ASSEMBLÉE GENERALE Mardi 5 Mai 2015

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1 ASSEMBLÉE GENERALE Mardi 5 Mai 2015 Office de Tourisme du Pays de Figeac Hôtel de la Monnaie Place Vival Figeac Tél : info@tourisme-figeac.com

2 Sommaire Rapport Moral... 3 Bilan Plan d actions Accueillir, conseiller, informer nos visiteurs Assurer la promotion et communiquer sur notre destination Animer le territoire, contribuer à son développement Développer la touriscité Développer les recettes propres La vie de l équipe et de l Office de Tourisme... 8 Plan d actions Budget réalisé 2014 et prévisionnel Bilan comptable et compte de résultat Assemblée Générale du 5 Mai 2015 Page 2 sur 18

3 Rapport Moral J ouvrais mon propos lors de l assemblée générale ordinaire de 2014 par une remarque sur mon envie de vous parler plus d avenir que de passé Curieusement, je suis cette année, exactement dans le même état d esprit, plus happé par demain que par aujourd hui ou par hier Ce n est pas que l année écoulée ait été morne et sans intérêt, loin de là, elle fut une des plus denses de celles durant lesquelles j ai eu l honneur de présider notre association. Jugez-en plutôt! Dans le domaine de nos qualifications, en février nous obtenons le classement d excellence en catégorie 1. Je rappelle pour mémoire qu existent aujourd hui trois catégories, allant en décroissance de la 1 à la 3. Ces catégories remplacent les anciennes étoiles disposées dans une hiérarchie inverse. Mais l attribution de cette nouvelle distinction n avait rien d automatique et reposait sur des critères précis En novembre se tenait l audit blanc préparant notre accession à la norme qualité. Notre première admission datant de 2011, il était impératif de postuler à son renouvellement. Le processus intègre cette année, dans notre groupe, l ancien office de Lacapelle Marival. Je vous rappelle enfin que l obtention de ces deux labels est indispensable pour pouvoir continuer à prétendre à la dénomination de «Grand Site Midi- Pyrénées». Un grand merci à Nadine et à toute l équipe pour tout le sérieux mis dans l ensemble de ces deux démarches vitales pour notre devenir a été ensuite et surtout, vous le savez bien, l année de la préparation de nos nouveaux statuts. Trois territoires se regroupaient suite à la fusion des trois communautés de communes. Les rencontres avec nos nouveaux partenaires se sont tenues périodiquement durant toute l année pour aboutir aux dissolutions des deux offices de Vallée Causses et de Causse Ségala Limargue. En deux temps, à l AG extraordinaire du 18 décembre 2014, puis à celle du 7 janvier 2015 ces statuts étaient validés ainsi que la fusion avec l OT de Lacapelle Marival, office de l ancienne communauté de Causse Ségala Limargue. Concernant l office de Vallée-Causse, la place de ses représentants était définie dans nos nouvelles instances et ce territoire était placé comme les deux autres sous la responsabilité de l OT du Pays de Figeac pour son développement touristique. On aurait pu croire à ce moment-là, que l essentiel était en place et qu il ne restait plus qu à lancer la machine Hélas, des restrictions budgétaires nationales entrainant des restrictions locales, qui entrainaient à leur tour des restrictions dans notre subvention, il nous fallut calculer, puis recalculer et revoir plusieurs fois de suite le budget à venir et procéder parfois à des révisions déchirantes Mais, c est en temps de crise que se jugent au mieux les comportements Soit on se replie sur soi en récriminant et en gémissant, soit on innove et on se relance, mais autrement. C est le parti qui a été pris, validé par notre dernier CA, c est ce que nous sommes entrain d ajuster sur le terrain et qui nous permet encore de penser positivement à notre avenir. Là encore, il faut se féliciter de la force et du sérieux de l ensemble de notre équipe à laquelle j ajouterais, s il l accepte, notre élu référent : Christian Caudron et quelques autres qui se reconnaitront. Leurs conseils, leur implication nous ont aidés à aller de l avant même si ce n était pas évident! Assemblée Générale du 5 Mai 2015 Page 3 sur 18

4 2014 a aussi, touristiquement existé, on pourrait finir par l oublier Que dire de la saison passée? Elle ne laissera pas de grandes traces dans les mémoires : un été capricieux, une fréquentation en demi-teinte heureusement l arrière saison a été très bonne. Bref, si les chiffres de fréquentation ne sont pas vraiment à la hausse, ils ne sont pas trop à la baisse et on ne s en sort pas trop mal, et puis, à propos de fréquentation, ces variations irrégulières constatées peuvent, elles aussi, nous amener à penser et à agir autrement C est sur ces mots énigmatiques que je vais clore mon propos. L année en cours va nous amener de nouveaux défis. Il faut absolument renouveler nos pratiques sous peine d étiolement. Le cadre qui nous régit au niveau départemental va évoluer avec de nouveaux responsables nouvellement élus. Le cadre régional, demain, ne sera plus le même que celui que nous avons connu jusque là. Nos pratiques devront s adapter et surtout, nous sommes dans un nouveau territoire dont les atouts sont évidents. Ce territoire semble totalement cohérent mais il est vaste, et des réponses d hier semblent aujourd hui en partie caduques. Une nouvelle politique touristique est à définir avec nos élus. Elle est indispensable si l on veut continuer non à survivre mais à progresser dans l intérêt de l ensemble de nos concitoyens. C est à ce nouveau défi que je vous appelle! Je vous remercie! Assemblée Générale du 5 Mai 2015 Page 4 sur 18

5 BILAN PLAN D ACTIONS Accueillir, conseiller, informer nos visiteurs Indicateurs clés : actes d accueil pour personnes ayant franchi le seuil de nos OT ( contacts et personnes en 2013) enquêtes satisfaction entre le 1 er avril et le 31 octobre. Rappel de nos objectifs : le total des clients très satisfaits doit être supérieur à : 90% concernant l attitude du personnel 85% concernant la compétence du personnel 80% concernant la qualité des informations données Objectifs atteints par tous nos bureaux Plus de 20 avis sur Tripadvisor : des commentaires sur l accès, les musées, la ville de Figeac très largement positifs appels téléphoniques ( en 2013) demandes d informations traitées par mail plus de 400 «objets touristiques» mis à jour dans la base de données A noter : Installation d un espace numérique à l Hôtel de la Monnaie Réunion de travail pour travaux de réaménagement des bureaux de Cajarc et Capdenac-le-Haut Assemblée Générale du 5 Mai 2015 Page 5 sur 18

6 2 - Assurer la promotion et communiquer sur notre destination 1 Indicateurs clés : visiteurs uniques sur notre site web ( en 2013) taux de rebond sur le site fixe : 46% (43% en 2013) visiteurs uniques ont navigué sur les pages de nos partenaires, soit 44% des connexions Nombre de fans : 725 (en progression) Editions entièrement revues et traduites en 2 langues Accueil presse : 5 journalistes accueillis, 6 articles Taux d ouverture agenda des animations : 49% A noter : Suivi vigilant de notre e-reputation, sur les sites de professionnels et sur quelques sites portails importants Salons des séniors à Albi et workshop à Toulouse : faible retour 3 Animer le territoire, contribuer à son développement Indicateurs clés : fréquentation des marchés nocturnes : excellente, RV très apprécié des visiteurs, malgré la météo capricieuse qui a entraîné l annulation voire l annulation de certains marchés fréquentation des visites guidées : o 768 personnes pour la visite générale de Figeac (721 en 2013) o 397 pour les visites thématiques (297 en 2013) o 339 pour les visites de village (342 en 2013) o 219 pour la visite de l entreprise Raynal et Roquelaure (135 en 2013) taux de remplissage des animations enfants : 75% à Pâques et 94% en été à Figeac ; 100% en été à Cajarc Lou Fijagol : baisse de fréquentation Assemblée Générale du 5 Mai 2015 Page 6 sur 18

7 A noter Annulation de la brocante de Capdenac-Gare Succès des pots d accueil de Cajarc et des visites de ferme Rencontres intéressantes pour les journées du patrimoine de pays sur le thème «Lumière et couleurs» Conventions de partenariat signées avec le service du patrimoine et le Musée Champollion 4 Développer la touristicité Indicateurs clés : 5 ateliers numériques pour les professionnels et une réunion de sensibilisation sur la stratégie de création d un site web 2 newsletters envoyées : 51% de taux d ouverture 40 chambres d hôte qualifiées de chiffre d affaires généré grâce aux bons d échanges rencontres avec les professionnels, avec bourse aux documents : une trentaine de professionnels présents, opération à renouveler autrement A noter : participation aux travaux du PNRCQ sur la Vallée du Célé participation aux travaux de Lot tourisme (Esprit Lot, club presse, SIT, observatoire économique) participation aux projets du pays de Figeac (Pitchouguide, chemin de Saint-Jacques, collection des Clés de ) suivi de la feuille de route du contrat Grand Site participation aux réunions du Grand Figeac : randonnée, commission tourisme, taxe de séjour continuer à travailler avec les habitants : l action des Greeters, même si elle s est ralentie en 2014, doit être poursuivie Assemblée Générale du 5 Mai 2015 Page 7 sur 18

8 5 Développer les recettes propres Indicateurs clés : chiffres d affaires boutique : ( en 2013) Test de nouveaux produits, en lien avec Champollion, le chemin de Saint-Jacques et le safran billetterie : Donjon de Capdenac-le-Haut : (6.305 en 2013) Billetterie spectacles : chiffre d affaires généré : ( en 2013), commission OT : (1.100 en 2013) A noter : Le partenariat avec Fitour Le test sur les nouveaux produits boutique s est montré positif, il y a un potentiel à développer, sans se mettre en concurrence avec les commerces 6 La vie de l équipe et de l Office de Tourisme Temps forts : Classement en catégorie 1 en février Important travail de préparation à la nouvelle organisation de l OT, résultat du regroupement des trois communautés de communes. Fusion avec l Office de Tourisme du Pays de Lacapelle-Marival et nouveaux statuts adoptés en AGE. Audit blanc en novembre pour se préparer à l audit qualité programmé en Mai : gros effort de toute l équipe pour prendre en compte les exigences nationales et être conformes à nos engagements. Assemblée Générale du 5 Mai 2015 Page 8 sur 18

9 PLAN D ACTIONS Accueillir, informer nos visiteurs, boutique, billetterie Objectif : viser la meilleure satisfaction de nos visiteurs optimiser la valeur ajoutée de notre accueil en donnant envie de rester plus et d en parler autour de soi donner une excellente image de notre territoire renforcer le lien avec les habitants Indicateurs : résultats des enquêtes satisfaction avis clients sur tripadvisor, retours clients ou professionnels chiffre d affaires généré par nos bons de réservation flux de visiteurs accueillis chiffre d affaires boutique chiffre d affaires billetterie Revoir le schéma d accueil renforcer les bureaux d accueil avec beaucoup de flux tester l accueil en mobilité s appuyer davantage sur les professionnels Homogénéiser les bureaux d accueil Assemblée Générale du 5 Mai 2015 Page 9 sur 18

10 2 - Assurer la promotion et communiquer sur notre destination Travaux de réaménagement et investissement réaménagement des bureaux de Cajarc et de Capdenac-le-Haut à l étude + équipements de Lacapelle-Marival étude pour mise en place de l espace d interprétation au sein de l Hôtel de la Monnaie Qualité de nos prestations Renouvellement de la marque Qualité Tourisme, audit en mai. Boutique Etudier la mise en place d un système pour gérer la boutique : logiciel boutique et matériel anti-vol. Billetterie Etudier la mise en place d un système de billetterie pour toutes nos animations (visites guidées, ateliers enfants, etc) 2 Objectif : véhiculer une image de qualité du territoire, pour donner envie de venir et revenir promouvoir l ensemble du territoire toucher le plus de personnes possible Indicateurs : Nombre de visiteurs sur nos sites web, taux de rebond, pages consultées Nombre de fans, taux de participation Nombre de journalistes accueillis, et diffusion de publications sur la presse Quantité d éditions diffusées et retours auprès de l accueil Refonte du site Web Assemblée Générale du 5 Mai 2015 Page 10 sur 18

11 3 Animer le territoire, contribuer à son développement Accueil presse Supports de communication 2015 Besoin d un reportage photos sur notre territoire et d une charte graphique : à intégrer dans le dossier du site Internet Création d une carte touristique du territoire, en partenariat avec Lot Tourisme Création d un agenda des animations Suppression de plusieurs supports : guide du cajarcois, flyers des animations, flyer des visites de village Lancement du parcours des Clés de Figeac numérique Actions e-marketing pour fidéliser notre clientèle captive Surveiller notre e-réputation et alimenter notre présence sur les autres sites web Objectif : créer des moments de convivialité entre touristes et habitants du territoire mettre en avant nos atouts (gastronomie, savoir-faire, patrimoine ) fidéliser la clientèle familiale diffuser au mieux l information sur les manifestations du territoire Indicateurs : fréquentation des évènements retours des participants Marchés nocturnes 8 marchés organisés, avec l arrivée de celui de Lacapelle-Marival Assemblée Générale du 5 Mai 2015 Page 11 sur 18

12 Animations enfants et ateliers du patrimoine Programme plus conséquent, avec l offre de Lacapelle Visites guidées Figeac et villages Tourisme technique Pots d accueil à Cajarc Folklore à Rudelle Agenda des animations Créer un document unique sur le pays, recensant les animations. A diffuser dans nos bureaux d accueil et auprès des professionnels. Economie d échelle et mise en valeur de la richesse de la programmation. Développement Mise en valeur du chemin de Saint-Jacques Accompagnement réflexion équipements pour les camping-cars Voie verte, train touristique Offre de PR dans le Grand Figeac Commission Vallée du Célé Assemblée Générale du 5 Mai 2015 Page 12 sur 18

13 4 Commercialiser des produits groupe, faire des figeacois des Cultiver ambassadeurs les relations avec les professionnels, qualifier offre et professionnaliser son positionnement numérique Objectifs : Développer la vente de journées groupe Optimiser nos relations avec les entreprises locales Indicateurs : Chiffre d affaires en commercialisation de visites groupe ou journées Poursuivre le partenariat avec Fitour pour la commercialisation des produits groupe et du petit train en saison Poursuivre le partenariat avec les principaux CE des entreprises du figeacois Objectifs : animer nos relations avec les professionnels les accompagner vers une amélioration continue de leur prestation favoriser le lien entre eux, de façon à développer une meilleure connaissance de l offre, et donc une meilleure promotion Indicateurs : nombre de participants aux ateliers ANT et retours satisfaction taux d ouverture de notre newsletter et de l agenda nombre d hébergements qualifiés chiffre d affaires généré à l accueil Accompagnement numérique de territoire Assemblée Générale du 5 Mai 2015 Page 13 sur 18

14 67 Inscrire Cultiver notre les relations plan d actions avec les dans habitants, une logique ambassadeurs de leur développement région durable Envoi agenda animations et newsletter Inviter les pros dans nos OT, favoriser les temps de rencontre, organiser une bourse d échange Qualifier les chambres d hôte avec le référentiel Offices de Tourisme de France Bons d échange et de réservation à l accueil Objectifs : cultiver les relations avec les habitants, ambassadeurs de leur territoire favoriser le lien entre habitants et touristes Indicateurs : Chiffre d affaires billetterie pour la saison culturelle Nombre de «visites» Greeters Assemblée Générale du 5 Mai 2015 Page 14 sur 18

15 CHARGES DEPENSES 1 DEPENSES EXPLOITATION Dépenses 31/12/13 Dépenses 31/12/13 Prévisionnel Prévisionnel Dépenses Prévisionnel 2014 Dépenses 31/12/14 Prévisionnel DEPENSES SALARIALES Prestations service AGIR Taxe sur les salaires PRESTATIONS DE SERVICE AGIR Cotisations obligatoires Formation xxxxx Achat matériels, équipts Formation ACHATS DE MATERIELS TAXES LIEES AUX SALAIRES xxx Eau Frais divers (gratifications stag.) xxx Electricité Salaires bruts (ts points accueil) Gaz Capdenac Gare Congés payés Syded Cajarc et Lacapelle-Marival SALAIRES EAU GAZ ELECTRICITE Charges sociales xxxx Produits entretien Médecine du travail xxx Fournitures bureau Autres charges perso (chèques déj) FOURNITURES ENTRETIEN ADMINISTRATIVES Charges sociales/congés payés Stock ouvrages CHARGES SOCIALES xxxx Achat ouvrages TOTAL CHARGES LIEES SALAIRES ACHATS OUVRAGES Dépenses Prévisionnel Dépenses Prévisionnel Location photocopieur DEPENSES DIVERSES 31/12/ /12/ Location machine à Affranchir Perte s/créance irrécouvrable Location diverses Charges divers gestion courante LOCATION CHARGES DIVERSES xxxx Travaux entret et réparat Commissions sur vente (CB, CV) Maintenance Aloa CHARGES FINANCIERES Copies/Mainten Photocop Capd Charges sur exercice antérieur Assistance informatique Charges exceptionnelles TRAVAUX ENTRETIEN MAINTENANCE CHARGES EXCEPTIONNELLES xxxxx Primes d'assurance Dotat Immobilisat incorporelles ASSURANCES Dotat Immobilisat corporelles xxxx Documentation générale Prov Indemnités Départ retraite DOCUMENTATION Dot Prov Dep xxxx Personnel extérieur Prov Charges Exceptionnelles 0 0 PERSONNEL MIS A DISPOSITION DOTATION AMORTISSEMENT PROVISION xxxx Honoraires Cabinet comptable TOTAL AUTRES CHARGES Commissaire aux Comptes TOTAL CHARGES HONORAIRES Annonces, insertions, éditions Accompagnement stratégie communication Cotisations promotion (label famille +) Foires et salons PROMOTION Fournitures Visites Guidées Fourniture brocante Capdenac xxx Fournitures Marché Nocturne Enveloppe Animation Capdenac Enveloppe - Pot accueil Cajarc Enveloppe Lacapelle-Marival xxxPrestations anim (enfants+cinévillage) xxx Animations marchés nocturnes Animations greeters Spectacle Rudelle DEPENSES ANIMATION xxx Déplacements Salariés Déplacements Visites guidées xxx Déplacements non salariés xxxx Réceptions RECEPTION DEPLACEMENT xxx Affranchissement xxx Téléphone xxx Abonnement Internet Site Internet Pays Figeac POSTE TELEPHONE INTERNET xxxx Services bancaires et assimilés SERVICES BANCAIRES Cotisat diverses UD-Escapade COTISATIONS Démarche Qualité DEMARCHE QUALITE TOTAL CHARGES EXTERNES Assemblée Générale du 5 Mai 2015 Page 15 sur 18 Dépenses 31/12/13 Prévisionnel 2014 Dépenses 31/12/14 Prévisionnel 2015

16 PRODUITS RECETTES Recettes au 31/12/13 Prévisionnel 2014 Recettes 2014 Prévisionnel xxxxx Prestations de service xxxx Ventes boutique Donjon/fontaine Capdenac le Haut Visites guidées groupes xxx Marchés nocturnes Brocante Capdenac/spectacle Rudelle xxx Eau+couverts marchés nocturnes Visites de ville individuelles xxx Animations enfants Visite Ferme Visite Raynal et roquelaure Fête rivière des Capdenac VENTES ET PRESTATIONS SERVICES Commission petit train été Commission spectacles Commission Fitour réceptif/train gp COMMISSIONS Autres participations (partenariat) Prestations membres professionnel Prestations Publicitaires membres Cotisations Membres association PARTENARIAT COTISATIONS Taxe de séjour Figeac Communauté TAXE DE SEJOUR Subv Communauté Communes Verst Cardaillac/Subv. Ex CC CSL Versement Bouillac/Subv. Vallée-Cause SUBVENTION COMMUNAUTE COMMUNES Subv Site internet Région + Europe Subv Communes hors Com. Com Subvention Europe greeters Subv Conseillers Généraux pr Rudelle Subv Région GS + spectacle Rudelle AUTRES SUBVENTIONS Dons mécenat Produits divers 7 86 PRODUITS DIVERS Produits Exceptionnels Produits sur exercice antérieur Subv équipt info Région Quote part subv virée au résultat Produits Exceptionnels Divers 0 PRODUITS EXCEPTIONNELS Produits de participat (Intérêts) PRODUITS FINANCIERS Rep/Prov Risques IDR rep/prov clients douteux REPRISE DE PROVISIONS xxxx Transferts charges Transfert charges Formation xxxx Transferts charges lié aux salaires TRANSFERTS DE CHARGES TOTAL PRODUITS RESULTAT Assemblée Générale du 5 Mai 2015 Page 16 sur 18

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