Guide des maniements de fonds clients à l usage des avocats A jour de la législation et de la réglementation au 1 er décembre 2012

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1 Guide des maniements de fonds clients à l usage des avocats A jour de la législation et de la réglementation au 1 er décembre 2012 Gestion par le cabinet d avocats...et ses relations avec la Carpa JANVIER 2013

2 La création plus que cinquantenaire des Carpa a démontré son efficacité et son rôle dans le fonctionnement de la Justice, reconnue et légitimée par les Pouvoirs Publics. Ainsi, l avocat doit déposer les fonds de ses clients dans les livres de la caisse instituée par son barreau. Outre la sécurité apportée, tant au cabinet qu aux clients, la Carpa est l instrument technique, née par la volonté des avocats, qui, sous la responsabilité des Ordres, garantit la traçabilité des opérations et la représentation des fonds ainsi reçus, dans le respect du secret professionnel et la confidentialité des opérations. La Carpa satisfait à la prévention du blanchiment d argent, puisqu elle permet de contrôler l origine, la destination des mouvements d argent et le lien avec l acte réalisé par l avocat qui reste gestionnaire du dossier. Votre caisse est équipée du logiciel Gcmf (gestion et comptabilité des maniements de fonds), imaginé, développé et diffusé par l Union nationale des Carpa (Unca) qui fédère les Carpa, conformément aux dispositions de l article 21-1 de la loi n du 31 décembre L Unca a également développé le logiciel Tronc commun, utilisé tant pour l alimentation des applications informatiques permettant la gestion des fonds d Etat confiés par la loi n du 10 juillet 1991 pour la gestion des paiements de l aide juridictionnelle et des autres aides à l intervention de l avocat, que pour d autres logiciels développés pour la profession, puisqu il sert d annuaire de référence pour le Réseau privé virtuel des avocats (Rpva) et le Réseau privé virtuel de la Justice (Rpvj). Vous trouverez, dans les pages suivantes, les réponses aux questions qui peuvent se poser dans le cadre des relations des avocats avec la Carpa relatives à la gestion des fonds clients. La Carpa n est rien sans le concours de chaque avocat ; de nombreux barreaux étrangers s intéressent à notre système, certains s en sont inspirés. Nous devons, en France, rester exemplaires. Vous trouverez des informations complémentaires sur le site de l Unca et des brèves sur notre compte Twitter. Bâtonnier Sylvain CAILLE Président de l Union nationale des Carpa Janvier 2013

3 T M Page L A T A B L E D E S M A T I È R E S 4 Textes législatifs et réglementaires CE QUE DIT LA LOI CE QUE PRÉCISE LA RÉGLEMENTATION CE QUE PRÉCISE ENCORE LA RÉGLEMENTATION Page 6 Fonctionnement administratif du compte Carpa «cabinet» CREATION Page 7 Vie du compte Carpa «cabinet» Gestion du sous-compte affaire Page 8 Comment utiliser le bordereau d instructions Dépôts sur un sous-compte affaire LES REMISES DE CHÈQUES IMPAYÉ SUR REMISE DE CHÈQUE DÉLAI DE GARANTIE DE BONNE FIN LA RÉCEPTION D UN VIREMENT LA REMISE D UN MANDAT POSTAL LE DÉPÔT EN ESPÈCES LA REMISE À L ENCAISSEMENT DES EFFETS DE COMMERCE : BILLETS À ORDRE ET LETTRES DE CHANGE Page 11 Sorties de fonds depuis un sous-compte affaire QUELQUES CONSEILS DEMANDE D ÉMISSION D UN RÈGLEMENT QUELQUES PRÉCISIONS EMISSION D UN VIREMENT Page 12 Clôture d un sous-compte affaire Honoraires Page 13 Autres événements pouvant influer sur le compte Carpa LA DÉMISSION L OMISSION LA SUPPLÉANCE - L ADMINISTRATION L INTERDICTION BANCAIRE LES ÉVOLUTIONS DE L EXERCICE PROFESSIONNEL Page 15 Gestion des voies d exécution Page 17 Présentation du service LES TRAITEMENTS DES VOIES D EXÉCUTION ET AVIS À TIERS DÉTENTEUR REÇUS PAR LA Carpa

4 T Textes législatifs et réglementaires CE QUE DIT LA LOI (loi n du 31 décembre 1971 modifiée) L article 53 : «Dans le respect de l indépendance de l avocat, de l autonomie des conseils de l ordre et du caractère libéral de la profession, des décrets en Conseil d Etat fixent les conditions d application du présent titre. Ils précisent notamment :... 9 «Les conditions d application de l article 27, et notamment les conditions des garanties, les modalités du contrôle et les conditions dans lesquelles les avocats reçoivent des fonds, effets ou valeurs pour le compte de leurs clients, les déposent, sauf lorsqu ils agissent en qualité de fiduciaire, dans une caisse créée obligatoirement à cette fin par chaque barreau ou en commun par plusieurs barreaux et en effectuent le règlement.» CE QUE PRÉCISE LA RÉGLEMENTATION (extrait du décret n du 27 novembre 1991 modifié) L article 229 : «Sous réserve de justifier d un mandat spécial dans le cas où il est exigé, l avocat procède aux règlements pécuniaires liés à son activité professionnelle, en observant les règles fixées par le présent décret et par le règlement intérieur du barreau. Ces règlements pécuniaires ne peuvent être que l accessoire des actes juridiques ou judiciaires accomplis dans le cadre de son exercice professionnel.» L article : «Les avocats ne peuvent procéder aux règlements pécuniaires mentionnés au 9 de l article 53 de la loi du 31 décembre 1971 précitée que par l intermédiaire de la caisse prévue au même article. ll est interdit aux avocats de recevoir une procuration ayant pour objet de leur permettre de disposer de fonds déposés sur un compte ouvert au nom de leur client ou d un tiers, autre que l un des sous-comptes mentionnés à l article » L article : «Les écritures afférentes à l activité de chaque avocat sont retracées dans un compte individuel ouvert à son nom. Chaque compte individuel est luimême divisé en autant de souscomptes qu il y a d affaires traitées par l avocat. Tout mouvement de fonds entre sous-comptes est interdit, sauf autorisation spéciale, préalable et motivée du président de la caisse. Aucun sous-compte ne doit présenter de solde débiteur.» 4

5 CE QUE PRÉCISE ENCORE LA RÉGLEMENTATION (extrait de l arrêté du 5 juillet 1996) L article 8 : «La caisse des règlements pécuniaires des avocats doit être en mesure de contrôler, notamment lors des opérations mentionnées à l article 241 du décret du 27 novembre 1991 susvisé, les éléments suivants : 1 la position bancaire et comptable des sous-comptes affaires ; 2 l intitulé et la nature des affaires ; 3 la provenance des fonds crédités sur les sous-comptes affaires ; 4 l identité des bénéficiaires des règlements ; 5 les affaires dont le montant des crédits est supérieur au plafond des assurances garantissant la représentation des fonds ; 6 la justification du lien entre les règlements pécuniaires des avocats et les actes juridiques ou judiciaires accomplis par ceux-ci dans le cadre de leur exercice professionnel ; 7 l absence de mouvement sur un sous-compte affaire.» L article 11 : «Chaque avocat membre de la caisse des règlements pécuniaires des avocats ne dispose de la signature sur son compte individuel qu en qualité de mandataire du président de la caisse». L article 14 : «Chaque avocat appelé à recevoir des fonds, effets ou valeurs d un montant supérieur à la limite de garantie de la police d assurance souscrite par le barreau doit avertir immédiatement le président de la caisse des règlements pécuniaires des avocats, afin qu une garantie complémentaire soit souscrite avant la réception des fonds, effets ou valeurs.» L article 15 : «Lorsqu un avocat constate qu un chèque émis n est pas présenté au débit par son bénéficiaire dans un délai normal d encaissement, il doit s enquérir auprès du bénéficiaire des raisons de ce retard. En cas de perte ou vol du chèque, la caisse des règlements pécuniaires des avocats doit notifier à l établissement de crédit une opposition au paiement. Si les fonds déposés au titre d une affaire ne peuvent être remis au bénéficiaire, l avocat en informe la caisse des règlements pécuniaires des avocats. La caisse doit enregistrer ces fonds sur un compte spécial. Les fonds restent à la disposition de l intéressé ou de tout ayant droit jusqu à prescription.» L article 12 : «Les fonds reçus par les avocats doivent être déposés à la caisse des règlements pécuniaires des avocats dès réception». L article 13 : «Les fonds doivent être reversés au bénéficiaire dès la justification de l encaissement définitif et dans le respect des conventions de délais de bonne fin conclues entre la caisse et l établissement de crédit dépositaire des fonds». 5

6 F Fonctionnement administratif du compte Carpa «cabinet» CREATION Concomitamment à son inscription au barreau, l avocat doit solliciter auprès de la Carpa l ouverture de son compte Carpa maniements de fonds. Pour cela il doit disposer des documents suivants : les pièces justificatives de son inscription au barreau, pour les structures d exercice : les statuts, l extrait K bis du registre du commerce et des sociétés, la liste des associés, la liste des avocats exerçant dans la structure, la liste des avocats habilités pour les chèques émis par la Carpa, un relevé d identité bancaire de son compte professionnel, éventuellement, la balance des affaires en cours, s il était inscrit précédemment dans un autre barreau, que lui fournira sa précédente Carpa. Il est alors procédé à l ouverture de son compte Carpa. Le secrétariat de la Carpa lui demandera de déposer les signatures de tout avocat de son cabinet dûment habilité à faire fonctionner ce compte et à apposer sa signature sur les lettres-chèques. La Carpa est titulaire d un compte unique ouvert dans les livres d un établissement bancaire par lequel sont réalisés les dépôts et règlements relatifs aux opérations de maniements de fonds de l ensemble des avocats du barreau (article 1 er de l arrêté du 5 juillet 1996). La comptabilité des maniements de fonds est gérée au moyen du logiciel informatique Gcmf. Le compte unique est divisé en autant de comptes individuels que le barreau compte d'avocats actifs, ou, en cas d exercice en commun, de structures d exercice (article 2 de l arrêté précité). Les opérations de maniements de fonds sont réalisées sous la seule responsabilité de l avocat qui reste gestionnaire de ses dossiers. C est ainsi qu il sera ouvert dans son compte «Carpa maniements de fonds», autant de sous-comptes, que d affaires. ATTENTION : La réglementation interdit toute compensation entre affaires ; aussi en cas d erreur d imputation d une somme sur un souscompte, la Carpa sollicitera la justification avant de procéder à sa régularisation. Il est essentiel de prévenir la Carpa en cas de changement dans la composition du cabinet ou dans les délégations de signature. Structures inter-barreaux et bureaux secondaires Pour les structures inter-barreaux, le compte sera ouvert, dans la Carpa du barreau où est inscrit le siège social, pour les seuls avocats inscrits à son barreau qui disposeront de la signature sur le sous-compte du cabinet. En cas de bureaux secondaires existant hors du ressort du barreau, les maniements de fonds seront toujours réalisés par l intermédiaire de la Carpa du barreau d inscription de l avocat. 6

7 V Vie du compte Carpa «cabinet» G Gestion du sous-compte affaire Plusieurs événements peuvent influer le compte Carpa «maniements de fonds». Les plus courants sont visés ci-après. En cas de doute, il convient de contacter le président de la caisse La Carpa ouvre un sous-compte affaire : soit lorsque l avocat dépose des fonds correspondant à un nouveau dossier, soit lorsque l avocat demande un Relevé d Identité Bancaire (RIB) en vue de la réception d un virement dans un nouveau dossier. Dans tous les cas, la Carpa affecte un numéro spécifique par affaire. Ce numéro doit impérativement être repris sur les bordereaux d instructions. Lorsque le cabinet utilise une numérotation spécifique, l avocat a ou l un de ses délégataires ; l Ordre est de même à la disposition de l avocat pour toute information à caractère déontologique. la possibilité de la conserver et de l utiliser parallèlement. Elle sera donc reportée sur les documents édités. Il est également possible de porter, sur les bordereaux d instruction les références du client : elles seront saisies par la Carpa et reproduites automatiquement sur les lettreschèques correspondantes : ceci facilitera la transmission de la lettrechèque à son bénéficiaire. Pour créer un sous-compte affaire, puis pour réaliser des dépôts et des demandes de sortie de fonds sur ce sous-compte affaire, il convient d utiliser les bordereaux d instructions mis à disposition par la Carpa. 7

8 C Comment utiliser le bordereau d instructions? D Dépôts sur un sous-compte affaire L avocat doit s assurer de l identité de son client. La remise du bordereau d instructions d un sous-compte affaire, la remise de fonds et la demande d émission de règlements sont réalisées sous la responsabilité de l avocat gestionnaire du dossier. Quelques recommandations pour assurer le meilleur traitement des opérations : Ecrire lisiblement. Veiller à compléter les zones obligatoires. Vérifier que le chèque remis à l encaissement est libellé au nom de la Carpa ou à défaut, au nom du cabinet, qu il est signé, qu il ne comporte pas de surcharges susceptibles d entraîner son rejet, que la date d émission est valide et que le montant en chiffres est bien identique au montant en lettres. Pour les règlements en faveur de tiers, leur qualité est précisée LES REMISES DE CHÈQUES Le chèque est enregistré par la Carpa tenant compte des indications mentionnées sur le bordereau - si l affaire existe déjà, il est précisé ses références sur le bordereau utilisé en indiquant «affaire existante». Si lors du dépôt, l avocat connaît le ou les noms des bénéficiaires, il les indique sur le même bordereau et la Carpa les enregistrera. Les règlements seront établis, sous la forme que l avocat aura demandée (lettre-chèque, virement) à l expiration du délai de garantie de bonne fin négocié avec la banque. (huissier, notaire ) ou leur lien avec l affaire ainsi que pour les personnes physiques, leur prénom ou pour les personnes morales, leur raison sociale. Pour les dépôts d un chèque, d un virement ou d espèces, en devises, il faut impérativement préciser si la Carpa doit les céder pour procéder à leur comptabilisation en euros ou les conserver dans la monnaie d origine pour éviter tout risque de change pour le bénéficiaire final. Le bordereau d instructions est suffisant ; il n est pas utile de l accompagner d un courrier. Ne pas oublier de conserver les doubles jusqu à réception du relevé informatique édité par la Carpa, permettant de vérifier le bon enregistrement des instructions données. IMPORTANT : Les fonds liés à la gestion fiduciaire ne sont pas déposés en Carpa. Si un chèque établi à l ordre de la Carpa est destiné au règlement d une partie adverse au client de l avocat, pour arrêter le cours des intérêts éventuellement dus : il est nécessaire que l avocat le transmette au confrère, avocat du créancier, qui l encaissera directement sur son compte Carpa, si le confrère de la partie adverse appartient au même barreau, l avocat peut également demander qu un virement interne «en compte à compte» soit réalisé, dès le dépôt à la Carpa, solution qui préserve la confidentialité des références bancaires de l émetteur initial. 8

9 Un mouvement interne irrévocable sera réalisé par la Carpa, sur instructions de l avocat du débiteur, par le débit du sous-compte affaire concerné en faveur du souscompte affaire du confrère, avocat du créancier. Les délais de bonne fin sont toujours calculés à compter de la date de l encaissement du dépôt enregistré par la Carpa. IMPAYÉ SUR REMISE DE CHÈQUE S ils sont exercés, les droits et actions que la loi reconnaît au bénéficiaire d un chèque impayé libellé à l ordre de la Carpa, le sont au nom de la Carpa, sans préjudice pour celle-ci d en donner mandat à l avocat dont le compte est concerné, et sans préjudice des voies d exécution qui s attachent au titre pour paiement duquel a été établi le chèque, objet de l incident. Sur le plan pratique, la Carpa avise l avocat en cas d impayé et de son motif, dès qu elle est en possession de l information bancaire. Selon les instructions de l avocat, il peut être procédé à une nouvelle présentation dudit chèque (pendant la durée de sa validité). DÉLAI DE GARANTIE DE BONNE FIN La Carpa a l obligation, avant de permettre la sortie des fonds de s assurer du caractère définitif de l encaissement. Il n existe en la matière aucun délai légal. La Carpa a donc passé une convention avec sa banque qui garantit, après expiration des délais contractuels, l irrévocabilité du crédit des sommes déposées dès lors qu il s agit de chèques émis et payables sur le territoire français. Il résulte de cette garantie que les chèques Carpa sont assimilés à des «chèques certifiés», conformément à l instruction de la Direction Générale des Impôts du 28 juillet dépose un chèque, la Carpa enregistre immédiatement la remise au crédit du sous-compte affaire correspondant et indique sur les relevés, la date de disponibilité résultant du délai de garantie de bonne fin. NB : En cas de nécessité et dans la mesure du possible, compte tenu de la qualité de la signature et après l assurance d un encaissement définitif, la Carpa analysera la demande de l avocat de réduction de délai et s efforcera d y donner une suite favorable selon les circonstances. En ce qui concerne les fonds provenant de l étranger, tenant compte de la diversité des législations existantes, il est difficile d obtenir rapidement une garantie absolue des délais d encaissement pour les chèques qui peuvent être longs et aléatoires. Il convient de privilégier le virement. En conséquence, lorsque l avocat LA RÉCEPTION D UN VIREMENT L avocat doit au préalable contacter la Carpa pour obtenir un Relevé d Identité Bancaire (RIB) qui intègre les références Bank Identifier Code (BIC) et Identification Bank Account Number (IBAN). Ce RIB est délivré sur un compte en euros, ou en devises si l avocat a demandé que des fonds annoncés en devises soient ainsi conservés pour éviter tout risque de change. 9 Afin de permettre l identification des fonds à leur arrivée à la banque, et une imputation plus rapide et fiable au sous-compte affaire correspondant, les éléments suivants sont nécessaires et seront demandés à l avocat : N de son compte Carpa Nom de l affaire N de l affaire si elle existe déjà en Carpa Montant attendu Nom de l émetteur Nom de la banque Pays d origine

10 IMPORTANT : Les éléments d identification des virements reçus par la Carpa sont parfois incomplets et ne permettent pas toujours l identification du bénéficiaire. L avocat doit contacter la Carpa lorsqu il constate qu un virement tarde à être crédité, notamment s il émane d une administration. LA REMISE D UN MANDAT POSTAL Le principe est le même que pour les remises de chèques. Le mandat a une durée de validité courte. Il doit donc être valide pour que la Carpa puisse procéder à son encaissement. La Carpa doit être désignée comme bénéficiaire. LE DÉPÔT EN ESPÈCES Les espèces ne doivent, en aucun cas, être remises à la Carpa. Les dépôts en espèces sont effectués directement par les clients auprès de l agence bancaire où un compte spécial a été ouvert par la Carpa à cette fin. L avocat communique au président de la Carpa les raisons de ce dépôt en espèces ; ce n est qu après validation que le sous-compte affaire sera crédité de la somme correspondante. LA REMISE À L ENCAISSEMENT DES EFFETS DE COMMERCE : BILLETS À ORDRE ET LETTRES DE CHANGE L avocat ne peut recevoir d effets de commerce libellés à son ordre ou à celui de la Carpa. En revanche, il peut recevoir des effets libellés à l ordre de son client et endossés par ce dernier pour encaissement par la Carpa. En application de ces dispositions précitées, la Carpa peut recevoir des effets de commerce. Afin d éviter tout retard, l avocat doit impérativement vérifier que toutes les mentions utiles et obligatoires sont bien portées sur les documents avant remise à la Carpa, notamment la domiciliation bancaire complète du tiré. L avocat doit également veiller à ce que le bénéficiaire a bien procédé à son endossement au profit de la Carpa. Dans le cas du paiement d un prix de vente de fonds de commerce, la chaîne 10 d effets doit être déposée dans son intégralité, même si les échéances s échelonnent sur plusieurs années. Sur simple demande de l avocat, en fonction des impératifs de gestion de son dossier, les effets de commerce lui seront retournés : immédiatement pour ceux qui ne sont pas encore dans le circuit bancaire, après intervention de la Carpa auprès de la banque pour interrompre le processus d encaissement et en obtenir le retour. La Carpa tient informé l avocat : soit du bon encaissement des lettres de change et/ou billets à ordre, soit des incidents de paiement et si tel est le cas, reste dans l attente de ses nouvelles instructions pour la suite à donner au dossier. ATTENTION : L opération ne sera mentionnée sur le relevé du sous-compte qu à la date du crédit définitif variant en fonction du montant des opérations et des dates d échéance.

11 S Sorties de fonds depuis un sous-compte affaire QUELQUES CONSEILS Pour la France métropolitaine et les départements d Outre-mer, en pratique, les moyens de règlement sont DEMANDE D ÉMISSION D UN RÈGLEMENT L avocat peut effectuer sa demande : En même temps que le dépôt, Après le dépôt des fonds. Dans tous les cas, l avocat doit remplir un bordereau d instructions par affaire. Ses instructions sont ensuite traitées par la Carpa, qui veille au respect des textes et, à cette fin, peut lui demander toutes justifications par application de le chèque ou le virement. Pour les règlements en direction de l étranger, il est vivement recommandé de procéder par virement. l article 8 de l arrêté du 5 juillet La lettre-chèque lui est ensuite transmise. S il s agit d un virement, il sera directement traité par les services de la Carpa en faveur du bénéficiaire que l avocat aura indiqué et des références bancaires nationales (RIB) ou internationales (IBAN) communiquées (sauf s il s agit d un tiers régulier en faveur duquel l avocat procède à des virements et que les références bancaires sont déjà en possession de la Carpa). QUELQUES PRÉCISIONS Afin d accélérer le traitement de ses demandes, la Carpa recommande à l avocat de préciser le lien du bénéficiaire avec l affaire. RELEVÉ DES CHÈQUES NON DÉBITÉS : article 15 de l arrêté du 5 juillet 1996 La Carpa transmet régulièrement à l avocat le relevé des affaires comportant des chèques émis non débités et éventuellement périmés. L avocat peut obtenir ce relevé de façon plus fréquente sur simple demande. 1 L avocat doit vérifier ce relevé et identifier les raisons du non débit des chèques émis. Si la lettre-chèque n a pu être remise au bénéficiaire des fonds car elle était non conforme (par exemple nom du bénéficiaire erroné), l avocat doit la restituer à la Carpa pour que soit procédé à son annulation. Sur ses 11 instructions, une nouvelle lettrechèque sera émise. 2 Si la lettre-chèque a bien été remise à son destinataire et que le client l a perdue, la Carpa devra procéder à une opposition auprès de la banque en demandant une lettre de décharge du client de l avocat. Dès l opposition enregistrée, une nouvelle lettre-chèque sera émise au profit du client. 3 Si la lettre-chèque a bien été remise au client et que l avocat est sans nouvelle, une opposition devra être régularisée auprès de la banque. Dès l opposition enregistrée dans le logiciel Gcmf, les fonds, s ils ne peuvent être versés au bénéficiaire ou à ses ayants droit, seront transférés sur le compte spécifique prévu par l article 15 de l arrêté du 5 juillet 1996.

12 ÉMISSION D UN VIREMENT Les virements peuvent être effectués en euros ou en devises sur la France ou l étranger. Dans tous les cas, l avocat doit remplir un bordereau d instructions et y joindre le relevé d identité bancaire du destinataire pour les virements sur la France. En faveur de l étranger, il est recommandé d obtenir des banques des coordonnées précises (ne pas oublier les références IBAN) pour éviter des frais importants en cas de rejet. La devise à transférer doit être indiquée pour les virements à destination de pays étrangers. Des frais sont prélevés par les banques lors des transferts à l étranger et sont par défaut à la charge des bénéficiaires. Il est toutefois possible de laisser les frais à la charge de l émetteur mais, dans ce cas, il convient de le préciser sur le bordereau d instructions. Les instructions de l avocat sont traitées par la Carpa en veillant au respect des textes applicables. IMPORTANT : L instruction de virement adressée à la Carpa doit impérativement comporter la signature d un avocat habilité ; l ordre de virement remis à la banque est signé par le président de la Carpa ou l un de ses délégataires. C Clôture d un sous-compte affaire H Honoraires L avocat doit impérativement solder le sous-compte lorsque l affaire est terminée en transmettant les fonds au client, ou le cas échéant, à ses ayants droit. Les affaires, pour lesquelles un solde subsiste sans pouvoir être reversé, doivent faire l objet d instructions spécifiques. L avocat doit prévenir la Carpa lorsque le client a disparu ou ne peut être joint afin que les soldes soient Le dépôt spécifique de sommes correspondant à des honoraires sur le compte Carpa est interdit puisque les honoraires ne constituent pas des maniements de fonds. Si la somme reçue au titre du maniement de fonds englobe des honoraires, ceux-ci doivent être versés sur un compte spécial Carpa, selon les dispositions du décret et de l arrêté du 5 juillet 1996 (article 15), sur lequel ils demeureront à la disposition du client. En aucun cas, ces fonds ne peuvent être perçus à titre de solde de frais ou d honoraires, sauf, bien entendu, autorisation écrite et préalable du client ou procédures de recouvrement prévues par les dispositions légales. réclamés à l expiration du délai de bonne fin. Le prélèvement à titre d honoraires n est possible au bénéfice de l avocat que sur présentation préalable à la Carpa d une autorisation écrite dans les conditions fixées par le règlement intérieur. 12

13 A Autres événements pouvant influer sur le compte Carpa LA DÉMISSION de la profession Si l avocat exerce à titre individuel, son compte Carpa doit être soldé. En cas de solde créditeur comptable sur certaines affaires, il est nécessaire de faire entériner par l Ordre la nomination d un suppléant qui prendra en charge les opérations jusqu à apurement complet. La Carpa prend en compte son retrait de signature à la date effective de sa démission et procède à la clôture du compte dès que celui-ci présente un solde nul. Si l avocat exerce en structure d exercice commun, il prévient la Carpa qui prendra en compte son retrait de signature. Cela n aura aucune incidence sur ses dossiers en cours. pour un changement de Barreau Si l avocat exerce à titre individuel, son compte Carpa doit être soldé. S il reste encore un solde créditeur comptable pour des affaires, la Carpa émet et lui fait parvenir les sommes correspondantes au nom de la Carpa de son nouveau barreau d inscription, pour lui permettre d assurer la continuité de ses dossiers. La Carpa prend en compte son retrait de signature à la date effective de sa démission et procède à la clôture du compte, dès l ensemble des écritures en cours passées en banque (lettre-chèque émise par exemple). L OMISSION Si l avocat exerce à titre individuel, le suppléant désigné par l Ordre prend en charge les opérations en cours. La Carpa procède à son retrait de signature à la date effective de son omission. Lors de sa réinscription, il lui faudra effectuer les formalités de dépôt de signature. LA SUPPLÉANCE L ADMINISTRATION Le suppléant ou l administrateur du cabinet d un avocat, doit procéder aux régularisations administratives qui en découlent. Celles-ci sont accomplies sur présentation du justificatif de leur nomination, par le bâtonnier, auprès de la Carpa. Le relevé des opérations du compte du confrère concerné sera tenu à leur disposition. La mention de la suppléance ou de l administration sera portée sur les relevés émis pour le cabinet pour lequel ils interviennent. Leur signature sera enregistrée pour le fonctionnement de ce souscompte. Au terme de leur mission, ils devront avertir la Carpa qui procédera aux formalités administratives. 13

14 L INTERDICTION BANCAIRE L avocat a l obligation d informer le président de la Carpa en cas d interdiction bancaire. La délégation dont il dispose est alors révoquée. L avocat reste gestionnaire de ses opérations de maniements de fonds ; toutefois, les règlements sont signés par le président ou son délégataire puis lui sont remis. LES ÉVOLUTIONS DE L EXERCICE PROFESSIONNEL Les modalités d exercice enregistrées par la Carpa ne peuvent différer du mode d exercice tel que l avocat l a déclaré auprès de l Ordre. L avocat doit donc s assurer que les informations enregistrées par la Carpa sont conformes à la réalité de sa situation ; elles sont insérées dans la base «avocats/structures» dénommée «Tronc commun» qui sert à alimenter les applications informatiques de gestion que la Carpa utilise, dont le Gcmf. ATTENTION : La Carpa ne peut en aucun cas anticiper sur les décisions ordinales même pour des raisons pratiques d exercice effectif. L avocat dispose d un droit de consultation et de rectification des informations détenues par la Carpa dans le respect de la loi relative à l informatique, aux fichiers et aux libertés. en cas de fin d exercice individuel pour intégrer une structure existante au sein du barreau L ancien compte Carpa de l avocat ne doit plus enregistrer d opérations de maniements de fonds. La Carpa se charge d effectuer le transfert des affaires existantes, à solde non nul, vers le compte Carpa de la structure que l avocat intégre pour chaque sous-compte affaire. En ce qui concerne la structure d intégration : 14 si l avocat en est le représentant légal, il doit accomplir les mêmes formalités que pour une ouverture de compte, s il en est associé, le représentant légal de la structure doit accomplir les formalités de procuration. en cas de fin d exercice individuel pour création d une structure d exercice en commun L ancien compte Carpa de l avocat ne doit plus enregistrer d opérations de maniements de fonds. Il doit accomplir les formalités d ouverture d un compte Carpa pour la nouvelle structure d exercice. Il est prévu un dépôt de signature pour chaque représentant légal. La Carpa se charge, selon les instructions de l avocat, du transfert des affaires à solde non nul, vers le nouveau compte de la structure ainsi créée. départ d une structure d exercice en commun avec reprise d un exercice individuel L avocat ne doit plus effectuer de maniements de fonds sur le compte de la structure qu il a quittée. Le retrait de signature sur ce compte est pris en considération. Il doit accomplir les formalités d ouverture d un nouveau compte. La Carpa édite le relevé général et transfère, après pointage de sa part, conjointement avec ses anciens associés, vers son nouveau compte, les affaires à solde non nul lui appartenant.

15 départ d une structure d exercice en commun pour intégrer une autre structure d exercice en commun L avocat ne doit plus effectuer de maniements de fonds sur le compte de la structure qu il a quittée. Le retrait de signature sur ce compte est pris en considération. En ce qui concerne la structure d intégration : s il en est le représentant légal, il doit accomplir les formalités pour l ouverture d un compte, s il en est associé, le représentant légal de la structure doit accomplir les formalités de procuration. La Carpa édite le relevé général et transfère, après pointage de sa part, conjointement avec ses anciens associés, vers son nouveau compte, les affaires à solde non nul lui appartenant. départ d une structure d exercice en commun pour créer une autre structure d exercice en commun L avocat ne doit plus effectuer de maniements de fonds sur le compte de la structure qu il a quittée. Le retrait de signature sur ce compte est pris en considération. L avocat doit accomplir les formalités d ouverture d un compte pour la nouvelle structure d exercice Il est prévu un dépôt de signature pour chaque représentant légal. La Carpa édite le relevé général et transfère, après pointage de sa part, conjointement avec ses anciens associés, vers son nouveau compte, les affaires à solde non nul lui appartenant. G Gestion des voies d exécution LES TRAITEMENTS DES VOIES D EXÉCUTION ET AVIS À TIERS DÉTENTEUR (ATD) REÇUS PAR LA CARPA Il ne peut être fait obstacle à l exercice régulier des voies d exécution et mesures conservatoires sur les fonds de tiers déposés sur les sous-comptes affaires. Si la saisie de fonds de tiers est pratiquée entre les mains de l avocat, celle-ci est nulle ; l avocat appréciera s'il doit répondre à l'huissier ou si, en sa qualité de conseil du débiteur saisi, il conseille à son client d'en poursuivre la nullité devant le juge de l'exécution. La saisie de fonds appartenant ou destinés aux parties des dossiers ne pouvant être pratiquée qu entre les mains de la Carpa, celle-ci doit s enquérir auprès de l avocat des éléments justifiant de l appartenance ou la disponibilité des fonds pour faire aliment à la saisie, au sens de l article 43 de la loi du 9 juillet 1991 : l acte de saisie emporte, à concurrence des sommes pour lesquelles elle est pratiquée, attribution immédiate au profit du saisissant de la créance saisie disponible entre les mains du tiers ainsi que tous ses accessoires. La Carpa informe donc l'huissier que la réponse sera faite après interrogation de l'avocat titulaire du sous-compte (arrêt du 9 janvier 2003 de la deuxième Chambre Civile de la Cour de Cassation). L'avocat doit donc répondre sans délai aux interrogations de la Carpa afin de fournir les renseignements nécessaires pour répondre à l'huissier pratiquant la saisie (de même sur avis à tiers détenteur). A cette fin, la Carpa transmet à l'avocat en cause simultanément en télécopie, l'acte accompagné d'une correspondance rappelant les obligations légales en la matière de donner une réponse "sans délai". 15

16 La responsabilité d une réponse sans délai auprès de la Carpa incombe à l avocat. Dès que la Carpa est en possession des renseignements utiles, à savoir le montant des sommes détenues sur l affaire concernée et la désignation de son détenteur le cas échéant, celle-ci répond à l huissier ; et s il apparaît que la saisie porte sur des fonds disponibles pour le débiteur tiers saisi, elle transfère les fonds sur son compte bloqué. Si le sous-compte de l affaire présente un solde disponible, pour le débiteur saisi, supérieur au montant de la somme pour laquelle est pratiquée cette saisie, le montant prélevé pour transfert sur le compte bloqué de la Carpa est limité au montant pour lequel est pratiquée cette saisie. Bien évidemment, doit être distingué la situation du débiteur saisi de celle du tiers saisi (la Carpa) qui, quant à lui, doit rester objectif sur les causes et justifications de la saisie (créance), et ne peut contester la procédure de saisie que sur sa régularité formelle. C est l avocat du débiteur saisi qui appréciera avec celui-ci les contestations qu il peut exprimer. Les Avis à Tiers Détenteur (ATD) L administration fiscale dispose, pour le recouvrement de ses créances privilégiées, d une procédure de saisie simplifiée, que le Livre des procédures fiscales désigne sous le terme d avis à tiers détenteur. Le processus de traitement par la Carpa est en tout point comparable à celui de la saisie attribution cidessus exposé. De même, les obligations de réponse qui incombent à l avocat avec la responsabilité qui en découle, demeurent analogues. ATTENTION : Si l avocat n est pas familier de ce type de procédure, il doit prendre soin de lire attentivement l acte que lui transmet la Carpa. Cet acte lui rappelle en effet, non seulement l étendue des obligations du tiers saisi, mais également la marche à suivre et les délais pour exercer un recours en cas de contestation. En tout état de cause, il appartient à l avocat de répondre sans délai aux interrogations de la Carpa. L absence de réponse constitue d une part, une faute déontologique dont la Carpa serait tenue de saisir l Ordre et, d autre part, est de nature à engager sa responsabilité civile professionnelle. En cas de difficulté, l avocat doit en référer directement à la Carpa qui est prête à lui porter assistance. En toutes hypothèses, il n appartient pas à la Carpa, tiers saisi, de se faire juge de la validité ou de la régularité de la saisie. 16

17 P Présentation du service POUR QUOI FAIRE? icarpa est un service web permettant à tout avocat, abonné au Rpva, de consulter le compte maniements de fonds de son cabinet d exercice, dès lors que sa Carpa est équipée du logiciel de gestion et comptabilité des maniements de fonds (Gcmf). Le logiciel Gcmf et le service icarpa sont développés et proposés par l Union nationale des Carpa (Unca). icarpa participe à la modernisation de la profession d avocat. Il a pour objectif de faciliter l exercice professionnel des avocats, de simplifier la tâche des Carpa et des Ordres, mais aussi de limiter l impression de papier. QUI GÈRE? L Unca a mis en place une plateforme informatique dénommée Carpabox, à laquelle les Carpa se connectent régulièrement pour transmettre le différentiel des données enregistrées depuis leur dernière connexion. QUI PAYE? L Unca a mutualisé les coûts et mis en place les matériels et outils nécessaires, permettant de satisfaire aux requêtes reçues de la plate forme e-barreau lorsqu un avocat se connecte et s authentifie pour consulter son compte maniements de fonds ; les Carpa et les Ordres n ont donc aucun investissement propre à réaliser et le service est gratuit pour les avocats. COMMENT LE METTRE EN ŒUVRE? Une fois le contrat d utilisation signé par l Ordre des avocats et la Carpa, puis retourné à l Unca, la mise en œuvre de la procédure d ouverture du service est réalisée par les services de l Unca. COMMENT Y ACCÉDER? Pour bénéficier des services d icarpa, l avocat doit être en possession d une clé Usb délivrée par le Conseil national des barreaux, comportant un certificat d authentification valide pour le cabinet au sein duquel il exerce. L accès au service icarpa s effectue par l intermédiaire de la plateforme e-barreau ou depuis COMMENT L UTILISER? Une fois l authentification réalisée selon les conditions définies par le Conseil national des barreaux, l avocat peut consulter les données de son compte Carpa maniements de fonds. A l aide de critères de recherches dans une interface épurée, l avocat peut pour les maniements de fonds consulter et éditer les affaires en cours, les affaires soldées, l historique des affaires, l échéance des sorties de fonds qu il a sollicitées pour le compte de ses clients. La notice de présentation et d utilisation du service icarpa-maniements de fonds est téléchargeable sur le site de l Unca : 17

18 UNION NATIONALE DES CARPA (anciennement UNION NATIONALE DES CAISSES D AVOCATS) Association régie par la loi du 1 er juillet article 21.1 de la loi n du 31 décembre , RUE DE RENNES PARIS TEL : +33 (0) FAX : +33 (0) COURRIEL : contact@unca.fr SITE :