RAPPORT DE GESTION : INFORMATIONS EN MATIÈRE SOCIALE ET ENVIRONNEMENTALE

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1 N 110 DEVELOPPEMENT DURABLE n 2 En ligne sur le site / extranet le 20 juin 2012 ISSN RAPPORT DE GESTION : INFORMATIONS EN MATIÈRE SOCIALE ET ENVIRONNEMENTALE L essentiel Depuis 2001, la loi n relative aux nouvelles régulations économiques (dite NRE) impose aux entreprises cotées l intégration d informations sociales et environnementales dans leurs rapports annuels de gestion. La loi dite Grenelle II est venue élargir cette obligation à certaines sociétés non cotées et a imposé une procédure de vérification des informations fournies. Le décret n du 24 avril 2012 met en œuvre ces obligations notamment en : - fixant les seuils permettant de déterminer les sociétés soumises à l obligation de transparence, - déterminant les échéances de transmission du premier rapport de gestion intégrant les informations sociales et environnementales, - listant l ensemble des informations à fournir par les sociétés visées et les informations complémentaires à fournir par les sociétés cotées. Contacts : TEXTES DE REFERENCE : Loi n du 15 mai 2001 relative aux nouvelles régulations économiques Loi n du 12 juillet 2010 portant engagement national pour l environnement, Article 225 Loi n du 22 mars 2012 relative à la simplification du droit et à l'allégement des démarches administratives, Article 12 Décret n du 24 avril 2012 relatif aux obligations de transparence des entreprises en matière sociale et environnementale Code de commerce, Articles L , L , L226-1, L229-8 et R et suivants

2 LES ENTREPRISES CONCERNEES PAR L OBLIGATION DE TRANSPARENCE Le décret n du 24 avril 2012 élargit à certaines entreprises non cotées l obligation d intégrer des informations en matière sociale et environnementale aux rapports de gestion des sociétés. 1) Contexte La loi n du 15 mai 2001 relative aux nouvelles régulations économiques (dite NRE) a imposé aux sociétés cotées de fournir des informations sur la manière dont l entreprise prend en compte les conséquences sociales et environnementales de son activité. La loi n du 12 juillet 2010 portant engagement national pour l'environnement (dite Grenelle 2) est venue élargir cette obligation à certaines sociétés non cotées et imposer la vérification de ces informations. Le décret n du 24 avril 2012 détermine le champ d application relatif à cette obligation et les procédures permettant sa mise en œuvre. 2) Les critères de soumission Le décret détermine les critères de seuil entrainant la soumission d une entreprise à l obligation d introduction d informations sociales et environnementales au rapport de gestion. Les entreprises visées par cette obligation sont les suivantes : - Les sociétés dont les titres sont admises aux négociations sur un marché règlementé (sociétés cotées), - Les sociétés non cotées dont le total du bilan ou le montant net du chiffre d affaires est supérieur à 100 millions d euros et le nombre moyen de salariés permanents employés est supérieur à 500 pour l exercice en cours. Les modalités de calcul du total du bilan, du montant net du chiffre d affaires et du nombre moyen de salariés permanents employés sont fixées par l article R du code de commerce. - Total du bilan : somme des montants nets des éléments d'actif, - Montant net du chiffre d'affaires : montant des ventes de produits et services liés à l'activité courante, diminué des réductions sur ventes, de la taxe sur la valeur ajoutée et des taxes assimilées, - Nombre moyen de salariés permanents employés au cours de l'exercice : moyenne arithmétique des effectifs à la fin de chaque trimestre de l'année civile, ou de l'exercice comptable lorsque celui-ci ne coïncide pas avec l'année civile, liés à l'entreprise par un contrat de travail à durée indéterminée. 3) Filiales et obligation de transparence Le rapport de gestion au conseil d administration (ou au directoire) des sociétés devant répondre aux obligations de transparence sociale et environnementale peut présenter les actions menées par ses filiales et par les sociétés qu elle contrôle. La société mère peut réaliser un rapport consolidé présentant les informations sociales et environnementales de ses filiales ou des sociétés qu elle contrôle et qui répondent aux seuils fixés par le décret. 2

3 Pour dispenser les filiales ou sociétés contrôlées de fournir directement ces informations, les conditions suivantes devront être réunies : - La société mère devra présenter de manière détaillée les informations demandées dans son rapport, par filiale ou par société contrôlée, - Les filiales ou sociétés contrôlées devront indiquer dans leur rapport de gestion comment accéder aux informations sociales et environnementales et donc au rapport consolidé de la société mère. 4) Application dans le temps Le décret n vient fixer le calendrier de mise en œuvre de l obligation de mention des informations sociales et environnementales. Ainsi, ces informations devront être fournies selon le calendrier suivant : Sociétés cotées Sociétés concernées Sociétés non cotées dont le total du bilan ou le montant net du chiffre d affaires dépasse 1 milliard d euros et dont le nombre moyen de salariés permanents employés au cours de l exercice en cours est supérieur à Sociétés non cotées dont le total du bilan ou le montant net du chiffre d affaires dépasse 400 millions d euros et dont le nombre moyen de salariés permanents employés au cours de l exercice en cours est supérieur à Sociétés non cotées dont le total du bilan ou le montant net du chiffre d affaires dépasse 100 millions d euros et dont le nombre moyen de salariés permanents employés au cours de l exercice en cours est supérieur à 500 Publication des informations dans le rapport de gestion Exercices ouverts après le 31 décembre 2011 Exercices ouverts après le 31 décembre 2011 Exercices ouverts après le 31 décembre 2012 Exercices ouverts après le 31 décembre ) Production du rapport de gestion Les informations sociales et environnementales sont comprises dans le rapport de gestion prévu à l article L du Code de commerce. Ce rapport est présenté par le conseil d'administration ou le directoire, selon le cas, à l'assemblée générale. La production de ce rapport et l obligation de transparence s applique : - aux sociétés anonymes- SA (Article L du Code de commerce), - aux sociétés en commandite par actions- SCA (Article L226-1 du Code de commerce), - aux sociétés européennes (Article L229-6 du Code de commerce). 3

4 LES INFORMATIONS SOCIALES, ENVIRONNEMENTALES ET SOCIETALES A FOURNIR Le décret détermine les informations sociales, environnementales et sociétales qui devront être fournies. Il distingue, d une part, une liste pour les entreprises non-cotées ; et d autre part, une liste d informations complémentaires à fournir par les entreprises cotées. Informations sociales, environnementales et sociétales à fournir En italique, les informations complémentaires à fournir par les entreprises cotées. Informations sociales Emploi Effectif total (dont répartition par sexe, âge et zone géographique) Embauches et licenciements Rémunérations et leur évolution Organisation du travail Relations sociales Santé et sécurité Organisation du temps de travail Informations relatives à l'absentéisme Organisation du dialogue social (notamment procédures d'information, de consultation du personnel et de négociation) Bilan des accords collectifs Conditions de santé et de sécurité au travail Bilan des accords signés avec les organisations syndicales ou les représentants du personnel en matière de santé et de sécurité au travail Accidents du travail, notamment leur fréquence et leur gravité, ainsi que les maladies professionnelles Formation Egalité de traitement Politiques mises en œuvre en matière de formation Nombre total d heures de formation Mesures mises en œuvre en faveur de l égalité entre les femmes et les hommes Mesures mises en œuvre en faveur de l emploi et de l insertion des personnes handicapées Politique de lutte contre la discrimination Promotion et respect des stipulations des conventions Promotion et respect des stipulations des conventions fondamentales de l organisation internationale du travail relatives au respect de la liberté d association et du droit de négociation collective, à l élimination des discriminations en matière d emploi et de profession, à l élimination du travail forcé ou obligatoire, à l abolition effective du travail des enfants 4

5 Informations environnementales Politique générale en matière environnementale Organisation de la société pour prendre en compte les questions environnementales, et le cas échéant les démarches d'évaluation ou de certification en matière environnementale Actions de formation et d information des salariés menées en matière de protection de l environnement Moyens consacrés à la préservation des risques environnementaux et des pollutions Montant des provisions et garanties pour risques en matière environnementale Pollution et gestion des déchets Mesures de prévention, de réduction ou de réparation de rejets dans l air, l eau et le sol affectant gravement l environnement Mesures de prévention, de recyclage et d élimination des déchets Prise en compte des nuisances sonores et de toute autre forme de pollution spécifique à une activité Consommation et approvisionnement en eau en fonction des contraintes locales Utilisation durable des ressources Consommation en matières premières et mesures prises pour améliorer l efficacité dans leur utilisation Consommation en énergie et mesures prises pour améliorer l efficacité énergétique et le recours aux énergies renouvelables Utilisation des sols Changement climatique Protection de la biodiversité Rejets de gaz à effet de serre Adaptation aux conséquences du changement climatique Mesures prises pour préserver et développer la biodiversité 5

6 Informations relatives aux engagements sociétaux en faveur du développement durable Impact territorial, économique et social Relations entretenues avec les parties prenantes de la société Sous-traitance et fournisseurs Loyauté des pratiques Impact territorial, économique et social de l activité de la société en matière d emploi et de développement régional Impact territorial, économique et social de l activité sur les populations riveraines ou locales, Conditions de dialogue Actions de partenariat, mécénat Prise en compte dans la politique achat des enjeux sociaux et environnementaux Importance de la sous-traitance et la prise en compte dans les relations avec les fournisseurs et les soustraitances de leur responsabilité sociale et environnementale Actions engagées pour prévenir la corruption, mesures prises en faveur de la santé et de la sécurité des consommateurs Autres actions engagées en faveur du développement durable, en faveur des droits de l homme Le rapport de gestion des sociétés visées par l obligation de transparence intègre ces informations. Si certaines informations ne peuvent être transmises ou produites par la société, eu égard à l activité de la société, le rapport devra alors fournir toute explication utile justifiant ce manque. 6

7 LA PROCEDURE DE VERIFICATION DES INFORMATIONS L ensemble des informations sociales et environnementales intégrant le rapport de gestion est vérifié par un tiers indépendant. Le décret décrit la procédure de contrôle. 1) La détermination 2) de l organisme tiers indépendant Quels sont les organismes habilités à réaliser cette vérification? Les organismes pouvant vérifier les informations des entreprises seront ceux habilités par la Comité Français d accréditation (COFRAC ou par tout autre organisme d accréditation signataire de l accord de reconnaissance multilatéral établi par la coordination européenne des organismes d accréditation). Désignation de l organisme tiers indépendant : Le directeur général ou le président du directoire, en fonction des cas, désigne l organisme. Durée d exercice de l organisme désigné : La durée d exercice de l organisme tiers indépendant choisi ne peut excéder 6 exercices. 3) La procédure de vérification des données Objectif de la vérification des données : Elle a pour but de s assurer que l ensemble des informations sont présentes dans le rapport (si les informations ne sont pas présentes de déterminer pourquoi la société n a pu les présenter et si cela est justifié) et également de s assurer de la sincérité de ces informations. Rapport de l organisme tiers : Un rapport est produit par l organisme tiers indépendant et comprend : Une attestation permettant de valider la présence de l ensemble des informations demandées dans le rapport de gestion, Un avis motivé portant sur la sincérité des informations contenues dans le rapport, les explications relatives à l absence de certaines informations. A noter : Si la société est certifiée EMAS 1, la déclaration signée par le vérificateur environnementale vaudra avis concernant les données environnementales. Toutefois, l entreprise devra toujours faire vérifier par l organisme les informations sociales et sociétales. Les soins appliqués pour mettre en œuvre sa mission de vérification. Un arrêté viendra déterminer les modalités entourant la mission de l organisme tiers indépendant. 1 EMAS : Système de Management Environnemental et d'audit 7

8 3) Délais de mise en œuvre de l obligation de vérification par un organisme tiers indépendant Sociétés concernés Sociétés cotées Sociétés non cotées dont le total du bilan ou le montant net du chiffre d affaires dépasse 1 milliard d euros et dont le nombre moyen de salariés permanents employés au cours de l exercice en cours est supérieur à Sociétés non cotées dont le total du bilan ou le montant net du chiffre d affaires dépasse 400 millions d euros et dont le nombre moyen de salariés permanents employés au cours de l exercice en cours est supérieur à Sociétés non cotées dont le total du bilan ou le montant net du chiffre d affaires dépasse 100 millions d euros et dont le nombre moyen de salariés permanents employés au cours de l exercice en cours est supérieur à 500 Attestation justifiant de la présence des informations le 31 décembre 2011 le 31 décembre 2011 le 31 décembre 2012 le 31 décembre 2013 Avis motivé sur la sincérité des informations le 31 décembre 2011 le 31 décembre 2016 le 31 décembre 2016 le 31 décembre

9 ACCOMPAGNER LES ENTREPRISES DANS LA PRODUCTION D INFORMATIONS SOCIALES ET ENVIRONNEMENTALES La FNTP met à disposition de ses adhérents des outils facilitant la mise en place d une politique de responsabilité sociétale. Le guide méthodologique de «reporting» présente 78 indicateurs utilisables par les entreprises de Travaux Publics dans les 3 domaines : social, environnemental et sociétal. Ils facilitent l administration des informations attendues dans les rapports de gestion. Des fiches détaillent la manière de produire ces indicateurs (informations ciblées, modes de calcul et de présentation ). Une «matrice» Excel permet à l entreprise de réaliser sa collecte de données et de constituer son projet de tableau de bord RSE. 9

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