COMPTE-RENDU DE LA 1 ère REUNION PREPARATOIRE DE LA «RENTREE DES ASSOCIATIONS» le 29 MARS 2016

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1 COMPTE-RENDU DE LA 1 ère REUNION PREPARATOIRE DE LA «RENTREE DES ASSOCIATIONS» le 29 MARS 2016 Contexte : nécessité de créer une manifestation donnant une visibilité aux associations nazairiennes. Les Associatives, qui avaient lieu tous les 3 ans, ne peuvent être reproduites faute de financements. Il faut donc changer de formule tout en privilégiant dorénavant un rythme annuel. Pour cela, Saint-Nazaire Associations et la Ville souhaitent impliquer les associations en recueillant leurs propositions lors de deux réunions préparatoires dans le cadre de la Conférence Nazairienne de la Vie Associative. La première a donc lieu le mardi 29 mars 2016 et réuni une centaine de représentants du monde associatif. DEROULEMENT DE LA 1 ère REUNION PREPARATOIRE : Nous avons projeté sur un écran plusieurs questions sur lesquelles nous avons fait réagir la salle et noté au fur et à mesure les propositions au tableau. Les échanges et propositions ayant été très riches, nous avons dans ce compte-rendu, et pour plus de clarté, gardé celles qui nous paraissaient les plus probantes, sachant que, d ici la 2 ème réunion, le débat reste ouvert (voir formulaire joint). 1. Quelle est la raison principale de votre participation à cette manifestation? - Rencontrer un public, se faire connaître ou se faire mieux connaître - Faire adhérer et trouver des bénévoles, créer du lien - Rencontrer d autres associations, nouer des partenariats avec elles - Mutualiser les moyens tant matériel qu humain entre associations - Montrer ce que l on fait 2. Quel intitulé donné à cette manifestation? - Salon/Fête/Rentrée des associations - Les associatives - Les rencontres associatives - Le rendez-vous/le temps des associations - Le Forum associatif 3. De quels matériel auriez-vous besoin? - Stand avec chaises, table, grille et branchement électrique - Ecran TV, projecteur, sono - Podium - Accès Internet - Un espace en commun avec du matériel en partage - Petite restauration

2 4. Comment organiser concrètement la manifestation? - Dans le centre de St Nazaire ou à proximité, dans UN (et pas plusieurs) lieu suffisamment vaste et accessible (partenariat avec la STRAN pour des navettes??) - Une bonne signalétique, un Point info-accueil animé par les participants associatifs - En extérieur (mais attention à la météo!) : Parc Paysager, place de l Amérique latine, base sous-marine ET/OU en intérieur : salle Jacques Brel, hall Cinéville, LIFE/VIP/base sous-marine, Soucoupe - Par thème ou pas? Question à débattre du moment que l on retrouve l ensemble du monde associatif. Possibilité de mutualiser le stand entre associations complémentaires. Proposition de consacrer une journée à un thème et une autre à un autre thème pour mutualiser les stands si associations très nombreuses - Dates : le 2 ème ou 3ème week-end de septembre (attention aux rythmes scolaires!) 5. Quelles animations proposeriez-vous en dehors de votre stand? Question non traitée faute de temps, reportée à la 2 ème réunion 6. Quelle communication originale? Question non traitée faute de temps, reportée à la 2 ème réunion Autres interventions : - Retour sur la problématique du financement : pourquoi ne pas faire appel à des sponsors? Proposition à étudier suivant la question des droits, de la déontologie et de la faisabilité (quel effort cela demande et quel retours réels) - Information du milieu sportif : une «Faites du sport» aura lieu les 2 et 3 septembre 2017 au Parc paysager (il faudra en tenir compte pour l édition 2017 de la rentrée associative) - La Ville n a pas souhaité être présente à cette réunion afin de laisser une ouverture maximale aux échanges, mais il y aura des réunions de travail avec les élus. LA 2 ème REUNION PREPARATOIRE AURA LIEU LE JEUDI 28 AVRIL A 18h TOUJOURS DANS LE SALLE COURTIL BRECARD En annexe à cette synthèse : Les notes complètes prises lors de la réunion : lien vers notre site Internet

3 CNVA : COMPTE-RENDU DE LA 2 ème REUNION SUR LA PREPARATION DE LA RENTREE DES ASSOCIATIONS le 28 AVRIL 2016 A nouveau une forte mobilisation des associations avec près de 100 personnes présentes. Reprise des échanges de la 1 ère réunion du 28 mars 2016 : cf diaporama ci-joint. Synthèse de la question 1 : Quelle est la raison principale pour laquelle votre association souhaite participer à cette manifestation? Synthèse de la question 2 : Quel intitulé allons-nous donner à cette manifestation? Un sondage sera lancé via Internet pour choisir le nom définitif. Question 3 : Où allons-nous organiser la manifestation? Les possibilités en extérieur sont discutées avec un intérêt pour les halles du marché et leur pourtour (protégé par de larges avancées). Mais : la manifestation ne pourrait être que sur un jour, le montage ne pourrait se faire qu après 15h le vendredi et le démontage le samedi soir. De plus les espaces intérieurs sont soumis à des baux privés. Seul lieu disponible en intérieur : l Agora 1901 La discussion s oriente donc vers la logistique dans Agora, et autour car possibilité à confirmer (demander les autorisations) d occuper le parking latéral, la rue des Venettes ainsi que le square de la résidence derrière la Maison des associations (cf plan dans la diaporama). Question 4 : comment organiser concrètement la manifestation? Celle-ci aura lieu le samedi 10 et le dimanche 11 septembre Les horaires seraient de 10h (pour avoir le temps de s installer avant l arrivée du public, avec possibilité de le faire aussi le vendredi après-midi) à 19h le samedi, avec poursuite par une fête sur le parvis de l Agora. Et de 10h à 18h le dimanche (pour laisser le temps de ranger les stands). Il y aura maximum 120 stands en intérieur (1 table, 2 chaises, grilles d exposition selon disponibilité).

4 Si nous avons les autorisations pour les extérieurs, nous aurons alors beaucoup plus de capacité d accueil des associations (avec à disposition des chapeaux chinois de 3m sur 3). Points logistiques demandant une attention particulière : - La gestion des flux (voitures lors de l installation et enlèvement des stands, visiteurs de l Agora) demandera une attention particulière et rigoureuse afin que la manifestation soit le plus fluide possible : le parking du Théâtre peut être utilisé, toutefois il faudra inciter les gens à venir à pieds, à vélo et voir avec la STRAN les possibilités d acheminement gratuit en navettes. Un circuit sera organisé dans Agora, chaque salle du bâtiment aura une entrée et une sortie - S il y a trop d associations (pour rappel : lors des dernières Associatives près de 150 associations ont participé) par rapport au nombre de stands : possibilité que 2 associations se partagent un stand, ou que les associations ne viennent que sur une journée (en ce cas le choix de la journée se fera le cas échéant par tirage au sort). - Une participation financière sera demandée aux associations participantes (pour rappel, celle-ci était de 30 pour les Associatives, la dimension de la manifestation de cette année étant moindre la participation sera donc inférieure). - Un méli-mélo d associations est préféré à des espaces thématiques (sauf pour la «Fête du monde», qui met en avant les projets de solidarités internationales, qui avait eu lieu le 12 septembre dernier sur la place Nelson Mandela) afin que les visiteurs passent par une variété d associations lors de leur cheminement. - Un Point-info sera animé par Saint-Nazaire Associations et par les membres d associations qui se porteront volontaires - Accorder une attention particulière à l accessibilité aux personnes à mobilité réduite au vu de la conformation des lieux (étage d Agora ). Question récurrente : pourquoi ne pas reporter la manifestation si on n a pas les mêmes moyens que pour les Associatives afin de faire quelque chose de plus important? Les Associatives étaient tous les 3 ans et disposaient donc d un budget conséquent. Depuis 2010, Saint-Nazaire Associations pense qu un rendez-vous annuel des associations est nécessaire. Il est par ailleurs demandé. Ce qui est proposé se rapproche de ce qui est fait dans toutes les villes à savoir une manifestation plus simple mais annuelle. De plus, cette manifestation permet de mettre en valeur un lieu dédié aux associations et dans laquelle de nombreuses personnes ne sont jamais entrées : Agora Autre intervention de la salle : Un sentiment de flou (horaires), de qui fait quoi pas bien posé et de sécurité : Le but de la réunion est de laisser des suggestions apparaître, des idées nouvelles, d où une volontaire imprécision (le projet n est pas bouclé). De plus la volonté est cette fois, et cela a été compris et soutenu par la majorité des présents aux 2 réunions, même si des interrogations et des doutes ont été exprimés, de

5 participer activement à l organisation de la manifestation. Comme exprimé par la salle : «c est notre salon, c est à nous de proposer et de participer» Enfin l expérience et le savoir-faire de l association organisatrice sont mentionnés comme de nature à apporter un certain niveau de garanties. Question 5 : De quels matériels auriez-vous besoin? Pas de demande supplémentaire, sauf une proposition d utiliser les systèmes de vidéoprojection dans chaque salle afin de présenter les associations. Mais cela paraît difficilement réalisable du point de vue de la fluidité des passages des visiteurs et de l espace nécessaire pour projeter. Les questions 6 et 7, qui n ont pu être abordées lors de la 1 ère réunion, sont discutées : Question 6 : quelles animations en-dehors de votre stand souhaitez-vous proposer? Celles-ci pourront avoir lieu sur la scène sur le parvis d Agora (et pourquoi pas dans le square de la SILENE si autorisation). Sachant que nous disposerons d une petite sono, de micros et d éclairage. Les animations seront programmées sur les deux jours après avoir reçu les propositions de chacun (par retour d une fiche d inscription que les associations auront à nous retourner) - Animation spéciale pour les enfants - Des duos d associations (musique et sport par exemple) - Des percussions - Tout le monde peut proposer quelque chose - Idée d un animateur qui se promène avec un micro sur les différents stands : mais difficile et pourrait susciter un brouhaha gênant dans un lieu clos tel que l Agora Question 7 : quelle communication originale peut-on imaginer (en plus des traditionnels flyers, affiches et programmes)? - Une batucada qui se promène dans tout le centre de Saint-Nazaire - Information sur le Front de mer où beaucoup de personnes se promènent le weekend - Sur les bus (partenariat avec la STRAN) - Annonce à Cinéville (sur écran avant la séance) - Les CE - Fléchage original dans la ville (sous forme de graff par exemple??) - Les radios partenaires - Un kiosque ou «petite caravane «installée en amont sur des points de passage - Une campagne sur les réseaux sociaux avec plein d associations sur une photo ou un support -