Le «pense pas bête» avant l entretien

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1 Le «pense pas bête» avant l entretien 1 5 Préparez l entretien et demandez à votre collaborateur d en faire de même (s appuyer sur le guide d entretien (s il existe), se référer à la fiche de poste, relire la fiche de synthèse individuelle de la période écoulée et le compte-rendu réalisé). Prévoyez une durée suffisante tant pour la préparation que pour la conduite de cet entretien. Prenez rendez-vous 15j à l avance. Créez un environnement favorable, vous faciliterez votre travail mutuel. Faites en sorte de ne pas être interrompu. Appuyez-vous sur des faits concrets relevés tout au long de l année et mesurez l impact de l environnement sur les résultats obtenus (moyens, changements, difficultés personnelles, difficultés relationnelles, etc.). Assurez vous que votre investissement personnel a été suffisant pour soutenir la mise en œuvre des axes de progrès fixés la fois précédente. 6 Identifiez les points de satisfaction et de succès par rapport aux objectifs fixés. Préparez la manière dont vous allez féliciter votre collaborateur. 7 8 Repérez des objectifs de l année N+1 (SMART). Distinguez clairement ce qui est négociable de ce qui ne l est pas. Identifiez (sans les fixer) les axes de progrès prioritaires en référence aux objectifs à atteindre ainsi que les éventuels besoins en formation. 9 Préparez la manière dont vous allez faire passer les points difficiles. 10 Réfléchissez au préalable sur votre méthode pour résoudre les tensions et traiter les objections. La préparation, c est 90% du succès!!! LVSN 1

2 ETAPE 1 : ACCUEIL / INTRODUCTION (1/) 1 Accueillir et mettre à l aise votre collaborateur 5 6 Rappeler le sens que l Institution et vous-même donnez à cet entretien Amener votre interlocuteur à exprimer ses attentes et ses craintes éventuelles pour cet entretien Préciser vos propres attentes, votre objectif et les grandes étapes de l entretien Clarifier les règles du jeu et cadrer la durée de l entretien Répondre aux questions, demandes ou avis de votre interlocuteur concernant l entretien 7 Valider l engagement de votre collaborateur par rapport à la démarche de l entretien LVSN

3 ETAPE 1 : ACCUEIL / INTRODUCTION (/) Comment clarifier les règles du jeu? En disant par exemple : Cet entretien est un moment privilégié. C est l occasion pour nous, une fois par an, d avoir un échange approfondi sur votre travail et sur vos attentes. Cet entretien ti dit doit avant toutt être un éh échange. L entretien ti se déroulera en parties : nous allons faire ensemble pour commencer un bilan de votre activité, pour chacune de vos missions. Sur chaque point, il est important que vous donniez votre point de vue, en n hésitant pas à mettre en valeur vos réussites, ou à exprimer vos difficultés. Nous ferons ensuite un point sur la formation puis vos attentes concernant votre évolution professionnelle. Par ailleurs, je suis à votre écoute pour tous les points que vous souhaiteriez aborder : questions sur le fonctionnement du service, idées à soumettre, attentes à exprimer. LVSN

4 ETAPE : partie RESSENTIS DU COLLABORATEUR SUR la période écoulée 1 Comment vous sentez-vous au sein du service? Qu est-ce qui vous plaît le plus? Qu est-ce qui vous plaît le moins? Qu est-ce qu il ne vous apporte pas ou plus? Comment vous sentez-vous dans votre fonction? Qu est-ce qui vous plaît le plus? Qu est-ce qui vous plaît le moins? Qu est-ce qu elle vous apporte? Qu est-ce qu elle ne vous apporte pas ou plus? Qu est-ce qui vous manque? Comment vous sentez-vous au sein de l équipe? Qu est-ce qui vous plaît le plus? Qu est-ce qui vous plaît le moins?qu est-ce qu elle vous apporte? Qu est-ce qu elle ne vous apporte pas ou plus? Qu est-ce qui vous manque? Quel rôle y jouez-vous? Comment vous sentez-vous avec moi en tant que manager? Qu est-ce qui vous plaît dans notre relation? Qu est-ce qui vous plaît moins? Qu est-ce qu elle vous apporte? Qu est-ce qu elle ne vous apporte pas ou plus? Qu est-ce qui vous manque? LVSN

5 ETAPE : ANALYSE DE LA PERIODE ECOULEE 1 Faire le bilan de la période écoulée sur le travail effectué par le salarié en référence aux objectifs fixés. Le collaborateur s exprime d abord sur ses succès puis sur les difficultés rencontrées. Vous complétez son analyse en étant le plus concret possible (faits) et en veillant à mettre en avant la contribution de ses réussites aux objectifs individuels et collectifs. Alliez ouverture et exigence. Les difficultés rencontrées seront transformées dans l étape suivante en objectifs pour l année. Faire aussi le point sur le comportement du salarié dans son travail au quotidien. Le collaborateur s exprime d abord sur ce qu il pense, être ses points forts puis sur ses points d amélioration. Vous donnez ensuite votre point de vue en restant ouvert en cas de divergence. Soyez valorisant et pour éviter les jugements de valeurs, vous pouvez prendre appui sur les facteurs d évaluation de compétence du guide de l'entretien d'évaluation (s il existe). Veillez à être le plus concret possible (faits) et à ne pas transformer cette étape délicate en interrogatoire ou en tribunal. Noter (sans les formaliser) les besoins en formation que vous aurez pu identifier au cours de cette étape. N oublions pas de prendre en compte les efforts déployés! EVALUER = MOTIVER LVSN 5

6 ETAPE : PREPARER LA PERIODE A VENIR 1 Parmi les difficultés mises en avant dans l étape précédente et au regard des objectifs de la Direction, du service, choisir les axes de progrès les plus profitables pour votre collaborateur, l Institution et vous-même. Définir avec votre collaborateur les objectifs (quantitatifs et qualitatifs) concrets liés à ces axes de progrès. Ces objectifs doivent être S.M.A.R.T. Ils seront donc échéancés, datés, contextualisés et pourvus d un indicateur de mesure. Valider ces objectifs ainsi que le niveau et la nature de l accompagnement souhaité 5 Définir avec votre collaborateur les actions à mettre en œuvre pour progresser et atteindre chaque objectif (QQOQC) Que faire? Qui? Où? Quand? Comment (avec quels moyens)? Formaliser les actions de formation et valider les souhaits d évolution 6 Fixer un premier rendez-vous pour faire un point (à échéance de mois par exemple, cette échéance dépendra du niveau d autonomie, de compétence et de motivation de votre collaborateur) 7 Formaliser l ensemble des engagements Passer de l intention à l action. LVSN 6

7 ETAPE 5 : CONCLURE L ENTRETIEN 1 Faire une synthèse globale et écrite de l entretien (qui pourra tenir lieu de compte rendu d entretien). A propos de ce compte rendu : éviter les formulations floues : utiliser des phrases courtes et claires utiliser des verbes d action, reprendre les plans d actions définis le document doit être synthétique, concret, précis et refléter ce qui a été développé au cours de l entretien entretien. Echanger sur ce que l évalué a pensé de l entretien, ce qu il en retire, ce qu il a envie d ajouter Préciser ce que vous avez personnellement apprécié Remercier, encourager, mobiliser votre collaborateur sur la période à venir 5 Rappeler le prochain rendez-vous de suivi LVSN 7