MODÈLE DE PROTOCOLE D ENTENTE DE SERVICES

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1 MODÈLE DE PROTOCOLE D ENTENTE DE SERVICES PROPOSÉ À LA RENCONTRE RÉGIONALE DE CONCERTATION DES ORGANISMES COMMUNAUTAIRES DE CHAUDIÈRE-APPALACHES LE 7 FÉVRIER 2007 MODIFIÉ LE 28 FÉVRIER

2 CRÉDITS ET REMERCIEMENTS La TROCCA tient à remercier le Regroupement des organismes communautaires des MRCs Robert-Cliche et Beauce-Sartigan d avoir permis la régionalisation de ce document. Les personnes suivantes ont pris part au comité de travail et de rédaction du présent document : Johanne Journeault, coordonnatrice de l'abbs Sonia Nadeau, directrice de la Soçiété d'alzheimer de Chaudière- Appalaches Guy Dubé, directeur de Partage au Masculin Carl Thibaudeau, coordonnateur de la CDC Beauce-Etchemin François Baril, organisateur communautaire au CSSSB Éric Lemieux, organisateur communautaire au CSSSB Marie-Claire Jean, directrice de la TROCCA Enfin, des remerciements à l endroit des différentes TROCs du Québec qui ont alimenté la TROCCA et le comité pour la rédaction de ce document en partageant le fruit de leurs travaux régionaux. Marie-Claire Jean À TOUS, MERCI! 2

3 MODÈLE DE PROTOCOLE D ENTENTE DE SERVICES ENTRE :_ (nom de l organisme communautaire autonome) ET : (nom de l établissement) LE (date de la signature) 3

4 PRÉAMBULE Ce modèle de protocole d entente de services est le fruit des discussions tenues en 2006 au sein du Regroupement des organismes communautaires de Robert-Cliche et de Beauce- Sartigan. Ces «ententes de services» impliquent le versement de fonds par un établissement public du réseau de la santé à un organisme communautaire autonome, en retour de la dispensation d un service à la population. Le Regroupement s est inspiré de nombreux documents 1, et sa démarche découle notamment de quatre éléments : 1. La Politique de reconnaissance de l action communautaire autonome, adoptée en 2001, et le Cadre de référence en matière d action communautaire adopté en 2004, par le gouvernement québécois. 2. Le contexte de réorganisation du réseau des services de santé et des services sociaux induit par les changements apportés par le projet de loi 25, Loi sur les agences de développement de réseaux locaux de services de santé et de services sociaux (2003, chapitre 21). Cette loi donne un mandat spécifique de responsabilité populationnelle aux instances locales que sont les CSSS. 3. Plus récemment, le projet de Loi 83, Loi modifiant la Loi sur les services de santé et les services sociaux et d autres dispositions législatives, sanctionnée en décembre 2005, vient orienter les rôles de chacun des acteurs interpellés dans une organisation de services complète et coordonnée. Dans ce cadre, les CSSS doivent s associer et conclure des ententes avec divers partenaires de leurs territoires. 4. De plus, l Agence de la santé et des services sociaux de Chaudière-Appalaches, en lien avec le réseau des organismes communautaires de la région, formulera en 2007 un Cadre de référence sur les modalités de collaboration et d ententes de services entre l Agence, les établissements du réseau de la santé et des services sociaux et les organismes communautaires de Chaudière-Appalaches. Ce cadre de référence devrait permettre aux partenaires que sont les organismes communautaires et les différents établissements de la santé de convenir de modalités mutuellement respectueuses afin d optimiser le partenariat visant l amélioration de la santé et du bien-être de la population de Chaudière- Appalaches. Le présent protocole d entente a donc été formulé en cherchant à tenir compte de ce contexte et des documents disponibles en La formulation du présent protocole d entente demeure une proposition à l intention des organismes, et cette formulation peut être ajustée, si nécessaire, par chacun des organismes de manière à refléter leurs attentes et conditions particulières. 1 Par exemple, les Cadres de références sur les modalités de collaboration et d ententes de services entre les organismes communautaires et les établissements ; un bon nombre de ces cadres ont été formulés en 2005 et 2006 dans différentes régions du Québec. 4

5 ARTICLE I LES PARTIES (Nom de l organisme communautaire autonome), personne morale légalement constituée, ayant son siège social au agissant par, dûment autorisée, en vertu d une résolution du conseil d administration en date du dont copie conforme est en annexe 1 ; ET (Nom de l établissement), personne morale légalement constituée, ayant son siège social au agissant par. ARTICLE II LES MISSIONS 2.1 La mission de (l organisme communautaire autonome et son territoire) est : 2.2 La mission de (l établissement et son territoire) est : 5

6 ARTICLE III OBJET DE L ENTENTE 3.1 Par la présente entente, les parties s entendent sur les objectifs à atteindre, qui sont : 3.2 La présente entente a pour objet la réalisation d activités dans le cadre du (ou des) programme(s)-clientèles de l établissement: 3.3 La présente entente a pour objet la réalisation d activités ou services suivants : ARTICLE IV LES MODALITÉS DE L ENTENTE 4.1 Caractéristiques des personnes à rejoindre : (ex : groupes d intérêt / groupes d identité /groupes territoriaux /groupe d âge /problématique visée /autres ) 4.2 Capacité d accueil de l organisme dans le cadre de l entente. Dans le cadre de l entente, l organisme accueille les personnes et/ou les groupes en fonction de sa mission, de son expertise, de ses ressources humaines, financières et matérielles, de sa capacité et de sa limite d accueil. 6

7 4.3 En cas de refus d une personne ou d un groupe. informe le référent de son incapacité ( nom de l OCA) d agir auprès de la personne ou des clientèles référées. L organisme peut diriger la personne vers la ressource la plus appropriée ou la rediriger au référent. 4.4 Exclusivité dans le cadre de cette entente. n est pas tenu de desservir ( nom de l OCA) exclusivement les personnes référées par l établissement. En cas d une surcharge de clientèles, l organisme et l établissement s engagent à chercher ensemble des solutions à la situation (ex : définir de nouvelles approches, etc ). 4.5 Rôles, devoirs et responsabilités des parties. (ex : comment les références se feront mutuellement ; le système de partage des données ; le processus de recrutement ; le processus d accueil des personnes, etc ). L établissement : L organisme : En commun : 4.6 Territoire couvert Aux fins de l entente, dessert le(s) territoire(s) suivant(s) : 7

8 4.7 Ressources humaines consacrées par l organisme. doit assurer (heures/semaine, mois, année) pour la réalisation des services et/ou des activités reliés à cette entente. 4.8 Les ressources financières attribuées à l organisme. Les ressources financières relatives à la présente entente devront être négociées entre les parties selon les coûts reconnus pour la prestation du type de services dans des milieux équivalents, du cadre salarial de l organisme, et inclura les frais administratifs, locatifs, de déplacement, de supervision et de coordination, de formation, et de vie associative. ARTICLE V LES OBLIGATIONS DE L ORGANISME 5.1 Éléments de la reddition de comptes La reddition de comptes doit, en tout temps, respecter l autonomie de la mission de l organisme. s engage à remettre à (nom de l établissement) un rapport annuel des activités accomplies dans le cadre de l entente de services, et ceci au moment convenu entre les parties. 5.2 Confidentialité Tout renseignement ou groupe de renseignements permettant d identifier une personne physique est considéré comme un renseignement personnel. Les organismes communautaires autonomes doivent respecter la confidentialité des renseignements personnels dans l exercice de leurs fonctions. Cette obligation relève du droit à la vie privée reconnu par la Charte québécoise et le Code civil du Québec. L établissement est lié à la loi sur l accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels. (voir en annexe 5). 8

9 5.2.1 Politique de confidentialité doit assurer le respect intégral de sa politique de confidentialité, le cas échéant, (voir en annexe 6) et s engage à respecter cette (nom de l établissement) politique Transmission de l information Aucun renseignement personnel ne peut être communiqué à des personnes non-autorisées. Le consentement écrit de la personne rejointe par la présente entente est nécessaire afin d accéder à des renseignements personnels et ce en conformité, le cas échéant, au code d éthique de l organisme communautaire autonome, et au code d éthique de l établissement. 5.3 Communication Tous les documents et/ou correspondances prévus à la présente entente devront être acheminés par écrit aux représentantes des parties et aux adresses mentionnées ci-après : (Adresse de l OCA et son représentante) (Adresse de l établissement et son représentante) (Le cas échéant : Adresse de l Agence et son représentante) 5.4 Autre information pertinente Les parties s informent mutuellement, par voie écrite, des changements de titulaires dans les postes affectés aux personnes reliées à l entente. L une des parties pourra faciliter la participation de l autre partie à ses activités de prévention, d information, de formation ou de sensibilisation, par les mêmes voies de communication. 9

10 ARTICLE VI LES OBLIGATIONS DU BAILLEUR DE FONDS 6.1 Cadre de référence sur les modalités de collaboration et d ententes de services entre l Agence, les établissements du réseau de la santé et des services sociaux et les organismes communautaires de Chaudière-Appalaches. et (nom de l établissement) s engagent à mettre en application et à respecter ce Cadre de référence, joint en annexe Modalités budgétaires s engage à verser une somme de (nom de l établissement) $ (montant total de l entente) à pour effectuer les services et/ou les activités décrits aux articles III et IV et pour la durée de la présente entente. Un premier versement représentant 75% du budget total de l entente sera versé à dans un délai de trente (30) jours à partir de la signature de l entente, soit un montant de $. Un dernier versement représentant 25% du budget total de l entente sera versé à dans un délai de cent vingt (120) jours à partir de la date du 1 er versement relié à l entente. Une indexation annuelle est prévue au 1 er avril de chaque année selon un taux minimal basé sur l indice des prix à la consommation (I.P.C.), et ce pour les ententes de plus d un an. s engage à utiliser cette somme pour les fins des articles III et IV de cette entente. 6.3 Modalités variables Les modalités de l article 6.2 peuvent être définies différemment, à la convenance des parties. 10

11 ARTICLE VII DURÉE DE L ENTENTE, RENOUVELLEMENT ET SUIVI 7.1 Durée de l entente La présente entente prend effet au moment de sa signature et demeure en vigueur du au. 7.2 Modalités de suivi Il est convenu que (nom de l établissement) convoque, à ses frais (kilométrage et repas), une fois par année à mi-mandat une rencontre de suivi de l entente. Chaque partie désigne un responsable pour assurer le suivi de l entente et en avise l autre partie par écrit. 7.3 Modalités de renouvellement Pour une entente sur une base annuelle, les parties s entendent sur le processus suivant : Les modalités de renouvellement, s il y a lieu, devront être conclues trois (3) mois avant la fin de l entente en cours. Pour une entente pluriannuelle, les modalités de renouvellement, s il y a lieu, devront être conclues trois (3) mois avant la fin de l entente en cours. ARTICLE VIII MODALITÉS DE SUSPENSION ET DE RÉSILIATION 8.1 Suspension Les parties conviennent de suspendre temporairement l exécution de l entente : 1. dans tous les cas où l exécution devient impossible pour l une ou l autre des parties ; 2. dans les cas fortuits ; 3. ou de force majeure ; et ce, à compter du moment où l événement survient. La partie affectée doit en aviser l autre partie par écrit, le plus rapidement possible. La partie affectée par l événement doit prendre tous les moyens nécessaires pour assumer à nouveau ses obligations, dans des délais raisonnables. La suspension n affecte en rien la date de fin de l entente. 11

12 8.2 Résiliation Chacune des parties se réserve en cas de manquement grave ou de motif raisonnable de résilier la présente entente, sous réserve d un avis écrit à l autre partie soixante (60) jours avant la date prévue de la résiliation. a alors droit aux sommes correspondant aux services et / ou activités et aux dépenses encourues jusqu à la date de résiliation. 8.3 Faire quittance En cas de résiliation, chacune des parties doit prévoir et garantir qu il y aura quittance de tous les frais encourus dans le cadre de l entente même quand ceuxci nécessitent un délai de plus de 60 jours (par exemple : loyer, location d équipement). 8.4 Recours En cas de suspension ou de résiliation de l entente qui ne fait pas consensus, les parties en présence s entendent sur le processus de recours suivant : les deux parties s entendent de façon conjointe pour désigner un médiateur. ARTICLE IX MODALITÉS ET MODIFICATIONS DE L ENTENTE 9.1 Modification de l entente Toute modification à cette entente nécessite le consentement écrit des deux (2) parties. 9.2 Cession Les droits et obligations contenus dans cette présente entente ne peuvent être vendus, cédés ou transférés en tout ou en partie sans le consentement écrit des deux (2) parties. SIGNATURES En foi de quoi, les représentantes autorisées des parties à cette entente ont signées, À, ce jour du mois de 200. (ville) signature du représentante de l OCA signature du représentante de l établissement nom en lettres moulées nom en lettres moulées 12

13 Annexe 1 : Reconnaissance de l autonomie des organismes communautaires autonomes. Annexe 2 : Définition d une entente de services. Annexe 3 : Définition d un organisme communautaire autonome. Annexe 4 : résolution du conseil d administration de l organisme. Annexe 5 : politique de confidentialité de l établissement. Annexe 6 : politique de confidentialité de l organisme communautaire autonome, le cas échéant. Annexe 7 : (lorsque ce cadre sera disponible : Cadre de référence sur les modalités de collaboration et d ententes de services entre l Agence, les établissements du réseau de la santé et des services sociaux et les organismes communautaires de Chaudière-Appalaches) Annexe 1 Reconnaissance de l autonomie des organismes communautaires autonomes. Le Regroupement rappelle que le protocole d entente s inscrit dans un mode de reconnaissance de l autonomie des organismes communautaires autonomes en Beauce. Cette autonomie est caractérisée par: une vision globale de la santé et du bien-être des personnes et des collectivités ; un enracinement dans la communauté ; une action basée sur le respect et la reconnaissance du potentiel des groupes et des personnes et constituée à l initiative des gens de la communauté ; une mission sociale qui favorise la transformation sociale ; un apport des bénévoles ; des actions qui visent la réduction de la pauvreté et de la discrimination en vue d améliorer la qualité du tissu social ; une conception égalitaire entre toutes et tous les intervenantes, participantes bénévoles et militantes ; un fonctionnement démocratique ; une préoccupation pour la création d espaces démocratiques en vue de rendre accessibles les milieux de vie et les lieux de pouvoir afin de revitaliser la société civile et de faciliter l engagement des citoyennes ; un rapport volontaire à l organisme ; des collaborations librement consenties avec les autres ressources communautaires ou institutionnelles. 13

14 Annexe 2 Définition d une entente de services. «L entente de service s inscrit dans une logique très différente de celle du soutien financier à l action communautaire autonome. L entente de service est un contrat de collaboration qui traduit avec précision les engagements des parties 2». «L organisme communautaire consent de manière libre et volontaire au lien contractuel qui résulte de l entente de service. L organisme communautaire ne renonce pas à son autonomie dans la détermination de sa mission ou au regard de sa gestion [ ] Cette relation donne lieu à un lien «contractuel 3». Une entente de service est donc un engagement libre et volontaire d un organisme à dispenser un service à une population donnée pour le compte du réseau de la santé et des services sociaux contre rémunération adéquate. Ces conditions font partie du protocole d entente. L entente de service est aussi un moyen de mettre à contribution l expertise des organismes communautaires autonomes avec le réseau de la santé et des services sociaux. Annexe 3 Définition d un organisme communautaire autonome. Un organisme communautaire autonome répond aux critères 4 suivants : 1. avoir un statut d organisme à but non lucratif ; 2. démontre un enracinement dans la communauté ; 3. entretient une vie associative et démocratique ; 4. être libre de déterminer sa mission, ses orientations, ainsi que ses approches et ses pratiques ; 5. avoir été constitué à l initiative des gens de la communauté ; 6. poursuivre une mission sociale propre à l organisme et qui favorise la transformation sociale ; 7. fait preuve de pratiques citoyennes et d approches larges axées sur la globalité de la problématique abordée ; 8. être dirigé par un conseil d administration indépendant du réseau public. L organisme communautaire autonome est libre dans la définition de ses orientations, de ses politiques, de ses objectifs, de ses approches, de ses pratiques et de sa mission tel que stipulés dans ses Lettres patentes, sa charte et ses règlements. 2 Québec (2001). L action communautaire, une contribution essentielle à l exercice de la citoyenneté et au développement social du Québec (communément appelé Politique de reconnaissance et de soutien de l action communautaire), Québec, Gouvernement du Québec, page 33, point Québec (2004b). Cadre de référence en matière d action communautaire, Québec, Secrétariat à l action communautaire autonome, page 8. 4 Québec (2001). L action communautaire, une contribution essentielle à l exercice de la citoyenneté et au développement social du Québec (communément appelée Politique de reconnaissance et de soutien de l action communautaire), Québec, Gouvernement du Québec, page 21, point

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