Groupe de travail fonctionnel sur la mise en place d un outil commun de gestion des thèses et mémoires électroniques

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1 Groupe de travail fonctionnel sur la mise en place d un outil commun de gestion des thèses et mémoires électroniques Compte-rendu de réunion n 1 INPL, bibliothèque Brabois, 4 juin 2009, 10h 12h30 Personnes présentes : INPL : Magali Jacquot Marie-Josée Stumpel Mathilde Thiriet Université Henri Poincaré : Virginie Lang Stéphanie Maréchal Shijia Qiang Jean-François Lutz Université de Nancy-2 : Blandine Jenin Jean-Noël Gérard Jérôme Gutierrez Université Paul Verlaine Metz Cécile de Coccola Alain Ledrezen Ordre du jour : 1. Historique et contexte du projet. 2. Objectifs et périmètre du groupe de travail. 3. Etat de l existant et de la réflexion dans les établissements. 4. Présentation du logiciel ORI-OAI et du module de gestion des thèses. 5. Méthodologie de validation du projet et question du support technique. 6. Lancement de la réflexion sur le paramétrage du workflow. 7. Calendrier prévisionnel. 1. Historique et contexte du projet. Au cours des quatre dernières années deux groupes de travail rassemblant des représentants des quatre SCD lorrains se sont successivement réunis autour de la question du traitement des documents numériques : Printemps automne 2005 (animation par Caroline Bruley, SCD UHP) : premières réflexions communes sur les outils de gestion de documents électroniques ayant débouché sur le test 1

2 de plusieurs outils (Dspace, Eprints, Castore, HAL, Injac, Cithere, CDSware, Archimede). Les travaux ont été suspendus dans l attente d informations complémentaires sur l accord, alors en gestation, entre la CPU et le CCSD au sujet de HAL. Octobre 2006 novembre 2007 (animation par Jean-François Lutz, SCD Metz ; puis Jean- Charles Houpier SCD UHP) : sept réunions se sont tenues pendant cette période avec pour objectif initial de travailler à un outil local de dépôt des publications de recherche (l hypothèse de travail étant à l époque d utiliser l ENT) articulé avec HAL. Les réflexions se sont rapidement focalisées sur les thèses électroniques, matériau documentaire mieux connu des SCD que les articles scientifiques et au sujet duquel de nouveaux décrets venaient d être publiés. En partant de l existant de chaque établissement un travail a été mené sur les métadonnées TEF et les acteurs pouvant participer à leur renseignement. Les travaux, concluants sur le plan théorique, ont été suspendus dans l attente de la mise au point du module thèses d ORI-OAI qui apparaissait alors comme l outil local le plus adapté aux besoins identifiés. Deux éléments nouveaux justifient de relancer le travail entamé en 2006 et permettent d envisager sa concrétisation à moyen terme : la livraison du module de gestion des thèses d ORI-OAI au mois de juin 2009 (version 1.5) ; le projet de création d une université de Lorraine dont les contours ont été esquissés à l automne 2008 et devraient être précisés d ici la fin de l année Objectifs et périmètre du groupe de travail. L objectif de ce groupe est de préparer le paramétrage fonctionnel d ORI-OAI pour la gestion des thèses électroniques lorraines et d accompagner la mise en production du logiciel. Cela suppose : une réflexion préalable sur le workflow de saisie des informations ; une reprise et une validation des conclusions formulées en 2007 sur les métadonnées TEF ; un travail en étroite relation avec les CRI pour la mise en œuvre opérationnelle de l outil dans une perspective d intégration forte au Système d Information (applications de gestion, ENT ). La configuration actuelle du groupe de travail rassemble des personnels des SCD et des CRI. En fonction des points abordés il pourra être utile de solliciter d autres services, notamment ceux chargés de la saisie dans Apogée (scolarités de 3 e cycle ou écoles doctorales selon les universités). 3. Etat de l existant et de la réflexion dans les établissements. Un tour de table a permis de faire le point sur les pratiques actuelles dans chacune des quatre universités : INPL Forme de dépôt des thèses de doctorat : électronique seul. Utilisation de STAR : depuis octobre thèses actuellement saisies et diffusées. Solution de diffusion actuelle : serveur propre de l INPL. La question d une diffusion automatique sur HAL depuis STAR est envisagée mais suppose au préalable une validation du CS et une modification du contrat de diffusion signé par les doctorants. Autres documents concernés par le dépôt électronique : aucun. Numérisation rétrospective : évoquée pour les thèses de doctorat mais sans projet à ce jour. Nancy 2 Forme de dépôt des thèses de doctorat : électronique seul Utilisation de STAR : depuis septembre Environ 50 thèses saisies dans STAR. 2

3 Solution de diffusion actuelle : serveur HTTP. Une plateforme de diffusion des thèses a été mise au point par le CRI de Nancy-2 en 2004 et permet de gérer des droits de diffusion restreints. Une diffusion sur HAL n est pas évoquée pour l heure. Autres documents concernés par le dépôt électronique : aucun. Numérisation rétrospective : menée à rebours de manière systématique et ponctuellement en fonction des demandes de PEB. Divers : plusieurs refus de diffusion sont à signaler pour le secteur des sciences juridiques. UPV-M Forme de dépôt des thèses de doctorat : électronique seule. Utilisation de STAR : prévue à compter de la rentrée Solution de diffusion actuelle : serveur FTP et diffusion à partir des notices bibliographiques (Sudoc et Opac). La diffusion sur HAL depuis STAR est prévue. Autres documents concernés par le dépôt électronique : envisagé à terme pour certains mémoires de master (histoire locale notamment). Numérisation rétrospective : achevée pour les thèses de doctorat (1 400 thèses). UHP Forme de dépôt des thèses de doctorat : électronique seule depuis septembre Utilisation de STAR : depuis mars 2009 ; environ 110 thèses saisies. Solution de diffusion actuelle : serveur FTP et diffusion sur le Sudoc et l Opac. Une diffusion sur HAL est envisagée mais suppose au préalable une modification du contrat de diffusion et la signature d une convention UHP-CNRS précisant les conditions d exercice du droit de retrait. Autres documents concernés par le dépôt électronique : à compter de la rentrée 2009 les thèses d exercice (médecine, pharmacie, odontologie), les mémoires de sages-femmes et d orthophonie, les mémoires de master et de fin de cycle d ingénieur de l ENSTIB ne seront plus déposés que sous forme électronique. Numérisation rétrospective : en cours pour les thèses de doctorat, d exercice et certains mémoires (orthophonie, sages-femmes et ENSTIB). 4. Présentation du logiciel ORI-OAI et du module de gestion des thèses. Pour une présentation détaillée du logiciel, se rapporter au diaporama présenté lors de la journée d étude sur les thèses électroniques du 26 mars Quelques points à retenir : les fonctionnalités supérieures à la diffusion par les catalogues (métadonnées supplémentaires, gestion de workflow, gestion de droits, partage via le protocole OAI-PMH) ou via STAR (réservé aux seules thèses de doctorat, pas d intégration au Système d Information de l établissement). l architecture d ensemble : sept modules dialoguant par web services. Trois modules vont plus particulièrement concerner le groupe de travail : workflow (schéma des étapes de validation), éditeur (interfaces de saisie des données) et stockage (logiciel Nuxeo. la notion de workflow représentée à l aide de schémas «état-transition» sur lesquels figurent quatre types d information : l état du document l action induisant un changement d état la condition à remplir pour que l action ait lieu (notion d acteur du workflow) les fonctions liées à l action (envoi automatique de mail par exemple) Quelques questions à éclaircir ont été identifiées : la qualité d indexation des notices par Google et Google Scholar ; 3

4 la gestion d un projet multi-établissements ne disposant pas d un annuaire LDAP commun : cela ne pose pas de soucis pour l identification des acteurs (ORI-OAI est compatible avec Shibboleth) mais peut être gênant pour l alimentation de champs à partir d annuaires LDAP (exemple du directeur de thèse) ; la même question se pose pour l alimentation des champs à partir de web services interrogeant les applications de gestion (Apogée) propres à chaque établissement ; l articulation entre Nuxeo (outil de stockage) et le workflow d ORI-OAI qui peut être amenée à évoluer ; la compatibilité de Nuxeo avec Shibboleth. Ces quatre points seront à expertiser, avec d autres, par les CRI en lien avec l équipe technique d ORI-OAI. Ils renvoient dès à présent à la question de l architecture la plus pertinente à mettre en œuvre : une installation unique s efforçant de dialoguer avec les outils des quatre universités ou bien quatre installations identiques de l outil auxquelles s ajouterait une interface d interrogation commune. 5. Méthodologie de validation du projet et question du support technique. Il est proposé de solliciter une validation politique du projet de mise en place d un outil commun de gestion et de diffusion des thèses électroniques. L instance ad hoc est de toute évidence le CRED (Comité Régional des Etudes Doctorales) qui rassemble les VP CS, les directeurs d écoles doctorales et les responsables de service recherche des quatre universités lorraines. o les collègues du SCD de l UHP se chargent de solliciter Pierre Muntzenhardt, VP CS de l UHP et animateur du CRED, pour une inscription de cette question au prochain ordre du jour. o Mathilde Thiriet et les collègues de l INPL rédigent un texte de présentation qui sera discuté lors de la réunion du 6 juillet. Sur un plan technique, le choix d ORI-OAI avait été revalidé en février 2009 par les directrices de SCD nancéens et les directeurs des CRI de Nancy. La question se posait du support informatique du projet évalué à ½ ETP sur 2 années au moins. L idée initiale était de financer ce poste, localisé dans un CRI, sur les crédits contractuels des SCD mais cette solution a dû être écartée au profit de demandes de subventions internes aux trois établissements. Avant d avancer dans cette direction il semble nécessaire de prendre l attache des CRI des quatre universités pour définir conjointement le meilleur angle de présentation du projet (contractuel/titulaire ; expression des besoins fonctionnels ). L approche envisagée est de rédiger un texte commun des quatre directrices de SCD présentant le projet et les besoins en terme de support informatique. Ce texte pourra ensuite être adressé aux instances susceptibles d intervenir financièrement ou politiquement (les CRI à Nancy ; la DSI à Metz ; les CS ). o une première mouture de ce texte sera proposée par les collègues de l INPL pour la réunion du 6 juillet. o Jean-François prend contact avec les CRI de l UHP et de Nancy 2 et Mathilde avec le CRI de l INPL pour évoquer cette démarche avant la réunion du 6 juillet. La stratégie de validation politique auprès du CRED et de recherche d un support informatique commun est soumise à l aval préalable des quatre directrices de SCD. 6. Lancement de la réflexion sur le paramétrage du workflow. La version 1.5 d ORI-OAI gérant les thèses électroniques sera livrée avec un workflow par défaut qui est très complexe dans la mesure où il envisage le cas d un établissement gérant le dépôt des thèses électroniques avant soutenance (et donc la prise en compte d éventuelles corrections). Or ce n est le cas dans aucune des 4 universités lorraines. 4

5 Dans la mesure où le workflow et les éditeurs sont deux entités séparées dans l architecture technique d ORI-OAI, on peut envisager mettre en place un workflow plus simple et adapté à l existant dans le cadre de l installation qui sera faite en Lorraine. Une des pistes à suivre est celle du workflow à trois états (privé/en attente/public) actuellement en vigueur pour les ressources pédagogiques. Une telle option supposera d intervenir, dans un second temps, sur les éditeurs de métadonnées afin de les adapter au workflow nouvellement défini. Afin d avancer sur cette question il convient que chaque établissement formalise d ici au 6 juillet le circuit actuel des thèses électroniques en précisant sur le schéma : - les acteurs concernés par le traitement des thèses électroniques (au sein du SCD et en- dehors : scolarités, doctorant, directeur de thèse, président de jury ) ; - les informations renseignées par chacun des acteurs (dans Apogée et/ou dans STAR) ; - la manière dont est gérée la relation avec le doctorant (apport de corrections ; signature du contrat de diffusion ; définition de mots-clés). 7. Calendrier prévisionnel. 6 juillet 2009 : réunion du groupe de travail o travail sur les textes à présenter au CRED et aux CRI/DSI o travail sur le workflow de gestion des thèses électroniques Juillet Août 2009 : o amendement et validation des deux textes par les directrices de SCD Septembre 2009 : o présentation du projet au CRED et aux CRI/DSI Octobre 2009 : o formation fonctionnelle et technique à ORI-OAI dans le cadre de l UNR Automne 2009 : o finalisation du travail de paramétrage fonctionnel o recrutement du support informatique Janvier 2010 o lancement du paramétrage technique Printemps 2010 o mise en production Prochaine réunion : lundi 6 juillet 2009 de 10 heures à 12 heures 30 au SCD de l Université Paul Verlaine Metz 5

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