TomTom WEBFLEET Sommaire. Let s drive business TM. Note d'informations

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1 TomTom WEBFLEET 2.17 Note d'informations Sommaire Rapports WEBFLEET étendus 2 Rapport sur les codes défauts véhicules 3 Fonctions de sécurité 5 Interface de facturation 7 Mode de trajet par défaut 8 Informations sur la carte de navigation 9 WEBFLEET Tachograph Manager 10 TomTom WEBFLEET intègre les améliorations et ajouts suivants : Rapports étendus : WEBFLEET étend la vaste gamme de ses rapports en ajoutant 5 nouveaux modèles de rapport. Rapport sur les codes de défauts véhicules : combiné à TomTom ecoplus, vous pouvez recevoir des notifications lorsque les systèmes de diagnostic intégrés à vos véhicules signalent des erreurs de diagnostic. Fonctions de sécurité : WEBFLEET gère toute la durée de vie d'une session active pour le compte WEBFLEET et vous permet de gérer la complexité des mots de passe et leur date d'expiration. Mode de trajet par défaut : grâce au dernier firmware LINK 410/510, il est désormais possible de configurer un mode de trajet par défaut, qui est utilisé automatiquement à la fin d'un trajet. Informations sur la carte de navigation : WEBFLEET peut indiquer la version de carte installée sur un appareil TomTom PRO afin de vérifier facilement que tous les véhicules disposent de la version la plus récente de leur carte. Tachograph Manager : grâce à WEBFLEET 2.17, vous pouvez télécharger à distance les informations de tachygraphe à partir de la mémoire de masse et de la carte de chauffeur des tachygraphes numériques installés dans vos véhicules sans impliquer le planificateur transports ni le chauffeur. Ces informations sont archivées en ligne de manière fiable et sont accessibles à partir de n'importe quel ordinateur, où qu'il se trouve. 1

2 Rapports WEBFLEET étendus La fonction de rapports de WEBFLEET vous permet de télécharger des rapports aux formats PDF et CSV, mais également Excel (XLS). Vous améliorez ainsi votre flexibilité de traitement et d'utilisation des rapports au quotidien. Nous étudions continuellement les besoins de nos clients afin de leur faciliter au maximum leurs activités quotidiennes. C'est pourquoi nous avons également ajouté cinq nouveaux rapports à la liste déjà longue des rapports WEBFLEET. Rapport de messages (Tous les messages) : ce rapport fournit une liste de tous les messages envoyés depuis un véhicule pendant une journée donnée et inclut la position à laquelle les messages ont été créés. Rapport de messages (Observations techniques) : ce rapport fournit une liste de toutes les observations techniques envoyées depuis un véhicule sur une période donnée. Rapport de messages (Messages textes) : ce rapport fournit une liste de tous les messages textes envoyés depuis ou vers un véhicule sur une période donnée. Informations de contrat par véhicule : ce rapport fournit une liste d'informations sur l'appareil et le contrat des véhicules de votre flotte. Rapport de niveau de carburant : ce rapport indique précisément le niveau de carburant d'un véhicule pendant une période donnée. (Il peut être utilisé uniquement lorsque le TomTom LINK 510 est connecté au FMS véhicule.) Rapports classiques et Rapports planifiés classiques Les fonctions, les rapports et la facilité de configuration des nouveaux rapports WEBFLEET sont bien meilleurs que pour les rapports WEBFLEET standards. Nous voulons que tous nos clients puissent profiter des excellentes opportunités qu'offrent les nouveaux rapports WEBFLEET à leur entreprise. Les nouveaux rapports WEBFLEET répondant désormais à de très nombreux besoins de nos clients, les rapports classiques disparaîtront bientôt. WEBFLEET 2.17 inclut un compte à rebours indiquant quand cette disparition aura lieu. Vous pouvez ainsi facilement planifier la migration de vos rapports planifiés, par exemple, vers le nouveau système de rapports WEBFLEET, si elle n'a pas encore été effectuée. 2

3 Rapport sur les codes défauts véhicules Tous les véhicules récents disposent d'un système de diagnostic intégré. Si les véhicules de votre flotte sont dotés d'un appareil TomTom ecoplus, vous profitez déjà des données fournies par ce système, telles que la consommation de carburant en temps réel. De plus, le système de diagnostic intégré peut vous fournir des codes de diagnostic des problèmes (DTC) si votre véhicule les prend en charge, et il peut détecter l'activation de l'indicateur lumineux de dysfonctionnement (MIL). Avec ecoplus et le LINK 510/410/3xx doté de la dernière version du firmware, WEBFLEET 2.17 peut vous donner ces informations et vous permettre de mieux appréhender votre véhicule. Vous pouvez ainsi contrôler l'état de vos véhicules et prendre immédiatement des mesures pour éviter tout dommage et garantir la sécurité de vos employés. Dans les paramètres de compte WEBFLEET, vous pouvez choisir de recevoir une notification lorsqu'un véhicule signale une erreur. Vous pouvez configurer les notifications pour chaque véhicule séparément dans les paramètres du véhicule équipé d'un appareil ecoplus. Si un véhicule signale une erreur, une notification s'affiche et une tâche de maintenance est créée automatiquement dans le panneau Détails lorsque vous sélectionnez le véhicule en question. 3

4 Si l'indicateur lumineux de dysfonctionnement du tableau de bord de votre véhicule s'allume et qu'une erreur est signalée par votre véhicule à WEBFLEET, une notification vous informera de cet incident. Vous pouvez supprimer cette notification après avoir décidé comment traiter ces informations. En outre, WEBFLEET crée automatiquement une tâche de maintenance lorsqu'un code de diagnostic de problème est signalé. Cette tâche indique le code de problème, ainsi qu'une description. Elle est associée à une icône spécifique à ce type de tâche afin de la différencier des tâches de maintenance standards. La tâche de maintenance sera supprimée automatiquement lorsqu'ecoplus cesse de signaler l'erreur. 4

5 Fonctions de sécurité Gestion de session Afin de respecter les normes internationales, WEBFLEET introduit un système de gestion de la durée de vie de la session active au niveau du compte. Les administrateurs WEBFLEET peuvent configurer la durée de vie de la session dans les paramètres du compte WEBFLEET. La durée de vie d'une session WEBFLEET peut aller de 10 minutes à minutes (soit 24 h), en fonction des exigences de sécurité. La durée de vie par défaut d'une session est de 540 minutes (9 h). En cas d'inactivité pendant la durée déterminée, un rappel de fin de session s'affiche automatiquement. En cas d'activité, par exemple un clic dans WEBFLEET, la durée de vie de la session est automatiquement mise à jour. 5

6 Complexité des mots de passe WEBFLEET 2.17 est doté d'un nouveau paramètre pour la complexité des mots de passe des utilisateurs. Cela améliorera la sécurité de votre compte WEBFLEET et évitera ainsi les utilisations frauduleuses. L'administrateur WEBFLEET peut définir le niveau de sécurité minimum pour le compte WEBFLEET. Vous pouvez choisir entre faible, normal et fort et définir une longueur minimale. Lorsque vous créez un nouvel utilisateur, WEBFLEET envoie un mot de passe généré aléatoirement à l'adresse que vous avez associée à l'utilisateur. L'utilisateur doit modifier le mot de passe lors de sa première connexion à WEBFLEET. Lorsque l'utilisateur définit son nouveau mot de passe, des suggestions lui seront faites pour définir un mot de passe plus sécurisé et un avertissement s'affichera s'il inclut une série de symboles peu sécurisée dans le mot de passe choisi. Vous pouvez également définir une durée de validité pour les mots de passe. Indiquez une durée de 1 à 999 jours, au bout de laquelle le mot de passe expirera. Vous pouvez définir un rappel pour vos utilisateurs afin qu'ils soient informés de la date d'expiration de leur mot de passe. Ils recevront alors un rappel chaque jour à partir du jour défini pour le premier rappel avant la date d'expiration. 6

7 Interface de facturation Votre personnel comptable peut se voir attribuer un accès WEBFLEET séparé avec accès illimité à toutes vos factures, mais sans visibilité sur la position des véhicules ou les informations d'historique de trajet. Lorsque vous créez un nouvel utilisateur WEBFLEET, vous pouvez sélectionner une interface à lui attribuer parmi trois. WEBFLEET offre désormais une nouvelle interface Factures en plus des interfaces Standard et Carte grand format. Les utilisateurs auxquels est attribuée l'interface Factures peuvent uniquement voir l'onglet dans lequel figurent toutes vos factures. 7

8 Mode de trajet par défaut Grâce au LINK 410/510 doté de la dernière version du firmware, vous pouvez configurer le LINK de façon à définir automatiquement l'état du livre de bord d'un véhicule sur un mode de trajet par défaut à la fin d'un trajet. Les valeurs par défaut disponibles dans le panneau Contrat / Dispositif sont les suivantes : Inactif (les modifications peuvent uniquement être apportées manuellement au livre de bord), Trajet privé, Professionnel et Domiciletravail. Exemple : Si Trajet privé est sélectionné dans les paramètres, le LINK basculera automatiquement le mode de trajet en Privé dès la fin du trajet. Si l'utilisateur veut malgré tout enregistrer le prochain trajet en mode Professionnel, il peut l'indiquer à l'aide d'un TomTom PRO ou du TomTom Remote LINK. Si le mode de livre de bord est contrôlé par une entrée, la fonction décrite ci-dessus n'est pas prise en charge. Il est également possible d'utiliser la sortie numérique (LINK 510 uniquement) pour afficher l'état actuel du livre de bord, par exemple, avec un petit voyant. Les paramètres suivants sont disponibles : La sortie est activée si le livre de bord est en mode Professionnel La sortie est activée si le livre de bord est en mode Privé 8

9 Informations sur la carte de navigation Le panneau Contrat / Dispositif indique la version de carte installée sur les appareils TomTom PRO de vos véhicules. Vous pouvez vérifier que tous vos appareils sont à jour lors de l'achat de nouvelles cartes et être certain que tous vos chauffeurs tirent parti de la meilleure navigation possible. 9

10 WEBFLEET Tachograph Manager WEBFLEET 2.17 vous permet de gérer les tachygraphes de l'ensemble de votre flotte. Vous pouvez archiver et analyser les informations de tachygraphe. WEBFLEET télécharge automatiquement les informations de tachygraphe depuis les tachygraphes prenant en charge le téléchargement à distance, une fois par semaine pour les cartes de chauffeur et une fois par mois pour les mémoires de masse des véhicules. Ainsi, WEBFLEET fait en sorte que les informations soient toujours téléchargées conformément aux dates limites fixées par les autorités. De plus, vous pouvez télécharger des fichiers de tachygraphe que vous avez obtenus manuellement à partir des tachygraphes ne prenant pas en charge le téléchargement à distance. Des notifications automatiques vous rappellent les dates limites à venir. Remarque : WEBFLEET Tachograph Manager est un service complémentaire que vous devez acheter en plus de votre abonnement WEBFLEET par véhicule. Veuillez contacter votre revendeur TomTom. Dans WEBFLEET Tachograph Manager, l'utilisateur WEBFLEET peut voir tous les véhicules pour lesquels le service complémentaire WEBFLEET Tachograph Manager est prévu et appartenant au compte WEBFLEET, même si seul un sous-ensemble des véhicules et des chauffeurs est visible dans l'interface utilisateur WEBFLEET standard. Les utilisateurs WEBFLEET doivent être autorisés à utiliser WEBFLEET Tachograph Manager par l'administrateur de compte WEBFLEET. 10

11 Pour accéder à Tachograph Manager, cliquez sur Plus... dans le menu principal et sélectionnez Tachygraphes dans la liste. Dates limites des téléchargements Grâce à WEBFLEET Tachograph Manager, vous pouvez voir rapidement les téléchargements d'informations de tachygraphe des cartes de chauffeur ou des mémoires de masse des véhicules à effectuer ou en retard, ainsi que les dates d'expiration des cartes de chauffeur. Personnalisez les intervalles d'envoi de rappels pour les téléchargements et recevez des rappels à l'avance par . Définissez de manière centralisée les périodes de téléchargement des informations du tachygraphe en fonction de la législation de votre pays. Les périodes par défaut sont de 28 jours pour les cartes de chauffeur et de 90 jours pour les véhicules, conformément à la législation de l'union européenne. Les dates limites réelles et les notifications automatiques que vous recevez pour le téléchargement des informations du tachygraphe sont basées sur ces périodes. 11

12 Analyse Obtenez des rapports sur les activités de vos chauffeurs et de vos véhicules, par exemple le temps de travail, le temps de repos ou les violations des réglementations incluant un barème des amendes (disponible dans certains pays). Vous pouvez ainsi demander à vos chauffeurs de conduire plus prudemment et de manière plus responsable et éviter des pénalités financières à votre entreprise. Des aperçus bien organisés vous montrent les activités, ainsi que leur description, et mettent en avant les violations des réglementations par vos chauffeurs et vos véhicules sur une période donnée ou pour un jour en particulier. Pour les rapports, vous pouvez définir des périodes en fonction des jours ou des périodes de travail. Vous pouvez également télécharger les rapports au format PDF ou CSV. 12

13 Archive Téléchargez les fichiers obtenus manuellement à partir de vos tachygraphes pour les archiver ou bien téléchargez et envoyez des fichiers archivés à une adresse . Vous pouvez facilement télécharger des fichiers uniques archivés dans WEBFLEET Tachograph Manager, par exemple si les autorités demandent à inspecter des fichiers. Vous pouvez également les envoyer par par lot. WEBFLEET Tachograph Manager archive les fichiers de tachygraphe pour une durée de deux ans. Les fichiers de tachygraphe de plus de deux ans seront automatiquement supprimés pendant le premier trimestre de l'année suivante. Attestation d'activités Les chauffeurs sont dans l'obligation de répertorier leurs activités des 28 derniers jours lorsqu'ils ne travaillent pas ou effectuent une autre tâche. WEBFLEET Tachograph Manager vous donne la possibilité d'imprimer une attestation de ces activités. Afin de calculer précisément le temps de travail, ces informations sont également prises en compte dans les rapports. 13