LOCATION ET MAINTENANCE D UNE MACHINE A AFFRANCHIR CAHIER DES CHARGES. Chambre de commerce et d industrie de Limoges et de la Haute-Vienne

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1 LOCATION ET MAINTENANCE D UNE MACHINE A AFFRANCHIR CAHIER DES CHARGES Date limite de réception des offres : 07 Octobre 2014 Heure limite de réception des offres : 12 heures Lieu de réception des offres : Chambre de commerce et d industrie de Limoges et de la Haute-Vienne Secrétariat de la commission technique 16, place Jourdan BP 403 Cahier des Charges - Marché N /11

2 Pouvoir Adjudicateur Chambre de Commerce et d Industrie de Limoges et de la Haute-Vienne 16, place Jourdan BP 403 Représentant légal du Pouvoir Adjudicateur Monsieur le Président de la Chambre de Commerce et d Industrie de Limoges et de la Haute-Vienne 16, place Jourdan BP 403 Comptable Assignataire M. le Trésorier de la Chambre de Commerce et d Industrie de Limoges et de la Haute-Vienne 16, place Jourdan BP 403 Cahier des Charges - Marché N /11

3 S O M M A I R E ARTICLE 1 Objet de la consultation... 4 ARTICLE 2 Date d effet du marché... 4 ARTICLE 3 Durée du marché... 4 ARTICLE 4 Date limite de remise des offres... 4 ARTICLE 5 Délai de validité des offres... 4 ARTICLE 6 Description des besoins... 4 ARTICLE 7 Conditions d exécution des prestations... 4 ARTICLE 8 Livraison... 5 ARTICLE 9 Prix... 5 ARTICLE 10 Variation dans les prix... 6 ARTICLE 11 Mode de règlement - Facturation... 7 ARTICLE 12 Pénalités... 8 ARTICLE 13 Résiliation... 8 ARTICLE 14 Contrôle d exécution... 8 ARTICLE 15 Obligations particulières du prestataire - Normes... 8 ARTICLE 16 Engagement de la consultation... 9 ARTICLE 17 Conditions d envoi et de remise des offres ARTICLE 18 Présentation et jugement des offres 10 ARTICLE 19 Assurances.10 ARTICLE 20 Attribution de compétence.10 ARTICLE 21 Renseignements complémentaires..11 Cahier des Charges - Marché N /11

4 ARTICLE 1 OBJET DE LA CONSULTATION La présente consultation a pour objet la location et la maintenance d une machine à affranchir. ARTICLE 2 DATE D EFFET DU MARCHE Le marché prend effet à compter du 20/10/2014. ARTICLE 3 DUREE DU MARCHE Le présent marché est conclu à compter du 20 octobre 2014 pour une durée de 5 (cinq) ans. ARTICLE 4 DATE LIMITE DE REMISE DES OFFRES La date limite de remise des offres est fixée au 07 Octobre 2014 avant 12 h 00 au plus tard. ARTICLE 5 DELAI DE VALIDITE DES OFFRES Le délai de validité de l offre est fixé à quatre vingt dix (90) jours à compter de la date limite fixée pour la remise des offres. ARTICLE 6 DESCRIPTIONS DES BESOINS Caractéristiques à minima Entrée en fonction à la date d échéance de notre matériel actuel soit le 20 octobre 2014 Fonction pesée à la volée ou dynamique Cadence de traitement en pesée à la volée : plis par heure Cadence sans pesée : plis par heure Balance dynamique épaisseur jusqu'à 10 mm - Portée de la balance jusqu à 500 grammes Consommable impression de préférence cartouche de grande capacité, les candidats devront mentionner le coût de l emprunte hors flamme Distributeur d étiquettes (intégré ou à part) Alimentation permettant de traiter différents formats de courrier sans pré tri Nombre de comptes (services) : 100 Relevé de consommation mensuel par compte : soit via un site internet ou via une connexion PC ou encore via une imprimante (le moins onéreux) Reprise de notre flamme et possibilité d intégrer 5 flammes Gestion automatique des télétransmissions et intégration des nouveaux tarifs de la poste sans coût supplémentaire, que ce soit en téléchargement ou par l envoi d un module mémoire Contrat de maintenance tout compris : déplacements, pièces et main d œuvre Délai maximum de remise en fonction : le candidat précisera dans son offre la durée du délai d intervention : si celle-ci est supérieure à 48 heures, il s engagera à mettre à disposition une machine de remplacement. La remise en fonction se fera 5 jours/ 7 Le candidat fournira un catalogue présentant tous les consommables pour cette machine (encre, étiquettes ) et proposera un taux de remise sur le tarif public. Le candidat s engagera sur la qualité et la conformité du matériel livré. Cahier des Charges - Marché N /11

5 Garantie La date de début de location et de la maintenance est fixée au 20 octobre Le candidat précisera dans son offre la durée et les conditions de la garantie. Le prestataire devra préciser clairement les éléments exclus de son intervention en matière d entretien. En aucun cas les prestations comprises dans le cadre d un usage normal ne pourront donner lieu à facturation. ARTICLE 7 CONDITIONS D EXECUTION DE LA PRESTATION Les prestations devront être conformes aux stipulations de la consultation (les normes et spécifications techniques applicables étant celles en vigueur à la date de la consultation). Le prestataire s engage à réaliser la fourniture, l installation, la mise en service et la maintenance d une machine à affranchir à la Chambre de commerce et d industrie de Limoges et de la Haute-Vienne 16, place Jourdan, LIMOGES, ainsi que la formation à l utilisation de 5 personnes. La prestation comprend la fourniture d une notice en langue française, d utilisation et d entretien élémentaire. Le contrat d entretien et de maintenance sur site devra préciser les informations suivantes : - l étendue de la garantie, - le délai d intervention en cas de panne, - la présence, ou non, d un technicien dans le département de la Haute-Vienne, - le délai de réapprovisionnement si nécessaire, - les visites préventives : préciser la périodicité. ARTICLE 8 LIVRAISON La date de livraison fixée au 20 octobre 2014 sera obligatoirement indiquée par le candidat dans son offre. Dans le cas où cette date ne serait pas respectée, le candidat s expose à l application de pénalités de retard fixées à l article 12 du présent cahier des charges. Les frais de livraison sont à la charge du titulaire du marché. La livraison se fera à l adresse suivante : Chambre de commerce et d industrie de Limoges et de la Haute-Vienne 16, place Jourdan ARTICLE 9 PRIX Les prix du bordereau des prix, fourni par le candidat, seront appliqués aux quantités réellement exécutées. Les quantités indiquées sur l éventuel détail estimatif ne sont données qu à titre d information. Cahier des Charges - Marché N /11

6 Les prix présentés au bordereau des prix sont réputés comprendre toutes charges fiscales, parafiscales ou autres, frappant obligatoirement l exécution des prestations, ainsi que tous les frais afférents au conditionnement, à l emballage, à la manutention, à l assurance, au stockage, au transport jusqu au lieu de livraison et tous les frais afférents au déplacement et à l hébergement. Les prix incluent, la livraison, la mise en service, et d une façon générale la totalité des prestations et fournitures nécessaires à la bonne et complète réalisation de l objet du marché. Les prix seront donnés en euros hors taxes et toutes taxes. Le soumissionnaire est réputé avant la remise de son offre : - avoir contrôlé toutes les indications portées dans le présent cahier des charges, notamment celles données par les pièces écrites ; s être assuré qu elles sont exactes, suffisantes, concordantes. Tout ce qui serait indiqué dans les pièces écrites du dossier remis au titulaire mais ne figurant pas sur les annexes ou réciproquement, aura la même valeur que si les indications correspondantes étaient portées sur l ensemble des documents, - s être entouré de tous les renseignements utiles auprès du pouvoir adjudicateur. En cas de discordance constatée dans l offre, les indications portées en lettres à l acte d engagement prévaudront sur toutes les autres indications de l offre. Si des erreurs de multiplication, d addition ou de report sont constatées dans le bordereau de prix le montant total ne sera pas rectifié pour le choix de l offre la plus avantageuse. En outre, le soumissionnaire du marché reconnaît formellement que les prix qu il a consentis tiennent compte de toutes les prestations décrites au sein du présent cahier des charges ainsi que des prestations, garanties et obligations résultant du marché, des impôts, des taxes et redevances en vigueur, et de toutes charges et aléas pouvant résulter de l exécution du marché. Aucun frais supplémentaire ne peut s y ajouter. Le montant TTC s entend au taux de TVA en vigueur lors de l exécution de la prestation. ARTICLE 10 VARIATIONS DANS LES PRIX Les prix sont réputés fermes pour la première année du marché. Pour les périodes de renouvellement, les prix seront révisés à chaque période de reconduction selon la formule de révision de prix suivante, mise en place à partir de la deuxième année de maintenance : P= P0 ( x ICHTTS/ ICHTTS x Fsd2/ Fsd20) Dans laquelle : P = nouveau prix P0 = ancien prix ICHTTS = valeur de l indice du coût horaire du travail tous salariés confondus du mois considéré ICHTTS0 = valeur de l indice du coût horaire du travail correspondant au prix p0 FSd2 = indice des frais et services divers du mois considéré FSd20 = indice des frais et services divers correspondant au prix p0 Cahier des Charges - Marché N /11

7 Le titulaire adressera préalablement sa demande d ajustement en respectant un préavis de trois semaines au service comptabilité, dont les coordonnées figurent à l article 7 du présent cahier des charges. Il mentionnera l intitulé de la consultation et fera ressortir sur sa demande le montant de la prestation avant ajustement et son montant après ajustement. Le titulaire est tenu de présenter sa demande d ajustement des prix du marché chaque année. A défaut pour lui d y avoir procédé, il ne pourra faire valoir ses droits en réclamant à la Chambre de commerce et d industrie de Limoges et de la Haute-Vienne une révision pour l année ou les années écoulées. En cas de remplacement ou de suppression de l indice de référence, il y sera substitué un autre indice pertinent par voie d avenant. ARTICLE 11 MODE DE REGLEMENT - FACTURATION Le mode de règlement est le virement bancaire. Les sommes dues au titulaire du marché, seront payées dans un délai global de trente (30) jours à compter de la date de réception des factures ou des demandes de paiement équivalentes. L unité monétaire tenue pour la conclusion de la consultation est l euro. Le paiement des prestations sera effectué par virement annuel. Le taux des intérêts moratoires sera celui du taux d intérêt de la principale facilité de refinancement appliquée par la Banque Centrale Européenne (BCE) à son opération de refinancement principal la plus récente effectuée avant le premier jour de calendrier du semestre de l année civile au cours duquel les intérêts moratoires ont commencé à courir, majoré de huit points. Les factures seront libellées en euros et envoyées à l adresse suivante : Chambre de Commerce et d'industrie de Limoges et de la Haute-Vienne Service comptabilité 16, place Jourdan - BP LIMOGES CEDEX Les factures afférentes au paiement sont établies en un original et deux copies, portant outre les mentions légales, les indications suivantes : - les nom et adresse du titulaire, - le numéro de son compte bancaire ou postal (en cas de changement de coordonnées bancaires, le prestataire en avisera l administration par courrier auquel sera joint le nouveau relevé d identité bancaire ou postal), - le numéro et la référence du marché, - la désignation complète des produits, leur conditionnement et leur qualité, - l adresse de livraison, - le montant des prix unitaires hors taxes, - le taux et le montant de la TVA, - le montant total TTC, - la date. La facture sera libellée en euros. Le règlement des prestations se fera en euros. Cahier des Charges - Marché N /11

8 ARTICLE 12 PENALITES DE RETARD Le prestataire est impérativement tenu de livrer le matériel à la date fixée à l article 8 du présent cahier des charges. Dans le cas où le prestataire ne respecterait pas cette date, la Chambre de commerce et d industrie de Limoges et de la Haute-Vienne sera en droit de lui réclamer des pénalités de retard calculées conformément aux dispositions de l article 14 du CCAG/FCS. Ces pénalités seront déduites du montant que la Chambre de commerce et d industrie de Limoges et de la Haute-Vienne s est engagée à verser au prestataire en contrepartie de l exécution des prestations objet du présent marché. ARTICLE 13 RESILIATION En cas d inexactitude des documents et renseignements mentionnés aux articles 44 et 46 du Code des Marchés Publics, ou de refus de produire les pièces prévues aux articles D ou D à 8 du Code du Travail, conformément à l article 46 I -1 du Code des Marchés Publics, il sera fait application aux torts du titulaire, des conditions de résiliation prévues par le marché. Les dispositions des articles 29 à 34 du CCAG/FCS s appliquent. ARTICLE 14 CONTROLE D EXECUTION Vérifications Les prestations, objet du présent marché, seront soumises par la Chambre de commerce et d industrie de Limoges et de la Haute-Vienne aux opérations de vérifications telles que prévues aux articles 22 et 23 du CCAG/FCS destinées à constater qu elles répondent aux stipulations prévues au marché Décisions après vérifications A l issue de ces opérations de vérifications, la Chambre de commerce et d industrie de Limoges et de la Haute-Vienne prononce la réception, l ajournement, la réception avec réfaction ou le rejet de la prestation remise dans les conditions et suivant les modalités prévues à l article 24 du CCAG/FCS. Dans le cas du silence de la Chambre de commerce et d industrie de Limoges et de la Haute-Vienne dans le délai de quinze (15) jours suivant la remise de la prestation, celle-ci sera considérée comme admise. ARTICLE 15 OBLIGATIONS PARTICULIERES DU PRESTATAIRE - NORMES Les prestations, objet du présent marché, doivent être conformes aux normes en vigueur au moment de l exécution du marché, et notamment à la norme postale concernant les étiquettes d affranchissement et le système d encrage. Cahier des Charges - Marché N /11

9 Le titulaire devra se conformer, en outre, à toute nouvelle règlementation applicable pendant la durée de validité du marché. En cas de modification des normes, le titulaire du marché devra proposer un produit règlementaire conforme à celui précisé dans l évolution de la règlementation. ARTICLE 16 ENGAGEMENT DE LA CONSULTATION La présente consultation est téléchargeable à partir du site : - «rubrique achats» ARTICLE 17 CONDITIONS D ENVOI ET DE REMISE DES OFFRES Les plis, contenant l offre financière et technique, seront adressés avant la date et l heure limites de réception indiquées sur la page de garde et à l article 4 du présent cahier des charges : soit par voie postale en recommandé avec accusé de réception soit par «Chronopost», «Colissimo» ou équivalent (Cet envoi peut être assimilé à une remise des plis en mains propres. Le prestataire de service n ayant pas pour mission d attendre le récépissé que l administration doit délivrer, le candidat peut, de ce fait, se priver de l instrument établissant la preuve matérielle de son dépôt. Le candidat peut, néanmoins, se faire adresser par le transporteur la copie du bordereau de distribution sur lequel figurent le jour, l heure, le lieu de réception du pli, ainsi que la signature du destinataire, et donc apporter une preuve équivalente à celle que donne la remise en mains propres.) à l adresse suivante : Chambre de commerce et d industrie de Limoges et de la Haute-Vienne Secrétariat de la Commission Technique 16, place Jourdan BP 403 soit sous pli cacheté, remis contre récépissé, à l adresse ci-dessus, aux heures d ouverture des bureaux : Les plis : du lundi au jeudi de 8 h 30 à 12 h h 30 à 17 h 30 le vendredi de 8 h 30 à 12 h h 30 à 16 h 30 - qui seraient remis après la date et l heure limites, - dont l avis de réception serait délivré après la date et heure limites, - qui seraient remis sous enveloppe non cachetée, Seront retournés à leur auteur sans être analysés. Cahier des Charges - Marché N /11

10 ARTICLE 18 PRESENTATION ET JUGEMENT DES OFFRES 18.1 Présentation des offres L offre sera composée : de l offre financière du candidat d un dossier technique comprenant : - une description précise du matériel proposé avec le catalogue des consommables (encre étiquettes ) - le taux de remise sur le tarif public - les conditions précises de la garantie et de la maintenance - une description des moyens humains et matériels affectés pour le contrat - les références équivalentes pour la réalisation du contrat du présent cahier des charges dûment daté paraphé et signé Jugement des offres Le jugement de l offre économiquement la plus avantageuse sera effectué selon les critères suivants : 1) Qualité du mémoire technique de l offre détaillé ci-dessous (pondération 50 %) 2) Proposition financière (pondération 50 %) ARTICLE 19 ASSURANCES Le titulaire doit être couvert par un contrat d assurance, en cours de validité et contracté auprès d une assurance de solvabilité notoire, au titre de sa responsabilité civile découlant des articles 1382 et 1384 du Code Civil ainsi qu au titre de sa responsabilité professionnelle, garantissant les conséquences pécuniaires qu il pourrait encourir en cas de dommages corporels et/ou matériels causés à l occasion de l exécution des prestations, objet de la présente consultation. Il doit produire, à toute demande de la Chambre de commerce et d industrie de Limoges et de la Haute- Vienne, une attestation de son assureur en cours de validité indiquant la nature et la durée de la garantie. Le titulaire s engage à informer expressément le pouvoir adjudicateur de toute modification de son contrat d assurance, pour quelque motif que ce soit, et à lui remettre, immédiatement, une nouvelle attestation. ARTICLE 20 ATTRIBUTION DE COMPETENCES En cas de litige qui n aurait pu être réglé à l amiable, il est fait attribution de juridiction au Tribunal Administratif de Limoges situé 1, cours Vergniaud LIMOGES Tél : Cahier des Charges - Marché N /11

11 ARTICLE 21 RENSEIGNEMENTS COMPLEMENTAIRES Pour obtenir tous renseignements complémentaires qui leur seraient nécessaires, les candidats pourront prendre contact avec : Renseignements administratifs Bernard COMBASTEIL Responsable Achats/Logistique Chambre de commerce et d industrie de Limoges et de la Haute-Vienne 16, place Jourdan B.P. 403 Renseignements techniques Jean-Christophe ROYER Responsable Services Généraux Chambre de commerce et d industrie de Limoges et de la Haute-Vienne 16, place Jourdan B.P. 403 Le Candidat, Mention «lu et accepté sans réserve» Date et signature Cahier des Charges - Marché N /11

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