GUIDE DE L UTILISATEUR NGENIOCONNECT.COM. Version 3.0

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1 GUIDE DE L UTILISATEUR NGENIOCONNECT.COM Version 3.0 Janvier 204

2 TABLE DES MATIÈRES Introduction... 3 Accès au compte web... 3 Connection... 3 Navigation... 5 Déconnexion... 5 Interface principale... 6 Section - MPO... 7 Rapports... 7 Envoyer... 0 Remplir... 3 Archives... 3 Section - Profileur... 4 Profileurs... 4 Nouveau... 8 Archives... 9 Section Right Match Analyses Nouveau... 2 Section Multi- Graphe Analyses Nouveau Section - Support Documents Contact Section - Administration Copyright Ngenio 200 2

3 INTRODUCTION L objectif principal de ce guide est d informer les utilisateurs de la plateforme Ngenio Connect de l ensemble des fonctionnalités disponibles dans leur compte web. ACCÈS AU COMPTE WEB Il existe 2 niveaux différents d accès à l application Ngenio Connect : ADMINISTRATEUR o Cette personne sera en mesure de voir, modifier et utiliser des crédits à travers tous les comptes associés de l entreprise. o Ngenio identifiera le contact principal comme étant l administrateur principal. Les accès sont les mêmes pour un administrateur principal et un administrateur. o Une compagnie peut avoir plusieurs administrateurs mais qu un seul administrateur principal. UTILISATEUR RÉGULIER o Avec un accès restrictif à un ou des comptes associés spécifiques, cette personne sera en mesure de voir, modifier et utiliser des crédits seulement dans les comptes autorisés. o Une compagnie peut avoir autant d utilisateurs réguliers que nécessaire. Seul Ngenio peut créer des codes d accès. L administrateur doit envoyer une demande par courriel à leur chargé de compte. CONNECTION Voici les étapes afin d accéder à votre compte : Hyperlien : Vous aurez besoin de votre nom d utilisateur et de votre mot de passe Cliquez sur Soumettre Vous serez connecté dans le système et l écran suivant apparaitra : Copyright Ngenio 200 3

4 MODIFIER VOTRE MOT DE PASSE Vous pouvez modifier votre mot de passe en cliquant sur Mot de passe oublié? AVANT de vous connecter. Vous devrez saisir votre nom d utilisateur et votre NOUVEAU mot de passe deux fois. Un message sera envoyé à l adresse de courriel associée avec le nom de l utilisateur. Vous devrez cliquer sur le lien de vérification contenu dans le courriel pour activer le nouveau mot de passe. Vous serez redirigé automatiquement sur la page de connexion. Votre nouveau mot de passe sera fonctionnel. MOT DE PASSE OUBLIÉ Cliquez sur le lien Mot de passe oublié. Vous devrez saisir votre nom d utilisateur et créer un nouveau mot de passe. Un message sera envoyé à l adresse de courriel associée avec le nom de l utilisateur. Vous devrez cliquer sur le lien de vérification contenu dans le courriel pour activer le nouveau mot de passe. Vous serez redirigé automatiquement sur la page de connexion. Votre nouveau mot de passe sera fonctionnel.

5 NAVIGATION À travers l application Ngenio Connect, vous pourrez revenir en arrière en cliquant sur le lien Revenir. Il est préférable de NE PAS utiliser le bouton précédent de votre navigateur Internet. Vous pouvez à tout moment changer la langue de l interface en cliquant sur Fr ou En en haut à droite de l application. Il n est pas recommandé d utiliser des chiffres ou des caractères spéciaux (tel que, - / et autres) dans les informations que vous saisissez. Cela peut causer des conflits avec le code. Pour les utilisateurs ayant accès à de multiples comptes associés : Vous pouvez passer d un compte à l autre en cliquant sur la liste déroulante à côté de votre nom (en haut à droite). Une liste de tous les comptes auxquels vous avez accès sera affichée. DÉCONNEXION Lorsque vous avez fini de travailler dans l application, il est important de vous déconnecter en cliquant sur le lien Déconnexion dans le coin supérieur droit de l écran. Copyright Ngenio 200 5

6 INTERFACE PRINCIPALE Nom sous lequel toutes les transactions seront associées (nom d utilisateur) 2. Nombre de crédits restants 3. Langue de l interface 4. Lien de Déconnexion 5. MPO voir, modifier, saisir, envoyer un sondage MPO 6. PROFILEUR voir, entrer, envoyer un questionnaire Profileur 7. RIGHT MATCH voir, modifier, créer une analyse Right Match 8. MULTI- GRAPHE voir, modifier, créer une analyse Multi- Graphe 9. SUPPORT trouver les versions PDF et Word des sondages et questionnaires 0. ADMINISTRATION les informations liées à votre compte incluant la liste des utilisateurs et les comptes associés

7 SECTION - MPO Dans cette section, vous pouvez : RAPPORTS : consulter les rapports complétés et les sondages en attente ENVOYER : envoyer une invitation électronique pour compléter le sondage MPO en ligne REMPLIR : saisir les réponses d un sondage MPO complété sur une version imprimée ARCHIVES : ranger les rapports que vous n avez plus besoin de voir RAPPORTS PROFILS COMPLÉTÉS Vous voyez la liste de tous les sondages MPO ayant été compilés. En cliquant sur un nom, les informations sont affichées à droite. Copyright Ngenio 200 7

8 Pour accéder au rapport complet, cliquez sur Rapport complet et vous aurez la fenêtre suivante : Actions possibles Archiver : vous pouvez archiver ce rapport si vous n avez plus besoin de le voir dans la liste des rapports complétés. Vous serez en mesure de le réactiver dans le menu Archives de la section MPO. PDF : vous aurez la fenêtre suivante : Sélectionner le type de rapport vous permet de choisir soit : le rapport ANALYSTE qui comprend des éléments pour l aide à l analyse, le rapport GENERAL qui peut être remis aux personnes non formées, donc peut être remis au répondant. Sélectionner les sections désirées vous permet de construire le rapport selon vos besoins. Dans chacune des options, le PDF apparaitra dans une nouvelle fenêtre.

9 Courriel : vous pouvez envoyer un lien permettant à une tierce personne de consulter le rapport. Vous pouvez acheminer le lien selon l une des deux options suivantes : Envoyer depuis votre courriel Choisissez le type de rapport ainsi que les sections voulues. Cliquez sur Envoyer. Un message s ouvrira dans votre logiciel de courriel avec un texte générique. Envoyer depuis notre serveur Choisissez le type de rapport ainsi que les sections voulues. Cliquez sur Envoyer. Indiquez l adresse courriel du destinataire et ajoutez un message personnel si désiré. Cliquez de nouveau sur Envoyer afin de finaliser le processus. 2. Participant Les informations relatives au répondant sont affichées. Vous pouvez les modifier si besoin en cliquant sur Modifier. Une fenêtre contenant les informations modifiables apparaitra. Vous devez cliquer sur Sauvegarder dans le coin inférieur droit pour finaliser le changement. 3. Traits de personnalité Le graphique des Traits de la personnalité est affiché. 4. Perception du comportement requis (PCR) Si un participant a complété plusieurs PCR au cours des années, vous serez en mesure d afficher celui voulu. Passez la souris sur la date et une liste vous permettra de choisir celui recherché en cliquant sur la date. Le graphique de la PCR changera automatiquement. Les textes affichés à droite seront également ajustés automatiquement (Rapport). Note : s il n existe qu un seul graphique de la Perception, la date ne sera pas soulignée. Copyright Ngenio 200 9

10 5. Rapport Vous pouvez consulter chaque section du rapport MPO à l écran soit en faisant défiler la page soit en utilisant le menu Sections (placez la souris dessus pour faire apparaitre le menu déroulant). PROFILS EN ATTENTE Les sondages envoyés ou en traitement différés sont listés. L information du répondant apparait à droite lorsque l on clique sur un nom. Il existe deux statuts différents : Non complété signifie qu un sondage a été envoyé mais n a pas été complété par le répondant encore. En attente signifie que le participant a complété le sondage mais que vous avez choisi de le traiter ultérieurement (traitement différé). Pour supprimer un profil en attente, vous devrez cliquer sur le nom du participant. Une fois les informations affichées à droite, vous devrez cliquer sur Supprimer. Vous devrez confirmer votre action dans une nouvelle fenêtre en cliquant Oui. Une fois un profil en attente supprimé, toutes les informations associées sont supprimées de façon définitive : Le code d accès ne sera plus valide. Si un participant tente de se connecter, un message lui indiquera que le code n est plus valide et de vous contacter. Les réponses d un sondage En attente seront définitivement supprimées. ENVOYER Lorsque vous avez besoin qu une personne réponde au sondage MPO en ligne, vous devez créer un code d accès unique pour cette personne. Pour ce faire, vous devez effectuer les 4 étapes suivantes :

11 Questionnaire : Choisissez l option parmi les trois qui répond le mieux à vos besoins. Traits + Perception : Le répondant complète les 4 sections du sondage. Traits : Le répondant complète les deux sections correspondant aux traits de la personnalité uniquement. Perception : Le répondant complète les deux sections correspondant à la perception du comportement requis uniquement. IMPORTANT! Vous ne pouvez envoyer le questionnaire Perception qu à un individu ayant déjà complété le questionnaire Traits au préalable. Lorsque sélectionné, une fenêtre vous permettra de voir la liste des individus éligibles pour répondre au questionnaire sur la Perception seulement. Cliquez simplement sur le nom. Ceci complètera automatiquement les informations du participant. Langue : Assurez-vous d avoir choisi la bonne langue. Il s agit de la langue dans laquelle le répondant va répondre. Pays : Sélectionnez le bon pays. Important! C est la combinaison de la langue et du pays qui détermine quelle norme est utilisée. Inclure les informations de recherche : Par défaut, cette option est inactive. Lorsque activée, une liste de questions sera incluse dans le sondage. Les réponses sont uniquement utilisées par Ngenio pour ses recherches. Cela n affecte en rien le résultat du sondage. Note : Nous recommandons de ne pas l activer lorsque le sondage est envoyé à un candidat de l extérieur de l entreprise. Générer le rapport automatiquement : Par défaut, cette option est activée. Vous pouvez choisir de la désactiver. Ce faisant, vous DIFFÉREZ le traitement du sondage. Un crédit sera utilisé uniquement lorsque le sondage a été compilé et qu un rapport MPO aura été produit. Copyright Ngenio 200

12 Prénom et nom de famille ne peuvent être composé de chiffres ou de caractères spéciaux. Ceux-ci viennent faire échouer le processus. Ces informations sont pour votre usage personnel. Note : pour envoyer un sondage via le serveur de Ngenio, vous devez obligatoirement compléter le champ courriel à cette étape. Vous devrez cliquer sur Continuer pour générer le code d accès. Ceci activera l étape 4. Imprimer / Copier-coller : Cette option peut être utile si vous désirez inclure le code d accès dans un autre document ou encore l imprimer afin de l apporter dans la salle des entrevues par exemple. Envoyer avec mon logiciel de courriel : Cette option vous permet de garder une trace dans votre historique de courriels. Un plus : vous recevrez un message d erreur si l adresse courriel est invalide. Envoyer le courriel à partir de notre serveur : Vous serez en mesure d ajouter un message personnel avant le texte générique. Un crédit sera utilisé uniquement lorsqu un sondage est compilé.

13 Vous serez automatiquement avisé par courriel lorsqu un sondage a été complété. Le rapport MPO sera joint. REMPLIR Lorsqu'un sondage a été complété sur papier, vous devez le saisir dans le système MPO pour obtenir un rapport. Remplissez les informations sur les participants. Faites les choix appropriés de la langue, le pays et le questionnaire dans les listes déroulantes. Par défaut, le système génère AUTOMATIQUEMENT le rapport. Si vous souhaitez l enregistrer et choisir de le traiter à une date ultérieure, assurez-vous de décocher Générer automatiquement le rapport. Une fois les renseignements personnels inscrits, cliquez sur Cliquez ici pour commencer dans le coin en bas à droite. Entrez les informations du sondage, en vérifiant soigneusement afin de vous assurer que vous le copiez précisément. Lorsque vous avez fini d'entrer les informations, le sondage sera soit ajouté à la liste des profils complétés ou à la liste des profils en attente (si vous avez décoché Générer automatiquement le rapport). ARCHIVES Vous verrez à l écran la liste des profils MPO ayant été archivés. Deux actions sont possibles : Réactiver : Le profil sélectionné sera de nouveau dans la liste des profils complétés. Supprimer : Le profil sélectionné sera définitivement supprimé de votre compte. Il est impossible de récupérer les données. Copyright Ngenio 200 3

14 SECTION - PROFILEUR Dans cette section, vous pourrez : PROFILEURS : consulter les profileurs complétés et en attente NOUVEAU : créer un nouveau profileur ARCHIVES : classer les profileurs dont vous n avez plus besoin PROFILEURS PROFILEURS COMPLÉTÉS Dans la liste des Profileurs complétés, cliquez sur celui voulu. Les informations correspondantes seront affichées à droite ainsi que le graphique. Pour accéder au rapport, cliquez sur Rapport complet. Vous aurez la fenêtre suivante :

15 Actions possibles Archives : transférez les profileurs qui ne sont plus utilisés dans la section des archives. Supprimer : effacez de façon définitive toutes les informations associées à ce profileur. Il n est pas possible de restaurer les données ultérieurement. PDF : créez un PDF contenant soit le rapport complet (textes et graphique), soit le graphique uniquement, ou bien un PDF du questionnaire final (afin de consulter les réponses). Courriel : envoyez un lien permettant à d autres de consulter le rapport complet (soit via votre propre logiciel de courriel soit via le serveur de Ngenio) 2. Profil de poste Changez les informations générales du profil de poste en cliquant sur Modifier. 3. Traits de personnalité La représentation graphique du profil de poste est affichée. 4. Design de poste La raison d être et les responsabilités sont affichées. 5. Rapport Pour lire le rapport, vous pouvez soit faire défiler la page soit utiliser les liens rapides dans le menu Section (liste déroulante lorsque la souris est dessus). PROFILEURS EN ATTENTE C est ici que seront listés tous les Profileurs non finis. En cliquant sur le nom du profileur, les informations générales seront affichées à droite. Copyright Ngenio 200 5

16 Pour le profileur sélectionné, vous aurez les options suivantes (juste au-dessus des informations affichées) Modifier : Changez les informations générales du profileur. PDF : Imprimez, enregistrez le questionnaire dans lequel les informations générales ont automatiquement été inscrites. Envoyer : Demandez à vos collègues de compléter le questionnaire en ligne. Vous aurez un code d accès unique pour chaque répondant. Remplir : Saisissez les réponses d un questionnaire papier dans le système. Chaque questionnaire sera listé sous le nom du Profileur. Un questionnaire peut avoir l un des deux statuts suivants : Non complété : le questionnaire a été envoyé mais n a pas encore été complété. Version finale : le questionnaire a été complété. Le graphique généré est affiché à droite lorsque vous cliquez sur le nom du répondant. Si vous cliquez sur Version finale, c est ce graphique qui sera la version finale. Votre profileur se retrouve alors dans la section Profileurs complétés. Pour consulter le rapport d un questionnaire spécifique, cliquez sur Rapport complet. Vous aurez la fenêtre suivante :

17 Actions possibles Supprimer : effacez de façon définitive toutes les informations associées à ce profileur. Il n est pas possible de restaurer les données ultérieurement. PDF : créez un PDF contenant le rapport complet (textes et graphique) ou bien un PDF du questionnaire final (afin de consulter les réponses). Courriel : envoyez un lien permettant à d autres de consulter le rapport complet (soit via votre propre logiciel de courriel soit via le serveur de Ngenio) 2. Profileur de poste Modifier : changez ou mettez à jour les informations générales pour ce questionnaire uniquement. 3. Traits de personnalité La représentation graphique de ce questionnaire est affichée. 4. Rapport Pour lire le rapport, vous pouvez soit faire défiler la page soit utiliser les liens rapides dans le menu Section (liste déroulante lorsque la souris est dessus). Copyright Ngenio 200 7

18 Lorsque tous les questionnaires ont été complétés, vous devez étudier les profils proposés et décider celui qui est le plus proche du profil recherché. Vous pourrez ensuite voir et adapter en comité chaque réponse en cliquant sur Modifier et ainsi créer le questionnaire final. Lorsque vous aurez cliqué sur Version finale, le profileur se retrouvera automatiquement dans la liste des profileurs complétés. NOUVEAU Afin de créer un profileur pour un poste spécifique, vous devez compléter les 4 étapes suivantes afin de pouvoir faire compléter le questionnaire au comité. Complétez les informations demandées. Utilisez les listes déroulantes pour identifier l industrie et le type d emploi. Vous avez la possibilité de laisser vos participants modifier la raison d être et les responsabilités (étapes 3 et 4). Si vous optez de ne pas offrir cette possibilité, les répondants pourront lire ce que vous avez indiqué mais ne pourront pas commenter ou modifier. Restez objectif lorsque vous complétez cette section. Ne pensez pas au titulaire actuel du poste. Vous pouvez identifier jusqu à 7 responsabilités. Le système additionnera les pourcentages pour vous mais ne vous empêchera pas de dépasser 00 %. Vous avez les 2 possibilités suivantes : - En choisissant Profil cible rapide dans questionnaire : o o Vous pouvez «dessiner» le graphique, facteur par facteur ou choisir un profil type qui correspond le mieux au poste. Vous pouvez modifier la valeur des facteurs du profil type choisi pour obtenir le profil désiré.

19 o o o Cliquez sur Rafraichir pour visualiser le graphique. Cliquez sur Sauvegarder une fois que vous êtes satisfait. Une fois sauvegardé, le Profileur est créé et vous êtes redirigé sur le rapport du Profileur. - En choisissant Profil cible à partir d un questionnaire complet : o o Vous serez en mesure de compléter ou envoyer le questionnaire. Les utilisateurs peuvent-ils éditer la raison d'être et les responsabilités de ce poste? : Non : Cela ne permet pas aux utilisateurs recevant le questionnaire à compléter de modifier la raison d être et les responsabilités. Oui : La raison d être et les responsabilités sont grisées et ne peuvent être complétées. Chaque utilisateur pourra les compléter. o Une fois satisfait, cliquez sur Sauvegarder (juste au-dessus Design de poste). Le Profileur est créé et est listé dans les Profileurs en attente d où vous pourrez envoyer ou remplir le questionnaire. ARCHIVES Vous verrez à l écran la liste des profileurs ayant été archivés. Deux actions sont possibles : Réactiver : Le profileur sélectionné sera de nouveau dans la liste des profileurs complétés. Supprimer : Le profileur sélectionné sera définitivement supprimé de votre compte. Il est impossible de récupérer les données. Copyright Ngenio 200 9

20 SECTION RIGHT MATCH Right Match compare le graphique MPO des candidats au profil de poste et estime le degré de concordance entre les deux. Un haut degré de concordance n est pas en soi une recommandation d embauche de notre part. Cette information est seulement un guide pour l Analyste Certifié MPO qui doit évaluer la pertinence de l ensemble du profil du candidat, incluant son expérience et ses connaissances. Dans cette section, vous pouvez : ANALYSES : consulter et modifier les analyses complétées NOUVEAU : créer une nouvelle analyse ANALYSES Dans la liste des Analyses, cliquez sur celle voulue. Les informations correspondantes seront affichées à droite. Pour accéder à l analyse, cliquez sur Analyse complète. Vous aurez la fenêtre suivante :

21 PDF : créez un PDF contenant le rapport complet (textes et graphique). Supprimer : effacez de façon définitive toutes les informations associées à cette analyse. Il n est pas possible de restaurer les données ultérieurement. Modifier : changez le nom de votre analyse ou le profil de cible choisi. Ajouter un candidat : ajoutez ou supprimez le profil des candidats à étudier. À tout moment, vous pouvez : consulter le rapport MPO d un candidat en cliquant sur son nom. Vous devrez cliquer sur Retour pour revenir dans l analyse Right- Match. supprimer un candidat en cliquant sur le x à coté du nom NOUVEAU Un Profileur doit avoir été complété afin de créer une analyse Right Match. Afin de créer une analyse Right Match, vous devez compléter les étapes suivantes : Copyright Ngenio 200 2

22 . Donnez un nom à l analyse afin de faciliter les consultations futures (ex : Directeur adjoint 203) 2. Choisissez le Profileur correspondant. 3. Cliquez sur Sauvegarder. 4. Vous obtiendrez la fenêtre suivante e b c a d a. Ajouter un candidat : permet de choisir et ajouter des candidats à l analyse Right Match.. La liste de tous les profils MPO disponibles de votre compte s affiche. 2. Choisissez les profils des candidats voulus.

23 3. Cliquez sur Sauvegarder et les profils choisis apparaitront à droite, du niveau de concordance le plus fort au plus faible. b. PDF : permet d afficher l analyse Right Match en format PDF, incluant le rapport complet du Profileur et les graphiques des candidats dans une fenêtre pour impression ou sauvegarde. c. Supprimer : permet de supprimer l analyse Right Match. Il n est pas possible de récupérer les informations ultérieurement. d. Modifier : permet de choisir un autre Profileur et de modifier le nom de l analyse. e. Retour : permet de retourner à l écran précédent. Copyright Ngenio

24 SECTION MULTI- GRAPHE Le MULTI-GRAPHE permet de voir plusieurs graphiques sur une seule page. Choisissez parmi tous les graphiques disponibles (Traits, Comportement, Profil cible). Dans cette section, vous pouvez : ANALYSES : consulter et modifier les analyses complétées NOUVEAU : créer une nouvelle analyse ANALYSES Dans la liste des Analyses, cliquez sur celle voulue. Les informations correspondantes seront affichées à droite. Pour accéder au rapport, cliquez sur Analyse complète. Vous aurez la fenêtre suivante :

25 PDF : créez un PDF contenant les graphiques choisis. Modifier : changez le titre, la description et/ou les graphiques. Un graphique peut être supprimé à tout moment en cliquant sur le x à coté de la date. La position d un graphique peut être modifiée en utilisant la fonction «glisser-déposer». Supprimer : effacez de façon définitive toutes les informations associées à cette analyse. Il n est pas possible de restaurer les données ultérieurement. NOUVEAU Afin de créer une analyse Multi-graphe, vous devez compléter les étapes suivantes : Copyright Ngenio

26 . Donnez un nom à l analyse afin de faciliter les consultations futures (ex : équipe de direction 203) 2. Ajoutez une description indiquant qui, quand, pourquoi afin de faciliter les consultations futures. Ce n est pas un champ obligatoire. 3. Choisissez les graphiques voulus à partir de chaque onglet : a. Profil Cible : choisissez parmi les Profileurs complétés b. Traits : choisissez parmi les rapports MPO complétés c. Comportement : choisissez parmi ceux ayant complétés la section Perception du comportement d. Une analyse Multi-graphe peut contenir un mélange des trois types de graphiques comme elle peut contenir uniquement un seul type de graphique. Chaque type de graphique est identifié par une étiquette. 4. Cliquez sur Sauvegarder. 5. Votre analyse Multi-graphe est désormais disponible dans la liste des Analyses.

27 SECTION - SUPPORT DOCUMENTS Vous trouverez des documents pouvant vous être utile tel que : Un formulaire pour vous aider à analyser un profil MPO, Version PDF du sondage MPO qui peut être imprimée, Version Word du sondage MPO qui peut être complétée et sauvegardée sur un ordinateur, Et autres. Pour obtenir les documents en anglais, vous devez cliquer sur EN en haut à droite de l écran. CONTACT N hésitez pas à contacter votre chargé de compte pour toutes questions. Si vous désirez parler à l équipe de Ngenio, vous pouvez le faire via : Téléphone : Courriel : supportcan@ngenio.ca Copyright Ngenio

28 SECTION - ADMINISTRATION Cette section est uniquement disponible pour l administrateur principal et l administrateur. L utilisateur régulier n aura pas accès à ces informations. Toutes les informations au sujet de votre compte sont affichées Information sur le compte Il s agit de l information que Ngenio a en dossier pour votre entreprise. Si vous désirez apporter une modification, merci de contacter votre chargé de compte. 2. MPO Le nombre de crédits restants dans le compte principal est indiqué ainsi que le type de contrat. 3. Utilisateur L ensemble des utilisateurs est listé. Pour consulter la liste des comptes associés auxquels un utilisateur a accès, cliquez sur le nom de l utilisateur. Toute l information rattachée à cet individu sera affichée dans une fenêtre. 4. Comptes associés Les différents comptes associés à votre entreprise seront indiqués. Le nombre de crédits disponible sera affiché ainsi que la date à laquelle le compte a été créé. 5. Achats Vous trouverez l historique de vos achats vous permettant de savoir quand et combien vous avez achetés des crédits.