Classeur courtier d assurance. Comment organiser son activité et se préparer à un contrôle

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1 Clsseur courtier d ssurnce Comment orgniser son ctivité et se préprer à un contrôle 67, venue Pierre Grenier BOULOGNE-BILLANCOURT CEDEX Tél : Fx :

2 PRESENTATION DE L OUTIL L outil de contrôle que nous vous proposons peut vous permettre de mieux ppréhender un contrôle ACPR et de mieux le vivre : il vous lerte sur le périmètre du contrôle que vous llez suir il vous permet de rssemler en mont toutes les pièces que vous serez menés à soumettre u contrôleur. Vous n urez ps à les chercher ou à vous rendre compte que vous ne les vez ps. Le contrôleur les consulter dns le cdre d une présenttion clire et structurée qui fciliter u demeurnt le contrôle et rccourcir peut-être s durée. L outil est un clsseur virtuel que vous llez pouvoir créer réellement ou numériquement dns votre entreprise pour y rssemler sous l responsilité d une personne que vous désignerez, ou sous l vôtre, les pièces qui ont été prévues pr l loi. Le contrôle vous ser signlé pr l envoi d une lettre RAR dite «d ssujettissement u contrôle». Vous pourrez téléchrger sur le site de l ACPR l chrte du contrôle ACPR qui vous expliquer vos droits en cs de contrôle. Vous pourrez vous fire ssister pr un voct à toutes les phses du contrôle qui est totlement contrdictoire. 2

3 PRESENTATION DE L OUTIL Vous devez fire l cquisition d un clsseur d épisseur vrile en fonction de l tille de votre structure d exercice. Vous insérerez 7 interclires à nommer comme il est indiqué. Chque interclire devr être limenté pr les pièces qui sont décrites et commentées et qui devront prfois être clssées sous des onglets de séprtion notmment pour distinguer chque slrié ou presttire, ou chque produit vendu. Ce clsseur doit être mis à jour et limenté régulièrement et en tout cs à chque chngement de sitution : déprt d un slrié; rrivée d un nouveu; conclusion d un nouvel ccord de référencement; mise sur le mrché d un nouveu produit Ce clsseur est confié à l personne désignée comme interlocuteur ACPR dns l structure d exercice et relève de s responsilité. 3

4 Alerte Ce document est le propriété de l société d vocts ASTREE AVOCATS, vocts u rreu des Huts de Seine. Il voction à pporter une ide ux courtiers pour préprer un contrôle. En ucun cs, il ne se sustitue à l nlyse et à l utorité de l ACPR et il ne prétend ps grntir le courtier contre un contrôle sns fille. L ACPR grde l souverine pprécition de l régulrité et de l conformité de l exercice professionnel d un courtier soumis à son contrôle. C est églement sous toutes les réserves de l évolution des textes et des prtiques ou des préconistions de l ACPR que cet outil est livré et devr donc nécessirement évoluer dns l venir. En espérnt que cet outil vous servir à y voir plus clir dns votre nouveu sttut réglementé d intermédiire d ssurnces, tout l équipe d ASTREE vous souhite on trvil dns l rélistion de votre clsseur ACPR. 4

5 RAPPEL DE LA PROCEDURE ACPR Une procédure de contrôle résulte d une décision dministrtive qui est notifiée L procédure contient plusieurs phses Phse d enquête Phse d échnges entre l ACPR et l IA Phse de conclusions Phse éventuelle de procédure de poursuite L procédure est contrdictoire L Intermédiire peut être ssisté à toutes les phses de l procédure Les pouvoirs de l ACPR sont lrges : pouvoir d investigtion importnts pouvoir de perquisition reltion vec le prquet 5

6 Déroulement d un contrôle L ACPR nnoncé l ugmenttion des contrôles sur plce pour les intermédiires Adopter une méthodologie rigoureuse, complète et exhustive permettr de mieux ppréhender le contrôle Le tleu ci-joint fit étt des points de contrôles uxquels vous devez vous préprer 6

7 IMMATRICULATION DE LA STRUCTURE Quelque soit votre sttut, l tille de votre entreprise, qu elle soit individuelle ou en forme de société: Agent générl Courtier Mndtire d ssureur ou d intermédiire Mndtire d ssureur lié IOBSP (oligtion d immtricultion à l depuis le 15 jnvier 2013) Vous devez être immtriculé u registre. Le site de l : vous fournit toutes les instructions et formulires requis pour réliser rpidement votre immtricultion. Le site de l ACPR: vous donne les informtions utiles sur l déclrtion de l ctivité d IOBSP, insi que sur les conditions d ccès à ce sttut. 7

8 1 Attesttion Insérez l dernière ttesttion que vous vez reçue lors de votre dernier renouvellement ou lors de votre dernière modifiction. Veillez à ce que les informtions contenues dns cette ttesttion soit toujours à jour et effectuez les modifictions qui s imposent uprès de l pr lettre RAR. Depuis le 15 jnvier 2013, les IOBSP doivent être immtriculés sur le registre unique tenu pr l. 8

9 2 Extrit K-Bis Insérez un extrit K-is de votre société si vous êtes : Courtier indépendnt Société de courtge Société d gence générle Personne morle MIA, MA ou MAL IOBSP 9

10 3 Attesttion d ssurnce de responsilité civile Insérez l dernière ttesttion RC que votre ssureur vous délivrée en déut d nnée pour chque renouvellement Alimentez chque nnée pr une nouvelle ttesttion c Joignez toutes les ttesttions reçues en cs de couvertures complémentires (seconde ligne ) 1 0

11 4 Attesttion de grntie finncière Insérez l dernière ttesttion qui vous été dressée pr votre grnt, en générl votre ssureur RC, en déut d nnée pour chque renouvellement. 1 1

12 RESEAU SALARIE Vous devez créer dns cet interclire utnt d onglets que de slriés en mentionnnt leurs noms comme ils figurent sur l orgnigrmme que vous devez réliser. Les slriés concernés ne sont que ceux qui vendent les contrts, ps les utres. Vous insérerez dns chque onglet les pièces nécessires qui figurent ux pges 10 à 14. Il est rppelé que les justifictifs de cpcités sont lterntifs : soit un diplôme, soit une formtion, soit une expérience opértionnelle. 1 2

13 1 Orgnigrmme de l structure Livrez un orgnigrmme des personnes slriées en chrge des ctivités liées à l vente de produits d ssurnces ou ncires. Ce document est vlidé pr le représentnt légl de l structure c Indiquez les responsilités et les cpcités d Créez un onglet pr slrié dns lequel vous insérerez les pièces qui suivent en fonction de l sitution de chcun 13

14 2 Attesttion d honorilité Elle est téléchrgele sur le site de l Une ttesttion d honorilité doit être complétée et signée pr : Chque personne ynt le pouvoir de diriger, gérer ou dministrer et qui dû le fire u moment de l immtricultion Chque slrié u moment de son recrutement lorsqu il un pouvoir de signture et d enggement sur l souscription des produits Les ttesttions d honorilité doivent être renouvelées chque nnée. 14

15 3 Attesttion de cpcité professionnelle : ttesttion de fonctions Ce document concerne les slriés qui ont cquis leur niveu de compétence pr l expérience opértionnelle (en tnt que slrié ou non slrié) L ttesttion de fonction slriée ou TNS est téléchrgele sur le site de l et doit figurer sous l onglet reltif u slrié concerné. Elle est étlie et signée pr l ncien employeur concerné pr l expérience opértionnelle c IOBSP, vous pouvez ussi justifier de votre expérience opértionnelle en produisnt une copie de convention de prtenrit signée pr un étlissement de crédit insi qu une copie des ordereux de piement de commissions délivrés pr cet étlissement de crédit 15

16 4 Cpcité professionnelle: Livret de stge de niveu I ou II Ce document concerne les slriés dont l cpcité professionnelle est étlie pr l ccomplissement des stges de formtion professionnelle de niveu I ou II. Il est clssé dns l onglet pour chque slrié concerné vec les utres documents le concernnt 16

17 5 Cpcité professionnelle: Attesttion de formtion de niveu III Ce document concerne les slriés de niveu III dont l cpcité est étlie pr une formtion interne à l entreprise ou externe pr le iis des orgnismes d ssurnces ou d orgnismes spécilisés, d une durée lissée à l pprécition de l employeur. Il est clssé dns l onglet pour chque slrié concerné vec les utres documents le concernnt. On veiller à former régulièrement son personnel. 17

18 6 Cpcité professionnelle: copie des diplômes Ce document concerne les slriés dont l cpcité professionnelle est étlie pr des diplômes, titres ou certificts de qulifiction Il sont photocopiés, certifiés conformes et clssés pr slrié concerné vec les utres documents concernnt le slrié On veiller à fire effectuer régulièrement des stges de formtion et on conserver les justifictifs 18

19 RESEAU EXTERNE Vous trvillez vec des «pporteurs d ffires» ou vous fites ppel à des trvilleurs indépendnts non-slriés. Vous devez créer dns cet interclire utnt d onglets que de presttires vec lesquels vous trvillez en mentionnnt leurs noms et coordonnées. Les presttires concernés ne sont que ceux qui vendent des produits d ssurnces ou des produits ncires pour votre compte. Ils doivent être courtier ou mndtire d intermédiire. Vous insérerez dns chque onglet les pièces nécessires qui figurent ux pges 17 à

20 1 Attesttion de mndt pour les mndtires d intermédiires d ssurnces et les mndtires d IOBSP personnes physiques ou morles Une ttesttion de mndt doit être remplie pr vos soins u moment de l immtricultion à l de vos mndtires personnes physiques ou morles Clssez l dns l onglet reltif u presttire concerné 20

21 2 Contrt de presttions de services Vous devez disposer d un contrt écrit vec vos presttires courtiers (protocole de collortion) ou mndtires d intermédiire (contrt de mndt) Etlissez le en le fisnt contrôler pr un professionnel. Fites le signer à votre presttire et signez le. c d Clssez le sous l onglet reltif u presttire concerné. Veillez à revoir et mettre à jour régulièrement vos ccords. 21

22 3 Attesttion des presttires A clsser pour chque presttire dns l onglet qui lui est conscré L vérifiction de l immtricultion doit être fite ussi souvent que possile pr l consulttion du site de l et du ficher EXCEL mis à jour régulièrement sur le site qui mentionne les rditions ou mouvements les plus récents On est en infrction qund on rémunère une personne non immtriculée et non inscrite à l. 22

23 compgnies d ssurnces Il est oligtoire ujourd hui pour les secteurs de l ssurnce VIE et de l cpitlistion de disposer d ccords écrits vec ses fournisseurs. Il n est ps inutile de compléter ce répertoire de tous les ccords que l entreprise signés surtout si elle dispose de mndts d encissement de primes. Cel permet de pouvoir se référer à ces conventions, de penser à les revoir, de les renégocier régulièrement et de former son personnel ux prescriptions qui ont été prévues pr les prties en termes de gestion de production ou de sinistres. Les volets confidentiels de ces ccords seront retirés. De l même mnière, il convient de joindre les mndts dont est titulire l intermédiire exerçnt l ctivité d IOBSP. 23

24 1 Conventions conclues vec les ssureurs ou les étlissements de crédit Clssez dns cet interclire toutes les conventions que l structure d exercice signées vec ses fournisseurs Délégtion de gestion -Accords de référencement -Mndt d encissement -Délégtion de gestion Si l entreprise est certifiée, joignez l extrit du mnuel qulité portnt sur les procédures de souscription et de gestion des contrts d ssurnces. Mndts d encissement Joignez églement les ccords type de mndts écrits que vous êtes menés à signer vec vos clients entreprises ou prticuliers. c Pour les intermédiires exerçnt l ctivité d IOBSP, il convient de clsser les mndts délivrés ps les étlissements de crédit, ou, le cs échént pr d utres intermédiires. Accords de référencement 24

25 commercil Dns cet interclire, l entreprise v décrire son orgnistion interne et ses procédures de vente de produits d ssurnces ou d intermédition en opértions de nque. Cel peut prendre l forme d une note interne qui décrit les procédures dont le déroulé est lissé à l lire pprécition de l entreprise. Cette note montrer comment l entreprise procédé à l conception et à l mise en œuvre des documents normlisés ou non que l entreprise dû créer pour remplir ses oligtions en mtière d informtion et de conseil. Il fut fire simple et ne ps chercher à dire ou décrire des procédures qui n existent ps dns l entreprise et que le contrôleur ne pourr ps vérifier dns le cdre d un contrôle pr sondge de dossiers de souscription. On peut se contenter d insérer dns cet interclire ses documents de conseil sns utre commentire. 25

26 1 interne d ctivité Afin de rédiger cette procédure: réunir les équipes définir l procédure à mettre en plce (présenttion du courtier, presttions de conseil, ) les orgniser et les rédiger Adhésion Dirigents Réseu slriés Insérez l ou les notes décrivnt ces procédures Réseu démrcheurs Procédure interne d ctivité professionnelle 26

27 2 Ppier à en-tête Veillez à mettre en conformité: -Crte de visite -Courriers -Courriels -Supports pulicitires de type plquettes -Site internet Tous ces supports doivent comporter votre numéro d immtricultion et votre ctégorie d immtricultion c Intégrez dns le clsseur des modèles vierges de chque support et fites les évoluer à chque évolution de votre structure 27

28 3 Fiches d informtion et de conseil remises ux ssurés Répertoriez et présentez pr service (pr nture de risques et de clients) et pr produit l méthodologie que vous vez doptée pour livrer u client l informtion et le conseil pr écrit que vous devez fournir: Vos documents normlisés Vos procédures internes de correspondnces si vous n vez ps de documents normlisés Les documents normlisés que vos fournisseurs mettent à votre disposition si vous les utilisez Vos diligences de vérifiction et de contrôle du personnel sur ces oligtions cr des sondges uront lieu pour vérifier Si vous vez des mnuels qulité, joignez ces extrits de documents 28

29 3 Gestion des réclmtions Il est oligtoire de mettre en plce une procédure et un suivi de l réclmtion de vos clients. Il fut être en mesure d informer les clients sur l existence d un service de gestion des réclmtions géré pr du personnel compétent et formé. Il fut démontrer que le processus est orgnisé conformément ux exigences de l ACPR. Il fut démontrer que l entreprise tire les conséquences des réclmtions de ses clients sur son orgnistion. 29

30 3 Gestion des réclmtions L ACPR étli des recommndtions sur le tritement des réclmtions. (Recommndtion ACPR 2011-R-05 du 15 décemre 2011). Ces recommndtions s pplique ussi ien ux intermédiires d ssurnce qu ux étlissements de crédit et ux IOBSP. L ACPR préconise une stricte informtion de l clientèle sur: - Les modlités de sisine de chque niveu de tritement des réclmtions - Les délis de tritement des réclmtions L informtion du client tout u long de l procédure de tritement des réclmtions est préconisée, insi qu une méthodologie d identifiction des courriers de réclmtion En outre, l ACPR recommnde que les réclmtions soient suivies d effet et que les éventuels mnquements qu elles ont permis de déceler soient corrigés 30

31 LUTTE CONTRE LE BLANCHIMENT DE CAPITAUX ET LE FINANCEMENT DU TERRORISME L mise en œuvre dns son entreprise des mesures de lutte contre le cpitux, le mis églement contre l frude fiscle est OBLIGATOIRE pour tous les intermédiires et doit fire l ojet d une informtion et d une formtion clire des mesures à destintion du personnel qui est en contct vec l clientèle, qui vend et qui encisse des fonds. Il fut fire simple et concret surtout qund on est une petite structure. 31

32 1 Désigntion du correspondnt / déclrnt Correspondnt : interlocuteur entre l entreprise et les utorités Déclrnt : personne qui dresse à TRACFIN l déclrtion de soupçon Ces deux fonctions peuvent être réunies sur une seule et même personne en prticulier. c Communiquer le nom du déclrnt à l ACPR et à TRACFIN, prévoir un remplçnt en cs d indisponiilité du déclrnt officiel 32

33 2 Devoir de vigilnce : Formtion des slriés FORMATION/INFORMATION : Former et informer les slriés à l identifiction des éléments reltifs ux clients, ux produits d'ssurnce et ux opértions économiques susceptiles de prticiper à une sitution de cpitux, de frude fiscle ou de. MESURES À ÉTABLIR Mettre en plce un pln de formtion LCB-FT. Assurer un suivi interne de son exécution. Proposer des formtions en ligne, sous forme de module e-lerning. Clsser et conserver : 1. toutes les ttesttions de formtion (interne ou externe à l entreprise) 2. les notes internes portnt sur le cpitux et/ou ses moyens de prévention mis en plce u sein de l entreprise Instituer une veille réglementire, ctuliser l informtion en fonction des évolutions de l réglementtion Tester les connissnces des slriés exposés ux risques de lnchiment. Assurer un reporting à l direction de l efficience des formtions effectuées pr les slriés concernés. 33

34 3 Crtogrphie des risques internes (ne concerne que les entreprises dont le chiffre d'ffire nnuel moyen sur 5 ns est supérieur à ) Il pprtient à chque intermédiire d élorer s propre clssifiction des risques en fonction des risques liés: A ses clients Aux contrts qu il distriue Aux opértions L ACPR formulé des recommndtions qunt ux critères de clssifiction à prendre en considértion. Critères de clssifiction des contrts: -Ojet du contrt et risque ssuré -Crctéristiques du contrt -Individuel/collectif -Modlités de sortie Critères de clssifiction des clients: -Personne physique/personne morle -Activité professionnelle/montnt des revenus et du ptrimoine -Lieu de résidence -Bénéficiire/énéficiire effectif c Critères de clssifiction des opértions: -Nture de l opértion (versement, rcht, vnce, renoncition) -Mode de piement des primes -Montnt des primes/fréquence -Origine/destintion des fonds 34

35 4 Reltion d ffires Adpter le suivi de l reltion d ffire à l tille de votre structure, et opérer un clssement prmi vos clients (client ponctuel/client récurrent). Pour les clients ponctuels (ffire isolée, non renouvelée) Insérer un prgrphe spécifique dns l fiche informtion et conseil permettnt une identifiction complète du client en fonction du produit en cuse. Sitution de l ssuré: - Profession - Ntionlité - Lieu de résidence fiscle - Origine des fonds - Nture et loclistion du ien ssuré Fire impértivement SIGNER les fiches pr le client et les CONSERVER 35

36 4 Reltion d ffires c Pour les clients récurrents/hituels (nciens clients, fidèles ) Assurer l mise à jour des dossiers clients existnts, et ccompgner l envoi des fiches de renseignement d un courrier d informtion et d explictions inspiré du modèle ci-joint 36

37 4 Reltion d ffires d Créer une fiche d informtion dédiée à l étlissement/mise à jour de l reltion d ffire permettnt une identifiction complète du client personne physique Fire impértivement SIGNER cette fiche pr le client et l CONSERVER Conserver l ensemle des justifictifs de l identité du client et nlyser son environnement économique Procéder u contrôle systémtique des personnes frppées des mesures restrictives en consultnt le: tions-finncieres-interntionles sur le site du ministère de l économie et des finnces. 37

38 4 Reltion d ffires e Créer une fiche d informtion dédiée à l étlissement/mise à jour de l reltion d ffire permettnt une identifiction complète du client personne morle Fire impértivement SIGNER cette fiche pr le client et l CONSERVER Conserver l ensemle des justifictifs de l identité du client et nlyser son environnement économique 38

39 5 Procédure interne Suite à votre crtogrphie des risques déterminer les diligences à mettre en œuvre Rédiger une procédure interne à respecter, écrite sous forme de chrte/note interne/mnuel, en vous inspirnt du modèle ci-joint c d Vérifier l comptiilité de votre procédure ux exigences posées pr l loi et ux recommndtions formulées pr l ACPR Contrctuliser l procédure vec les prtenires et slriés e d Assurer l mise en œuvre de l procédure interne et s mise à jour régulière et un contrôle périodique en désignnt un responsle de se mise en œuvre Fire vlider cette procédure pr l direction 39

40 6 Outil de détection des nomlies Cet outil permet de synthétiser les ctions entreprises u sein de votre cinet/gence en fonction de votre propre crtogrphie des risques. Vous pouvez insi isément justifier de l mise en plce de telles ou telles mesures en cs de contrôle de l ACPR. Créer le tleu ci contre pr dossier client en reproduisnt les informtions en noir ANALYSE DU CLIENT ANALYSE DU RISQUE Identifiction du client Renseigner les informtions recueillies uprès du client qu il vous ur préllement indiquées dns l fiche d étlissement et de suivi de l reltion d ffire. Anlyse du risque pr produit NIVEAU DE RISQUE En fonction de votre propre crtogrphie des risques, indiquer le niveu de risque retenu pour le client MESURES MISES EN ŒUVRE / À METTRE EN ŒUVRE c Les informtions en rouge sont les consignes pour remplir le tleu Ne remplissez ps ce tleu pour les clients ponctuels ANALYSE DES PRODUITS VENDUS AU CLIENT Renseigner le ou les contrts, les crctéristiques, les modlités de sorties Vous pouvez diviser cette cse en fonction du nomre de contrt dont dispose le client En fonction de votre propre crtogrphie des risques, indiquer le niveu de risque retenu pour le/les contrts en cuse Actions Convergentes En fonction de l nlyse glole des trois critères et niveu de risques, vous devez définir des ctions de prévention des risques d Vous devez joindre à ce tleu: -Les justifictifs des données concernnt le client, -Un relevé détillé des opértions effectuées, -Copie de l ou des polices d ssurnce TYPE D OPÉRATIONS RÉALISÉES AVEC LE CLIENT Opértions rélisées Indiquer le montnt et l fréquence des opértions rélisées pr le client sur le ou les contrts. Pour chque opértion (versements, vnces, rchts, renoncitions d un montnt de XXX euros) En fonction de votre propre crtogrphie des risques, indiquer le niveu retenu pour chque opértion effectuée. Pr mois/semines/nnées 40

41 REPORTING FINANCIER L réglementtion issue de l trnsposition en droit frnçis de l directive Solvilité II, qui doit entrer en vigueur u 1 er jnvier 2016, ur des impcts en termes d orgnistion et de contrôle interne sur les flux finnciers, notmment pour les structures qui gèrent de gros flux de primes. Si le détil des nouvelles exigences n est ps encore connu, il semlerit qu il s oriente vers: - L communiction d un rpport de supervision à l ACPR, u moins tous les trois ns; - L communiction à l ACPR et l puliction d étts quntittifs trimestriels; - L communiction l ACPR d un rpport nnuel de solvilité Dns cette perspective, il convient dès à présent de veiller à gérer sur un compte ncire dédié une seule délégtion de gestion en ynt utnt de comptes ncires que de mndts. Évluez les coûts et les risques ncires de cette gestion et négociez ces spects dns vos ccords vec vos fournisseurs. Veillez à mettre en œuvre des procédures de contrôle des mouvements sur ces comptes, l rgent ne vous pprtient ps. Respectez vos délis de règlement compgnie et émettez des ordereux trçles et lisiles. 41