UTILISATION PLUGIN COMMANDE Version 1.0.0

Transcription

1 UTILISATION PLUGIN COMMANDE Version Sommaire Avant-propos Introduction Organisation d une commande dans le plugin Une gestion de commande Un catalogue de références produit Une gestion de budget Paramétrage divers du plugin Gestion des droits d accès au plugin Gestion du circuit de validation d une commande Gestion des paramètres du plugin Étapes de création de commande Création d une référence produit Création d un budget Création d une commande Entête de commande Ajout de ligne détail Validation de la commande Réception d une commande Génération de matériel réceptionné Liaison avec du matériel présent dans l inventaire GLPI Suppression d un lien avec un matériel de l inventaire Version : 1.0.0

2 Avant-propos Ce guide permet de prendre en main le plugin de gestion des commandes sous GLPI. Ce plugin étant amené à évoluer dans le temps, cette documentation peut se révéler incomplète. 1 Introduction Le plugin de gestion des commandes développé pour GLPI est téléchargeable à cette URL : Pour l installation merci de vous reporter aux informations sur le site de GLPI. 2 Organisation d une commande dans le plugin Le plugin se compose de trois modules : 2.1 Une gestion de commande Une commande comporte plusieurs étapes : - Création d un entête décrivant les informations administratives communes à tous les articles qui feront l objet de cette commande (adresse de livraison, fournisseur ) - Création de lignes détails référençant des articles et les informations qui leur sont propres (prix, quantité, remise, TVA ) Lorsque la commande est finalisée (entête et lignes détail créés) : - Afin d être exploitable en réception, elle doit être validée. Le plugin utilisera une validation directe ou un circuit de validation selon le paramétrage effectué lors de son installation. - Une fois validée la commande n est plus modifiable et pourra être réceptionnée. - Après réception le plugin offre des possibilités de lier ou de générer du matériel dans l inventaire à partir des lignes de commande réceptionnées. 2.2 Un catalogue de références produit Seules les références créées dans ce catalogue sont utilisables dans le processus de création de ligne détail d une commande. 2.3 Une gestion de budget Cette partie permet de définir un budget et de lui attribuer une somme sur laquelle seront imputés tous les montants de commandes faisant référence à ce même budget. Page 2 / 16

3 3 Paramétrage divers du plugin Le plugin Commande exige un paramétrage en deux temps : - Gestion des accès et du circuit de validation de commandes, ces paramètres font intervenir la gestion des profils et des notifications sous GLPI. - Gestion de paramètres intervenant lors de la création d une commande, ces paramètres sont gérés dans le plugin lui-même. 3.1 Gestion des droits d accès au plugin - : la gestion des droits d accès se fait par le menu Administration / Profil On choisit ensuite un profil Les profils basiques (post-only) n ont pas d accès au plugin commande. Une fois le profil choisi on sélectionne l onglet «Gestion des commandes» Une liste de droits est disponible et paramétrable par profil : 3.2 Gestion du circuit de validation d une commande Le plugin permet d utiliser ou non un circuit de validation des commandes créées. Cette option permet de notifier par mail toutes interventions effectuées sur une commande. Afin de paramétrer ces notifications, ouvrir le formulaire de gestion des notifications GLPI via le menu «Configuration / Notification» puis cliquer sur l onglet «Gestion des commandes». On peut ainsi gérer l envoi de notifications à des groupes ou profils créés (cf. 3.1) Page 3 / 16

4 3.3 Gestion des paramètres du plugin Lancer le plugin «Gestion des commandes» par le menu Puis cliquer sur le bouton de configuration pour accéder à la liste des paramètres du plugin. - TVA par défaut : ce taux est affecté lors de la création d une ligne détail (ce taux sera quand même modifiable sur la ligne détail elle-même lors de sa création mais la liste déroulante des taux de TVA présente sur une ligne détail sera initialisée à la valeur sélectionnée ici) - Utiliser le circuit de validation : cette option permet de gérer un accès à la validation d une commande. Cette option est liée aux droits d accès au plugin (cf. 3.1) Page 4 / 16

5 4 Étapes de création de commande Avant de créer une commande : il convient d avoir les ressources nécessaires à sa création. En effet une commande faisant appel à des références produit et un budget il est nécessaire d avoir créé en premier lieu:. - Une ou plusieurs références produit. - Un ou plusieurs budgets 4.1 Création d une référence produit Ouvrir le plugin «Gestion des commande» par le menu «Plugins» Puis cliquer sur «Gérer le catalogue de références produits» Pour créer une référence cliquer sur le bouton Page 5 / 16

6 Renseigner les différents champs. Le champ «Référence produit» et «Type de matériel» sont obligatoires. Pour le champ «Type de matériel» en fonction du choix effectué, les champs «Type», «Modèle», «Gabarit» seront accessibles ou non. Exemple : si le «Type de matériel» sélectionné est Ordinateur(s) on accède au champ «Gabarit» Par contre pour Consommable seul le champ «Type» est accessible. Remarques concernant les champs «Type», «Modèle» et «Gabarit» : - ces champs remontent des valeurs prédéfinies dans les différents inventaires GLPI. Par exemple : si on définit dans une entité A, un ou plusieurs gabarits utilisés pour créer des ordinateurs, imprimantes, quand on créé une référence produit avec le type de matériel Ordinateur(s), imprimantes les valeurs remontées dans les listes déroulantes des champs «Type», «Modèle» et «Gabarit» sont issues des inventaires GLPI de l entité A pour le type de matériel concerné. Une fois la référence produit ajoutée il faut lui attribuer un fournisseur. Pour cela ouvrir la référence dernièrement ajoutée Page 6 / 16

7 Puis sélectionner un fournisseur dans la liste déroulante. Il est possible de renseigner un «Prix Unitaire (HT)» pour la référence produit chez le fournisseur sélectionné. 4.2 Création d un budget Dans la fenêtre d accès aux modules de gestion de commande sur «Gérer les budgets» Il faut ensuite renseigner l interface suivante : Lorsque qu un budget est imputé par des commandes on obtient en visualisant celui-ci le budget consommé et les commandes qui lui sont imputables. Page 7 / 16

8 4.3 Création d une commande La création d une commande se fait en deux temps : l entête et les lignes détails Le statut de la commande est «En cours d édition» Entête de commande Dans la fenêtre d accès aux modules de gestion de commande sur «Gérer les commandes» Page 8 / 16

9 Pour créer une commande cliquer sur le bouton Certains champs sont initialisés par défaut («Date commande»=date du jour) Les champs «N commande» et «Date commande» son t obligatoires. ** Attention au choix du fournisseur : celui-ci doit être le même que celui qui a été choisi pour la (les) référence(s) produit à commander. Une fois ajoutée la commande doit être validée pour y ajouter des lignes détail Selon l option prise au paragraphe 3.3 (Gestion des paramètres du plugin) on obtient L écran suivant si l option Utiliser le circuit de validation est active Page 9 / 16

10 Ou l écran suivant dans le cas contraire Ajout de ligne détail Cliquer sur l onglet «Détail(s)» et sélectionner le type de matériel faisant référence au produit à commander dans la liste déroulante. Une liste Référence produit s affiche et remonte uniquement les références produit liées au fournisseur choisi dans l entête Rmq : les Références produits sont décrites dans le module du même nom (cf. 4.1 ) Page 10 / 16

11 ** Attention si l entête contient un fournisseur qui n est lié à aucune référence produit pour un type de matériel choisi sur une ligne détail, la liste déroulante Référence produit de la ligne détail sera vide.on ne pourra donc pas ajouter de ligne détail. Un fois la référence produit sélectionnée des champs supplémentaires s affichent ** Le taux de TVA indiqué est celui sélectionné par défaut dans la configuration du plugin (cf. 3.3 ) On peut cependant choisir un autre taux s il en existe dans la liste ** Le champ «Prix unitaire HT» est initialisé par défaut avec la valeur définie pour la référence produit créée, il est cependant modifiable. Page 11 / 16

12 4.4 Validation de la commande Pour valider la commande cliquer sur l onglet «Principal» puis selon l utilisation ou non du circuit valider ou demander la validation de la commande. Après validation le statut de la commande est «En cours de livraison» Commande validée : Onglet «Principal» La validation fige la commande. Il n est plus possible de la modifier (entête et détail) sauf en déverrouillant par le bouton «Modifier la commande». Page 12 / 16

13 Commande validée : Onglet «Détail(s)» 4.5 Réception d une commande Via l onglet «Réception matériel(s)» on peut sélectionner une ligne et la réceptionner. Page 13 / 16

14 Il faudra entrer la date de réception et le n de b on de livraison (non obligatoire) et valider. Le statut de la commande passe à «Livrée» 4.6 Génération de matériel réceptionné Sélectionner une ou plusieurs lignes dans la partie réception puis choisir l action à effectuer dans la liste La validation du choix «Générer un matériel associé» ouvre une interface qui permet de renseigner divers champs et une entité de destination ou l objet sera créé. Le matériel est créé via le gabarit choisi pour la référence produit utilisée dans la ligne détail.cf 4.1 Si aucun gabarit n a été sélectionné dans la référence produit utilisée, c est le gabarit (vide) par défaut de GLPI du type de matériel commandé qui sera utilisé. Le matériel a été généré dans l inventaire GLPI et est accessible directement par le biais de la partie réception de la commande. Page 14 / 16

15 Inversement sur la fiche inventaire du poste via l onglet «Gestion des commandes» on peut accéder à la commande liée au matériel Cette opération met à jour les infos financières de l objet généré avec les données entrées dans l entête de commande. 4.7 Liaison avec du matériel présent dans l inventaire GLPI Utiliser dans l onglet «Réception matériel(s)» le menu «Lier à un matériel existant» Page 15 / 16

16 Cette opération met à jour les infos financières de l objet généré avec les données entrées dans l entête de commande. 4.8 Suppression d un lien avec un matériel de l inventaire Il est possible de supprimer un lien avec un matériel de l inventaire cependant les infos financières du matériel concerné seront effacées. Page 16 / 16