LECTURE ET ADOPTION DE L ORDRE DU JOUR AMENDÉ RÉSOLUTION (D)

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1 APPROUVÉ LE 25 SEPTEMBRE 2013 CONSEIL D ADMINISTRATION CENTRE JEUNESSE CHAUDIÈRE-APPALACHES PROCÈS-VERBAL de la cent soixante-quatrième séance ordinaire du conseil d administration du Centre Jeunesse Chaudière-Appalaches tenue le mercredi 5 juin 2013, de 18 h 30 à 21 h 30 au siège social, 100 M gr Bourget à Lévis. MEMBRES DU CONSEIL PRÉSENTS : M MES MAJORIE ASSELIN, présidente LUCIE GERVAIS ISABELLE OUELLET LINE ROY STÉPHANIE SIMONEAU MM. MEMBRES DU CONSEIL ABSENTS : ANDRÉ CHAMARD CHRISTIAN FRADET ALAIN GELLY JÉRÔME L HEUREUX, vice-président PHILIPPE RUEL PATRICK SIMARD, directeur général et secrétaire MARCEL VÉZINA / M MES LOUISE GAREAU CATHERINE LEBLANC ALINE VISSER RESSOURCES PRÉSENTES : M. MARTIN LEMIEUX M MES MM. ANICK BEAUDOIN, de la DRFMI CAROLINE BROWN, DPJ GENEVIÈVE DION, Service des communications CLAUDINE WILSON, Directrice par intérim des services en communauté BRUNO COURCHESNE, DRFMI JEAN-GUY GAUDREAULT. Lemieux, Nolet FRANCOIS LAROSE, de la DSPRH FRANCOIS LEPAGE, DSPRH RICHARD PENNEY, DSRI PUBLIC : M ME LOUISE RICHARD M me Annette Giguère agit à titre de secrétaire pour la rédaction du procès-verbal OUVERTURE DE L ASSEMBLÉE ET CONSTATATION DU QUORUM L avis de convocation à cette réunion a été adressé à tous les membres du conseil. Ceux qui sont présents formant quorum, l assemblée est déclarée régulièrement et validement constituée par la présidente qui souhaite la bienvenue aux administrateurs et aux personnes présentes.

2 X LECTURE ET ADOPTION DE L ORDRE DU JOUR AMENDÉ RÉSOLUTION (D) Sur proposition dûment formulée par M. Christian Fradet et appuyée par M. Philippe Ruel, il est unanimement résolu «d adopter l ordre du jour amendé, en ajoutant le point Dégât d eau et Carte de remerciements de M. Pierre Cloutier» Ouverture de l'assemblée et constatation du quorum; Lecture et adoption de l ordre du jour Résolution (D) ; Approbation du procès-verbal de la 163 e séance du conseil d administration tenue le 24 avril 2013 Résolution (D) ;.02 Affaires découlant du procès-verbal de la 163 e séance ordinaire tenue le 24 avril 2013; Aucun point;.03 Approbation du procès-verbal de la séance de travail du conseil d administration tenue le 14 mai 2013 Résolution (D); Ratification des comptes rendus ou procès-verbaux des comités;.01 Comité de vérification (D);.02 Comité de vigilance (D); Période de questions du public ; AFFAIRES FINANCIÈRES :.01 États financiers annuels vérifiés au 31 mars 2013 Résolution (D) États financiers (D - séance tenante);.02 Budget Rapport RR-446 amendé Résolution (D) Budget (D séance tenante);.03 Contrat de renouvellement des licences Microsoft Résolution (D);.04 Bilan sur la sécurité des actifs informationnels Résolution (D);.05 Nomination du vérificateur externe pour l exercice financier Résolution (D); AFFAIRES DE LA GOUVERNE :.01 Révision du plan d organisation des services Résolution (D); HUIS CLOS.02 Nomination du directeur des services dans la communauté (nouvelle direction : DSSF - Direction des services de soutien à la famille) et du directeur des services professionnels et des ressources humaines (nouvelle direction : DSPDO Direction des services professionnels et du développement organisationnel) Résolution (D séance tenante); FIN DU HUIS CLOS.03 Rapport de la présidente du comité de gouvernance et d éthique (V);.04 Rapport de la présidente du comité de vigilance et de la qualité des services (V);.05 Nomination de membres du conseil d administration au comité d Agrément Résolution (D);.06 Désignation de la remplaçante de la DPJ en cas d absence ou d empêchement temporaire et nomination Résolution (D);.07 Délégation de trois membres du conseil d administration à l assemblée générale annuelle de l Association des centres jeunesse du Québec Résolution (D) (D séance tenante, document complémentaire);.08 Assurance responsabilité civile, professionnelle, médicale et administrateurs et dirigeants Certificat d assurance période du 1 er avril 2013 au 1 er avril 2014 (D séance tenante);.09 Modification au calendrier des séances du conseil d administration pour Résolution (D); AFFAIRES ADMINISTRATIVES :.01 Entente de gestion et d imputabilité Résolution (D séance tenante);.02 Rapport annuel de gestion du Centre jeunesse Chaudière-Appalaches Résolution (D);.03 Rapport annuel sur l examen des déclarations des accidents et incidents concernant la prestation sécuritaire de services de santé et de services sociaux (D);.04 Rapport cumulatif sur l utilisation de la mesure d encadrement intensif fugues et évasions contentions et isolements (D);

3 X Portrait des ressources humaines (D) (D séance tenante, portrait amendé); PÉRIODE D INFORMATION ;.01 Nomination de cadres (D) ;.02 Protocole d entente sur le programme d intervention en négligence entre le CSSS Alphonse-Desjardins et le CJCA et le Centre de pédiatrie sociale de Lévis (D); AFFAIRES COURANTES :.01 Fondation jeunesse Chaudière-Appalaches Rapport du président (V) ;.02 Comité des usagers Rapport de la présidente (V) ;.03 Accessibilité des services Statistiques (D séance tenante) ;.04 Revue de presse (D séance tenante) ; AFFAIRES DIVERSES :.01 Motion de félicitations aux récipiendaires des prix remis au «Gala des prix d excellence des services de santé et des services sociaux et communautaires» le 9 mai 2013 (D Résolution);.02 Dégât d eau au Centre jeunesse Chaudière-Appalaches; Correspondance ; Lettre de la présidente du conseil d administration du Centre de stimulation «L Intercom» de Thetford Mines, pour une demande d appui; Lettre du Conseil québécois d agrément accusant réception de la résolution du CA les informant de la décision du CJCA d entreprendre une démarche de renouvellement d agrément;.03 Carte de remerciements de M. Pierre Cloutier; Période de questions du public ; Levée de la séance ;.01 Prochaine séance ordinaire du conseil d administration ; La prochaine séance ordinaire du conseil d administration aura lieu le mercredi 25 septembre 2013 à 19 h 00, au siège social du Centre jeunesse Chaudière-Appalaches, 100 M gr Bourget à Lévis;.02 Clôture de la séance APPROBATION DU PROCÈS-VERBAL DE LA 163 E SÉANCE ORDINAIRE TENUE LE 24 AVRIL 2013 RÉSOLUTION (D) Sur proposition dûment formulée par M me Isabelle Ouellet et appuyée par M. Christian Fradet, il est unanimement résolu «d approuver le procès-verbal de la séance ordinaire du conseil d administration tenue le 24 avril 2013.»..02 AFFAIRES DÉCOULANT DU PROCÈS-VERBAL DE LA 163 E SÉANCE ORDINAIRE TE- NUE LE 24 AVRIL 2013 Aucun point..03 APPROBATION DU PROCÈS-VERBAL DE LA SÉANCE DE TRAVAIL TENUE LE 14 MAI 2013 RÉSOLUTION (D) Sur proposition dûment formulée par M. Jérôme L Heureux et appuyée par M me Stéphanie Simoneau, il est unanimement résolu «d approuver le procès-verbal de la séance de travail du conseil d administration tenue le 14 mai 2013.» RATIFICATION DES COMPTES RENDUS OU PROCÈS-VERBAUX DES COMITÉS

4 X Comité de vérification Sur proposition dûment formulée par M. Philippe Ruel et appuyée par M. Alain Gelly, il est unanimement résolu, «de ratifier le compte rendu de la séance du comité de vérification du 6 mars 2013»..02 Comité de vigilance Sur proposition dûment formulée par M. Christian Fradet et appuyée par M me Stéphanie Simoneau, il est unanimement résolu, «de ratifier le compte rendu de la séance du comité de vigilance et de la qualité des services du 13 mars 2013.» PÉRIODE DE QUESTIONS DU PUBLIC Première question : Réponse : Est-ce que des idées ont commencé à émerger afin de faire ressortir ou rehausser l image positive du Centre jeunesse? Plusieurs actions dans le cadre de la planification stratégique visent à ce que le travail du Centre jeunesse soit reconnu à sa juste valeur par la population. De plus, un plan de communication spécifique à la planification stratégique a été bâti et est en processus d actualisation. Il sera un des outils de promotion de la qualité des services dispensés par le personnel du Centre jeunesse Chaudière- Appalaches AFFAIRES FINANCIÈRES.01 États financiers annuels vérifiés au 31 mars 2013 Résolution (D) L année financière se terminant le 31 mars, le CJCA a l obligation d établir ses états financiers et de les transmettre le 15 juin de chaque année à l Agence de la santé et des services sociaux de Chaudière- Appalaches. Pour ce faire, le conseil d administration a retenu, par résolution (158, ) les services de la firme Lemieux Nolet, comptables agréés S.E.N.C.R.L. comme vérificateurs externes du Centre jeunesse Chaudière-Appalaches pour l exercice La firme de vérificateurs a procédé à la vérification financière des livres du CJCA pour la période du 1 er avril 2012 au 31 mars 2013 et les états financiers ont été présentés au comité de vérification le 3 juin M. Jean-Guy Gaudreault de la firme de vérification dépose un rapport de vérification contenant un extrait du rapport financier global de l établissement et résume sommairement les éléments importants qui ressortent. Le comité de vérification ayant émis un avis favorable, le président du comité, M. Philippe Ruel, recommande l adoption du rapport financier. Résolution n o 164,01, CONSIDÉRANT l article 295 de la Loi sur les services de santé et les services sociaux qui prescrit que les établissements doivent, au plus tard le 30 juin de chaque année, transmettre à l Agence de la santé et des services sociaux de Chaudière-Appalaches leur rapport financier annuel pour l exercice financier écoulé; CONSIDÉRANT la directive du ministère de la Santé et des Services sociaux stipulant que les établissements doivent transmettre le 15 juin de chaque année leur rapport annuel; CONSIDÉRANT la Loi sur l équilibre budgétaire du réseau public de la santé et des services sociaux; CONSIDÉRANT l atteinte de l équilibre budgétaire pour l exercice terminé le 31 mars 2013;

5 X-1067 CONSIDÉRANT l avis du comité de vérification d accepter les états financiers; Sur proposition dûment formulée par M. Philippe Ruel et appuyée par M me Lucie Gervais, il est unanimement résolu, «d adopter les états financiers annuels vérifiés du Centre jeunesse Chaudière- Appalaches au 31 mars 2013 comme présentés par les vérificateurs externes de la firme Lemieux Nolet, comptables agréés S.E.N.C.R.L.; de mandater le directeur général et le directeur des ressources financières, matérielles et informationnelles à les signer au nom du conseil d administration; de transmettre à l Agence de la santé et des services sociaux de Chaudière-Appalaches les états financiers annuels vérifiés au 31 mars 2013 adoptés.»..02 Budget Rapport RR-446 amendé Résolution (D) Lors de la séance du conseil d administration du 24 avril (résolution 163, ), le budget a été adopté. La date exigée de production du RR-446 (budget ) est le 24 avril À cette date, certaines données devant être présentées à ce rapport n étaient pas disponibles. L Agence de la santé et des services sociaux de Chaudière-Appalaches demande aux établissements de fournir un rapport amendé contenant les données comparatives réelles au 31 mars 2013 ainsi que certaines informations sur les activités d immobilisation. Résolution n o 164,02, CONSIDÉRANT que les données réelles pour l exercice n étaient pas disponibles au moment de la production et de l adoption du rapport RR ; CONSIDÉRANT la demande de l Agence de la santé et des services sociaux de Chaudière-Appalaches de produire un rapport amendé incluant les données non disponibles lors de l adoption initiale; CONSIDÉRANT la validation effectuée par le comité de vérification lors de la rencontre du 3 juin 2013; Sur proposition dûment formulée par M. Philippe Ruel et appuyée par M me Line Roy, il est unanimement résolu «que le Centre jeunesse Chaudière-Appalaches adopte le rapport RR-446 amendé »..03 Contrat de renouvellement des licences Microsoft Le contrat de renouvellement des licences Microsoft étant échu, le Centre de services partagés de Québec (CSPQ) a négocié les ententes valables pour le réseau de la santé et des services sociaux. L Agence de la santé et des services sociaux de Chaudière-Appalaches a signé l accord de participation permettant ainsi aux établissements de la région de se prévaloir de cette entente. Résolution n o 164,03, CONSIDÉRANT le règlement sur la désignation des personnes habilitées à signer certains actes, documents ou écrits pour et au nom du Centre jeunesse Chaudière-Appalaches permettant au directeur général, après avoir obtenu une autorisation du conseil d administration, de signer les pièces relatives aux achats de plus de $; CONSIDÉRANT le coût de renouvellement des licences Microsoft pour une durée de 3 ans de $ avant taxes; CONSIDÉRANT que dans un but d harmonisation et de fonctionnalité avec les autres applicatifs existants, le choix des établissements de la région est de poursuivre avec les produits Microsoft; CONSIDÉRANT l accord de participation signé par l Agence de santé et de services sociaux de Chaudière-Appalaches à la suite de la négociation effectuée par le Centre de services partagés du Québec (CSPQ);

6 X-1068 Sur proposition dûment formulée par M. André Chamard et appuyée par M me Stéphanie Simoneau, il est unanimement résolu, «d autoriser le directeur général à signer les pièces requises pour le renouvellement des licences Microsoft de l établissement pour les années 2013 à 2016 au coût de $ avant taxes»..04 Bilan sur la sécurité des actifs informationnels Le plan directeur de la sécurité des actifs informationnels du Centre jeunesse Chaudière-Appalaches ayant été adopté en février 2011, l établissement doit faire un bilan périodique des activités réalisées dans le cadre des mesures adoptées au plan directeur. Résolution n o 164,04, CONSIDÉRANT l adoption du plan directeur de la sécurité des actifs informationnels du Centre jeunesse Chaudière-Appalaches en février 2011; CONSIDÉRANT l actualisation des mesures prévues au plan directeur des actifs informationnels; CONSIDÉRANT la présentation du bilan sur la sécurité des actifs informationnels effectuée au comité de vérification du 22 avril 2013; CONSIDÉRANT l obligation de l établissement, en vertu du cadre global de gestion des actifs informationnels, de faire adopter le bilan sur la sécurité des actifs informationnels; Sur proposition dûment formulée par M. Alain Gelly et appuyée par M me Isabelle Ouellet, il est unanimement résolu «que le Centre jeunesse adopte le bilan sur la sécurité des actifs informationnels pour l exercice »..05 Nomination du vérificateur externe pour l exercice financier L article 290 de la Loi sur les services de santé et les services sociaux stipule qu avant le 30 septembre de chaque exercice financier de l établissement, le conseil d administration nomme une firme de vérificateurs externes pour l exercice financier en cours. En mars 2012, la direction des ressources financières, matérielles et informationnelles a procédé à un appel d offres sur invitation auprès de cinq firmes comptables de la région de la Chaudière-Appalaches en demandant de présenter une offre de service pour les exercices , et , plus une année d option. C est la firme Lemieux Nolet, comptables agréés S.E.N.C.R.L. qui avait été retenue. Résolution n o 164,05, CONSIDÉRANT l article 290 de la Loi sur les services de santé et les services sociaux; CONSIDÉRANT l appel d offres réalisé le 30 mars 2012; CONSIDÉRANT l avis du comité de vérification; Sur proposition dûment formulée par M. Philippe Ruel et appuyée par M. André Chamard, il est unanimement résolu «de désigner la firme Lemieux Nolet, comptables agréés S.E.N.C.R.L., comme vérificateur externe du Centre jeunesse Chaudière-Appalaches pour l exercice financier ».

7 X AFFAIRES DE LA GOUVERNE.01 Révision du plan d organisation des services (D) Selon l article 183 de la Loi sur les services de santé et les services sociaux, tout établissement doit préparer un plan d organisation administratif, professionnel et scientifique. Ce plan doit être révisé aux trois ans. Au cours des dernières semaines, des travaux ont été effectués en prévision de cette révision. Une séance de travail de type World café, des échanges avec les membres du comité de direction et du comité des gestionnaires se sont tenus, une tournée a été effectuée et les comités de gestion, les instances tant syndicales, le conseil multi, le CCPAS, les associations des cadres, le comité des usagers et la commissaire locale aux plaintes et à la qualité des services ont été rencontrés. Les résultats de l ensemble des travaux ont été présentés pour discussion au comité de travail du conseil d administration convoqué à cette fin, le 14 mai Résolution n o 164,06, CONSIDÉRANT l article 183 de la Loi sur les services de santé et les services sociaux qui stipule que tout établissement doit préparer un plan d organisation administratif, professionnel et scientifique. Ce plan décrit les structures administratives de l établissement, ses directions, services et départements, ainsi que les programmes cliniques ; CONSIDÉRANT qu un tel plan d organisation doit être transmis sur demande à l Agence de développement des réseaux locaux de services de santé et de services sociaux ou au ministre, tel qu il est écrit à l article 183 de la Loi sur les services de santé et les services sociaux ; CONSIDÉRANT que le plan d organisation doit être révisé au moins tous les trois ans, tel que stipulé à l article 183 de la Loi sur les services de santé et les services sociaux ; CONSIDÉRANT les changements survenus dans l environnement interne et externe du Centre jeunesse Chaudière-Appalaches ; CONSIDÉRANT que le conseil d administration, lors de la séance régulière du 24 avril 2013, a mandaté le directeur général, par voie de résolution (163,07, 2013), à mener des travaux conduisant à l adoption du plan d organisation des services ; Sur proposition dûment faite par M me Line Roy et appuyée par M. Marcel Vézina, il est unanimement résolu «que le plan d organisation des services du Centre jeunesse Chaudière-Appalaches, révisé pour la période , soit adopté par le conseil d administration.» Le directeur général, M. Patrick Simard, remercie les directeurs de l équipe de direction pour la maturité dont ils ont fait preuve tout au cours des travaux..02 Nomination du directeur des services dans la communauté (nouvelle direction : DSSF Direction des services de soutien à la famille) et du directeur des services professionnels et des ressources humaines (nouvelle direction : DSPDO Direction des services professionnels et du développement organisationnel) Résolution (D) Compte tenu des renseignements qui doivent demeurer confidentiels au sujet des personnes impliquées, la présidente, M me Majorie Asselin, demande que les débats se tiennent à huis clos. SUR PROPOSITION dûment faite par M. Philippe Ruel et appuyée par M. Jérôme L Heureux, il est unanimement résolu «de procéder au huis clos.».

8 X-1070 DÉBUT DU HUIS CLOS - 19 h 30 M. Patrick Simard, directeur général, explique la démarche de titularisation du poste de directrice des services de soutien à la famille. Résolution n o 164,07, 2013 CONSIDÉRANT la vacance au poste de directeur des services en communauté (nouvelle appellation : Direction des services de soutien à la famille); CONSIDÉRANT la nécessité de remplacer cette personne à la Direction des services de soutien à la famille; CONSIDÉRANT la recommandation du directeur général de désigner Mme Claudine Wilson pour assumer les responsabilités de directrice des services de soutien à la famille; Sur proposition dûment formulée par M. Jérôme L Heureux et appuyée par M. Alain Gelly, il est unanimement résolu, «de nommer M me Claudine Wilson comme directrice des services de soutien à la famille.» M. Patrick Simard, directeur général, fait part des étapes ayant mené à une proposition au conseil d administration pour combler le poste de directeur des services professionnels et du développement organisationnel. Résolution n o 164,08, CONSIDÉRANT la vacance au poste de directeur des services professionnels et des ressources humaines (nouvelle appellation : Direction des services professionnels et du développement organisationnel); CONSIDÉRANT la nécessité de remplacer cette personne à la Direction des services professionnels et du développement organisationnel; CONSIDÉRANT la recommandation du directeur général de désigner M. François Lepage pour assumer les responsabilités de directeur des services professionnels et du développement organisationnel; Sur proposition dûment formulée par M me Line Roy et appuyée par M. Philippe Ruel, il est unanimement résolu, «d abroger la résolution CAE-38 adoptée lors de la séance du conseil d administration du 7 mars 2013 désignant temporairement M. François Lepage directeur des services professionnels et des ressources humaines par intérim au Centre jeunesse Chaudière-Appalaches, et de nommer M. François Lepage comme directeur des services professionnels et du développement organisationnel.» SUR PROPOSITION dûment faite par M me Isabelle Ouellet et appuyée par M. Christian Fradet, il est unanimement résolu «de lever le huis clos.». FIN DU HUIS CLOS 19 h 45 Le directeur général, M. Patrick Simard, informe que M me Claudine Wilson sera la nouvelle directrice des services de soutien à la famille et M. François Lepage, le nouveau directeur des ressources humaines et du développement organisationnel..03 Rapport de la présidente du comité de gouvernance et d éthique (V) La présidente, M me Majorie Asselin trace un portrait des travaux réalisés : quatre politiques de gouvernance ont été adoptées au conseil d administration (résolution 161,02, 2012), qui ont débouché sur une activité de formation le 22 mai 2013, avec la collaboration de M. Jean-Pierre Hotte, formateur, afin

9 X-1071 d informer les membres du CA sur leurs responsabilités en tant que membres du CA et sur les nouvelles règles de gouvernance qui s appliquent dans un centre jeunesse. En raison des changements de directeur général au Centre jeunesse Chaudière-Appalaches et de la nécessité pour la personne en place de s approprier les travaux du comité effectués à ce jour, la rencontre qui devait se tenir en mai a été reportée à l automne Un calendrier sera alors préparé en lien avec les nouvelles règles de gouvernance à mettre en place..04 Rapport de la présidente du comité de vigilance et de la qualité des services (V) Mme Louise Gareau, présidente du comité de vigilance et de la qualité des services étant absente, M. Jérôme L Heureux transmet son message à savoir que le comité s est rencontré le 15 mai. Les sujets habituels ont été traités. Il est rappelé que la commissaire locale à la qualité des services, Mme Madeleine Dumais a déposé son rapport annuel lors de la séance du conseil d administration du 24 avril Nomination de membres du conseil d administration au comité d Agrément Résolution (D) La période couverte par le certificat d agrément obtenu le 8 juin 2011 du Conseil québécois d agrément par le Centre jeunesse Chaudière-Appalaches se terminera le 8 juin L établissement doit donc, au cours de la prochaine année, entreprendre la démarche de révision pour le renouvellement de sa certification et pour ce faire, un comité d agrément doit être mis sur pied. Résolution n o 164,09, CONSIDÉRANT que le conseil d administration a demandé, par résolution 163,11,2013, au Conseil québécois d agrément de procéder à la démarche devant conduire au renouvellement du certificat d agrément accordé au Centre jeunesse Chaudière-Appalaches en 2003, 2008 et 2011 CONSIDÉRANT que la démarche d agrément nécessite la mise en place de divers mécanismes ou instances, dont le comité d agrément; CONSIDÉRANT que, selon les dispositions du Conseil québécois d agrément, ce comité compte habituellement trois membres du conseil d administration, dont un membre représentant le comité des usagers; Sur proposition dûment formulée par M me Line Roy et appuyée par M. Alain Gelly, il est unanimement résolu «que le conseil d administration nomme M mes Majorie Asselin, Louise Gareau et Stéphanie Simoneau, à titre de membres du comité d agrément du Centre jeunesse Chaudière-Appalaches, et M me Isabelle Ouellet comme membre substitut, pour l exercice de renouvellement pour ,»..06 Désignation de la remplaçante de la DPJ en cas d absence ou d empêchement temporaire et nomination Résolution (D) Lors de la séance du conseil d administration du 24 avril 2013, M me Caroline Brown a été nommée directrice de la protection de la jeunesse directrice provinciale (Résolution 163,09, 2013). En raison de spécificités de la Loi sur la protection de la jeunesse, il est essentiel de nommer une personne pour agir en cas d absence ou d empêchement temporaire de M me Brown, cette dernière laissant vacant sa fonction de DPJ «remplaçante». Résolution n o 164,10, CONSIDÉRANT la Loi sur la protection de la jeunesse (L.R.Q., P-34.1) qui autorise le conseil d administration à désigner une personne pour remplacer le directeur de la protection de la jeunesse directeur provincial en cas d absence ou d empêchement temporaire; CONSIDÉRANT le plan d organisation de l établissement;

10 X-1072 CONSIDÉRANT que le directeur général, après consultation auprès de la directrice de la protection de la jeunesse directrice provinciale, recommande de désigner M me Nathalie Giguère pour assumer cette responsabilité; Sur proposition dûment formulée par M me Stéphanie Simoneau et appuyée par M. Philippe Ruel, il est unanimement résolu, «d abroger la résolution 160,02, 2012 adoptée lors de la séance du conseil d administration du 31 octobre 2012 désignant temporairement M me Nathalie Giguère afin de remplacer M me Caroline Brown, directrice de la protection de la jeunesse et directrice provinciale par intérim, et ce, à compter du 30 novembre 2012 et de désigner M me Nathalie Giguère pour remplacer la directrice de la protection de la jeunesse et directrice provinciale en cas d absence ou d empêchement temporaire de celle-ci, et ce à compter de ce jour»..07 Délégation de trois membres du conseil d administration à l assemblée générale annuelle de l Association des centres jeunesse du Québec Résolution (D) Dans le cadre de l assemblée générale annuelle de l Association des centres jeunesse du Québec, les centres jeunesse ont à fournir une délégation de trois personnes parmi les membres de leur conseil d administration et cette délégation doit se faire par résolution du conseil d administration. Résolution n o 164,11, CONSIDÉRANT les règlements de l Association des centres jeunesse du Québec concernant la tenue de l assemblée générale annuelle; CONSIDÉRANT qu il y a lieu de désigner trois personnes qui sont membres du conseil d administration du Centre jeunesse Chaudière-Appalaches au moment de leur désignation pour participer à l assemblée générale annuelle de l Association des centres jeunesse du Québec; CONSIDÉRANT que le conseil d administration peut désigner un ou deux délégués substituts en cas d incapacité à être présents d un des représentants; Sur proposition dûment formulée par M me Line Roy et appuyée par M. André Chamard, il est unanimement résolu, «que M. Jérôme L Heureux, M mes Louise Gareau et Catherine Leblanc soient les représentants du Centre jeunesse Chaudière-Appalaches à l assemblée générale annuelle de l Association des centres jeunesse du Québec qui aura lieu le 18 octobre 2013 à Montréal; aucun membre n est désigné substitut»..08 Assurance responsabilité civile, professionnelle, médicale et administrateurs et dirigeants Certificat d assurance période du 1 er avril 2013 au 1 er avril 2014 (D) Comme chaque année, le certificat d assurance responsabilité civile, professionnelle, médicale et administrateurs et dirigeants est déposé aux membres du conseil d administration. Le certificat en vigueur couvre la période du 1 er avril 2013 au 1 er avril Modification au calendrier des séances du conseil d administration pour Résolution (D) Un calendrier des rencontres du conseil d administration a été préparé et adopté le 24 avril dernier par les membres du conseil d administration (Résolution 163, ). Afin de s assurer que les états financiers déposés en juin au conseil d administration incluent les modifications qui sont exigées du ministère de la Santé et des Services sociaux, qui sont parfois connues à la fin du mois de mai et doivent faire l objet de la vérification externe, il y a lieu de déplacer la rencontre de juin fixée au 4, au 11 juin 2014.

11 X-1073 Résolution n o 164,12, CONSIDÉRANT l obligation pour les établissements de réunir le conseil d administration à six reprises minimum au cours de l année, tel que stipulé à l article 176 de la Loi sur les services de santé et les services sociaux; CONSIDÉRANT que les rencontres sont publiques et qu il y a lieu d en faire connaître le calendrier; CONSIDÉRANT la disponibilité des membres du conseil d administration; CONSIDÉRANT que la direction de l établissement doit déposer au conseil d administration des documents afin de respecter l échéance exigée par les instances auxquelles il doit rendre compte; CONSIDÉRANT la nécessité de déposer aux membres du conseil d administration des états financiers incluant les modifications et précisions exigées par le MSSS qui sont parfois transmises à la fin du mois de mai; CONSIDÉRANT que pour ce faire, il y a lieu de déplacer la rencontre préalablement fixée au 4 juin, au 11 juin 2014; Sur proposition dûment formulée par M. Philippe Ruel et appuyée par M. André Chamard, il est unanimement résolu «d adopter le présent calendrier des séances du conseil d administration pour l année modifié, à savoir : 25 septembre 2013 séance ordinaire et assemblée publique d information, 30 octobre 2013 et 11 décembre 2013; 12 février 2014, 30 avril 2014 et 11 juin 2014.» AFFAIRES ADMINISTRATIVES.01 Entente de gestion et d imputabilité Résolution (D) L entente de gestion et d imputabilité représente un outil permettant à l Agence de la santé et des services sociaux et aux établissements de définir les relations qu ils entretiennent dans la gestion du réseau de services. Elle traduit sur le plan opérationnel les exigences du ministère de la Santé et des Services sociaux quant aux orientations à donner au réseau de services et à son évaluation. M. Patrick Simard, directeur général, reprend les grandes lignes de l entente entre l Agence et le CJCA, pour l année , dont les fondements rejoignent ceux de l entente avec l ensemble des établissements du réseau. Selon les dispositions de la Loi sur les services de santé et les services sociaux (Art. 172), le conseil d administration doit approuver cette entente de gestion et d imputabilité. Résolution n o 164,13, CONSIDÉRANT les discussions tenues entre l Agence de la santé et des services sociaux de Chaudière- Appalaches et les établissements des réseaux locaux en regard des priorités ministérielles et régionales; CONSIDÉRANT le rôle du directeur général envers la mission et les orientations stratégiques de l établissement ainsi qu à l atteinte des objectifs annuels à l intérieur du cadre de gestion prescrit ; CONSIDÉRANT les dispositions de l article et al. de la Loi sur les services de santé et les services sociaux (L.R.Q., chapitre S-4.2) qui prévoit que l Agence doit conclure une entente de gestion et d imputabilité avec les établissements, dont le Centre jeunesse Chaudière-Appalaches ; CONSIDÉRANT que le conseil doit approuver l entente de gestion et d imputabilité (Art. 172 LSSSS) ; Sur proposition dûment formulée par M me Line Roy et appuyée par M. Christian Fradet, il est unanimement résolu, «d autoriser le directeur général, M. Patrick Simard, à signer l Entente de gestion et d imputabilité à intervenir entre l Agence de la santé et des services sociaux de Chaudière-Appalaches et le Centre jeunesse Chaudière-Appalaches pour la période soit du 1 er avril 2013 au 31 mars 2014, telle que soumise aux membres du conseil d administration.».

12 X Rapport annuel de gestion Le rapport annuel que les établissements du réseau de la santé et des services sociaux sont tenus de produire rend compte aux membres du conseil d administration des réalisations et des états financiers de l établissement. Il doit être transmis à l Agence de la santé et des services sociaux de Chaudière- Appalaches et les états financiers doivent avoir reçu l aval positif d une firme externe de vérificateurs comptables. Il est souligné la contribution des membres du personnel des différents secteurs d activité afin de finaliser ledit rapport. M. Patrick Simard, directeur général, résume les travaux effectués au CJCA en en rappelant aux membres du conseil d administration les grands enjeux provenant de la planification stratégique pluriannuelle , du plan d amélioration de la qualité des services de l agrément et les résultats observés. Il trace de plus un portrait statistique de l évolution de la clientèle au CJCA. Les états financiers approuvés font partie du rapport. Lors de la séance publique d information l automne prochain, il sera présenté au public. Résolution n o 164,14, CONSIDÉRANT l article 278 de la Loi sur les services de santé et les services sociaux ; CONSIDÉRANT l obligation pour les établissements de transmettre un rapport annuel de gestion, à l Agence de la santé et des services sociaux de Chaudière-Appalaches, y compris les activités relatives à la gestion des risques et de la qualité ; CONSIDÉRANT la circulaire émise par le ministère de la Santé et des Services sociaux et par les agences de la santé et des services sociaux concernant les informations devant figurer dans le rapport annuel de gestion ; Sur proposition dûment formulée par M. Philippe Ruel et appuyée par M. André Chamard, il est unanimement résolu «que le conseil d administration prenne acte du rapport annuel de gestion préparé par la direction générale du Centre jeunesse Chaudière-Appalaches et autorise sa transmission aux autorités de l Agence de la santé et des services sociaux de Chaudière-Appalaches.»..03 Rapport annuel sur l examen des déclarations des accidents et incidents concernant la prestation sécuritaire de services de santé et de services sociaux (D) M. François Lepage, présente au conseil d administration le rapport annuel du Comité de gestion des risques sur les déclarations d accidents et d incidents survenus dans la prestation des services pour la période du 1 er avril 2012 au 31 mars Le comité de gestion des risques s est réuni trois fois au cours de l année (12 octobre 2012, 14 janvier 2013 et le 19 avril 2013) et une fois en réunion spéciale sur la médication (développement de stratégies 13 mars 2013). M. Lepage fait rapport régulièrement au comité de vigilance à l intérieur du suivi des priorités de celui-ci. Toutes les mesures préventives et correctives identifiées comme nécessaires ont été appliquées ou sont en voie de l être suite aux déclarations d accidents ou d incidents et aux analyses qui en ont été faites par le coordonnateur à la gestion des risques ou par le comité de gestion des risques. Aucune des recommandations émises par le comité de gestion des risques n a eu à être acheminée au conseil d administration en cette matière. Le rapport annuel a également été déposé au comité de direction du 14 mai Rapport cumulatif sur l utilisation de la mesure d encadrement intensif fugues et évasions contentions et isolements (D) En l absence de M. Richard Penney, directeur des services de réadaptation en hébergement, M me Claudine Wilson, directrice des services de soutien à la famille, présente le rapport cumulatif sur l utilisation de

13 X-1075 la mesure d encadrement intensif, des fugues et évasions, des contentions et isolements pour la période du 1 er avril 2012 au 31 mars Une diminution du nombre de mesures d encadrement intensif au cours de l année est constatée, passant de 5 à 4, rappelant que c est une mesure clinique exceptionnelle d intervention sur les plans physique et humain, très limitative, comportant une surveillance particulière continue, pour une période déterminée, et ce, pour le temps requis justifiant cette mesure, qui doit être révisée au plus tard 30 jours après sa mise en vigueur. De plus, chaque année, le centre de réadaptation, les foyers jeunesse, les RRC et les RI doivent composer, malheureusement, avec des fugues de nos jeunes. Ce phénomène n est pas unique à la région de la Chaudière-Appalaches. Au cours de l année , elles sont passées de 171 à 161, et concernent surtout les filles. Il est rappelé qu une fugue même si elle n est que d une heure, doit être déclarée. Aucune évasion n a été enregistrée au cours de cette période. Quant aux mesures de contention et d isolement, mesures dites de contrôle, elles sont appliquées dans un contexte strict d arrêt d agir lorsqu un jeune, de par ses conduites dangereuses, met sa sécurité ou celle des autres en danger. Elles ont diminué au cours de l année passant de 1188 à Portrait des ressources humaines (D) M. François Lepage présente le portrait des ressources humaines Le personnel est composé de 678 personnes pour 451 équivalences-postes, avec 63 % du personnel titulaire de postes et 37 % occasionnel, 71 % de femmes (480) et 29 % d hommes (198). La majeure partie du personnel se situe entre 25 et 34 ans. L évolution des embauches et départs, les taux de rétention des nouvelles embauches, l utilisation des mesures de conciliation travail, famille et vie personnelle, le ratio d heures en assurance-salaire et les accidents et maladies professionnelles, le nombre de griefs déposés par année, selon les instances syndicales, le développement des compétences, les stages par regroupement de titres d emploi, les départs à la retraite et des congés parentaux (au cours de la dernière année et projection d ici 5 ans) font également partie de la présentation. En complément, M. Lepage fait part des réalisations de la DSPRH au cours de la dernière année qui touchent notamment la révision de la politique d antécédents judiciaires et de la politique relative à l évaluation de la contribution des employés, l élaboration de politiques relatives à la tenue vestimentaire et à la supervision du personnel, l élaboration du plan d action triennal de la main-d'œuvre et l application de la loi modifiant le Code des professions et la modification du processus de recrutement en vue de s y conformer. D autres travaux ont permis la mise en place d un système de gestion informatisé des demandes de main-d œuvre pour les intervenants sociaux, l amélioration du volet ergonomie pour les agentes administratives et l actualisation de négociations sur des matières locales des conventions collectives SPCJCA et SECJCA. Au plan du développement organisationnel, la DSPRH a collaboré à la mise en œuvre de projets d optimisation pour les agentes administratives des bureaux, l accueil évaluation orientation, l assistance aux jeunes et à la famille, la liste de disponibilité et la réception et le traitement des signalements. Les membres du comité de direction font part de leur appréciation quant aux travaux réalisés et quant à la qualité de la présentation PÉRIODE D INFORMATION.01 Nomination de cadres (D) Depuis le 24 avril dernier, le directeur général a procédé à nomination de M me Tina Lemieux au poste de chef de service application des mesures à Lévis. Cette dernière était auparavant chef du service application des mesures à St-Georges.

14 X Protocole d entente sur le programme d intervention en négligence entre le CSSS Alphonse-Desjardins et le CJCA et le Centre de pédiatrie sociale de Lévis (D) Dans le cadre des orientations relatives aux standards d accès, de continuité, de qualité, d efficacité et d efficience énoncés par le ministère de la Santé et des Services sociaux pour le programme jeunes en difficulté de , le CJCA avait, entre autres, à collaborer avec les CSSS à la mise sur pied d un programme d intervention en négligence. Les travaux ont débuté en 2011 et tout au long de la démarche, les partenaires au dossier se sont associés au Centre de pédiatrie sociale de Lévis. Les parties ont convenu de mécanismes de liaison et d intégration des activités cliniques offertes et une entente tripartite précisant les responsabilités de chacun a été signée en février et mars AFFAIRES COURANTES.01 Fondation jeunesse Chaudière-Appalaches Rapport du président (V) M. Philippe Ruel, président de la Fondation jeunesse Chaudière-Appalaches, informe que la 9 e édition Vins du monde et gastronomie, qui s est tenue le 1 er mai dernier, a rapporté la somme de $. Dans un autre ordre d idée, M. Ruel lance une invitation à participer à l assemblée générale annuelle de la Fondation qui se tiendra le 10 juin prochain, à compter de 18 h, au siège social du CJCA. De plus, il souligne que l état des finances se porte bien avec plus de $ de placements. La Fondation est donc en mesure de répondre à toutes les demandes..02 Comité des usagers Rapport de la présidente (V) En l absence de M me Louise Gareau, présidente du comité des usagers, M. Jérôme l Heureux informe que la rencontre annuelle de l Alliance aura lieu les vendredi et samedi, 7 et 8 juin, à L Oiselière de Lévis. Des représentants du Protecteur du citoyen seront présents pour une présentation de leur rapport sur la contribution parentale. De plus, M. Yves Tourigny, psychologue au CJCA, participera comme conférencier invité et traitera du conflit parental et de l aliénation parentale. Quant aux résultats du sondage sur les plans d intervention (PI), ils seront présentés au conseil d administration du 25 septembre prochain, par l agent de liaison, M. Michel Boissonneault..03 Accessibilité des services Statistiques (D) Les directeurs clientèles présentent les statistiques habituelles, qui sont déposées séance tenante. DPJ La liste d attente est toujours en contrôle, avec 33 dossiers à l évaluation-orientation, et 19 à l application des mesures. En LSJPA, 15 situations sont en attente d évaluation alors qu aucun dossier n est en attente pour une probation ou pour un rapport prédécisionnel. Au secteur RTS, avec l ajout de personnel depuis le début mai, en l espace de 4 semaines, la liste d attente s est résorbée et est à «0». La directrice de la protection de la jeunesse, M me Caroline Brown, informe que des ressources humaines ont aussi été ajoutées au secteur évaluation-orientation, afin de s assurer que les jeunes reçoivent des services rapidement, ce qui diminuera les délais d attente dans ce secteur. DSRH En l absence de M. Richard Penney, DSRH, Mme Claudine Wilson, DSSF, fait part que le taux d occupation au Centre de réadaptation de Lévis se situe au-delà de 100 %. Il a par conséquent été nécessaire d ouvrir des places afin de répondre aux besoins. La situation devrait revenir à la normale d ici peu. DSSF Mme Claudine Wilson, DSSF par intérim, présente les statistiques clientèles au 5 juin 2013 : 47 places sur 64 sont occupées dans les ressources dans la communauté, et la liste d attente est en contrôle pour les services d éducateurs externes. Pour l expertise à la Cour supérieure, 3 dossiers sont en attente en raison d une exigence des juges qui demandent que les évaluations soient effectuées par un psychologue et non par un travailleur social.

15 X Revue de presse (D) La revue de presse pour avril et mai 2013 est déposée et concerne notamment la Randonnée à vélo «Une route sans fin 2013», le bilan de l activité bénéfice «Vins du monde et gastronomie» de la Fondation jeunesse Chaudière-Appalaches et la reconnaissance des acquis et des compétences pour du personnel administratif du CJCA AFFAIRES DIVERSES.01 Motion de félicitations aux récipiendaires des prix remis au «Gala des prix d excellence des services de santé et des services sociaux et communautaires» le 9 mai 2013 Résolution (D) Le 9 mai dernier a eu lieu la 6 e édition du Gala des Prix d excellence des services de santé et de services sociaux et communautaires de l Agence de la santé et des services sociaux de Chaudière-Appalaches sous le thème «La richesse du milieu sous les projecteurs», qui a regroupé quelque 150 personnes au Cégep de Thetford pour souligner et récompenser les projets et les initiatives visant l amélioration des soins et des services à la population de Chaudière-Appalaches. Le CJCA a été parmi les nominés de la soirée sans nécessairement gagner de prix. Les membres du conseil tiennent à féliciter d une part le CJCA pour sa nomination et d autre part, l ensemble des récipiendaires des différents prix. Résolution n o 164,15, Sur proposition dûment formulée par M. Philippe Ruel et appuyée par M me Isabelle Ouellet, il est unanimement résolu «de féliciter M me Aline Visser pour le Prix Hommage qui lui fut décerné par l établissement hôte de la soirée, soit le Centre de santé et de services sociaux de la région de Thetford, pour son implication remarquable dans la région et ses nombreuses années de dévouement, lors du Gala des Prix d excellence des services de santé et des services sociaux et communautaires de l Agence de la santé et des services sociaux de Chaudière-Appalaches, le 9 mai 2013.» «de féliciter le Centre de santé et de services sociaux de Beauce pour leur projet «Intervention en cessation tabagique en milieu hospitalier» et d avoir remporté le Prix d excellence 2013 du réseau de la santé et des services sociaux et communautaires de l Agence de la santé et des services sociaux de Chaudière- Appalaches dans la catégorie «Personnalisation des soins et des services.» «de féliciter le Centre de santé et de services sociaux de Montmagny-L Islet pour leur projet «Évaluation de l apnée du sommeil en mode ambulatoire» et d avoir remporté le Prix d excellence 2013 du réseau de la santé et des services sociaux et communautaires de l Agence de la santé et des services sociaux de Chaudière-Appalaches dans la catégorie «Accessibilité aux soins et aux services.» «de féliciter le Centre de santé et de services sociaux Alphonse-Desjardins pour son «Programme de réadaptation respiratoire en communauté» et d avoir remporté le Prix d excellence 2013 du réseau de la santé et des services sociaux et communautaires de l Agence de la santé et des services sociaux de Chaudière-Appalaches dans la catégorie «Intégration des services et pour la mention spéciale pour son projet «Méthodologie séquentielle et validation de la liste d attente pour un examen de coloscopie longue» dans la catégorie «Initiatives régionales de Chaudière-Appalaches.» «de féliciter le Centre de santé et de services sociaux de la région de Thetford pour son projet «S unir pour mieux soutenir les aînés et les proches aidants» et d avoir remporté le Prix d excellence 2013 du réseau de la santé et des services sociaux et communautaires de l Agence de la santé et des services sociaux de Chaudière-Appalaches dans la catégorie «Partenariat» et pour la mention spéciale pour son projet «Comité en prévention des troubles musculo-squelettiques» dans la catégorie «Initiatives régionales de Chaudière-Appalaches.» «de féliciter la Maison de la famille de la MRC de l Islet pour son projet «Cuisinons entre petits bedons» et d avoir remporté le Prix d excellence 2013 du réseau de la santé et des services sociaux et communau-

16 X-1078 taires de l Agence de la santé et des services sociaux de Chaudière-Appalaches dans la catégorie «Prévention, promotion et protection de la santé et du bien-être.» «de féliciter l organisme communautaire le CALACS Chaudière-Appalaches pour le développement de son projet «Services spécialisés pour les victimes mineures d agression sexuelle» et d avoir remporté le Prix d excellence 2013 du réseau de la santé et des services sociaux et communautaires de l Agence de la santé et des services sociaux de Chaudière-Appalaches dans la catégorie «Soutien aux personnes et aux groupes vulnérables.» «de féliciter l organisme Entraide Solidarité Bellechasse pour son projet «Rêve d aînés : un tremplin à l implication bénévole» et d avoir remporté le Prix Coup de cœur du PDG lors du Gala des Prix d excellence des services de santé et des services sociaux et communautaires tenu au CSSS de la région de Thetford le 9 mai 2013.» «de féliciter le Centre de réadaptation en déficience intellectuelle et en troubles envahissants du développement de Chaudière-Appalaches pour le Prix du public reçu lors du Gala des Prix d excellence des services de santé et des services sociaux et communautaires 2013 pour son projet dans la catégorie «Initiatives régionales de Chaudière-Appalaches.»..02 Dégât d eau au Centre jeunesse Chaudière-Appalaches Comme conséquence des récentes pluies diluviennes, du vendredi 31 mai au samedi 1 er juin, trois des installations du CJCA ont été touchées par des dégâts d eau soit le foyer sis au 27 Vincent-Chagnon, le sous-sol du 25, Vincent-Chagnon et le Pavillon A, ce qui a nécessité la relocalisation de 4 jeunes en plus de travaux de récupération et de nettoyage, travaux qui sont à toutes fins terminés. Cet événement a permis d expérimenter le plan des mesures d urgence en place, ce qui a donné des résultats très positifs CORRESPONDANCE (D) : Lettre de la présidente du conseil d administration du Centre de stimulation «L intercom» de Thetford Mines pour une demande d appui. La présidente, Mme Majorie Asselin, souligne le bon partenariat de cet organisme qui offre des services à plusieurs jeunes du CJCA qui appuie la demande de reconnaissance qu Intercom a acheminée à l Agence de la santé et des services sociaux : Lettre du Conseil québécois d agrément accusant réception de la résolution du CA les informant de la décision du CJCA d entreprendre une démarche de renouvellement d agrément Carte de remerciements de M. Pierre Cloutier, pour la pensée des membres du conseil d administration à l occasion de son départ PÉRIODE DE QUESTIONS DU PUBLIC Aucune LEVÉE DE LA SÉANCE Avant de terminer la rencontre, la présidente M me Majorie Asselin souligne la présence de M me Louise Richard qui a manifesté son intérêt à combler le deuxième poste comme représentante du comité des usagers. Elle participera à son premier conseil d administration comme membre du CA le 25 septembre prochain.

17 X Prochaine séance ordinaire du conseil d administration La prochaine séance ordinaire du conseil d administration aura lieu le mercredi 25 septembre 2013, à 19 h, au siège social du Centre jeunesse Chaudière-Appalaches,100 M gr Bourget à Lévis..02 Clôture de la séance L ordre du jour de la présente séance étant épuisé, sur proposition dûment formulée par M me Isabelle Ouellet et appuyée par M me Line Roy, il est unanimement résolu de clore la séance, à 21 h 30. La présidente déclare la séance levée. La présidente, Majorie Asselin Le secrétaire, Patrick Simard Lévis, le 5 juin (V) Verbal. (D) Copie de ce document est versée aux archives de la présente séance.

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