I DISPOSITIONS GENERALES

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1 Versailles, le 31 août 2015 Le Recteur de l'académie de Versailles Chancelier des Universités DIVISION DES DEPLACEMENTS TEMPORAIRES Réf. : DDT/CC- SGADJT/DB 2015 Affaire suivie par : Caroline Conseil : Fax : Mél : Ce.ddt@ac-versailles.fr Diffusion : Pour attribution : A Pour Information : I A IA Gds. Etabs. Sup. A Inspections IUFM A CTCM CROUS A CD-CS CRDP A Lycées DRONISEP A Collèges CIO A LP SIEC A LT-LGT INSHEA A LG CNED A LPO Etabs. Privés A EREA INEP MELH CIEP ERPD CREPS DRGIS Universités IUT Autres : Nature du document : Nouveau x Modifié Reconduit I UNSS APE DDJS CNEFEI CNEFASES INJEP Représentants des Personnels Le présent document comporte : Circulaire p.5 Annexe p Total p. à Madame et messieurs les directeurs académiques des services de l éducation nationale Mesdames et messieurs les chefs d établissements Mesdames et messieurs les personnels du rectorat Objet : Circulaire relative à la prise en charge des frais de mission au sein de l académie de Versailles à compter du 1 er septembre Références réglementaires : Décret n du 3 juillet Décret n du 21 juin 2010 Décret n du 9 novembre 1989 Arrêté du 20 décembre 2013 Cette circulaire annule et remplace la circulaire du 16 novembre Les modes opératoires sont accessibles sur le site du Rectorat : I DISPOSITIONS GENERALES L article 9 du décret du 03 juillet 2006 précise que le service qui autorise le déplacement choisit le moyen de transport au tarif le moins onéreux et, lorsque l intérêt du service l exige, le plus adapté à la nature de la mission. Est considéré en mission l agent muni d un ordre de mission, ponctuel ou permanent, pour une durée totale qui ne peut excéder douze mois et qui se déplace pour l exécution du service, hors de sa résidence administrative et hors de sa résidence familiale. La résidence administrative est définie à l alinéa 6 de l article 2 du décret du 3 juillet 2006, comme le territoire de la commune et ses communes limitrophes, sur lequel se situe le service où l agent est affecté.

2 La résidence familiale (alinéa 7 art. 2 du décret précité) est le territoire de la commune, et ses communes limitrophes, sur lequel se situe le domicile de l agent. 2/5 La notion de commune (alinéa 8 de l article 2 du décret précité) est définie comme «constituant une seule et même commune toute commune et les communes limitrophes desservies par des moyens de transport public de voyageurs». Pour les personnels en service partagé, la résidence administrative correspond à la commune du lieu d affectation principal. Exclusions : Titres d abonnement correspondant aux déplacements effectués entre le domicile et le lieu de travail : conformément au décret n du 21 juin 2010, ces frais sont pris en charge par l employeur dans le cas de l utilisation d un transport en commun. ISSR (indemnité de sujétions spéciales de remplacement) : l indemnisation des frais de déplacement n est pas cumulable avec l ISSR (décret n du 9 novembre 1989). II PUBLIC CIBLE Les personnels concernés par la présente circulaire sont : les agents exerçant des fonctions itinérantes et qui bénéficient à ce titre d un ordre de mission permanent 1 ; les agents faisant l objet d une convocation justifiant de déplacements ponctuels 2 ; les personnels titulaires et non titulaires, qui complètent leur service dans un ou plusieurs établissements ou écoles III MODALITES DE PRISE EN CHARGE 1 Frais de déplacement Calcul des distances : Les distances kilométriques de référence entre deux communes sont celles du logiciel MAPPY avec le trajet le plus court. Des distanciers sont téléchargeables sur le site de l académie. Calcul de l indemnisation : L indemnisation s effectue sur la base du tarif SNCF 2 ème classe. En cas d utilisation du véhicule personnel (sur autorisation), le remboursement est également effectué sur la base du tarif SNCF 2 ème classe. En cas d utilisation du véhicule personnel par absence de moyen de transport adapté au déplacement considéré, le remboursement est effectué 1 Notamment : inspecteurs pédagogiques 1 er et 2 nd degré, conseillers techniques, etc 2 Notamment, les réunions ou les instances à l initiative de l administration centrale ou de l administration académique et départementale

3 sur la base du taux kilométrique, et sous réserve des conditions d assurance décrites ci-après. L article 10 du décret du 3 juillet 2006, alinéa 4, précise que «l agent qui utilise son véhicule n a pas droit au remboursement des impôts, taxes et assurances qu il acquitte pour son véhicule.» 3/5 L alinéa 5 prévoit que pour l utilisation de son véhicule, l agent doit avoir souscrit au préalable une police d assurance garantissant d une manière illimitée sa responsabilité, au titre de tous les dommages qui seraient causés par l utilisation de son véhicule à des fins professionnelles. Déplacement hors de la Région IDF : Pour les déplacements hors de la Région Ile de de France, le transport ferroviaire sera systématiquement privilégié. Il est rappelé qu en cas de déplacement hors de la Région Ile de France, le recours au titulaire du marché de voyagiste est obligatoire. 2 - Frais de repas Une indemnité forfaitaire est attribuée lorsque l agent est en mission pendant la totalité de la période comprise entre 11 h et 14 h pour le repas de midi et entre 18 h et 21 h pour le repas du soir. Elle ne concerne pas les personnels qui perçoivent déjà une indemnité prévue par leur statut. Dans la mesure où il est possible de prendre son repas dans un restaurant administratif, les repas sont remboursés à demi-tarif (7,63 euros). Si ce n est pas le cas, le remboursement s effectue à taux plein (15,25 euros). Dans ce cas, il convient de joindre un justificatif. Pour les personnels en service partagé, le remboursement à demi-tarif est pris en charge lorsqu ils sont contraints de prendre leurs repas hors des communes de leur résidence administrative et de leur résidence familiale. IV AUTRES FRAIS 1 - Frais de parking et de péage La prise en charge de ces frais n est pas autorisée, sauf cas particuliers qui devront être justifiés au moment de l envoi des pièces justificatives au service de gestion. 2 Utilisation du taxi L utilisation du taxi n est possible que sur autorisation expresse et pour un trajet effectué avant 7h du matin et après 22h. En dehors de ces horaires, le taxi n est pas autorisé. V PROCEDURE 1 Saisies Vous vous reporterez aux annexes correspondant à chaque situation de personnel téléchargeables à l adresse suivante :

4 Les déplacements doivent être saisis sur CHORUS-DT mensuellement et pour le mois considéré. La régularité de la saisie et le respect des consignes et pièces à fournir faciliteront la rapidité des remboursements. 4/5 L agent en mission doit renseigner le pavé «commentaire» pour chaque déplacement. Exemples : séminaires (préciser le thème), réunion (préciser le sujet), groupes de travail (préciser l objet), commissions paritaires, visites, etc. L absence de commentaire interdira la validation. 2 - Pièces justificatives Pour la première saisie de l année scolaire ou du début de la mission annuelle, il est nécessaire de fournir les pièces suivantes : Pour tous les personnels : Pour les agents autorisés à emprunter leur véhicule : la carte grise et l attestation d assurance (avec la mention : «à usage professionnel») au moment de la prise de fonctions puis à chaque changement de véhicule, La convocation pour les missions ponctuelles, pour les déplacements au-delà du secteur habituel et pour les déplacements à l initiative de l administration centrale, Une attestation de présence pour les déplacements liés à une convocation, Les tickets de transport originaux, L abonnement de transport, Une copie de la demande d indemnisation des frais de transport domicile-travail adressée au rectorat, Le justificatif de repas pour le remboursement à taux plein (sauf pour les agents en service partagé). Pour les personnels du 1 er degré public en service partagé : Une copie de l arrêté d affectation à titre provisoire (AFA), L emploi du temps, Une attestation de l IEN de circonscription pour toutes les activités liées aux obligations professionnelles hors emplois du temps. Pour les personnels du 2 nd degré public en service partagé: Une copie de l arrêté rectoral de rattachement administratif (RAD), Une copie de l arrêté rectoral d affectation (AFA), L emploi du temps signé par le ou (les) chef(s) d établissement ; un envoi complémentaire sera effectué dès modification éventuelle de l EDT, Une attestation du chef d établissement pour toutes les activités liées aux obligations professionnelles hors emplois du temps (conseils de classe, conseils pédagogiques, CCF sauf jurys d examens et corrections de copies).

5 Toutes les pièces, agrafées au bordereau d envoi, doivent être adressées à : 5/5 Division des Déplacements Temporaires Immeuble le Président 2A, avenue des Arpents Cergy-Pontoise Cédex Tout dossier incomplet sera retourné à l expéditeur. Les documents fournis peuvent être exigés par la Direction départementale des finances publiques des Yvelines dans le cadre des contrôles réglementaires qui lui incombent. 3 Informations complémentaires L application CHORUS-DT fonctionne avec la messagerie professionnelle. Lorsque l ordre de mission est validé, refusé ou lorsque l état de frais est payé, l agent reçoit un mail généré automatiquement par le logiciel dans sa messagerie professionnelle. Des documents sont disponibles sur le site du rectorat, telles les «Réponses aux questions le plus fréquemment posées». Nota bene : les frais de stage de formation et de participation à un jury de concours ne sont pas concernés par la présente circulaire et ne doivent pas être saisis via l application Chorus-DT (toute saisie sera rejetée). VI OPERATIONS DE FIN DE GESTION BUDGETAIRE Les saisies doivent être effectuées tout au long de l année, même après la fin de gestion budgétaire, qui intervient généralement à la fin du mois d octobre. Cette saisie en continue permet aux services d élaborer les prévisions budgétaires les plus justes pour l année suivante. Lorsque les enveloppes budgétaires sont temporairement «vides», le message bloquant «Attention : plus de 100 % de la sous fonction budgétaire Enveloppe N ont déjà été consommés» apparaît. Les ordres de mission restent alors sous le statut «en cours de création» et pourront être avancés vers le valideur hiérarchique dès l alimentation de l enveloppe budgétaire correspondante au cours du 1 er trimestre de l exercice budgétaire considéré. Enfin, je vous demande d apporter un soin tout particulier à la saisie de vos ordres de mission et états de frais ou leur validation, d une part pour optimiser leur délai de traitement par les services de gestion, d autre part pour que les demandes d indemnisation soient conformes au moment de leur mise en paiement par la direction départementale des finances publiques de Versailles, laquelle à toute légitimité pour refuser un réglement.