planifier organiser gerer votre Festival du Livre

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1 Listes A faire pratiques qui vous aideront A : planifier organiser gerer votre Festival du Livre ET AVOIR beaucoup de succes!

2 soutien outils Visibilité Activités recrutement Buts Liste à faire 2 Liste à faire Servez-vous de ce guide de planification pour organiser un Festival du Livre digne d un B.R.A.V.O. Buts Activités Visibilité Outils Définissez vos buts p. 2 Recrutement Recrutez des bénévoles p. 3 Organisez des activités suscitant l intérêt de tous pour la lecture p. 4 Faites passer le mot! p. 5 Choses à faire avant, pendant et après votre Festival du Livre p. 6-7 Définissez vos buts Dépasser l affluence du Festival précédent Promouvoir la littératie en rendant les livres et la lecture plus amusants Vendre une quantité déterminée de livres Gagner des livres gratuits pour les classes et la bibliothèque Mettre un livre entre les mains de chaque élève Votre conseillère est disponible du lundi au vendredi, prête à vous aider dans chaque étape de votre Festival. Votre conseillère : Numéro sans frais : Le secret d un Festival du Livre réussi, c est de déterminer quels sont ses buts. Voici des exemples de buts visés, que les écoles ont partagés avec nous : Partagez vos buts Avoir des buts est l élément clé d un Festival réussi! Pour vous aider à atteindre votre objectif, voici quelques suggestions : AFFICHEZ le thermomètre d objectif fourni dans la trousse de planification de sorte que tout le monde puisse le voir RÉDIGEZ un article dans le bulletin d information de l école afin d aviser les familles ANNONCEZ votre objectif ainsi que sa progression par Intercom chaque matin Thermomètre d objectif GRATUIT dans votre trousse de planification!

3 - À la promotion et à la décoration - Aux fêtes familiales - Au montage et au démontage du Festival - Aux caisses - À l accueil des clients Où chercher Parents et grands-parents Élèves et responsables de la bibliothèque Famille et amis Groupes de parents Personnel de l école Une fois vos buts définis, trouvez des gens prêts à partager leur temps et leurs talents pour vous aider à atteindre ces buts. Les bénévoles sont indispensables pour vous assurer un Festival du Livre passionnant et réussi. Intégrez des adultes et des élèves plus vieux dans la promotion, la mise en place et la gestion de votre événement. Pour commencer Recrutez des bénévoles environ 4 à 5 semaines avant le Festival. POSEZ des affiches de recrutement de bénévoles à l entrée de votre école Enseignant(e)s à la retraite Élèves de secondaire Commanditaires de la communauté Bénévoles du Festival du Livre précédent Être bénévole pour le Festival permet aux élèves d acquérir des compétences importantes qui dureront toute une vie. Publiez un avis de recrutement dans le bulletin d information de l école, sur son site Web ou sur son babillard PLACEZ une affiche de recrutement au secrétariat, là où les visiteurs s inscrivent à leur arrivée RECRUTEZ des élèves responsables de 4e année et des niveaux suivants Dressez une liste des tâches pour lesquelles vous avez besoin d aide Vos bénévoles : Allez sur Internet vous procurer les documents à reproduire utiles suivants : - Tableau de présence des bénévoles - Lettre de recrutement de bénévoles - Lettre de recrutement adressée aux familles - Horaire de visite des classes - Insignes d identification recrutement Les bénévoles peuvent aider : Recrutez des bénévoles 3

4 ! Suscitez l intérêt de tous pour la lecture Activités 4 Idées d activités et de jeux amusantes Concours de décoration de portes de classe Le directeur ou la directrice peut choisir la classe gagnante et souligner le talent des élèves. Événement en littératie Pause lecture improvisée et Journée familiale de la littératie Soirée multiculturelle Activités, cartes géographiques, costumes, danse, mets spéciaux, musique, expositions, photos de famille et accessoires Activités scolaires Une rencontre avec l enseignant(e), un barbecue à l école, des concours d orthographe, scientifiques, d arts plastiques ou de talents sont tous d excellentes façons d attirer davantage de familles à votre Festival du Livre. Journée de lecture communautaire Organisez une séance de lecture avec des professionnels locaux (pompier, policier, personnalité sportive ou dignitaire). Montant promotionnel de 60 $ Utilisez des produits GRATUITS de votre Festival en cours pour susciter l enthousiasme. Voici quelques suggestions : Prix pour la décoration de l école, défis lecture, concours entre classes et élèves Incitatifs à la lecture Tirages durant le Festival ou à la fête familiale Fête familiale La façon la plus efficace de susciter l enthousiasme est d organiser une fête familiale amusante, remplie d activités, de concours, de tirages, de nourriture et de divertissement. TIRAGE DE LA FÊTE FAMILIALE GAGNEZ 25$ de livres pour votre famille PLUS 25$ de livres pour la classe de votre enfant Nom de l élève Vos projets d activités et d événements : Nom de l enseignant(e) En plus! Dans le dépliant promotionnel, vous trouverez un coupon pour le tirage de la fête familiale! p Prix de présence de la fête familiale de 50 $. Les familles présentes à votre fête familiale peuvent déposer leur coupon au Festival en vue du tirage. La famille gagnante peut choisir des livres d une valeur de 25 $ pour sa bibliothèque personnelle et en plus, l enseignant(e) de l enfant peut choisir d autres livres d une valeur de 25 $ pour la bibliothèque de sa classe! Les livres DOIVENT être choisis directement du Festival avant la cueillette.

5 Faites passer le mot! Trousse de planification Votre trousse contient les articles promotionnels suivants : Dépliants promotionnels Thermomètre d objectif Affiches promotionnelles Catalogues Attirez l attention des élèves et des familles en faisant beaucoup de publicité et de promotion. APPOSEZ un thermomètre d objectif, des affiches et des flèches directionnelles dans toute l école. Envoyez le dépliant promotionnel aux parents. Joignez-y une lettre annonçant la fête familiale prévue. Placez la table caisse près des portes d entrée ou de sortie. ANNONCEZ les activités aux réunions et par Intercom avant l arrivée du Festival. Objets utiles : Donnez des renseignements sur le Festival dans le bulletin d information de votre école. Téléchargez l horaire et les buts de votre Festival sur le site Web de l école ou les plateformes Moodle des classes. Annoncez les dates de votre Festival sur le panneau d affichage de l école. Table caisse Distribuez aux élèves des feuilles à colorier ou des activités fournies sur le site Web afin de rappeler aux parents qu il y a un Festival. Mentionnez la date et l horaire de l événement. Votre programme de publicité : Conseil : Utilisez le montant promotionnel de 60 $ pour faire la publicité et la promotion de votre événement littéraire. - Caisse avec fonds de caisse de 125 $ - Imprimante et bordereaux de cartes de crédit - Calculatrice, crayons, papier, ruban adhésif et papillons adhésifs - Tableau de présence des bénévoles - Liste des commandes déjà payées fournie avec votre Festival - Reçus des commandes déjà payées Gestion de la caisse - Démarrez chaque journée avec un fonds de caisse - Vérifiez si tous les chèques sont libellés à l ordre de votre école - Faites la caisse à la fin de chaque journée - Déposez l argent tous les jours dans le coffre-fort de l école Visibilité Annoncez votre événement p Dépliant promotionnel 5

6 Montez votre Festival Réunissez 3 à 5 bénévoles, puis guidez-vous sur ces instructions pour monter votre Festival. Choisissez le lieu le plus spacieux possible afin que les clients puissent faire leurs achats sans être gênés. Outils 6 Installez vos tables Tables Placez les tables au centre du lieu du Festival. Laissez beaucoup d espace autour de chaque table pour les clients. Déposez des boîtes de produits à côté de chaque table et à proximité du présentoir d un niveau de lecture analogue. Exposez les livres sur les tables Étape 1. Placez les nappes fournies. Pour créer davantage d espace d exposition, placez une boîte qui contenait les livres au centre de la table, côté ouvert vers le bas. Recouvrez la boîte avec une autre nappe. Étape 2. Empilez les livres les plus grands et faites des piles plus petites de part et d autre. Utilisez les chevalets en carton fournis pour donner à l étalage un effet de pyramide. Alternez les couvertures de livres claires et foncées. Étape 3. Disposez les livres plus petits sur le bord de la table. Les clients s approcheront des tables en provenance de toutes les directions. Exposez les produits de manière à ce que quelque chose attire leur attention de tous les côtés. Placez vos présentoirs Présentoirs Disposez les présentoirs par ordre de niveau de lecture. La marchandise se place de gauche à droite en commençant par le jaune, le rouge et le bleu et en terminant par le vert (s il y a lieu). Guidez-vous sur les affichettes de couleur présentes sur le devant des présentoirs. Placez les présentoirs en forme de fer à cheval sur le pourtour de la pièce. Ouvrez les présentoirs et alignez-les en les faisant se toucher légèrement. Fermez chaque présentoir avant de le déplacer. *Veuillez noter que le nombre de présentoirs peut varier en fonction des ventes et de la disponibilité. t Vous pouvez faire grande impression avec d attrayants étalages sur des tables!

7 C est terminé Liste à faire Bonus du Festival du Livre! Une fois votre Festival terminé, vous aurez un peu de rangement à faire... et, dans l idéal, une grosse prime pour votre école! Il est facile d ajouter encore plus de livres dans votre bibliothèque et dans vos classes! Commandes déjà payées Pour les livres à succès, utilisez les étiquettes pliables à reproduire «Dernier exemplaire», fournies en ligne. Demandez au client de payer d avance. Remplissez un reçu de commande déjà payée et donnez la copie verte au client. Groupez et consignez les reçus de commande déjà payée par titre, prix et quantité sur la liste de commandes déjà payées fournie dans la boîte «Ouvrez en premier». Obtenez un bonus en produits supplémentaire de 10 % si vous réservez durant les mois spéciaux de l année. Organisez un 2e Festival au cours de la même année scolaire et obtenez un bonus en produits supplémentaire de 10 %. Demandez des détails à votre conseillère du Festival du Livre sur les bonus* du Mois spécial* et du 2e Festival. Les nouvelles commandes déjà payées doivent être envoyées par télécopieur en utilisant le formulaire «Commandes déjà payées» fourni. Calculez votre prime Totalisez les espèces, les chèques, les paiements par carte de crédit et carte de débit, les certificats-cadeaux de Scholastic (incluant toutes les taxes). Déduisez le fonds de caisse. Étiquettes u «Dernier exemplaire» Joignez tous les bordereaux de carte de crédit dûment remplis avec le paiement. Calculez votre prime à l aide du «Formulaire de prime et d évaluation» fourni dans la boîte «Ouvrez en premier». Prenez la prime en produits gagnée (et les bonus en produits s il y a lieu) du Festival en cours avant la cueillette. Monique Fauteu x 1 02 Canada en mots Ovide à l ecole t Reçu de commande déjà payée Faites un SEUL chèque à l ordre du Festival du Livre au montant dû. Utilisez l enveloppe préaffranchie pour envoyer votre paiement. Choix de primes Prime en produits DOUBLEZ la valeur de votre prime par rapport à une prime en argent en choisissant d excellents nouveaux livres directement de votre Festival ou en utilisant la trousse de commande de produits contenue dans la boîte «Ouvrez en premier». Prime sur catalogue Choisissez des ressources pour la bibliothèque, du matériel de classe, des magazines, des produits pédagogiques ou en lien avec le curriculum proposés dans nos catalogues Scholastic et DOUBLEZ la valeur de ce que vous avez gagné par rapport à une prime en argent. Prime en argent Recevez une remise en argent basée sur un pourcentage de vos ventes p Formulaire de prime et d évaluation nettes. N oubliez pas de faire le tirage des prix de présence de la fête familiale. L élève et l enseignant(e) gagnants doivent choisir leur prix du Festival avant la cueillette! Remballez les produits invendus dans leurs boîtes ou présentoirs originaux. Retournez les affiches pour les tables, les supports d affiches et les imprimantes de cartes de crédit. Conservez les nappes et les chevalets en carton pour votre prochain Festival. Conservez toute l année en guise de référence ce guide de planification du Festival du Livre ainsi que les catalogues Scholastic que vous avez reçus. Vous avez besoin d aide? Communiquez sans frais avec le département de la comptabilité afin d obtenir de l aide pour remplir votre Formulaire de prime ou pour discuter des choix de prime au : outils Rangez 7

8 Visitez-nous en ligne Que puis-je faire en ligne? Consultez le Placez des commandes des catalogues Scholastic Téléchargez des formulaires, lettres et documents à reproduire Trouvez d autres conseils et suggestions pour décorer et faire la promotion de votre événement littéraire Découvrez de nouveaux livres et de nouveaux auteurs Pour la première fois cette année, j ai tout fait en ligne et j ai trouvé ça très facile et pratique. Mount Evelyn Christian School Site Web : Vous avez besoin d aide supplémentaire? Formulaire de prime/aide en ligne Téléphonez sans frais au Soldes de crédit Téléphonez sans frais au N oubliez pas de réserver une date pour votre prochain Festival. Parlez-en à votre conseillère du Festival du Livre. outils Catalogues : Les indispensables du prof, Ressources pédagogiques en français, Catalogue 2010 de tous les titres disponibles Téléphonez sans frais au Conseillère du Festival du Livre Téléphonez sans frais au Merci d avoir choisi le Festival du Livre Scholastic comme partenaire en littératie.