Projet de service comptabilité 2012 à 2016

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1 Projet de service comptabilité 2012 à 2016 Union Départementale des Associations Familiales du Calvados - CS CAEN cedex Projet de service Comptabilité 1/40

2 Projet de service Comptabilité 2/40

3 Sommaire INTRODUCTION - Pourquoi un projet de service comptabilité 5 Le service comptabilité dans un dispositif associatif 5 L UDAF Organigramme général Le cadre de travail 7 Les règles fixées par l autorité publique Les règles internes L organisation du service 11 Localisation du service Les acteurs L organigramme Les moyens techniques et logistiques La comptabilité Institutionnelle La comptabilité Tutelle La participation financière des Majeurs Les professionnels et les compétences mobilisées 32 Des fonctions d encadrement Des fonctions administratives Des fonctions transversales La communication interne 35 Les objectifs d évolution, de progression et de développement 36 CONCLUSION 38 Projet de service Comptabilité 3/40

4 Projet de service Comptabilité 4/40

5 Pourquoi un projet de service comptabilité Le projet de service comptabilité a pour but de poser le cadre de travail du service comptabilité ainsi que les axes d évolution et d amélioration. Il est un document de référence qui interpelle l organisation du travail, son fonctionnement mais aussi chaque professionnel dans sa pratique et son éthique. Le projet de service doit permettre de donner le cadre, les valeurs et les grands axes d action. Le service comptabilité dans un dispositif associatif L UDAF La commission administrative instituée par l article 13 de l ordonnance n du 3 mars 1945 a donn é son agrément à l Union Départementale des Associations Familiales (UDAF) du Calvados constituée le 30 août L UDAF a été déclarée à la Préfecture du Calvados le 8 décembre 1945 : récépissé de déclaration en date du 12 décembre En vertu de l article 12 de l ordonnance précitée, cet agrément confère de plein droit à l UDAF la reconnaissance d utilité publique prévue par l article 5 de la loi du 1 juillet 1901 et l article 1 du décret du 16 août De par la loi, l UDAF est habilitée à gérer tous les services d intérêt familial confiés par les pouvoirs publics ou créés de sa propre initiative. Ces services naissent du constat qu un certain nombre de besoins concernant la défense des intérêts matériels et moraux des familles ne sont pas satisfaits. Ils doivent donc apporter une réponse innovante, fruit d une réflexion politique et d une expertise technique, et constituent un lien entre les différents espaces et personnes, notamment entre le corps social et les personnes en difficultés. Projet de service Comptabilité 5/40

6 L organigramme de l UDAF Au 01/01/2013 Projet de service Comptabilité 6/40

7 Le cadre de travail La périodicité de l exercice comptable est l année civile pour tous les services de l UDAF. Les missions du service comptabilité sont de : - traduire de manière comptable les décisions prises par le Conseil d Administration et/ou le directeur concernant le fonctionnement de l UDAF et de ses services - traduire de manière comptable toute opération financière décidée par les déléguées ou cadres de service habilités dans le cadre de la gestion budgétaire et/ou patrimoniale des personnes sous mesure de protection ou d accompagnement confiées à l UDAF - produire des données et documents comptables permettant de justifier auprès du Conseil d Administration, des financeurs et des mandants les décisions prises et le suivi de l activité - veiller et alerter la direction et les cadres de service de toute situation critique. Ces missions s exercent dans le respect des certaines règles, décrites ci-dessous : Les règles fixées par l autorité publique Ces règles concernent la comptabilité des établissements sociaux et médico-sociaux et la comptabilité des personnes sous mesures de protection ou d accompagnement. Les obligations légales En application du décret n du 1 er mars 1985, l UDAF a désigné un commissaire aux comptes. La mission de celui-ci appuyée par les prestations de l expert comptable et du trésorier de l UDAF assurent la sincérité et la transparence des opérations comptables réalisées par l UDAF. Les obligations des établissements sociaux et médico sociaux La loi n du 5 mars 2007 applicable au 01 janvier 2009 portant réforme de la protection juridique des majeurs a inscrit les activités tutélaires dans le champ de l application de la loi n du 2 janvier 2002 portant réforme de l action sociale. De ce fait, l UDAF se voit appliquer de plein droit les règles prescrites par les établissements sociaux et médico-sociaux (arrêté du 12 novembre 2008 fixant un plan comptable spécifique). Le décret n du 30 décembre 2008 relatif à la réglementation financière et budgétaire des établissements sociaux et médico-sociaux impose l utilisation de tableaux normalisés dans le cadre du dispositif de Dotation Globale de Financement (DGF). Projet de service Comptabilité 7/40

8 Les obligations liées à la comptabilité des personnes sous protection ou accompagnement La loi du 5 mars 2007 si elle ne porte aucune indication spécifique sur les modalités de gestion des revenus et / ou du patrimoine des personnes ou d une famille fixe de façon précise le champ d application de chaque type de mesure. Dans le cadre d une MJAGBF, la gestion du délégué porte uniquement sur les prestations familiales perçues par le bénéficiaire. Cette gestion se fait à partir d un compte spécifique ouvert par l UDAF au nom du bénéficiaire auprès du Crédit Coopératif. Ce compte est indépendant des autres comptes de la personne et/ ou la famille. Dans le cadre de la sauvegarde de justice, l intervention du service est expressément indiquée dans la rédaction de l ordonnance du Tribunal. D une manière générale, le mandataire est souvent habilité à percevoir les revenus de la personne et assurer les dépenses quotidiennes. Cette mesure est prononcée dans l attente d une mesure définitive de curatelle ou tutelle. Dans le cadre de la curatelle simple, la personne protégée conserve la gestion de ses revenus et de son patrimoine. Le curateur apporte conseil et assiste la personne protégée dans les actes importants dits de disposition. Dans le cadre de la curatelle renforcée, la gestion du délégué mandataire porte sur l ensemble des revenus et du patrimoine. L ouverture et la clôture d un compte se fait avec l accord de la personne protégée. Tout déplacement de fonds lié à l épargne est réalisé avec l accord écrit de la personne protégée contresigné par le cadre de service UDAF habilité. Dans le cadre d une mesure de tutelle, la gestion porte sur l ensemble des revenus et du patrimoine. La personne protégée est associée au maximum de ses capacités aux décisions, néanmoins, la décision finale revient au délégué mandataire, après autorisation du Juge des tutelles pour les actes importants dits de disposition. Dans le cadre d une mesure de curatelle ad hoc ou de tutelle ad hoc, la gestion porte uniquement sur les attributs indiqués par le Juge des tutelles dans l ordonnance de désignation. Dans le cadre d une MASP, qui est une mesure administrative et non pas de protection juridique, le délégué est amené avec l accord de la personne à gérer les prestations sociales. Les dépenses assurées par le délégué doivent veiller en priorité à sécuriser le logement et les dépenses s en référant. Pour l ensemble de ces mesures, la gestion des prestations ou des revenus est réalisée à partir de compte ouvert au nom de la personne auprès du Crédit Coopératif de Caen. Projet de service Comptabilité 8/40

9 Les règles internes Le plan comptable appliqué est obligatoirement celui des établissements sociaux et médico-sociaux (ESMS). Outre l intervention obligatoire du commissaire aux comptes, l UDAF fait valider sa comptabilité par un expertcomptable. L UDAF s appuie également sur les règles internes que sont : Les statuts de l UDAF : Article 20 Comptabilité Il est tenu une comptabilité faisant apparaître annuellement un compte de résultat, un bilan et une annexe. Chaque service ou activité de l UDAF, doit tenir une comptabilité distincte qui forme un chapitre spécial de la comptabilité d ensemble de l UDAF. Article 21 Ordonnance des dépenses Le Président ordonnance les dépenses Le Président propose au Conseil d Administration la liste nominative des personnes habilitées, d une part à ordonnancer les dépenses, d autre part à signer par délégation les ordres de paiement. La décision du Conseil d Administration doit être consignée dans le détail à son procès-verbal et chaque fois qu il y a un changement du bureau ou lorsqu il y a suppression ou délégation de signatures complémentaires. Article 23 Surveillance Les registres de l UDAF et ses pièces de comptabilité sont présentés sans déplacement, sur toute réquisition de l Union Nationale, à ses délégués. Le rapport annuel d activités, les comptes et le rapport financier sont adressés chaque année à l UNAF ainsi qu à la Direction Départementale de la Cohésion Sociale. Les engagements du référentiel évaluation interne OK PILOT Le référentiel OK PILOT s appuyant sur les bonnes pratiques professionnelles et différents textes de loi souligne que : - le fonctionnement de l association doit reposer sur une gestion transparente (production d un compte rendu financier et communication auprès des adhérents et financeurs) - l UDAF doit veiller au respect de la séparation des fonctions entre ordonnateur et payeur - un recueil des procédures comptables, qui organise la séparation des fonctions entre ordonnateur et payeur, doit être établi et actualisé régulièrement - pour prévenir les découverts, un suivi régulier de la trésorerie doit être effectué - des états de rapprochement bancaire doivent être établis régulièrement et les écarts analysés et traités - les risques encourus doivent être recensés, évalués et provisionnés - les comptes doivent être déclarés annuellement au Journal Officiel. Projet de service Comptabilité 9/40

10 Les engagements au niveau de l UNAF Pour prévenir les risques, l UNAF impose la communication de données annuelles de l UDAF. Les statistiques annuelles produites par l UNAF à partir des documents financiers émis par les Unions, les procès verbaux de Conseils d Administration et de Bureaux des Unions, constituent des sources d informations au travers desquelles un certain nombre de risques peut être détecté. De même, la production des rapports des commissaires aux comptes constitue une source pertinente de détection des anomalies. Enfin, l UNAF organise depuis 2010 des audits financiers dont le but est de couvrir l ensemble des Unions sur un intervalle de cinq années. Les vérifications in situ permettent de saisir de façon plus précise le fonctionnement des Unions, d examiner les comptes d ensemble de l Union, la comptabilité analytique, l application des règles comptables et budgétaires, les postes sensibles de la gestion, le respect de la convention collective, l activité des services, l utilisation du fonds spécial, les procédures mises en place Les valeurs et principes du service Le service comptabilité est garant de la transparence de la gestion institutionnelle et de la gestion des personnes protégées ou accompagnées. Ainsi, la responsable de la comptabilité et les agents comptables ont conscience que leur action s inscrit dans la lignée des valeurs du Projet Institutionnel mais qu ils n ont pas de pouvoir décisionnaire quant aux choix budgétaires ou financiers opérés. Ils n ont pas à contester le bien-fondé des opérations qui leurs sont demandés. Néanmoins, ils peuvent en bloquer l exécution si le respect des procédures établies n est pas rempli. Une autre valeur est partagée par les personnels du service comptabilité, à savoir : la discrétion. La discrétion est une valeur clé et sous-entend de ne pas diffuser d informations à caractère professionnel auprès de ses collègues si cela ne relève pas d une stricte nécessité professionnelle (secret partagé), ni en dehors de l UDAF (amis, famille ). Afin de préserver leur neutralité, les agents comptables ont obligation de faire remonter à la hiérarchie immédiate d éventuels conflits d intérêts dont ils auraient connaissance dans leur fonction de payeur. Projet de service Comptabilité 10/40

11 L organisation du service Le service comptabilité est placé sous la responsabilité directe de la responsable du service comptabilité assurant l organisation générale du service, ainsi que la répartition des tâches de la comptabilité institutionnelle. Pour ce qui concerne la comptabilité tutelle, la responsable du service comptabilité délègue la responsabilité de la répartition du travail entre les agents de son service ainsi que l appui technique à la responsable du service informatique. L ordonnancement des tâches et les priorités sont définis au quotidien au sein du service par la coordinatrice. Parce qu il est au cœur de l action de l UDAF et de ses services, le service comptabilité doit être de qualité. Un travail en équipe et une polyvalence dans les tâches sont nécessaires de la part de ses agents. La continuité du service est une obligation. Les paiements aux usagers doivent être assurés tous les jours sans exception. De ce point de vue, le service participe grandement à l image de l UDAF vis-à-vis de l extérieur et des usagers. Les délais de paiement doivent être pour les fournisseurs le plus court possible et l envoi d argent aux usagers est une priorité absolue dont la réalisation ne peut souffrir d aucun manquement. Cette réactivité est également primordiale pour les équipes de travail qui doivent avoir une confiance absolue dans la comptabilité, permettant ainsi d établir une des conditions essentielles pour l intervention auprès de l usager. La localisation du service Le service intervient à partir du siège social de l UDAF. Le Site de CAEN est situé 49 rue de Lion sur Mer Projet de service Comptabilité 11/40

12 Les acteurs En interne - le Conseil d Administration et plus particulièrement le trésorier par la production de documents comptables (budgets prévisionnels, rapport financier ) et de reporting - le directeur par la production de documents comptables, de statistiques ou analyses comptables et dans la gestion comptable quotidienne de l activité des services - les délégués et intervenants sociaux en actionnant comptablement les décisions de gestion qu ils prennent dans le cadre des dossiers qu ils suivent par délégation de l UDAF - et enfin, l ensemble des salariés de l UDAF pour lesquels le service comptabilité gère la rémunération et les déclarations sociales afférentes. En externe - les usagers suivis dans le cadre de leur mesure de protection ou d accompagnement, - les créanciers et fournisseurs des usagers, - les créanciers et fournisseurs de l UDAF, - les administrations de tutelle et les organismes financeurs (Conseil Général, Préfecture, FSL, UNAF Municipalités ), - les organismes bancaires. L organigramme Projet de service Comptabilité 12/40

13 Les moyens techniques et logistiques L'UDAF dispose d un système informatique performant grâce à une mise à jour régulière du matériel, des logiciels et des moyens de communication modernes (Internet, boites vocales, téléphonie par IP). Les investissements effectués chaque année permettent une adaptation aux contraintes du moment. D une manière volontaire et stratégique, le matériel informatique est en location ce qui permet son renouvellement effectif tous les trois ans et assure la continuité du service grâce à un matériel neuf et actualisé. Les logiciels utilisés pour la COMPTABILITE INSTITUTIONNELLE sont des logiciels de la société BERGER LEVRAULT : Compt Or = logiciel comptable Am Ortis = logiciel des immobilisations N Ormalise = logiciel établissement des documents budgets et comptes administratifs Solari Or = logiciel Paies Les autorisations d accès aux comptes bancaires et les niveaux de compétence sont approuvées par le Président et le directeur et déposées auprès de la banque institutionnelle du Crédit Mutuel. Toutes les opérations financières réalisées par la responsable du service comptabilité sont validées par le directeur ou le trésorier. Les activités du service COMPTABILITE TUTELLE reposent essentiellement sur l utilisation de deux applications métier Full Web : - ASTEL : logiciel de gestion administrative et financière pour le suivi des usagers, édité par l organisme bancaire Crédit Coopératif. - GEDEXX : logiciel de gestion électronique de documents pour le suivi des factures des usagers, créé par la société PRETEXX à la demande de l UDAF. Des applications internes sous Excel ont également été créées pour accomplir certaines tâches de travail comme les remises de chèques, la gestion du pôle particuliers/employeurs, la mise à jour des codes nature, la création de fichiers de virements. Le suivi et/ou les mises à jour des logiciels et applications sont effectuées par la responsable du service informatique. Projet de service Comptabilité 13/40

14 La comptabilité Institutionnelle La comptable enregistre toutes les opérations courantes : - achats (avec répartition sur les 6 différents services selon les clefs de répartition approuvées après vérification des justificatifs), - constitution du fichier pour les règlements fournisseurs avec la génération du fichier des virements ou exceptionnellement et par défaut chèques, - mouvements financiers (recettes et dépenses) puis rapprochements bancaires, - classement des pièces comptables, - saisie les opérations diverses liées aux fournisseurs, - suivi du remboursement des dossiers de formation qui lui sont transmis par l assistante des ressources humaines, - constitution du fichier des frais de déplacements des administrateurs transmis par la secrétaire de l institution pour validation du trésorier directement dans la banque. La responsable de la comptabilité : - saisit les opérations diverses, - enregistre les immobilisations, - valide et transmet les fichiers de virement ETEBAC aux banques, - constitue les budgets, leurs suivis ainsi que les comptes administratifs, - clôture les exercices, - effectue les payes dans leur intégralité (bulletins, charges, arrêts maladie ). L organisation fonctionnelle Afin d établir un suivi, un budget et un compte administratif pour chacun des services de l UDAF, une comptabilité analytique sur la base de 6 sections budgétaires différenciées a été mise en place. Par ailleurs pour le SAIL et l Institution, des sous-comptes ont également été créés afin d avoir un suivi par financement (fonctionnement et convention d objectifs) pour l Institution et par convention pour le SAIL (Conseil Général, Préfecture ). Les sections analytiques sont pratiquées sur tous les comptes ce qui permet de produire les bilans et les comptes de résultats pour chacune des sections et donc par financeurs. Le partage de certains emplois et ressources (factures communes, règlement global, etc ) oblige à la mise en place d une comptabilité analytique sur les comptes de bilan. Lors de l enregistrement d une écriture de charge ou de produit, l affectation analytique peut être associée aisément au compte de gestion correspondant soit en ayant au préalable donné une répartition par défaut à ce compte soit en utilisant une grille donnant une clé de répartition déjà paramétrée. Il est donc nécessaire de débuter la saisie par les comptes de charges ou de produits et de la terminer par les comptes de bilan. Projet de service Comptabilité 14/40

15 Les amortissements des immobilisations sont réalisés selon un tableau fixant la durée pour chacun d eux et arrêté par le Conseil d Administration conformément à la réglementation. Les investissements, notamment immobiliers, sont décidés par le Conseil d Administration sur proposition du Président. Chaque immobilisation a une fiche qui est renseignée avec ses caractéristiques comptables et analytiques. Le plan d amortissements est calculé par le logiciel dès la validation de la fiche afin de pouvoir produire les tableaux et les états. Les frais occasionnés par la Direction sont validés par le trésorier dans la logique de séparation des pouvoirs ordonnateur-payeur. Les budgets prévisionnels et les comptes annuels sont arrêtés par le Conseil d Administration et portés à l approbation de l Assemblée Générale chaque année. Les comptes administratifs sont transmis à l UNAF et à la Direction Départementale de la Cohésion Sociale le 30 Avril de chaque année au plus tard. Les budgets associés aux Dotation Globale de Financement pour les services MJPM et MJAGBF sont réalisés au 30 Octobre de chaque année selon le cadre réglementaire du Décret n du 30/12/200 8 relatif à la réglementation financière et budgétaire des établissements sociaux et médico-sociaux et de l article R du CASF faisant référence aux indicateurs de gestion et au cadre normalisé fixés par l arrêté du 26/12/2007. Un rapport budgétaire réalisé par le directeur est transmis lors de l établissement des budgets et des comptes administratifs. Un arrêté de tarification réalisé par la DRJSCS fixe chaque année, après une procédure contradictoire, la dotation dévolue aux services. Les comptes fournisseurs Cheminement du paiement des factures Le règlement des factures est effectué une fois par mois par virement. Le chèque comme moyen de paiement est très peu utilisé. Néanmoins, en cas d utilisation, il sera signé par le trésorier ou le directeur. Les factures sont archivées tous les ans et détruites au plus tôt en N+10. Exception pour les factures d investissements où l original est classé dans le dossier des immobilisations conservé par la responsable de la comptabilité. Une copie est classée dans le dossier du fournisseur. Projet de service Comptabilité 15/40

16 Traitement des factures 1- Commande 2- Réception enregistrement Réception des factures par le service courrier Apposition de la date d arrivée Vérification de l exactitude de la facture et de l exécution des tâches demandées par l ordonnateur (responsable ayant donné l ordre d achat) Transmission à la responsable de la comptabilité pour les factures d ordre général Transmission à la comptable pour saisie dans journal d achat du compte fournisseur Le numéro de pièce est défini automatiquement sous la forme code journal/ mois/chrono 3- visa et paiement L ordre de virement constitué est transmis pour approbation au directeur Retour chez la responsable de la comptabilité pour transmission du virement à la banque Virement de banque est transmis au trésorier pour accord de paiement 4- lettrage et classement Lettrage des factures pour un suivi des encours fournisseurs Classement des factures dans le bureau de la comptable. Classement par fournisseurs, ordre alphabétique et par année Les comptes de trésorerie Les personnes habilitées à se connecter sur le site de la banque sont : - le trésorier, - l adjoint trésorier, - le directeur, - la responsable de la comptabilité, - la comptable. Projet de service Comptabilité 16/40

17 Chacune des personnes habilitées possède une identification sécurisée personnelle qui lui confère des droits d accès en proportion de ses responsabilités. Ainsi par exemple, la comptable n aura la possibilité que de visualisation et de création d un ordre de virement. Comptabilisation : Les produits sont comptabilisés au fur et à mesure de leur connaissance soit par un document (courrier des financeurs, convention de financement, subvention ), un chèque, soit apport en banque. Un suivi à minima hebdomadaire est effectué par connexion sur le site du Crédit Mutuel par la responsable de la comptabilité. Une fois par mois les relevés d extrait de comptes banques sont importés du Crédit Mutuel vers le logiciel Compt Or afin de lancer le rapprochement du compte. Edition d un justificatif du solde et classement dans le classeur banque correspondant. Mouvements entre services : Des mouvements entre établissement sont possibles et font l objet chaque année d une situation au bilan. Ils sont inscrits au compte de liaison à moins d un an et le solde de ce compte de l UDAF doit être soldé. Placements : Pour un bon usage associatif, la trésorerie est placée dans des produits cessibles à tout moment et sans risque de dépréciation quelle que soit la date de cession. Cette exigence de placement sans risque de dépréciation est édictée par l article R CASF. Les produits financiers doivent être comptabilisés sur l exercice concerné. La contrepartie de ces comptes doit être imputée en charges de la section d exploitation de l établissement concerné à un compte aux provisions réglementés. Leur rapport fait l objet d une écriture en dépenses et produits dans les comptes administratifs de chaque service. Chaque service (ou établissement) est doté de son propre compte bancaire «physique» qui retrace en principe l ensemble des produits et charges de son activité. Pour plus de simplification les paiements communs se font sur le compte banque de l établissement principal, ce qui entraîne une avance de ce service pour les autres établissements avec des remboursements réguliers. La gestion de la paye La convention collective du 15 mars 1966 est appliquée pour l ensemble du personnel depuis le 01/01/2003. Les salaires étant effectués par virements le 20 du mois en cours, les paies sont réalisées vers le 15 du mois avec les éléments variables du mois précédent (frais de déplacements, absences autres que congés payés) et les éléments du mois en cours (congés payés acquis en jours ouvrés, tickets restaurant, indemnités journalières subrogées et perçues par l UDAF). La saisie de ces éléments et la préparation de la paie sont effectuées par la responsable de la comptabilité manuellement, salarié par salarié suivant : les données indiquées dans le tableau Excel des absences tenu Projet de service Comptabilité 17/40

18 par l assistante aux ressources humaines, les feuilles de frais de déplacement établies par le salarié et validées par le directeur. Chaque salarié a un matricule interne composé des 4 premières lettres de son nom et les 4 de son prénom pour un tri alphabétique. Les éléments de la fiche de renseignements concernant le salarié sont établis par rapport au contrat de travail signé par le Président et transmis par l assistante aux ressources humaines ainsi que les avenants ou les changements du temps de travail. La grille indiciaire est également renseignée lors de la création de la fiche. Les salariés changent d indice selon la grille conventionnelle au premier jour du mois concerné. Toute modification concernant la rémunération est indiquée par écrit par le directeur pour ce qui concerne les changements de temps de travail ou autres éléments, l information est transmise par l assistante aux ressources humaines. Toute modification concernant la rémunération du directeur est indiquée par écrit par le Président. Une ventilation analytique est attribuée à chaque salarié en fonction de son poste et de son service. Après versement du salaire, transmission du bulletin à l ensemble des salariés et la clôture mensuelle, le journal de paie est créé, édité et vérifié. Celui-ci est ensuite intégré par le module Solari or dans la comptabilité. L effectif de l UDAF du Calvados étant supérieur à 50 salariés, les déclarations Urssaf, Assedic, taxe sur les salaires et mouvements du personnel sont établies mensuellement, transmises et réglées par le site Netentreprise. Les bordereaux des cotisations correspondants aux caisses retraites et prévoyance sont établis trimestriellement sauf pour la prévoyance santé qui est une cotisation mensuelle fixe. Pour le Comité d Entreprise un versement automatique et mensuel est mis en place en début d année. Les montants de la cotisation annuelle et de la régularisation sont calculés en janvier de l année suivante sur la base des rémunérations de l année. La déclaration annuelle des salaires, la participation à l effort de construction, à la formation (pour celle-ci 2 acomptes ont été prélevés par l organisme sur la base de l année précédent au 15 mai et au 15 octobre) et la déclaration obligatoire des travailleurs handicapés sont transmises annuellement par support dématérialisé. Les arrêts de travail (maladie, accident travail) sont traités et saisis dans net-entreprise par la responsable de la comptabilité. Si un arrêt pour maladie est de plus de 30 jours consécutifs (et non 91 jours comme le prévoit la convention collective) un dossier est constitué et adressé au service prévoyance pour la prise en charge du complément des indemnités journalières. Le bilan social (obligatoire) est établi et transmis tous les ans au directeur qui le communique au Comité d Entreprise. Le tableau de calcul des appointements, détaillé poste par poste est transmis chaque année avec l ensemble des comptes administratifs aux autorités de tutelle. Les bulletins de salaires sont établis une fois par mois, via le logiciel BERGER-LEVRAULT. Les abonnements à diverses éditions sociales et aux conseils d un avocat permettent à l UDAF du Calvados d avoir un suivi de la législation. Projet de service Comptabilité 18/40

19 La comptabilité Tutelle Le service a en charge une base de données représentant mesures en cours d exercice, la gestion de euros de prestations mensuelles et un patrimoine mobilier de euros. Il gère une base de données de fournisseurs représentant écritures comptables par mois dont factures. Elle concerne l ensemble des écritures comptables et financières réalisées dans le cadre des mandats MJPM, MJAGBF et MASP gérés par le Service Protection et Accompagnement. Chaque usager est doté à l ouverture de la mesure d un compte personnalisé dont il est seul titulaire et ouvert auprès de la banque Crédit Coopératif. Une exception est faite pour la MJAGBF, mesure pour laquelle ce sont les prestations familiales qui sont sous tutelle de l UDAF et non pas la famille elle-même. De sorte que le compte est ouvert au nom de l UDAF pour le compte de la famille. Il n y a pas confusion entre la gestion des comptes individuels appartenant aux usagers et les comptes associatifs. Chaque opération, en dépenses et en ressources, est réalisée à partir de ce compte individuel avec l appui du logiciel de gestion ASTEL. En cas d arrêt de la mesure, le lien ASTEL est rompu et le compte reste la propriété de l usager qui a le choix de le conserver ou de clôturer. En MJAGBF le compte est clôturé par l UDAF et le solde adressé à la famille. Les paiements s effectuent exclusivement par virement sur des RIB originaux de fournisseurs. L envoi d argent aux usagers est réalisé par le support de carte bancaire ou de virements. L envoi de chèque est exceptionnel et la remise d argent en espèce est totalement interdite pour des raisons de sécurité et de responsabilisation des personnes. Les factures des usagers sont numérisées et traitées à partir du logiciel d écriture GEDEXX, spécialement créé pour l UDAF. Elles sont donc traitées à partir des originaux transmis quotidiennement par le service courrier au service comptabilité. Les originaux de facture sont archivés au sein du service comptabilité par journées d arrivée et identifiables selon la date d indexation. Chaque facture est indexée par le service comptabilité, du nom de l usager, du fournisseur concerné, de la référence de la facture, de la date de la facture, du montant et d un code nature faisant référence à un plan comptable adapté au service tutelles. Les éléments indexés et les paiements concernant les factures sont ensuite validés par les délégués ; ce qui conforte la distinction entre les fonctions d ordonnateur et de payeur. L agent comptable est habilité à modifier le code nature erroné d un paiement. Il veille également au respect des procédures liées aux paiements. L agent comptable en difficulté par rapport aux demandes émises par un délégué, à la procédure à appliquer ou à l identification d un élément d indexation d une facture, en fera part à son responsable direct, qui se chargera soit de le conseiller, soit de prendre le relais sur le cas exposé. Projet de service Comptabilité 19/40

20 Les dépenses Modalités de paiements disponibles à l UDAF du Calvados Le service comptabilité tutelle a la possibilité de mettre en œuvre différents moyens de paiements selon la situation rencontrée chez l usager. Le procédé le plus rapide ou correspondant à l exigence du fournisseur sera pris en compte, sachant que le virement bancaire sera toujours proposé au premier contact avec un fournisseur. Virement bancaire : moyen de paiement ponctuel ou permanent et sécurisé par un RIB original, offrant rapidité d exécution et un maximum de flexibilité dans la gestion d un compte puisque le virement est à l initiative du délégué en charge du compte usager à débiter. Cet outil est le moyen de paiement prioritaire. Fréquence d utilisation : 85.18% - Service gratuit. Prélèvement bancaire : moyen de paiement permanent et automatique autorisant un organisme tiers à retirer de l'argent d un compte usager. Le prélèvement est rapide et fiable. Un RIB du compte doit être fourni à l organisme tiers. Cependant, le compte usager est tributaire du montant prélevé qui peut être variable. Fréquence d utilisation : 14.59% - Service gratuit. Chèque : moyen de paiement ponctuel et scriptural utilisé pour faire transiter de l argent d'un compte bancaire à un autre. Au sein de l UDAF, les chèques sont émis de manière exceptionnelle par défaut de virement possible à partir du compte de passage Crédit Coopératif (qui par la suite est crédité à partir du compte usager). Fréquence d utilisation : 0.07% - Service gratuit. TIP (Titre interbancaire de paiement) : moyen de paiement ponctuel, accompagnant une facture d un organisme tiers. Le TIP engendre un règlement à distance sans avoir besoin d'émettre un chèque. Un RIB du compte usager doit être fourni à l organisme tiers. Au sein de l UDAF, le TIP est utilisé lors de l impossibilité d obtenir le RIB du fournisseur et du fait de son existence ; il est plus rapide de traiter un TIP que d établir un chèque. Le TIP est utilisé très exceptionnellement du fait de la numérisation des factures dans GEDEXX. Fréquence d utilisation : 0 % - Service gratuit Lettre-chèque : moyen de paiement ponctuel ou permanent composé d une lettre accompagnant un chèque détachable. Au sein de l UDAF, la lettre-chèque est émise par la banque à partir du compte usager ne disposant pas de compte bancaire proche de son domicile, ou dans l incapacité de se déplacer ou d utiliser d'autres moyens de paiement. Le bénéficiaire ou son représentant doit se présenter au guichet de la poste (partenaire de l UDAF) pour retirer l argent. Des états détaillés peuvent être édités afin d en contrôler le besoin réel d utilisation. Fréquence d utilisation : 0.04% - Service payant : à partir de 5.46 par lettre-chèque Projet de service Comptabilité 20/40

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