Lot 3 - Réalisation des imprimés en continu ACCORD-CADRE N 14/AC/14

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1 Annexe n 2 à l accord cadre CAHIER DES CLAUSES TECHNIQUES PARTICULIERES Lot 3 - Réalisation des imprimés en continu ACCORD-CADRE N 14/AC/14 Relatif à l impression, au stockage et à la livraison de différents types d imprimés Le présent accord-cadre est soumis aux dispositions de l arrêté du 16 juin 2008 modifié par l arrêté du 21 octobre 2011 portant réglementation sur les marchés des organismes de Sécurité Sociale et conclu conformément à l article 76 du code des marchés publics issu du décret du 1er août 2006 modifié. La présente annexe comporte 7 pages numérotées.

2 LISTE DES MARCHES À PASSER EN er marché subséquent 3 références Référence EC : «Demande d entente préalable pour un traitement d assistance respiratoire de longue durée, à domicile» Référence S 3131E.EC : «Feuille d honoraires d actes de biologie» Référence S 6200G.EC : «Déclaration accident de travail» Marchés subséquents éventuels Dans le cadre de cet accord, l Ucanss pourra consulter les titulaires de l accord-cadre pour la réalisation de formulaires non initialement prévus mais dont la création est devenue nécessaire pour l Ucanss. PARTIE 1 : CLAUSES TECHNIQUES Article 1 : OBJET DES MARCHES SUBSEQUENTS Les marchés subséquents relatifs au lot 3 de l accord-cadre ont pour objet l impression, le stockage et la livraison d imprimés en continu. Article 2 : GESTION DES ACHATS 2.1 Composition L Ucanss fournit pour l impression le(s) fichier(s) pdf. Le support fourni dépend de la date de mise en place du modèle. - Utilisation de fichiers informatisés Dans l hypothèse où le fichier pdf remis au titulaire du marché ne peut être utilisé en l état et nécessite d être recomposé, l Ucanss peut lui demander d apporter des modifications ou des corrections sur la forme (râteaux, peignes ) ou sur le contenu du fichier. - Garanties juridiques La Caisse Nationale d Assurance Maladie est propriétaire du fichier malgré les corrections ou modifications apportées par le titulaire du marché en accord avec l Ucanss. Le titulaire du marché doit restituer le fichier de composition avec les corrections ou modifications apportées en fin de contrat sur demande de l Ucanss. La réalisation du "bon à tirer" incombe au titulaire. L Ucanss valide et signe le bon à tirer produit par le titulaire. 2

3 En cas de correction ou modification du formulaire en cours d exécution du marché, le fournisseur sera tenu de réaliser à ses frais un nouveau support de composition. 2.2 Modalités d exécution des ordres de fabrication Les délais de fabrication et de mise à disposition seront déterminés dans chaque marché subséquent Établissement du bon à tirer Au préalable de toute impression, le titulaire du marché s engage à fournir à l Ucanss, un BAT (bon à tirer) avant tirage, sous forme d épreuve couleur, type cromalin, ou imprimante couleur selon les techniques utilisées. L Ucanss validera le «bon à tirer» ou effectuera les corrections avant l impression. A la validation des bons à tirer, l impression (fabrication et mise à disposition) des imprimés doit être finalisée dans le délai contractuel indiqué par le titulaire lors de la remise des offres des marchés subséquents dans l annexe II «modalité d exécution des prestations», et ce, quel que soit le volume. Dans le cadre d une mise en production pour un formulaire dédié à un traitement par numérisation (Partie 3 du présent CCTP), le titulaire du marché s engage à fournir à l organisme lors de la passation du bon de commande un échantillon pour vérification avant tirage des normes et descriptif techniques de l imprimé par Reconnaissance Automatique (RAD) ou Lecture Automatique (LAD) Établissement d échantillons Suite à des modifications réglementaires, la Caisse Nationale d Assurance Maladie peut réclamer des lots d échantillons d imprimés (de 100 à 500 exemplaires maximum), ceux-ci sont intégrer au tableau d offre de prix Établissement des ordres de fabrication Pendant l exécution du marché, l Ucanss transmet au titulaire du marché des ordres de fabrication qui déclenchent une demande d impression de l imprimé. Les ordres de fabrication peuvent être émis jusqu au dernier jour de validité du marché. Article 3 : GESTION DES COMMANDES CLIENTS 3.1 Modalités d exécution des bons de commande L Ucanss a mis en place un système de vente en ligne des imprimés. Les clients passent donc leurs commandes à l Ucanss via son site internet. Le nouveau système commercial mis en place par l Ucanss permet la réception par les fournisseurs des avis d expédition et des confirmations d expédition. 3.2 Modalité d exécution des livraisons «Etablissement des bons de livraison» Pendant l exécution du marché, l Ucanss transmet au titulaire du marché des bons de livraison qui déclenchent une demande d expédition de l imprimé. L acceptation du bon de livraison fait courir le délai d expédition. 3

4 Les expéditions devront être effectuées au plus tard dans les 48 heures suivant la réception du bon de livraison. Ces délais sont impératifs et pourront être prolongés conformément aux dispositions de l article 13.3 du CCAG/FCS. En particulier, aucune période de congés ni aucun délai d approvisionnement en papier ne seront prises en compte pour différer les délais contractuels. Les délais d expédition du présent CCTP ont un caractère impératif, chaque jour de retard entraînant le paiement par le titulaire d intérêts de retard conformément à l article 8.2 du cahier des clauses administratives particulières. Toute modification faite par le titulaire sur le bon de livraison sera réputée non écrite. 3.3 Routage «conditionnement» Les conditionnements prévus au présent CCTP sont susceptibles d être modifiés dans les marchés subséquents. Article 4 : STOCKAGE Le titulaire doit prévoir des aires ou des locaux de stockage sécurisés des imprimés afin d empêcher l endommagement, la détérioration ou le vol des produits, avant la livraison. Il appartient au titulaire de prendre toutes les dispositions permettant d éviter les risques sus visés et de souscrire les assurances correspondantes. En cas de destruction due à un facteur extérieur tel que* incendie, dégâts des eaux, vol, vandalisme, les imprimés devront être remplacés dans les 5 à 25 jours. Le titulaire informe l Ucanss du lieu où les imprimés sont fabriqués et stockés. Le titulaire conserve le stock d imprimés réalisé jusqu à son écoulement, et ce même après l expiration du marché. L Ucanss se réserve le droit pendant toute la durée du marché de contrôler les stocks conservés par le titulaire. La fourniture stockée chez le fournisseur fait l'objet de livraison ou d'expédition dont les cadences et quantités sont variables. Article 5 : STATISTIQUES Le titulaire devra communiquer à l Ucanss, chaque trimestre, des statistiques sur les frais d envois (destinations, quantités expédiées, mode d expédition, montant des frais de port). Article 6 : SEUIL D ALERTE La notion de seuil d alerte indiqué dans chaque marché subséquent correspond au stock minimum en deçà duquel le titulaire doit avertir l Ucanss de l éventuelle nécessité de réaliser un nouveau tirage * Cette liste d évènements est non exhaustive et donnée à titre indicatif. 4

5 PARTIE 2 : DESCRIPTIFS TECHNIQUES 1 er marché subséquent 3 références a) Présentation et composition des imprimés : Référence EC «Demande d entente préalable pour un traitement d assistance respiratoire de longue durée, à domicile» - Présentation générale : présentation à la française, liasse autocopiante de 4 feuillets - Mode de remplissage : manuel et informatique - Format : 210 mm x 12 pouces + bandes caroll détachables de 15 mm de chaque coté - Nature papier : autocopiant - Grammage et couleur :. 1 er volet : autocopiant blanc CB 56 g. 2 ème volet : autocopiant blanc CFB 53g. 3 ème volet : autocopiant blanc CFB 53g. 4 ème volet : autocopiant blanc CF 57 g - Référence encre : Impression vert pantone 355 U recto sur les volets 1, 2 et 3, recto verso sur le 4 ème volet de la liasse - Façonnage : modèle en continu avec bande Caroll, axe Caroll à 6mm des bords extérieurs - Assemblage : par points crimplock - Information complémentaire : perforants de découpages horizontaux tous les 12 pouces (pour séparation des imprimés livrés en continu) - zones à désensibiliser :. 2 ème volet : zone 102mm x 140 mm. 3 ème volet : zones 102 mm x 140 mm et 102 mm x 45 mm. 4 ème volet : zone 205 mm x 45 mm Référence S 3131E.EC «Feuille d honoraires d actes de biologie» - Présentation générale : feuillet simple, présentation à la française - Mode de remplissage : Manuel et informatique - Format : 240 mn (bandes caroll comprises) sur 12 pouces - Nature papier : Papier offset blanc - Grammage : 80gr - Référence encre : impression recto 1 couleur 126 U - Façonnage : en continu - Perforation : perforant de découpe horizontal sur toute la largeur à 6 cm du bas de l imprimé Référence S 6200G.EC «Déclaration accident de travail» - Présentation générale : présentation à la française, liasse autocopiante de 4 feuillets - Mode de remplissage : informatique - Format : 210 mm x 12 pouces + bandes caroll détachables de 15 mm de chaque coté - Nature papier : autocopiant - Grammage et couleur :. 1 er volet : autocopiant blanc CB 56 g. 2 ème volet : autocopiant blanc CFB 53g. 3 ème volet : autocopiant blanc CFB 53g. 4 ème volet : autocopiant blanc CF 57 g - Référence encre : Impression pantone 293c recto sur les volets 1, 2 et 3, recto verso sur le 4 ème volets de la liasse (notice au verso) - Façonnage : modèle en continu avec bande Caroll, axe Caroll à 6mm des bords extérieurs - Trame : 100%, 50% pour les titres et 20% pour les peignes et entourage de lignes - Information complémentaire : perforants de découpages horizontaux tous les 12 pouces (pour séparation des imprimés livrés en continu) 5

6 - Texte : identique sur les 4 volets b) Quantités prévisionnelles : Les quantités prévisionnelles annuelles sont estimées à : Pour la référence EC : exemplaires (soit lots) à réaliser en 3 à 5 commandes, Pour la référence S 3131E.EC : exemplaires (soit 200 lots) à réaliser en 3 à 4 commandes, Pour la référence S 6200G.EC : exemplaires (soit 24 lots) à réaliser en 2 à 3 commandes. Elles sont basées sur les réalisations 2013 et n engagent pas l Ucanss. c) Seuils d alerte : Pour le présent marché les seuils d alerte sont les suivants : Pour la référence EC : exemplaires (soit 480 lots), Pour la référence S 3131E.EC : exemplaires (soit 40 lots), Pour la référence S 6200G.EC : exemplaires (soit 5 lots). Le prestataire informera l Ucanss par mail quand ceux-ci seront atteints. d) Conditionnements : Les imprimés doivent être mis sous bandes kraft par exemplaires pour la référence S 3131E.EC et par 500 exemplaires pour les références EC et S 6200G.EC par puis conditionnées sous boite carton en fonction des livraisons à effectuer. PARTIE 3 : MODALITES PARTICULIERES Article 1 : Mise en place du Répertoire partagé des Professionnels de Santé "RPPS" Dans le cadre de la mise en place du Répertoire partagé des Professionnels de Santé, le contenu des documents est susceptible d être modifié dans le courant du marché. A ce titre, l UCANSS se réserve le droit de ne pas reconduire le marché à sa date anniversaire si ces modifications devaient avoir pour effet de porter atteinte à l économie du marché. Article 2 : Mise en place du traitement par numérisation des formulaires La mise en place du traitement par numérisation des formulaires papier adressés à l Assurance Maladie induit un renforcement du respect des normes techniques de fabrication des imprimés. La numérisation met en œuvre deux techniques qui sont la Reconnaissance Automatique (RAD) et la Lecture Automatique (LAD). La qualité des formulaires issus des impressions réalisées lors de l exécution des marchés subséquents devra être en conformité avec les normes et descriptifs techniques contenus dans le Cahier des Clauses Particulières notamment sur les points suivants : - Les références de cerfa et le numéro d enregistrement du formulaire devront être rigoureusement calés pour permettre une RAD performante. - Les précasages destinés à l aide au remplissage et les cases à cocher doivent être parfaitement matérialisés selon les normes prescrites pour permettre une LAD optimisée. 6

7 - La couleur (pantone) doit être respectée pour assurer à l utilisateur un confort de lecture des informations lors de la consultation des images des formulaires. La mise en place du traitement par numérisation d un imprimé se fera en cours d exécution du marché subséquent. L Ucanss pourra alors solliciter le prestataire pour la création d un nouveau formulaire ou la modification d un formulaire existant et demander la réalisation d un ou plusieurs échantillonnages dont la quantité pourra varier de 300 à 500 exemplaires. Au stade de cette demande, le document présenté sera complètement stabilisé et en conséquence le prestataire pourra capitaliser les «réglages machines» dans le cadre de la mise en production de l imprimé. Les modalités de mise en œuvre de ces mesures seront déterminées dans chaque marché subséquent. L Ucanss se réserve le droit de ne pas reconduire le marché à sa date anniversaire si ces modifications devaient avoir pour effet de porter atteinte à l économie du marché. 7