SAISIE de DONNEES. I - SAISIE de données. A - Saisie de textes ou de nombres

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1 SAISIE de DONNEES I - SAISIE de données A - Saisie de textes ou de nombres Sélectionner la cellule Taper le texte ou le nombre Valider par Entrée (pour les nombres, il est préférable de valider par la coche verte) Par défaut, un texte est aligné à gauche (voir A2 ci-dessus) Par défaut, un nombre est aligné à droite (voir E10 ci-dessus) Un texte trop long déborde sur la cellule adjacente. si cette dernière est vide, le texte s'affiche en entier (ex : A4) si cette dernière est occupée, le texte est tronqué (ex : B6) Un nombre trop long s'affiche sous forme d'une série de dièses (ex : D8). En cliquant sur cette cellule on fait apparaitre son contenu exact dans la barre de formules. Quel que soit l'affichage, le contenu de la cellule demeure; ainsi, dans la cellule E10 (somme des cellules C6 et D8) les 519,22 de la cellule D8 (affichée sous forme de dièses) ont été retenus. 1) Saisie d'un nombre sous forme de texte Si on fait précéder un nombre d'une apostrophe, Excel le considère comme un texte et l'aligne à gauche (voir cellule B2). Excelini 04 Page 1 / 10

2 Après validation, un triangle rouge apparait en haut et à gauche de la cellule B2. Dans la cellule B3 (somme de B1 et B2) le nombre 10 n'a pas été retenu. Si on sélectionne la cellule B2, une balise s'affiche à coté. Par un clic sur le lanceur situé à coté de la balise, on fait apparaitre une boite de dialogue qui signale que le nombre est en fait un texte ou qui propose de le convertir. 2) Saisie semi-automatique de données type texte Lorsqu'on effectue des saisies de type texte dans une colonne, Excel les mémorise. Après avoir tapé les premières lettres dans la cellule B2, Excel a proposé automatiquement la saisie précédente. Il ne doit pas y avoir de cellule vide entre la cellule active et la cellule mémorisée (celle du haut et celle du bas). 3) Saisie semi-automatique selon une liste de choix Par un clic droit sur une cellule juste au dessous (ou juste au dessus) des autres saisies, on peut afficher une liste des valeurs déjà saisies. Par un clic sur un élément de la liste, on l'écrit automatiquement. B - Saisie de dates La liste s'arrête dés qu'il y a une cellule vide. Pour saisir une date, il faut : soit séparer le jour, le mois, et l'année par un / ou un - soit écrire le mois en toutes lettres Si le jour n'est pas mentionné, Excel considère qu'il s'agit du 1 er jour du mois. Excelini 04 Page 2 / 10

3 Pour voir toutes les possibilités d'écrire une date reconnue par Excel, afficher la boite de dialogue du groupe Police qui se trouve dans l'onglet Accueil. Dés qu'excel reconnait une date, il la convertit en un nombre de série représentant le nombre de jours écoulés entre cette date et le 1er janvier 1900 puis il lui applique un format (pour voir le nombre de jours, clic sur Standard dans la boite de dialogue ci-dessous). C - Saisie d' horaires Pour saisir l'heure, il faut utiliser le caractère 2 points (:). Dés qu'excel reconnait les heures, il les convertit en fraction (voir standard comme pour les dates). Pour voir toutes les possibilités d'écrire une heure reconnue par Excel, afficher la boite de dialogue. Excelini 04 Page 3 / 10

4 D - Saisie restreinte Excel peut restreindre les saisies dans une plage de données. Dans l'exemple ci-dessous, il a été demandé à Excel d'empêcher la saisie de tous les nombres qui ne sont pas compris entre 10 et 30. Pour cela Onglet Données Groupe outils de données Bouton Validation des données Boite de dialogue Validation des données Options puis garnir les critères de validation On peut aussi demander à Excel d'afficher un message que l'on aura préalablement saisi dans l'onglet Message. Excelini 04 Page 4 / 10

5 II - MODIFIER des DONNEES A - Avant d'avoir validé Le bouton x (encadré en bleu) de la barre de formule permet d'annuler une saisie en cours. On peut aussi utiliser la touche Echap (Esc). B - Après avoir validé Trois possibilités modification dans la barre de formule double clic dans la cellule ( ce qui fait passer en mode édition) puis rectification taper F2 C - Supprimer des données Deux possibilités Sélection de la cellule à modifier puis au clavier Suppr. Avec des options d'effacement : accueil / Edition / Effacer III - RECHERCHER des DONNEES Onglet Accueil Groupe Edition Bouton Rechercher et sélectionner voir arbre génèalogique page 6 ou pour une simple recherche : Ctrl + F IV- REMPLACER des DONNEES Excelini 04 Page 5 / 10

6 Le bouton Options (voir ci-dessus) permet de mieux cibler Recherche et Remplacement (par exemple de chercher dans toutes les feuilles d'un classeur). Excel tiendra compte des majuscules et des minuscules si la case Respecter la casse est cochée. Cocher totalité du contenu si les cellules recherchées ne doivent contenir que la donnée. Excelini 04 Page 6 / 10

7 V - AJOUTER des COMMENTAIRES aux cellules Onglet Révision ou bien Clic droit / insérer un commentaire Groupe commentaires Bouton Nouveau commentaire Par défaut, le commentaire commence par le nom de l'utilisateur mais on peut le supprimer. Le commentaire apparait dés que le pointeur est sur la cellule. Un clic droit sur la cellule qui contient le commentaire permet de le modifier, l'effacer, l'afficher ou le masquer. En utilisant les poignées on peut modifier largeur et longueur. Quand le commentaire est masqué, il subsiste dans la cellule un triangle rouge. On peut modifier l'apparence du commentaire par un clic droit / modifier le commentaire Excelini 04 Page 7 / 10

8 VI - ORTHOGRAPHE Pour sélectionner toute la feuille : clic sur Sélectionner tout (adjacent à A1) Onglet Révision Groupe Vérification Bouton Orthographe Fonctionne comme le traitement de texte Word VII - INSERTION et SUPPRESSION A - Distinguer contenant et contenu Si on supprime un mot ou plusieurs dans une cellule, on ne supprime pas la cellule. Ainsi, tous les titres ont été supprimés mais les cellules B2 : B12 sont restées. Si on supprime les données d'une colonne, la colonne devient vierge mais elle reste. Si on supprime la colonne, on supprime en même temps toutes les données qu'elle contenait. Autrement dit : la suppression du contenant entraine celle du contenu mais pas l'inverse. Excelini 04 Page 8 / 10

9 B - Insertion ou suppression du contenant 1) Suppression d'une cellule La suppression de la cellule B5 (qui contenait Le Trouvère) a entrainé un décalage. Le roi Lear est passé en B5. 2) Insertion d'une cellule Dés qu'il y a suppression (ou insertion) du contenant, il y a décalage de cellules. Les cellules qui ont été décalées changent de références (sauf si leurs références sont liées à des références d'autres cellules; le collage avec liaison sera traité plus tard). 3) Insertion de colonnes Dans l'exemple ci-dessus, Othello qui était en B4 est passé en B5. Sélectionner le nombre de colonnes à gauche desquelles vont être insérées les nouvelles colonnes. Ainsi pour insérer 3 nouvelles colonnes, il faut en sélectionner 3. Clic droit sur la sélection et Insertion. Excelini 04 Page 9 / 10

10 Les références des cellules décalées ont changé. Ainsi, Nabucco est passé en F1 (au lieu de C1). Au lieu d'utiliser le clic droit, on peut insérer avec Accueil / Cellules / Insérer. 4) Insertion de lignes Sélectionner le nombre de lignes au-dessus desquelles vont être insérées les nouvelles lignes. Puis même chose que pour les colonnes. 5) Insertion ou suppression d'une plage de cellules Sélectionner la plage de cellules à coté de laquelle sera effectuée l'insertion ou la suppression. Clic droit sur la sélection et Insertion. Choisir l'option souhaitée dans la boîte de dialogue. 1 Le nombre de cellules vierges (insérées) est le même que celui des cellules Sélectionnées. Les cellules sélectionnées sont décalées à droite (les cellules vierges ayant pris leur place). 2 Les cellules sélectionnées sont décalées vers le bas, les cellules vierges prennent leur place. 3 Des lignes entières sont insérées au dessus des cellules qui sont sélectionnées. Le résultat est le même qu'une insertion de lignes. 4 Des colonnes entières sont insérées à gauche des cellules qui sont sélectionnées. Le résultat est le même qu'une insertion de colonnes. Même chose pour les suppressions. Excelini 04 Page 10 / 10