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1 RÉUNION SPÉCIALE DES MEMBRES DE SYNCHRO CANADA par CONFÉRENCE TÉLÉPHONIQUE Le 28 janvier 2007, 20 heures HNE Élections des membres du Conseil d administration par vote postal Autorité : Selon le règlement de Synchro Canada, nos Réunion générale spéciale : Les réunions spéciales générales des membres seront convoquées par la présidente chaque fois qu elle le juge nécessaire ou chaque fois que cela est exigé par les membres détenant non moins de 25% des droits de vote lors d une réunion générale des membres. Représentants votants : Conformément au paragraphe2.4.2 des Règlements mis à jour chaque province ou territoire membre détiendra un (1) vote. La présidente des athlètes et la co-présidente détiennent chacune un (1) vote. Les votants doivent être membres de l ACNSA. Le quorum comprend ½ des votants accrédités. Les membres en règle qui assistent en tant qu observateurs n auront pas droit de vote. Les coûts de réunion pour les représentants votants : Il n y aura pas de coûts de réunion pour les membres votants. Les lignes téléphoniques couvertes par Synchro Canada seront pour les personnes suivantes : Présences : 1 délégué votant par province (identifié auprès de l adjointe exécutive avant le 22 janvier 2007); 1 délégué votant athlète du Conseil des athlètes (identifié auprès de l adjointe exécutive avant le 22 janvier 2007); la présidente de la réunion (identifié auprès de l adjointe exécutive avant le 22 janvier 2007); CDD de Synchro Canada La réunion sera considérée comme une Assemblée générale annuelle des membres. Tout membre en règle de Synchro Canada peut assister. Ces personnes présentes (membres) n ont aucun droit de vote et ne peuvent prendre la parle que lorsqu elles reçoivent l autorisation de la présidente. Coûts de réunion pour les participants : Il y aura des coûts de présence afin de couvrir les coûts des lignes téléphoniques ouvertes utilisées par les membres qui sont des délégués non votants. - Des frais d inscription de 5 $ seront payés par tous les membres qui désirent assister à la réunion spéciale par appel conférence autres que les délégués votants et la présidente de la réunion. Les frais de 5 $ permettront de défrayer les coûts des lignes téléphoniques utilisées par les membres et doivent parvenir au Bureau national avant la

2 tenue de l appel conférence. Une fois les frais reçus, l adjointe administrative fera parvenir par courriel les données de l appel conférence au membre. Candidats/Candidates L Équipe de nomination propose une liste à l Assemblée générale (transmise par courriel le 21 décembre 2006 et comprise dans la présente trousse) et peut nommer d autres personnes jusqu à concurrence d une semaine avant la tenue de la réunion. Les candidats qui participent à l appel conférence auront un temps maximal de 2 minutes afin de se présenter. Il n est pas obligatoire pour les candidats de faire partie de l appel conférence; le représentant provincial qui appuie la candidature peut présenter et parler au nom du candidat. Les candidats sont retirés des ondes après leur introduction. Coûts de réunion pour les candidats : Si une personne en nomination désire participer à l appel conférence, la personne sera alors considérée comme membre de la communauté de nage synchronisée et versera les frais de présence de 5 $. Procédure de la réunion Le rapport de la présidente du Comité des nominations avec la liste des candidats seront diffusés 30 jours avant la tenue de la réunion par écrit (la date la plus tardive pour la diffusion le 27 décembre 2006). Les formulaires d inscription des votants seront diffusés par courriel à tous les présidentes/directrices exécutives provinciales et Conseil des athlètes afin d identifier les délégués votants. Le formulaire d inscription doit être retourné et être reçu par l adjointe exécutive au Bureau national avant le 22 janvier Une trousse d information sera envoyée par courrier à tous les délégués votants avant mercredi le 10 janvier 2007 et contiendra des exemplaires sur papier des documents suivants : - Avis officiel de la réunion spéciale des membres - Ordre du jour de la réunion - Formulaire d inscription - Rapport de la présidente du Comité de nominations identifiant le nombre de postes à combler - Liste des personnes en nomination et sommaire de chacun - Un bulletin de vote imprimé à l avance pour les membres votants généraux et un bulletin pour la présidente - Une enveloppe retour pré affranchi de Synchro Canada avec un sceau en or pour les membres généraux et une pour la présidente - Document de procuration - Document sur le processus de vote Processus d élection du Conseil d administration 2007 Page 2 de 6

3 SPECIAL MEETING OF THE MEMBERSHIP RÉUNION SPÉCIALE DES MEMBRES TELEPHONE CONFERENCE CONFÉRENCE TÉLÉPHONIQUE AGENDA/ORDRE DU JOUR JANUARY 28 JANVIER, :00 PM EST/20 H 00 HNE 1. Call to order / Rappel à l ordre des membres 2. Voting representatives roll call and membership validation / Présentation des titres de compétence 3. Nominating Committee report / Rapport du comité de nomination 4. Presentation of Nominees slate / Présentation des candidates a) Each candidate s presentation (2 minutes maximum each) Présentation de chacune des candidates (2 minutes maximum) 5. Election Process (mail in votes) / Procédé d élection (votes par poste) 6. Question period / Période de questions 7. Next meeting / Prochaine réunion Tuesday, February 13 th, 2007 (meeting for results Board of Directors only) Mardi le 13 février, 2007 (réunion des résultats- Conseil d administration seulement) 8. Other business / Autres affaires a) 9. Adjourn / Levée de l assemblée Processus d élection du Conseil d administration 2007 Page 3 de 6

4 PROCURATION DE VOTE Je, (Non du votant autorisé véritable) délégué votant autorisé étant le détenteur de vote(s) du (#) (Nom de l organisme représenté), constitue par les présentes et nomme (Nom du détenteur de la procuration) en tant que mon mandataire avec plein pouvoir de vote et pour agir pour moi et en mon nom, à ma place, de la même manière, dans la même mesure et selon la même valeur que si j avais personnellement été présent, donne à ladite personne (Nom du détenteur de la procuration) plein pouvoir de substitution et de révocation, et par les présentes, je révoque toute autre procuration remise en mon nom. La présente procuration est valide pour la Réunion générale spéciale des membres de Synchro Canada qui se tiendra par conférence téléphonique le 28 janvier 2007 à 20 heures, heure d Ottawa. Datée le Par (Personne autorisée remettant la procuration) Par (Personne détenant la procuration) Processus d élection du Conseil d administration 2007 Page 4 de 6

5 Processus de vote - Les représentants votants (ou leur procuration) doivent assister à la conférence téléphonique Dimanche le 28 janvier heures, HNE - La présidente sera la présidente du Comité de nominations ou sa remplaçante - Approbation de l ordre du jour - Rappel à l ordre des membres chaque membre votant sera identifié pour les dossiers - Un membre peut, au moyen d une procuration par écrit, soumettre dans les 24 heures avant la tenue de la réunion, nommer un détenteur de procuration afin d assister et d agir dans le cadre d une réunion spécifique des membres, selon les modalités et dans la mesure autorisée par la procuration. Un détenteur de procuration doit être un membre de la corporation. Un directeur ne peut pas détenir une procuration conformément au Règlement Vote des absents. - Les candidats qui assistent à la conférence téléphonique auront un temps maximal de 2 minutes afin de se présenter et seront invités par la présidente à quitter la conférence téléphonique. Il n est pas obligatoire pour les candidats de faire partie de l appel conférence; le représentant provincial qui appuie la candidature peut présenter et parler au nom du candidat. Si le candidat désire assister à la conférence téléphonique, il sera considéré comme un membre de la communauté de nage synchronisée et versera les frais de présence de 5 $. Les candidats ne sont pas des représentants votants. À la suite de la conférence téléphonique, toutes les représentantes votantes admissibles voteront comme suit : - Sur les bulletins, veuillez cocher la case oui ou non près du nom du candidat, jusqu à un total maximal de 3 votes (oui) (exemple : vous pouvez voter pour un oui et 3 non, ou pour 2 oui et 2 non, ou 3 oui et un non) - Déposer les bulletins dans l enveloppe de Synchro Canada identifiée comme suit : «Bulletin inclus» - Veuillez sceller l enveloppe avec le sceau or déjà annexé à l enveloppe - La même procédure doit être suivie pour le bulletin à l intention du président - Veuillez déposer les enveloppes scellées dans l enveloppe avec le sigle de la section provinciale ou une enveloppe identifiant la section provinciale et adressez le tout à : - Synchro Canada - Attention : CDD Processus d élection du CA 1010, rue Polytek, Unité 14, suite 200 Gloucester (Ontario) K1J 9H9 - Si l enveloppe n est pas identifiée au nom de la section provinciale de provenance, le bulletin sera considéré comme étant nul et sans avenant. - Veuillez envoyer l enveloppe tout en exigeant une signature sur réception afin d assurer que vos bulletins aient bien été reçus. Tous les bulletins doivent parvenir au Bureau national de Synchro Canada avant le lundi 12 février Processus d élection du Conseil d administration 2007 Page 5 de 6

6 Scrutateurs : - Les représentantes provinciales, la présidente du Comité de nominations et le CDD seront invités à nommer 3 scrutateurs et transmettre les noms à l adjointe exécutive par courriel à l adresse suivante : avant le lundi 5 février. (1 membre du personnel, un membre du Comité de nominations et une personne bénévole nommée par les présidentes provinciales (les scrutateurs devraient être de la grande région d Ottawa afin de minimiser les coûts). Lorsque les bulletins sont reçus au Bureau national : Il doivent être déposés dans une boite sécuritaire jusqu au mardi le 13 février Mardi le 13 février 2007 La boite de bulletins sera ouverte par trois (3) scrutateurs qui sont déjà nommés et la consultante de Sport Canada auprès de Synchro Canada (qui sera présente en tant qu observatrice). - Le CDD ouvrira toutes les enveloppes contenant les enveloppes de bulletins en présence des scrutateurs. - Le nombre de représentantes votantes admissibles fera l objet d un décompte et il devra y avoir réconciliation avec la liste des votants. - Les enveloppes scellées avec l or et contenant les bulletins seront par la suite placées dans une boite scellée. - La boite sera par la suite transportée par les scrutateurs dans une salle fermée. - Les scrutateurs vérifieront les sceaux, ouvriront les enveloppes et effectueront le décompte des bulletins. - Lorsque les scrutateurs seront satisfaits que tous les votes aient bien été comptés de manière exacte, ils remettront par la suite la feuille des résultats au CDD. - Le CDD communiquera avec la présidente des élections par téléphone et lui fera connaître les résultats et fera parvenir un courriel à la présidente des élections à titre de confirmation par écrit. - La présidente des élections contactera les heureux candidats. - Un courriel sera transmis au Conseil d administration et aux représentants votants le 13 février avec les résultats des élections. - La présidente des élections diffusera par la suite les résultats des élections à la grande communauté de la nage synchronisée. - L annonce sera par la suite affichée sur le site Web. - Une conférence téléphonique sera établie le mardi 13 février 2007 à 20 heures HNE pour le Conseil d administration alors que les membres du Conseil d administration souhaiteront la bienvenue aux nouveaux membres élus. Processus d élection du Conseil d administration 2007 Page 6 de 6

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