (étape 1) afin de disposer d un enregistrement en tant qu utilisateur. 3. Demande d accès à l eworkspace Les demandes d accès à l eworkspace sont gérées par la personne de contact pour l eworkspace au sein de votre institution. Qui est la personne de contact pour l eworkspace au sein de mon institution? Vous trouverez ci-après la liste des personnes de contact des différentes institutions de sécurité sociale. Version imprimable (.PDF) de la liste des personnes de contact Que dois-je faire si je ne me souviens plus de mon nom d utilisateur et/ou de mon mot de passe? Si vous ne vous rappelez plus de votre mot de passe, vous pouvez vous identifier à nouveau sur le portail fédéral. Etant donné que l identification a lieu au moyen de votre numéro de registre national, de votre numéro de carte SIS et de votre numéro de carte d identité, le portail fédéral affichera votre nom d utilisateur. Si vous le souhaitez, vous pouvez modifier votre nom d utilisateur ou choisir un nouveau mot de passe. Comment puis-je savoir si j ai accès à l eworkspace? Si vous avez demandé accès à l eworkspace via la personne de contact de votre institution, vous serez averti par dès que votre accès sera activé. Cette procédure d activation de l accès à la plateforme eworkspace nécessite plus ou moins quatre jours ouvrables. Puis-je quand même accéder à l eworkspace si je ne suis pas un professionnel de la sécurité sociale? L eworkspace de la sécurité sociale est un espace collaboratif qui permet l échange sécurisé de documents entre les membres d une équipe qui travaillent à des endroits différents. Si vous n appartenez pas à une institution de sécurité sociale, mais que vous collaborez à des projets ou 4

5 à des groupes de travail au sein de la sécurité sociale, vous pourrez obtenir accès à l eworkspace en cette qualité. Veuillez à cet effet accomplir les différentes étapes décrites sous «Que dois-je faire pour obtenir accès à l eworkspace?». Pour l étape 3, vous pouvez vous adresser à la personne de contact de la Banque Carrefour de la sécurité sociale pour connaître la personne que vous devez contacter pour demander l accès à l eworkspace. Comment puis-je obtenir une licence Livelink? La licence Livelink est accordée automatiquement lors de la demande d accès à l eworkspace. Vous ne devez faire aucune démarche. Que dois-je faire en cas de perte de mon token fonctionnaire? Vous devez immédiatement déclarer la perte de votre token fonctionnaire auprès du conseiller en sécurité de votre institution. Il fera le nécessaire pour la demande d un nouveau token. Quelles sont/seront les premières applications disponibles? 1. eleg ou l élaboration de textes réglementaires : il s agit d un outil de collaboration et de partage d information lors des différentes étapes de rédaction de textes réglementaires. Les différentes étapes de la rédaction de textes réglementaires sont soutenues par un process flow. Le collaborateur habilité peut initier, parcourir et réaliser le suivi des process flows pour l élaboration de : projets de loi arrêtés royaux arrêtés ministériels circulaires règlements 2. eteam ou la gestion des projets et des groupes de travail : il s agit d un outil de collaboration et de partage d information pour une équipe travaillant sur un projet commun. L espace collaboratif offre les éléments suivants : la gestion commune de documents, complétée par une fonctionnalité de recherche la possibilité de publier des documents de façon simple un forum de discussion la possibilité d attribuer des tâches et de réaliser leur suivi la possibilité de recevoir et d envoyer des courriers électroniques 5

6 Plusieurs groupes fonctionnent déjà, par exemple : groupe de travail des conseillers en sécurité (policies) forum de communication réunissant les communicateurs des IPSS 3. Who is Who ou la consultation d un annuaire central reprenant les personnes actives dans la sécurité sociale. Ce répertoire d adresses contenant le nom et les coordonnées de tous les collaborateurs sera accessible soit à partir d une interface web, soit via les clients de messagerie. Que dois-je faire pour accéder à une de ces applications? Si vous participez à un projet ou à un groupe de travail qui utilise l application eteam ou eleg, le coordinateur du projet ou du groupe de travail vous invitera automatiquement à participer à l eteam ou à eleg. L application «Who s who» sera accessible à tous les professionnels de la sécurité sociale à travers l extranet de la sécurité sociale. Dès que l application sera disponible vous en serez informé. 6

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