Guide de déploiement inter région Est ODYS GRANDS BRÛLÉS

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1 Guide de déploiement inter région Est ODYS GRANDS BRÛLÉS Votre interlocuteur ARKETEAM :

2 TABLE DES MATIÈRES 1. CONTEXTE ÉTAT DES LIEUX POINT SUR LES USAGES ODYS GRANDS BRULES METHODOLOGIE... 4 UNE COMMUNICATION CIBLEE ET PERENNE... 4 Courrier... 5 Campagne d affichage... 5 Newsletter... 5 Articles de presse... 5 Journée inter régionale... 5 REUNION D INFORMATION... 6 DES VISITES DE LANCEMENT... 6 PROXIMITE AVEC LES SERVICES INFORMATIQUES DES SAMU DE L INTER REGION... 7 SUIVI PERSONNALISE AUPRES DES UTILISATEURS (ASSISTANCE TELEPHONIQUE)... 7 UNE APPROCHE APPROFONDIE ET PERSONNALISEE... 8 UNE APPROCHE SIMPLIFIEE PLANNING PREVISIONNEL EN FONCTION DE LA METHODOLOGIE CHOISIE AMOA.Fonct.1 2/11

3 1. Contexte État des lieux Lors de l élaboration du SIOS interrégional coordonnée par l ARS Alsace, l ARS Lorraine s est vue confier la responsabilité du volet du traitement des grands brûlés. Le SIOS, approuvé par arrêté du 20 décembre 2013 par les cinq directeurs généraux des ARS de l inter région Est (Lorraine, Alsace, Champagne Ardennes, Franche Comté et Bourgogne), prévoit dans son volet traitement des grands brulés, un objectif d amélioration de la prise en charge des «grands brulés» au sein d une filière structurée et graduée. En effet on recensait en 2009, 1400 séjours pour brûlure dont 80 séjours pour grands brûlés concernant l inter région Est. Cependant, sur ces 80 séjours seulement 41 ont été effectués dans les centres de grands brûlés. Ce résultat s explique en grande partie : par un taux de fuite important des brûlés vers les régions Ile de France et Rhône Alpes ; par un manque de structuration de la prise en charge des patients dans l inter région. Au vue de ce constat, l une des pistes d amélioration était la rédaction d une procédure interrégionale de prise en charge des brulés de l inter région et sa mise en œuvre opérationnelle. Réunis au sein d un groupe technique, les experts des cinq régions ont élaboré une procédure opérationnelle standardisée de prise en charge en pré hospitalier des patients grands brulés. Cette procédure, prévoit la possibilité pour les médecins urgentistes, dès la phase pré hospitalière, d avoir une expertise du centre interrégional du traitement des grands brulés permettant d orienter le patient en lien avec la régulation médicale du centre 15 vers la structure la plus adaptée. Cette expertise repose sur un transfert sécurisé de photos via une application «Odys Grands Brûlés». Cette application «Odys grands brulés» a ainsi été développée sur la base des travaux du groupe technique interrégional animé par l ARS Lorraine. C'est une application pour Smartphone et ordinateur fixe, qui sert le processus entre la régulation du SAMU, le médecin urgentiste et l'expert du Centre des Grands Brûlés. Avant le déploiement officiel de cette procédure en inter région, l ARS Lorraine et le GCS Télésanté Lorraine ont souhaité tester cet outil par l intermédiaire de phases «laboratoire» menées dans trois SAMU (départements 54,57 et 25) ainsi que dans les deux Centres de Traitement des Grands Brûlés (CHR Metz Thionville pour les adultes et CHU Nancy pour les enfants) entre Février et Avril Ces phases «laboratoire» ont permis de recueillir les avis des utilisateurs sur la plate-forme (application mobile et portail expert), repérer les points bloquants, évaluer les demandes d évolution, identifier les correctifs à apporter et vérifier l adéquation fonctionnelle entre l application et l organisation terrain. Depuis Août 2014, une phase «pilote» menée sur les sites cités ci-dessus incluant leur SMUR périphériques respectifs a permis, de tester à nouveau l application sur des cas réels et de confirmer ainsi son utilité et son efficacité. AMOA.Fonct.1 3/11

4 2. Point sur les usages Odys Grands Brûlés On dénombre aujourd hui cas de brûlure par an dont entraînant une hospitalisation. Les cas de grands brûlés sont des interventions peu fréquentes, qui apparaissent le plus souvent durant la période estivale et requièrent une expertise que les médecins urgentistes n ont pas. L application Odys Grands Brûlés permet d avoir une vision globale des demandes de prise en charge des grands brûlés en Inter région Est. En effet, l utilisation de l application nécessite obligatoirement un appel au centre 15 qui va initier une communication tri partie entre le médecin urgentiste, l expert du CGB et luimême. Cette concertation a pour objectif d évaluer, ensemble, l état du patient au vue des photos de la brûlure et des données communiquées par le médecin urgentiste pour savoir si le patient, au final, relève ou non d un centre de grand brûlé. Cette application est aujourd hui nécessaire pour centraliser les demandes de prise en charge grands brûlés en inter région Est et réguler ainsi cette filière à savoir mettre le patient dans la bonne filière de soins. Odys Grands Brûlés permet également de sécuriser le process en résolvant à la fois les problèmes de confidentialité (dû à l envoi des photos des brûlures en MMS par les médecins urgentistes) de sécurité et de traçabilité des données. Le développement de cette application a répondu en partie aux problématiques identifiées dans le SIOS. 3. Calage des travaux avec les instances locales Un des travaux préparatoires consistera à bien caler le rôle de chacun et le plan de travail ci-dessous avec les acteurs locaux (GCS Télésanté/eSanté de chaque région, ARS, établissements). 4. Méthodologie Pour que l information sur le projet soit la plus diffuse possible, un plan de communication est proposé et associé à chaque étape du déploiement. Celui-ci inclue plusieurs propositions qui seront soumises et laissées au libre choix de chaque région. Dans le cas où ces propositions sont approuvées par ces derniers, le GCS Télésanté Lorraine sera chargé de la réalisation de ce plan de communication. Une communication ciblée et pérenne On dénombre peu de cas de grands brûlés par an et par conséquence, l utilisation de l outil Odys Grands Brûlés par les médecins urgentistes et les régulateurs médicaux n est pas récurrente. Pour que l utilisation de cet outil devienne un réflexe pour ces utilisateurs, une communication ciblée est à privilégier. Les experts des Centres de Grands Brûlés, ont participé à l élaboration de la POS interrégionale et se sont fortement impliqués durant les phases «laboratoire» et «pilote». Ils ne constituent pas le cœur de cible du plan de communication proposé. AMOA.Fonct.1 4/11

5 Courrier Tout comme la phase «pilote», le GCS Télésanté Lorraine ainsi que l ARS Lorraine informeront par courrier officiel les sites concernés de l arrivée du projet Odys Grands Brûlés dans leur organisation. Un courrier sera ainsi adressé aux : Directions générales Présidents des CME Chefs de services des urgences Chefs de services des régulations médicales DSI (uniquement pour les sites ayant un service SAMU) Ces courriers seront co-signés ARS Lorraine et RLU ou responsable des SAMU Campagne d affichage Pour que l application Odys Grands Brûlés soit et reste dans les esprits de chacun, des affiches seront à apposer dans les locaux des services d urgence et des régulations médicales de l inter région Est. Ces affiches doivent mettre au premier plan les utilisateurs concernés et expliquer le fonctionnement ainsi que le bénéfice apporté par Odys Grands Brûlés. Cette campagne d affichage fait office de «piqûre de rappel» et permet d ancrer l application dans les usages de chacun. Newsletter Afin que chacun se sente impliqué dans ce projet, une newsletter sera envoyée à l ensemble des utilisateurs et ce, au fur et à mesure du déploiement de l application en inter région Est. Celle-ci informera les utilisateurs de l avancée des mises en production de chaque site, du retour des utilisateurs sur l utilisation de l application, des demandes d évolutions récurrentes et du bénéfice apporté par celle-ci. Articles de presse Des articles paraitront sur les sites Internet du GCS Télésanté Lorraine et de l ARS Lorraine pour informer les professionnels du monde de la santé de l arrivée et de l utilisation d Odys Grands Brûlés en inter région Est. Ces articles vont inclure les mêmes informations que celles transcrites dans la Newsletter. Des articles de presses peuvent également paraitre dans des magazines spécialisés et/ou sur des sites internet relatifs à la santé. Journée inter régionale Le développement d une application telle qu Odys Grands Brûlés est une première en France et fait figure de véritable vitrine pour la prise en charge et le traitement des grands brûlés. Pour illustrer ce déploiement et révéler les bénéfices apportés, il serait opportun d organiser une journée/demi-journée interrégionale sur le thème des grands brûlés au terme de l inter déploiement. Les chefs de service des SMUR et les experts des CGB en France seraient conviés à cette journée. L application Odys Grands Brûlés serait mise au cœur de cette intervention et les référents projets pourraient ainsi témoigner de leur retour d expérience. AMOA.Fonct.1 5/11

6 Nous avons choisi de proposer une méthodologie axée sur deux types d approche : Approche approfondie et personnalisée Approche simplifiée En fonction des territoires/samu, une approche ou une autre pourra être sélectionnée par les acteurs du terrain. L approche approfondie et personnalisée a pour objectif d accompagner les utilisateurs et les référents projets dans l ensemble du processus de demande de prise en charge d un grand brûlé. Elle inclue les réunions d information (SAMU départementaux) et les visites de lancement (SMUR périphériques) dans le but d impliquer l ensemble des utilisateurs. L application mobile et la plate-forme expert seront présentées à un maximum d utilisateurs ; ces derniers seront ainsi formées et mis dans de bonnes conditions pour la mise en production de l outil. Des échanges réguliers avec les services informatiques des SAMU départementaux seront nécessaires pour installer la plate-forme expert sur les postes du SAMU et créer les comptes utilisateurs. Pour mesurer le bénéfice apporté par Odys Grands Brûlés et procéder à des ajustements si nécessaire, des visites terrain dans les SMUR départementaux seront effectuées. Celles-ci permettront aux utilisateurs (médecins urgentistes, régulateurs médicaux et experts) de donner leur avis, de faire part des demandes d évolution qu ils souhaitent et de répondre à leurs éventuelles questions. Des supports tels que des manuels utilisateurs, des guides de démarrage rapide et guide d installation seront transmis à l ensemble des intervenants du projet. Elle inclue également les réunions d information (SAMU départementaux) et les visites de lancement (SMUR périphériques) dans le but d impliquer l ensemble des utilisateurs. L application mobile et la plate-forme expert seront présentées à un maximum d utilisateurs ; ces derniers seront ainsi formées et mis dans de bonnes conditions pour la mise en production de l outil. Réunion d information Dans le but d avoir un minimum d impact en termes de communication et de susciter l intérêt autour de ce projet, il est nécessaire d organiser une réunion d information dans chaque SAMU départemental. Cette réunion a pour objectif de : Présenter le projet (contexte, objectif, enjeux, prérequis techniques et organisationnels ) Présenter l application mobile et la plate-forme expert Former les utilisateurs présents (s appuyer sur des cas fictifs) Faire télécharger l application mobile aux médecins urgentistes présents Avoir un premier contact avec le service informatique concernant l installation de la plate-forme expert sur les postes de régulation et sur la création des comptes utilisateurs A ces réunions, les chefs de service des SMUR périphériques et leur équipe seront également conviés à condition bien entendu, que la distance kilométrique avec le SAMU départemental reste raisonnable. Dans le cas contraire, l expérience nous a montré que les personnes ne se déplaçaient pas. Des visites de lancement Cet usage reste optionnel et complémentaire aux réunions d information. AMOA.Fonct.1 6/11

7 Le succès du déploiement repose en partie sur la prise d initiative et sur l implication des médecins urgentistes concernant le projet Odys Grands Brûlés. En effet, ce sont eux qui vont amorcer la demande de prise en charge pour un brûlé et solliciter l avis d un expert via l application mobile Odys Grands Brûlés. Il est impératif que l ensemble des médecins urgentistes de l inter région Est prennent connaissance du projet, perçoivent l intérêt de sa mise en œuvre et du bénéfice apporté pour être, au final, convaincus de la nécessité d utiliser l application mobile Odys Grands Brûlés. Des visites de lancement au sein des SMUR périphériques sont ainsi recommandées particulièrement si les médecins urgentistes n ont pas pu se rendre aux réunions d informations organisées par les SAMU départementaux. Cette démarche a été privilégiée par le département de la Moselle lors de la phase «pilote» : des visites de lancement ont été organisées dans chaque SAU de Moselle (Forbach, Sarreguemines, Bitche, Sarrebourg et Thionville) et ont permises d informer les médecins urgentistes du projet, de leur présenter l application mobile et de répondre à leurs questions. Proximité avec les services informatiques des SAMU de l inter région Le succès du déploiement d Odys Grands Brûlés repose en partie sur l implication des services informatiques des SMUR départementaux et sur leur capacité à échanger avec l équipe technique du GCS Télésanté Lorraine mais également avec l éditeur COVALIA. Dans le cadre de ce projet, les services informatiques sont sollicités sur deux points : Installation de la plate-forme expert sur les postes de travail de la régulation médicale ; Création des comptes utilisateurs (identifiant et mot de passe) via un fichier de peuplement pour accéder à cette plate-forme. Des supports (guide d installation de la plate-forme expert, guide de saisie du fichier de peuplement) sont transmis aux services informatiques concernés dans le but de les accompagner dans leurs missions. De même, un PV de recette sera à remplir par le service informatique et sera garant de l installation et du fonctionnement de la plate-forme expert sur les postes de régulation. Suivi personnalisé auprès des utilisateurs (assistance téléphonique) Tout comme lors de la phase «pilote», une assistance téléphonique sera mise en place pour assurer un suivi personnalisé auprès des utilisateurs. Celle-ci permettra de répondre à leurs questions et les accompagner dans leur demande de prise en charge. Cette assistance téléphonique sera effective sur une amplitude horaire de 12h (horaire à définir avec le GCS Télésanté Lorraine) hors weekend. L approche simplifiée adopte une démarche identique mais ne prend pas en compte une étape : Visites de lancement Dans cette démarche, seules des réunions d information seront prévues ; en effet les médecins urgentistes des SMUR périphériques seront informés du projet Odys Grands Brûlés par leur SAMU départemental respectif. Des échanges téléphoniques/par mail seront effectués afin de leur transmette toutes les informations nécessaires pour que le déploiement se passe dans les meilleures conditions. L approche simplifiée inclue également l étape finale du retour d expérience des utilisateurs. AMOA.Fonct.1 7/11

8 Une approche approfondie et personnalisée - Envoi des courriers aux différents interlocuteurs (DG, chefs de service des SAMU, DSI ) co-signés ARS et RLU ou responsable des SAMU - Articles diffusés sur les sites Internet du GCS Télésanté Lorraine et de l ARS Lorraine Lancement du projet - Prise de contact avec les chefs de service des SAMU départementaux pour l organisation des réunions d information - Prise de contact entre les GCS et l ARS de l inter région Est - Planification et organisation de la réunion d information - Affiches Dépôt dans les SAMU départementaux - Affiches Dépôt dans les SMUR périphériques Réunion d information - Présentation du projet - Formation des utilisateurs (médecins urgentistes, régulateurs médicaux) - Prise de contact avec le service informatique - Téléchargement de l application mobile par les médecins urgentistes Installation de la plate-forme expert & création des comptes users - Installation et recette de la plate-forme expert sur les postes de travail de la régulation - Création des comptes pour accéder à la plate-forme expert Visite de lancement - Présentation du projet - Formation des utilisateurs (médecins urgentistes) - Téléchargement de l application mobile par les médecins urgentistes - Manuels utilisateurs - Guides de démarrage rapide Dépôt dans les SAMU départementaux - Guide d installation de la plate-forme expert - Guide de saisie d un fichier de peuplement Dépôt dans les SAMU départementaux - PV de recette à remplir par le service informatique - Manuels utilisateurs - Guides de démarrage rapide Dépôt dans les SMUR périphériques - Newsletter mensuelle - Journée inter régionale - Articles de presse diffusés dans la presse spécialisée Mise en production des sites Retour d expérience - Visite terrain / point téléphonique avec les référents projets - Organisation d une Journée inter régionale avec les référents projets - Assistance téléphonique (5j/7j sur 12h hors weekend) AMOA.Fonct.1 8/11 Plan de communication envisagé Supports utilisés

9 Une approche simplifiée - Envoi des courriers aux différents interlocuteurs (DG, chefs de service des SAMU, DSI ) co-signés ARS et RLU ou responsable des SAMU - Articles diffusés sur les sites Internet du GCS Télésanté Lorraine et de l ARS Lorraine Lancement du projet - Prise de contact avec les chefs de service des SAMU départementaux pour l organisation des réunions d information - Prise de contact entre les GCS et l ARS de l inter région Est - Planification et organisation de la réunion d information - Affiches Dépôt dans les SAMU départementaux Réunion d information - Présentation du projet - Formation des utilisateurs (médecins urgentistes, régulateurs médicaux) - Prise de contact avec le service informatique Vérification des prérequis techniques - Téléchargement de l application mobile par les médecins urgentistes - Manuels utilisateurs - Guides de démarrage rapide Dépôt dans les SAMU départementaux Installation de la plate-forme expert & création des comptes users - Installation et recette de la plate-forme expert sur les postes de travail de la régulation - Création des comptes pour accéder à la plate-forme expert - Guides d installation de la plate-forme expert - Guide de saisie d un fichier de peuplement Dépôt dans les SAMU départementaux - PV de recette à remplir par le service informatique - Newsletter mensuelle - Journée inter régionale - Articles de presse diffusés dans la presse spécialisée Mise en production des sites Retour d expérience - Visite terrain / point téléphonique avec les référents projets - Organisation d une Journée inter régionale avec les référents projets - Assistance téléphonique (5j/7j sur 12h hors weekend) Plan de communication envisagé Supports utilisés AMOA.Fonct.1 9/11

10 5. Planning prévisionnel en fonction de la méthodologie choisie Approche simplifiée AMOA.Fonct.1 10/11

11 Approche approfondie et personnalisée AMOA.Fonct.1 11/11