GUIDE CIM (CONSOLE INDIVIDUELLE DE MESSAGERIE)

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1 GUIDE CIM (CONSOLE INDIVIDUELLE DE MESSAGERIE) Service de Filtrage et Messagerie Version 5 1

2 SOMMAIRE 1. Introduction : Configuration des signatures électroniques... 5 a. Qu est-ce que la signature électronique?... 5 b. Une signature pour tous les périphériques!... 5 c. Personnalisation d une signature Gestion des listes de filtrages (liste blanche/noire)... 7 a. Explication sur le filtrage du spam... 7 b. Les listes Blanches/Noires... 7 c. Paramétrages des listes... 7 d. Créer une liste :... 8 e. Supprimer une adresse d une liste :... 9 f. Rechercher une liste : Suivi des messages Quarantaine Paramétrages personnels de la messagerie a. Paramètres généraux du Compte b. Configuration des adresses de redirection c. Adresse de Collecte d. Message d absence

3 1. INTRODUCTION : La console individuelle de messagerie (CIM) vous permet de configurer, gérer et suivre vos règles de filtrage et votre activité de messagerie de façon simple et autonome. A savoir, la possibilité de définir : les listes blanches et noires la configuration de signature individuelle le suivi/traçabilité des messages le paramétrage messagerie : adresses de redirection et messages d absence, alias... Accès à la Console Individuelle de Messagerie L accès à la CIM se fait en cliquant sur le lien disponible dans la quarantaine individuelle Ou à la demande : URL de demande d accès fourni par votre administrateur. Les différentes méthodes de connexion sont décrites dans une procédure à part (procédure d accès à la Console Individuelle de Messagerie (CIM)). Une fois sur votre console Console Individuelle de Messagerie : La page principale se présente sous la forme suivante : 3

4 L accès aux différents paramétrages se fait de deux façons : - La barre de menu : - Les boutons applicatifs : Nous allons expliquer pas à pas dans ce présent document, les différentes étapes de paramétrages et gestion de votre messagerie. 4

5 2. CONFIGURATION DES SIGNATURES ELECTRONIQUES A. QU EST-CE QUE LA SIGNATURE ELECTRONIQUE? Une signature est un petit texte inséré automatiquement par le client de messagerie (Outlook, Thunderbird ou Webmail) à la fin du courrier électronique. La signature peut notamment être très pratique pour insérer ses coordonnées à la fin d'un message. B. UNE SIGNATURE POUR TOUS LES PERIPHERIQUE S! La signature de la CIM permet d avoir une signature unique utilisable quel que soit le périphérique depuis lequel vous vous connectez. Elle sera ainsi automatiquement ajoutée à tous les messages sortants et entrants que vous enverrez avec votre adresse . Elle est associée votre adresse . Si vous avez des alias, vous pouvez en créer pour vos alias. La signature étant insérée par le système de relayage/filtrage, il faut s assurer que vous utilisez bien celui-ci en entrée et/ou en sortie (vérifiez le paramétrage de vos applications de messagerie avec votre administrateur). 5

6 C. PERSONNALISATION D UNE SIGNATURE Rendez-vous sur la partie Filtrage -> configuration ou directement en cliquant sur La personnalisation se déroule en trois étapes Cochez la case «Signature personnalisée» 2 Saisissez la signature 3 Une palette d outils de mise en forme est disponible pour personnaliser votre message 4 Enfin, pensez à valider pour enregistrer votre signature 6

7 3. GESTION DES LISTES DE FILTRAGES (LISTE BLANCHE/NOIRE) Petite introduction sur le filtrage Anti-spam A. EXPLICATION SUR LE FILTRAGE DU SPAM Contrairement aux antivirus qui se basent sur des signatures, ce qui leur donne leur aspect déterministe, les filtres antispams fonctionnent à partir de techniques non déterministes. Les anti-spams peuvent se tromper et classer comme spam des s qui ne le sont pas, ce sont des faux-positifs. Ou laisser passer des s qui sont en fait des spams, ce sont des faux-négatifs. Des listes sont mises en place pour répondre à ces problèmes de faux-positifs et faux-négatifs. Elles sont là pour compléter les règles de filtrage existant au niveau des filtres anti-spam. Nous distinguons deux types de liste : blanche ou noire. Les principes de ces listes sont expliqués plus en détail ci-dessous. B. LES LISTES BLANCHES/NOIRES TYPES DE LISTES : Définition de Liste blanche/liste noire? C. PARAMETRAGES DES LISTES Depuis la CIM : Avec le droit de modification : vous pouvez ajouter, supprimer, modifier des listes. 7

8 Avec seulement le droit de visualisation : les actions (ajouter, supprimer, modifier) sont impossibles vous pouvez cependant voir la nature de la liste. D. CREER UNE LISTE : Dans cet exemple, nous allons ajouter des adresses dans la liste noire, le même principe de fonctionnement s applique pour la liste blanche. 1 Il suffit de saisir une adresse de messagerie valide dans le champ ''Adresse, , domaine...'' sur la page de la liste correspondante (Liste blanche ou noire) 2 Ensuite de cliquer sur ajouter Enfin, Les adresses autorisées à communiquer avec vous sont bien ajoutées. 8

9 Dans les listes vous pouvez entrer : Des adresses (exemple : E. SUPPRIMER UNE ADRESSE D UNE LISTE : Vous pouvez à tout moment supprimer une adresse de la liste blanche et/ou noire sans soucis. Pour plus d explications : Ci-dessous une capture récapitulative des différentes fonctions de la page gestion des listes de filtrage 9

10 F. RECHERCHER UNE LISTE : Vous pouvez rechercher des adresses de messagerie dans les listes blanches et/ou noires. Pour effectuer une recherche, c est simple, suivez les captures : 1 2 Vous pouvez rechercher une adresse spécifique si vous la connaissez Enfin, cliquez sur rechercher pour afficher les adresses disponibles dans les deux listes 10

11 Vous avez aussi la possibilité de supprimer des adresses des listes 11

12 4. SUIVI DES MESSAGES - Vous avez perdu un message? - Vous voulez voir si le destinataire a bien reçu votre message? - Vous voulez réémettre un message? Ou savoir si vous avez bien reçu un message? Cela est possible, grâce à la fonctionnalité de suivi des messages intégrée à la CIM Pour ce faire, rendez-vous sur la partie Suivi ->Suivi des messages ou directement en cliquant sur Vous pouvez rechercher et consulter l historique à tout moment des messages que vous avez reçu en tant que destinataire ou reçu en tant qu expéditeur. Sur votre console : 1 2 Lancer ensuite votre recherche : Selon les critères saisis, vous verrez le résultat afficher sur la console comme la suite : La fonctionnalité «Suivi des messages» permet : 12

13 d avoir un historique général des messages reçus et envoyés depuis votre compte de messagerie. De voir les verdicts de livraison : Les messages sont livrés avec les verdicts suivants : Les mails taggués, sont les messages suspects, dont le statut est incertain, qui sont livrés entre crochets [SPAM], [PUB], [NEWS], [SOCIAL]. Selon les règles définies et vos options de service vous pouvez les retrouver directement dans l arborescence de votre compte de messagerie Sont les mails valides qui ne contiennent pas de virus ou spam, ils sont livrés directement dans la boite de réception de votre compte Sont les mails SPAM, ces derniers sont placés en quarantaine Sont les mails bloqués. ces derniers ne sont pas reçus dans la boite aux lettres et sont refusés à l entrée des systèmes de filtrage Entre autres, le suivi des messages permet d effectuer des actions sur les messages. Selon les droits qui vous sont accordés, vous pouvez : Réémettre un message : possibilité de réémettre une fois des messages valides. Libérer un message : possibilité de libérer les messages bloqués ou placés en quarantaine. 13

14 Libération - réémission? 14

15 5. QUARANTAINE Quarantaine individuelle La quarantaine individuelle se présente sous forme de message qui contient un rapport interactif qui est envoyé généralement tous les matins (selon la fréquence définie par l administrateur) avec les informations sur les messages bloqués de la veille en quarantaine. Ce dernier est présenté sous forme d un tableau interactif : 15

16 Vous pouvez aussi gérer votre quarantaine depuis la CIM, en cliquant sur le lien d accès se trouvant dans le message de quarantaine Sur la CIM, rendez-vous sur la partie Suivi -> quarantaine ou directement en cliquant sur La gestion de la quarantaine depuis la console se présente de la sorte : 16

17 Le rapport interactif de quarantaine permet : o De libérer un message : o D accéder à l espace de gestion des listes blanches et noires : 17

18 6. PARAMETRAGES PERSONNELS DE LA MESSAGERIE Selon les droits qui vous sont accordés par l administrateur et selon les services contractés par votre organisation (filtrage et/ou messagerie), vous avez la possibilité de configurer plusieurs paramètres sur votre compte. Si vous avez tous les droits de paramétrage, vous aurez une «page messagerie» avec 4 parties similaires à celle-ci: Détails des Paramétrages : A. PARAMETRES GENERAUX DU COMPTE Sur la partie compte, vous avez la possibilité de : Modifier votre mot de passe : soit de saisir ou de un nouveau 18

19 Il faudra saisir d abord le mot de passe actuel pour pouvoir le modifier Saisir une adresse de récupération : pour récupérer votre mot de passe en cas d oubli vous avez besoin d une adresse de récupération du mot de passe qui doit être une adresse que vous utilisez régulièrement. Alias : o Qu est-ce qu un Alias? o Ajoutez un alias : Vous pourrez ensuite conserver ou supprimer l alias d origine. 19

20 Déléguer à : o Qu est-ce que la délégation? B. CONFIGURATION DES ADRESSES DE REDIRECTION Vous avez la possibilité de transférer automatiquement tous vos nouveaux messages vers une autre adresse. Qu est-ce que la redirection des messages? Par exemple : Un message envoyé au compte va être reçu aussi par «adresses mentionnée par fjean pour recevoir les mails dans les paramètres de redirection» Vous pouvez créer jusqu à 1000 adresses de redirections. 20

21 Mise en place de la redirection : 1. Activez la redirection en cochant la case «Activé» 2. Saisissez l adresse de la personne autorisé à recevoir les messages redirigés 3. Choisissez si vous voulez garder une copie des messages redirigés ou pas 4. Cliquez sur «valider» pour enregistrer C. ADRESSE DE COLLECTE Q est-ce que la collecte? Mise en place de la collecte : Renseignez les bons paramètres comme indiqué dans la capture ci-dessous : Dans cet exemple : On a utilisé une adresse Wanadoo.fr 21

22 Demandez à votre administrateur le nom du serveur externe 22

23 D. MESSAGE D ABSENCE Sur la même fenêtre de la console, vous avez aussi la possibilité de configurer un message d absence. Qu est-ce qu un message d absence? Un message d'absence vous permet d'envoyer automatiquement un message de prévention à vos correspondants en cas d'absence. Cette fonctionnalité est particulièrement utile et en général utilisée en cas de congés. Mise en place du message d absence : 1. Activez le message d absence 2. Choisissez une date de fin pour le message d absence 3. Saisissez le message : Exemple de message d absence : BONJOUR, JE SUIS ABSENT(E) DU BUREAU DU [DATE DE DEPART] AU [DATE DE RETOUR] COMPRIS. JE N'AI PAS ACCES A MA MESSAGERIE PENDANT CETTE PERIODE. JE PRENDRAI DONC CONNAISSANCE DE VOTRE MESSAGE A MON RETOUR. EN CAS D'URGENCE, VOUS POUVEZ CONTACTER [PRENOM NOM] A CETTE ADRESSE : [ADRESSE MAIL DU/DE LA COLLEGUE]. CORDIALEMENT, [SIGNATURE] 23

24 4. Enfin, cliquez sur «Valider» pour enregistrer 24

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