Le dépôt des comptes annuels en Vinciane Hendrichs, octobre 2008

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1 Le dépôt des comptes annuels en 2008 Vinciane Hendrichs, octobre 2008

2 Table des matières 1. XBRL et la simplification administrative 2. Etablir un compte annuel 3. Déposer un compte annuel 4. Consulter un compte annuel 5. La simplification du bilan social 6. Les comptes annuels des asbl, fondations et organismes de financement des pensions 7. Le dossier d'entreprise 8. Les tarifs 2

3 Le projet XBRL de la Centrale des bilans Electronique Validation Data loading Output Quality Check PDF- file Papier Internet Images database CD images Papier Scanning Accounting data Chiffres Statistiques Data entry Etudes 3

4 Traitement des fichiers XBRL Etablissement d'un compte annuel Envoi d'un compte annuel par Internet à la BNB Publication du compte annuel par la BNB pour les tiers Software privé-sector 3D certificate PDF Taxonomy Instance document = compte annuel fichier.xbrl Dépôt par Internet 3D certificate Database Sofista 2008 Validator 4

5 Pourquoi avoir choisi XBRL? 1. Evolution de la comptabilité et des comptes annuels vers les normes IAS/IFRS 2. Promouvoir la simplification administratives (grâce à d'autres projets XBRL) bron: 5

6 en préparation 6 Source: Rencontre FBF/XBRL France- Petit Déjeuner XBRL France 13 décembre 2007

7 ETABLIR un compte annuel Sofista

8 Sofista logiciel pour étalir un compte annuel Sofista est une application Internet: Avantages: gratuit possibilité d'importer des documents pdf (ex. rapport des commissaires) possibilité de visualiser les comptes annuels tels qu'ils seront publiés pour les tiers > Sofista

9 Sofista 2008 Besoin d'une nouvelle version de Sofista permettant l'établissement des comptes annuels des asbl et fondations avec des fonctionnalités additionnelles pour les entreprises Sofista 2007 devient Sofista

10 Sofista 2008 Quoi de neuf? 1. Utilisation de Sofista pour les comptes annuels des associations et des fondations 2. Le changement de version 3. La récupération des données de l'exercice précédent 4. La conversion de langue 10

11 Sofista Utilisation de Sofista pour les comptes annuels des associations et des fondations Soit création d'un nouveau compte selon 2 critères: nature du compte (SC, SA) et langue du compte (qui correspond à la langue de dépôt) (Fr, Nl, De) 2. - Soit chargement de données à partir d'un fichier préalablement sauvegardé en format XML ou XBRL 3. - Soit établir un compte avec récupération des données de l'exercice précédent 4. - Soit établir un compte existant dans une autre langue - La 11 fonctionnalité de calcul automatique des sous-totaux est disponible depuis mi-juin 2007.

12 Sofista Le changement de version Sofista permet de récupérer un fichier établi avec une version précédente de l'application de manière transparente pour l'utilisateur. Lorsque l'utilisateur charge un fichier établi avec une version précédente de l'application, il reçoit le message suivant: "Le compte que vous souhaitez charger a été réalisé avec une version antérieure de Sofista. vous risquez de perdre certaines données lors de la conversion. Un fichier PDF va vous donner la liste des données perdues lors de la conversion" Dans la plupart des cas, vous verrez apparaître le message suivant: 12

13 Sofista 2008 Quand peut avoir lieu cette conversion? lors du chargement d'un compte, lors de la récupération des données de l'exercice précédent, lors de l'établissement d'un compte dans une autre langue. 13

14 Sofista La récupération des données de l'exercice précédent- 3 étapes: 1. Selection du fichier à récupérer 2. Recuperation des données de l'exercice Validation du fichier chargé, Récupération des données signalétiques de l'entreprise ou de l'association. - Les données de l'exercice précédent ont "glissé" vers N-1 - Les données de l'exercice actuel doivent être introduites manuellement. L'utilisateur ne pourra pas quitter l'écran d'identification tant que les dates de début et de fin d'exercice ne seront pas complétées. L'utilisateur est invité à parcourir tous les écrans pour s'assurer que toutes les données sont correctement remplies 3. Introduction des données de l'exercice N. 14

15 Sofista La récupération des données de l'exercice précédent Données récupérées 1. les données signalétiques relatives: à l entreprise aux administrateurs gérants et commissaires aux participations à la maison-mère 2. les règles d évaluation Données non récupérées 1. les données relatives à l expert supplémentaire, 2. les rapports de gestion et des commissaires, 3. la structure de l actionnariat, 4. les informations relatives à la consolidation 5. les zones de textes explicatives (Exemple : Litiges et engagements importants) A l'utilisateur de veiller à actualiser les données! (adresses, dates de mandat, pourcentage de participation,...) 6. les ventilations relatives à un poste de l exercice courant (Exemple: la ventilation des charges exceptionnelles) 15

16 Sofista La conversion de langue Moyennant certaines conditions: La récupération des données de l exercice précédent ne peut se faire qu au départ d un fichier XBRL valide stocké chez l utilisateur, La récupération n est possible que pour un dépôt original. Il ne sera pas possible convertir un fichier destiné à un dépôt rectificatif Malgré les contrôles mis en place, il est vivement conseillé à l utilisateur de parcourir systématiquement le compte converti afin de compléter les données non récupérées. 16

17 Sofista La conversion de langue Données récupérées 1. Les données comptables (montants, nombres) pour l exercice et l exercice précédent, 2. Les dates (dates d exercice, de mandat, ) 3. Les données signalétiques sans connotation de langue (nom, forme juridique, adresse, code postal, pays, fonction) Données non récupérées 1. Les données signalétiques avec connotation de langue (profession,...) 2. Les règles d évaluation 3. Les rapports de gestion et des commissaires 4. Les fichiers PDF 5. La structure de l actionnariat 6. Les zones de textes explicatives (Litiges et engagements importants,...) Les zones non récupérées sont "vidées" et apparaissent à l'écran bordées d'un cadre rouge. L élément existe toujours mais la valeur a été effacée et l utilisateur doit la compléter dans la "nouvelle" langue. La validation du compte "traduit" donnera une erreur pour chaque élément qui 17 aura été vidé et n aura pas été complété à nouveau. Pas de risque d'oubli de traduction!

18 Sofista La conversion de langue - Particularité Les rapports ne sont pas récupérés! Les rapports: Sous forme de: - structure de l'actionnariat - texte libre - rapport de gestion - de format structuré - rapport des commissaires - de PDF Les rapports ne sont pas récupérés puisqu'ils sont rédigés dans la langue d'origine. Mais contrairement aux zones de texte qui sont "vidées", les rapports sont, eux "supprimés" du fichier, c'est-à-dire que leur absence ne sera pas remarquée à la validation. 18

19 Sofista 2008: Petit rappel D'abord valider le fichier pour le sauvegarder Validation: validation XML, validation XBRL, contrôles complémentaires BNB, équations de contrôle. La touche "sauvegarder" est utilisable si les deux premiers niveaux de validation ne 19 montrent pas d'erreur.

20 DEPOSER un compte annuel Dépôt via Internet 20

21 Le dépôt des comptes annuels par Internet: évolution pour les entreprises Fichier.xbrl Support: Fichier.txt Fichier.pdf /2007 Phase pilote Certificats: NBB certificates Moyens de paiement: 21

22 Le dépôt des comptes annuels par Internet: Dépôts du 25/08/2008 Dépôts par internet Paiements Refusés 10% Acceptés 90% Carte de crédit 22% Virement 68% Timing des paiements par virements Raisons de refus: 79%: suppressions par le déposant ou paiement erroné Nombre 1,250 1, % sont payés à temps! 14% payés trop tard ou jamais payés 7% ne répondent pas aux exigences du format Dag zelf Jour du paiement

23 Le dépôt d'un compte annuel par Internet: L'évolution pour les ASBL et fondations depuis 2005: dépôt sur papier en avril 2007: ajout de la possibilité de déposer des comptes annuels par Internet sous la forme d'un fichier.pdf 17 mars 2008: ajout de la possibilité de déposer des comptes annuels sous la forme d'un fichier.xbrl april /03/2008 Certificats: Moyens de paiement: 23

24 Le dépôt d'un compte annuel par Internet: évolution 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% trim1/04 Proportion des dépôts par Internet dans le total des dépôts (entreprises et asbl) trim1/05 juil-05 nov-05 mrt/06 juil-06 nov-06 mrt/07 juil-07 nov-07 mars-08 juil-08 Situation fin août % des comptes annuels sont déposés à l'aide de l'application de la BNB "Dépôt des comptes annuels par Internet" progression de la carte d'identité électronique eid (82%) [Certipost (0%), Globalsign (5%), Isabel (13%)] paiemenent: par carte de crédit: 22% (Visa et MasterCard) et virement: 67% 24

25 Le dépôt des comptes annuels par Internet: évolution pour les asbl Support de dépôt pour les asbl (situation au 4/9/2008 pour l'exercice 2006) Poste 45% Internet PDF 24% Internet PDF 12% Support de dépôt pour les asbl (situtation au 4/9/2008 pour l'exercice 2008) Internet XBRL 48% Guichet 30% Internet XBRL 1% Poste 21% Guichet 19% Situation fin août 2008 Les asbl sont massivement passées au dépôt par Internet (60% des dépôt pour l'exercice 2007 contre 25% pour l'exercice 2006) > Dépôt via Internet 25

26 CONSULTER un compte annuel Consultation en ligne des comptes annuels 26

27 Consultation gratuite des comptes La consultation des comptes annuels en ligne est dorénavant gratuite! - Pour quels comptes? les comptes annuels des entreprises, des ASBL et fondations les comptes consolidés les rectificatifs - Pour quelles années? les 5 dernières années civiles et l'année en cours - Quelles possibilités? L'application vous permet de consulter ces comptes librement et de les sauvegarder sur un support de votre choix PDF 27 > Consultation gratuite en ligne des comptes annuels

28 Openingsuren van de toepassingen L'établissement d'un compte annuel Le dépôt d'un compte annuel via Internet La consultation d'un compte annuel Sofista 2008 Dépôt via Internet 7jours/7 accessible en continu sauf le dimanche de 8h30 à 12h30. Consultation en ligne des comptes annuels 28 7h-20h: Full access (toutes les fonctionnalités sont disponibles) 20h-7h: Limited access dépôts et consultations mais pas de paiements

29 La simplification du bilan social Bilan social

30 La simplification du bilan social 10 février 2008 (MB 26/02/2008): Arrêté royal modifiant l'ar du 30/01/2001 Entrée en vigueur: 1er décembre 2008 Qu'est-ce qui change? Ajout d'une ventilation par sexe et par niveau d'étude pour le nombre de travailleurs inscrits au registre du personnel à la date de clôture de l'exercice d'informations relatives aux initiatives en matière de formation des travailleurs Suppression de l'état III concernant l'usage, au cours de l'exercice des mesures en faveur de l'emploi de l'état V concernant l'usage, au cours de l'exercice des mesures en faveur de l'emploi Plus d'info dans la notice explicative disponible sur le site de la Banque nationale: > Modèles des comptes annuels > Modèles > Bilan social. Les nouveaux modèles sont sur notre site internet et seront intégrés dans la prochaine 30 version de Sofista (mars 2009).

31 La simplification du bilan social: Ajout d'informations relatives aux initiatives en matière de formation des travailleurs Nouveau 31

32 32 Les comptes annuels des asbl, fondations et organismes de financement des pensions (OFP)

33 ASBL, fondations et OFP: dépôt des comptes annuels Qui? Modèle? Commissaire? Où? OFP (ouveau) TRES grande asbl et fondat Specifique Complet pour associations Oui Grande asbl et fondat Abrégé pour associations Petite asbl et fondat avec au moins 20 ETP Bilan social BNB Petite asbl et fondat AISBL Modèle simplifié Modèle adapté à la taille En Selon fonction la taille de la taille Greffe du Tribunal de Commerce 33 Quand? 7 mois après la clôture de l'exercice et 30 jours après l'approbation des comptes

34 ASBL: Petits rappels Les critères de taille: au moins 2 des 3 critères Critères Nombre de personnes en ETP Total bilantaire Grande Très grande Recettes autres qu'exceptionnelles Champ d'application: ASBL belges et fondations privées ASBL étrangères (pour ce qui concerne l'ensemble de leurs opérations en Belgique) (AISBL et fondations d'utilité publique - pas de dépôt obligatoire à la BNB) 34

35 ASBL et fondations: le "schéma" devient le "modèle" Renfort du lien avec le Plan Comptable Minimum Normalisé (PCMN) et amélioration de la lisibilité PAR: la continuité de l'information (plus de report en fin de compte annuel) l'abandon des pages fixes au profit de la division en sections A-asbl Modèle - Partie - Section - Sous-section la simplification des codes de rubriques A-asbl: Modèle abrégé pour associations sans but lucratif et fondations 4: Annexe 1: Immobilisations 2: Immobilisations corporelles A rubrique unique, code unique (rubrique de résultat) A rubrique unique, même signe (plus de différence entre les modèles) "P" pour exercice précédent 35

36 ASBL, fondations et OFP: montants toujours exprimés en euros Format du fichier Dépôt Consultation Abrégé: 1 papier Complet: 1 (!!!) sans décimales! Abrégé ou complet: 1,00 ou 1 avec ou sans décimales! correspond mieux à la comptabilité 1 toujours en unités d'euro sans décimales 36 N.B. la date officielle de dépôt = la date du chargement du fichier (un compte annuel doit être payé pour être officiellement accepté)

37 ASBL, fondations et OFP: page de garde spécifique aux schémas dérogatoires Dispositions légales: art 26 3 de l'arrêté royal modifié du 19 décembre 2003 Afin de distinguer les comptes annuels établis selon un schéma dérogatoire de ceux établis selon un des modèles normalisés, une asbl ou fondation qui dépose un schéma spécifique doit faire précédé ce schéma d'une "page de garde spécifique pour les comptes annuels d'associations établis suivant un schéma dérogatoire", établie par la Banque nationale de Belgique et mise à disposition sur son site Internet." L'association est tenue d'y mentionner la base légale ou réglementaire qui justifie l'usage du modèle dérogatoire > Dépôt des comptes annuels > Nouveautés en 2008 concernant les comptes des associations et Sofista

38 38 ASBL, fondations et OFP: page de garde spécifique aux schémas dérogatoires

39 ASBL, fondations et OFP: Petits rappels Délais de dépôt Conséquences pour les ASBL et fondations en cas de non-dépôt ou de dépôt tardif: Dissolution judiciaire Le tribunal de commerce peut, à la demande de tout tiers intéressé ou du ministère public et sous réserve d une régularisation intervenue en cours de procédure, prononcer la dissolution d'une ASBL ou fondation qui, pour trois exercices consécutifs, n a pas respecté l obligation de déposer ses comptes annuels. Irrecevabilité des actions en justice La loi prévoit la suspension de toute action intentée par une association ou fondation en cas d'omission de certaines publications dont celle relative aux comptes annuels. L'action sera déclarée irrecevable si l'association ou fondation ne s'acquitte pas de ses obligations dans le délai fixé par le juge. Pas d'autorisation ministérielle pour les dons 39

40 Le dossier d'entreprise Le dossier d'entreprise = outil pour l'analyse rapide d'une entreprise comprend 6 parties: 1. les données signalétiques de l'entreprise 2. la synthèse des principales composantes des comptes annuels (y compris le bilan social) 3. la comparaison des ratios de l'entreprise avec ceux du secteur économique dont elle fait partie 4. la présentation des flux de ressources et emplois 5. une liste d'entreprises du secteur économique dont l'entreprise relève 6. le positionnement de l'entreprise dans une des six classes de santé financière définies, en fonction de son indicateur synthétique de santé financière. Ceci implique que l'entreprise ait déposé ces dernières années au moins deux comptes annuels établis suivant le même modèle (complet ou abrégé). 40

41 41 Le dossier d'entreprise

42 42 Le dossier d'entreprise

43 Le dossier d'entreprise Nouveau 43 > Tous les produits > Dossier d'entreprise

44 Les tarifs Les frais de dépôt pour les ASBL, fondations et organismes de financement des pensions valables pour les modèles complets, abrégés et dérogatoires Tarif inchangé Dépôt sur papier par la poste ou au guichet 129,28 Nouveaux tarifs! Dépôt électronique via l'application de la BNB "Dépôt des comptes annuels via Internet" Tarifs à partir du 17 mars ,78 (.xbrl) 123,23 (.pdf) 44

45 Les tarifs Tarifs de dépôt pour les entreprises Modèle abrégé Modèle complet Dépôt sur papier par la poste ou au guichet Dépôt électronique via l'application de la BNB "Dépôt des comptes annuels via Internet" 194,52 419,58 Via Internet (format du fichier) Modèle abrégé Modèle complet 134,02 (.xbrl) 188,47 (.pdf) 359,08 (.xbrl) 413,53 (.pdf) 45

46 Assistance En cas de problèmes liés au dépôt ou à la consultation des comptes annuels tél. : fax: Informations et manuels 46

47 47 Questions?

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