GUIDE DE L ADHÉRENT 2014

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1 GUIDE DE L ADHÉRENT 2014 Association Loi 1901 SOMMAIRE QUI SOMMES-NOUS? Qui sommes nous? Présentation de l équipe Les missions de l Office de Tourisme Adhérer à l office de tourisme, quel intérêt? Comment adhérer? Pourquoi régler des prestations de service? Grille tarifaire 2014 L office de tourisme et vous : une étroite collaboration L office de tourisme en quelques chiffres Coordonnées Horaires d ouverture L Office de tourisme de Saint-Ambroix est une association Loi 1901, fondée le 7 juillet 1952 sous le titre de «Syndicat d Initiative». Le 2 Avril 1980, l association dépose de nouveaux statuts et devient «Office de Tourisme». Il est classé en catégorie III et labellisé «Tourisme & Handicap» moteur et mental. L office a obtenu la marque QUALITE TOURISME en février PRÉSENTATION DE L ÉQUIPE Le Conseil d Administration est composé de 15 membres. L office de tourisme compte parmi ses adhérents des commerçants, hébergeurs, hôteliers, prestataires de loisirs Le bureau est constitué d une présidente Gabrielle CESPEDES, d un trésorier Michel SUBLIME, d un trésorier adjoint Edmond ARNAC, et d une secrétaire Edith DACHAUD. L accueil du public est assuré par 2 conseillères en séjour à temps plein : Sylvie GIOVINAZZO et Odile PAGES. Durant la saison estivale, l équipe est renforcée par des saisonniers. 1

2 LES MISSIONS DE L OFFICE DE TOURISME L Office de Tourisme est la vitrine du Territoire, ses missions sont les suivantes : ACCUEIL, en face-à-face et au téléphone pour : Informer au mieux de l offre touristique : activités, hébergements, commerces, visites, animations Répondre aux attentes personnalisées du visiteur par une information adaptée à la demande Gérer l accueil de groupes pour les visites guidées Conseiller en séjours PROMOTION / COMMUNICATION Editer et mettre à disposition des brochures touristiques pour promouvoir le territoire (guide des loisirs édité à 6000 exemplaires et guide des hébergements à 1500 ex.) Animer le site officiel ANIMATIONS Proposer des visites guidées en juillet et août pour les vacanciers et toute l année sur réservation pour les groupes. Proposer des sorties découverte en été Organiser et animer les journées du Patrimoine PROPOSER DES SERVICES Tenir des billetteries Délivrer des permis de pêche Mettre à disposition un point internet Outre ses missions habituelles d accueil et d information, il participe au développement touristique local et à la politique touristique du territoire et mène des opérations de promotion touristique. Il est le relais des institutions touristiques Départementales et Régionales, il contribue au rayonnement du territoire. Il vous apporte un savoir-faire. L office de tourisme est aussi Relais d information du Parc National des Cévennes. Il met à disposition les publications gratuites du Parc et vend ses éditions. 2

3 ADHÉRER Â L OFFICE DE TOURISME, QUEL INTÉRÊT? Adhérer à l office de tourisme c est : Participer à la vie de l association En devenant membre de l office de tourisme, vous participerez à l assemblée générale annuelle avec voix délibérative et éligible. Les membres à jour de leur cotisation deux années consécutives peuvent faire acte de candidature au Conseil d Administration et ainsi prendre part aux décisions déterminantes. Vous pourrez nous faire part de vos suggestions, de vos besoins. S impliquer dans la vie du tourisme local Adhérer, c est rejoindre les autres professionnels qui travaillent au développement et à la mise en valeur de la qualité du tourisme de notre territoire. Devenez Ambassadeur du Tourisme. Pouvoir bénéficier de prestations de services afin d augmentez votre visibilité sur la destination. Pouvoir être représenté lors des actions de promotion auxquelles pourrait participer l Office de tourisme (bourse d échange par exemple). Etre destinataire de notre newsletter «Les échos du tourisme» qui vous informera de nos actions et projets ainsi que des manifestations à venir. Bénéficier d un relai d information Vous organisez une manifestation, faites-nous le savoir. Nous diffuserons vos informations via notre site internet, sur nos panneaux d affichage. Priorité sera donnée à nos adhérents pour l affichage des manifestations. Nous mettrons votre documentation (cartes de visites, flyers, brochures) à disposition des visiteurs en libre service dans notre espace accueil. COMMENT ADHÉRER? Toute personne morale ou physique peut adhérer à l Office de Tourisme de Saint-Ambroix. Pour adhérer, vous devez vous acquitter d une cotisation qui couvre l année civile (janvier à décembre). Le montant de la cotisation de base 2014 est de 60. (16 pour les associations) Le paiement peut se faire : en espèces par chèque, libellé à l ordre de «Office de Tourisme de Saint-Ambroix» par virement bancaire L adhésion est effective dès réception du bulletin d adhésion et du règlement. Un reçu vous sera envoyé. L adhésion ne donne lieu à aucune contrepartie économique pour l adhérent telle une prestation de service. La cotisation doit être réglée séparément des différentes prestations de service choisies. POURQUOI REGLER DES PRESTATIONS DE SERVICE? Régler des prestations de service c est bénéficier de certains privilèges pour augmenter votre visibilité sur la destination, pour valoriser et promouvoir votre structure. L Office de Tourisme est la «vitrine» du territoire : il contribue directement ou indirectement à votre activité. Vous pourrez être référencé dans nos supports papier, selon votre catégorie socioprofessionnelle (guide des hébergements, guide des loisirs). Tenue de vos billetteries Notre équipe d accueil est à votre disposition pour assurer la tenue de la billetterie pour vos concerts, spectacles et autres manifestations. Une convention est alors établie. Vous bénéficiez d un relai d information : nous pouvons relayer vos manifestations auprès des médias. 3

4 GRILLE TARIFAIRE DES PRESTATIONS DE SERVICE Pour bénéficier des prestations de service, l adhésion est obligatoire. Ces prestations diffèrent selon votre catégorie socioprofessionnelle. Campings Nombre emplacements < > 250 sans photo avec photos Locations saisonnières, gîtes et meublés / location (à partir de la 2 ème ) Chambres d hôtes, hôtels / chambre (à partir de la 2 ème ) Accueil de groupe sans photo avec photos sans photo avec photos Nombre de chambres < > 50 sans photo avec photos Activités pleine nature, châteaux grottes, musées... Restaurants 60 Associations de base : 16 Si tenue de billetterie : 60 Encarts brochure des loisirs type d encart 1/2 page page entière

5 L OFFICE DE TOURISME ET VOUS : UNE COLLABORATION ETROITE L Office de Tourisme a besoin de vous! Il offre des services, mais ces services ne peuvent fonctionner correctement sans la participation des adhérents. Quelles sont les obligations de chacun? Les obligations de l Office de Tourisme : diffuser les informations de l adhérent sur ses supports de promotion (brochures, site web) : prise en compte des modifications et/ou nouveautés liées à votre structure toute l année fournir à l adhérent de la documentation touristique à distribuer à sa clientèle : brochures, programmes d animations apporter son assistance et son soutien à l adhérent si celui-ci désire rentrer dans une démarche de qualité concernant sa filière, inviter l adhérent à participer à l assemblée générale annuelle. Les devoirs de l adhérent : mettre à disposition de sa clientèle la documentation touristique fournie par l Office de Tourisme être à jour de sa cotisation, participer régulièrement aux réunions (AG, réunions interprofessionnelles ) communiquer à l Office de Tourisme des informations justes et précises sur son activité. Signaler tout changement concernant le fonctionnement de son activité afin d actualiser la base de données de l Office de Tourisme pour renseigner au mieux les clientèles et améliorer ensemble la qualité du service rendu. Par exemple, les hébergeurs en donnant leurs disponibilités à jour nous permettent d être plus réactif. répondre aux enquêtes afin d améliorer la connaissance des marchés et de la situation du tourisme sur notre territoire. répondre aux éventuels courriers de réclamations que nous vous transmettons afin d apporter ensemble une réponse pertinente aux touristes mécontents. Dans le cadre de la démarche Qualité Tourisme, l Office de Tourisme développe ses relations avec les prestataires et souhaite que tout adhérent s investisse, dans l intérêt de tous. Il est important que vous nous fassiez part de vos critiques et suggestions et qu ensemble nous avancions dans une démarche Qualité afin de proposer les meilleures prestations à nos visiteurs. L OFFICE DE TOURISME EN QUELQUES CHIFFRES (chiffres 2013) NOS ÉDITIONS PAPIER Guide du voyageur - loisirs : 7000 exemplaires Guide du voyageur - hébergements : 2000 ex. ACCUEIL personnes ont été accueillies à l office de tourisme et près de 1500 appels téléphoniques ont été reçus en COORDONNÉES OFFICE DE TOURISME Place de l Ancien Temple SAINT-AMBROIX Tél. : Fax : Site internet : Courriel : Coordonnées GPS : / VISITES GUIDÉES L OT a accueilli 243 personnes lors des visites guidées de juillet et août et 330 personnes lors des visites guidées réservées aux groupes. SORTIES DÉCOUVERTE L Office de tourisme a accueille 62 personnes lors des balades à pied estivales. HORAIRES D OUVERTURE Septembre à mai : du lundi au vendredi de 9h30 à 12h et de 14h à 17h et samedi de 9h30 à 12h. Juin : du lundi au samedi de 9h à 12h et de 14h à 18h Juillet et août : du lundi au samedi de 9h à 13h et de 15h à 19h et dimanche de 10h à 12h. L office de tourisme est fermé les jours fériés, sauf le 14 juillet et le 15 août Toute l équipe de l Office de Tourisme vous souhaite une très bonne saison 2014 et se tient à votre disposition pour tout renseignement complémentaire. 5

6 BULLETIN D ADHESION 2014 NOM (établissement, structure, hébergement) : Adresse : Code Postal : VILLE : Téléphone : Portable : Courriel : Site web : Coordonnées du responsable (de l établissement, de la structure), de l hébergeur : NOM : Prénom : Adresse : Code Postal : VILLE : Téléphone : Portable : Courriel : HEBERGEURS Type et nombre d hébergements : (cochez les cases correspondantes) Gîtes ou meublés Chambre d hôtes Camping nombre d emplacements : Hôtel nombre de chambres : Accueil de groupe nombre de chambres : Classement : NC AUTRES CATEGORIES Restaurant Activité pleine nature, château, grotte, musée, jardin... Association Je souhaite adhérer à l office de tourisme de Saint-Ambroix. Je joins donc un chèque de 60 euros, libellé à l ordre de : Office de tourisme de Saint-Ambroix Je souhaite bénéficier de prestations de services : Insertion dans le guide hébergements Insertion dans le guide Loisirs et Découverte Je joins donc un chèque de euros. (Voir la grille tarifaire des prestations) MERCI DE FAIRE 2 CHEQUES : un pour l adhésion, un pour les prestations de service. Je m engage à fournir 8 photos format paysage, jpeg, de bonne qualité. Merci de nous retourner cette fiche accompagnée de votre règlement à : OFFICE DE TOURISME - Place de l Ancien Temple SAINT-AMBROIX Tél. : Courriel : - Site internet : 6

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