Conseil de gestion de l UMR 7261 du 17 Avril 2014

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1 UMR 7261 Institut de Recherches sur la Biologie de l Insecte Conseil de gestion de l UMR 7261 du 17 Avril 2014 Membres présents : J.-P. Monge _ A.-G. Bagnères _ D. Giron _ R. Caillon _ G. Dubreuil _ S. Dupont _ M. Goubault _ P. Gayral _ C. Lazzari _ C. Lucas _V. Party _ E. Perdereau _ C. Suppo _ K. Musset _ M. Zimmermann Membres excusés : R. Boulay _ N. Busson _ M. Chirault _ S. Devers _ G. Jérémy _ E. Huguet Membres absents : Membres invités : F. Vannier _ J.P. Christides Secrétaire de séance : A. Belloufi Le PV du compte-rendu du conseil de laboratoire du 6 Février est approuvé à l unanimité Le prochain conseil aura lieu le 22 mai. Le conseil du jeudi 3 juillet est avancé au mardi 1 er juillet en raison de l absence de J.P. Monge pour d autres obligations. La journée de l IRBI prévue le vendredi 4 juillet est avancée au jeudi 3 juillet INFORMATIONS : Secrétariat : en raison de la nomination de Nadine Busson sur le poste d Assistante en Gestion Administrative (AI-BAP J), un changement au niveau organisationnel est intervenu. N. Busson qui était sur un poste «Université» a dû démissionner pour prendre son nouveau poste CNRS. Elle est remplacée par Aline Cochard qui est à mi-temps entre l IRBI et la scolarité des sciences jusqu à fin juillet. Son temps est réparti de la façon suivante : ¾ pour l unité et ¼ sur le département enseignement. A partir du 1er septembre, si son contrat est renouvelé, elle sera à temps plein pour l enseignement et la recherche (¾ pour l unité et ¼ sur le département enseignement). En raison d un sous-effectif administratif prévu pendant la période de juillet et août (en raison des congés et du départ d Elodie et de l absence de Marjorie), il faudra impérativement anticiper les commandes et les missions de l été. Activité du secrétariat :

2 - N. Busson anime et coordonne les activités de l équipe administrative, elle prend en charge des aspects administratifs du pilotage de l unité et à ce titre elle participe aux réunions de direction. Elle est «administratrice» pour la gestion financière. - A. Cochard est chargée de l accueil. Elle est aussi chargée de la gestion des fonds gérés par l université (Sifac) pour toutes les équipes plus TLVI (qui est en rattachement administratif). - E. Crottès est à 100 % pour l unité (CDD CNRS en remplacement de Marjorie Tolmont). Elle se charge de la gestion des fonds CNRS pour l UMR et le GDR. - A.Belloufi (Temps partiel) est responsable de la gestion des dossiers du personnel, des publications et assiste ponctuellement la direction. Réintégration dans les locaux (bâtiment Sud) : N. Busson restera dans son bureau, A. Belloufi restera dans son bureau et partagera ce dernier avec M. Tolmont. A. Cochard sera installée dans le bureau à l accueil. LES LOCAUX : Les analyses effectuées dans des conditions standards et normalisées, montrent une baisse importante de la quantité d acide qui est maintenant de 0,00256 mg/m3 soit largement sous la valeur limite d exposition professionnelle. Aussi les laboratoires du bâtiment Sud sont à nouveau utilisables pour les manipulations. En raison des travaux à venir au rez-de jardin il est néanmoins préférable de ne pas envisager l utilisation de cette partie du bâtiment (qui sera non accessible pendant les travaux). En attendant les résultats des analyses de terre, nous ne réintégrons pas nos bureaux mais ils sont utilisables pour y faire des réunions, il est préférable de ne pas les réintégrer de manière permanente afin de limiter le nombre de déménagements. A partir d aujourd hui le port des masques n est plus obligatoire mais ils restent à la disposition de chacun. La semaine prochaine il doit être procédé à des forages dans la dalle et ensuite à des prélèvements de terre (à une date qui n est pas encore définitive). Ensuite le personnel aura accès au bâtiment avec les cartes (à une date qui n est pas encore connue). L accès par la porte du niveau supérieur sera également possible à une date ultérieure. Dans les deux mois qui suivent, les analyses seront faîtes et les travaux pourront être prévus. La terre polluée sera sortie, si nécessaire. Il faudra, au moins changer les tuyaux qui assurent les évacuations et qui sont endommagés. En raison des contraintes administratives, les travaux ne pourront commencer qu'en septembre au plus tôt, leur durée ne peut être déterminée à ce jour. Les vacances et les stagiaires : les M1 et M2 peuvent travailler pendant les vacances scolaires mais jamais seuls. Ils doivent être accompagnés d'un tuteur et faire une demande d'autorisation de travail isolé (ponts et week-end) en parallèle avec celle du tuteur. Les finances : J.P. Monge et N. Busson ont participé à une réunion à l'université pour voir la restructuration des fonds et le pourcentage de réalisation mensuel. Pour l instant, l utilisation des fonds est correcte. Les pourcentages de réalisation sont de 36% en avril pour 40% attendus pour l université et de 43% pour le CNRS. Il est rappelé qu il devra être de 90% fin septembre et de 100% pour la fin de l'année (mi-novembre). Ecole doctorale : R. Boulay a obtenu définitivement un financement pour un doctorant qui arrivera en octobre (recrutement le 26 juin). Pour la bourse obtenue par E. Herniou (codirection P. Gayral) le

3 doctorant sera recruté le 13 mai et arrivera début octobre. Comme pour les X dernières années l IRBI a donc obtenu 2 bourses de thèse par an ce qui est supérieur à ce que nous pouvons normalement espérer (rappel : l allocation des bourses se fait au prorata du nombre d HDR de l unité). L IRBI a obtenu un co-financement de 340 pour chaque doctorant pour participer à la réunion annuelle de l EuroPhD en Sciences de l Insecte. Le reste, environ 360 par doctorant, sera pris en charge par l'irbi. D. Giron et E. Huguet les accompagneront. La réunion du COSS : l'objectif est de discuter de sujets importants sur propositions de la direction ou des membres de l unité. D. Giron a exposé le fonctionnement et le but du COSS organisé afin de réfléchir au positionnement de l'irbi face aux appels d offre (voir document 1 à la fin). Une prochaine réunion est prévue le 12 mai pour un débriefing avec le service Partenariat et Valorisation d'orléans. Une réunion de l unité aura lieu le 15 mai à 14 h afin d avoir les retours des membres de l unité sur ce COSS et de construire ensemble des solutions aux différentes problématiques individuelles et collectives. Au niveau de l'université : En application de la loi LRU le PRES est devenu "ComUE» (Communauté d'universités et d établissements). L Université de Tours intègre une COMUE formée par les universités de Limoges, La Rochelle, Poitiers, Orléans et Tours. Un second programme d investissement est lancé (PAI2). Les universités peuvent répondre dans le cadre d un IDEX (Initiative d Excellence) ou d un ISITE (Initiative Science Innovation Territoire Economie). C est la seconde solution choisie par les 5 universités qui se rassemblent dans une COMUE. J. Casas a été nommé «chargé de mission» par l université de Tours pour participer au montage du projet «ISITE». Pour ce projet, 3 grandes lignes sont actuellement retenues - Les transitions Energétiques et Ecologiques, - Santé et bien-être, - Patrimoine et Numérique. Les «ISITES» pour «Initiative Sciences Innovation Territoires Economie», ont pour objectif de renforcer la spécialisation intelligente («Smart Specialization») des sites et territoires (Régions) afin de valoriser leurs caractères spécifiques et leur potentiel d attractivité. Grands axes qui ont été définis lors des réflexios pour le CPER et le FEDER. Au niveau de l'irbi : il faut réfléchir aux stratégies à mettre en place pour faire évoluer notre activité et pour se positionner au mieux. Visibilité/Communication : Au niveau de l'affichage de l'irbi, il est rappelé que pour les publications il existe une adresse officielle qu'il faut impérativement utiliser (voir règlement intérieur). Gestion des moyens techniques : un comité technique est nommé, il est composé de l'équipe de direction, d A. Bezier, de G. Bourdais, de F. Vannier et de S. Dupont (toute personne de l unité, porteuse de propositions/informations pourra être invitée à ses réunions). Il a pour objectif de conseiller la direction dans la gestion des questions «techniques». La prochaine réunion aura lieu début mai pour savoir si l achat d un nouveau congélateur à 80 C est nécessaire et d identifier des solutions pour résoudre les problèmes qui se posent lors de l utilisation de ce type de congélateur. HYGIENE ET SECURITE Suite aux évènements qui se sont déroulés au sein de l IRBI et aux analyses, un bilan a été établi et J.P. Christidès insiste sur le fait de renforcer la traçabilité des produits chimiques et l utilisation du

4 logiciel «Gepod» pour le faire. «Document 2 ci-joint». Une formation pour les 2 agents de prévention et une personne supplémentaire a été programmée. J.P. Christidès et F Vannier proposent de procéder au de réaménagement des soutes pour le stockage des produits liquides et solides et d en modifier les conditions d accès. F. Vannier a expliqué l importance, pour les personnels de l IRBI, de respecter la règlementation et la traçabilité sur l exportation et l importation des insectes ainsi que sur leurs élevages. Afin de se mettre en conformité nous avons commencé à faire l'inventaire de tous les insectes élevés dans l'irbi. Il faut prévenir, en amont, F. Vannier lorsqu il y a importation d'insectes pour vérifier s il n y a pas de règlementation à respecter. «Document 3 ci-joint pour explications». S. Dupont : a fait une synthèse sur la radioactivité «un bilan a été fait allant de 2009 à 2017» (voir Document 4 joint). En vue du coût pour les opérations de vérifications, la question se posera sur la nécessité de maintenir l'activité ou de s'associer avec une autre unité pour réduire ces coûts de maintenance. J.P.Monge a remercié les 2 agents de prévention et le PCR pour l important travail effectué. DIVERS : - Rappel sur le plan de formation : recensement fait en juillet et rédaction en septembre - Une réunion a eu lieu entre J.P. Christides, C. Lucas et le service informatique concernant le stockage des données informatiques (images, vidéo, bases de données). L Université peut mettre à disposition un serveur pour stocker les données mais souhaite que l IRBI participe financièrement. Il est rappelé qu E. Herniou et J.M. Drezen ont déjà participé à hauteur de 4000 euros afin de stocker des données de bioinformatique. Il faut faire un bilan concernant les besoins et prévoir une réunion pour en discuter. La séance est levée à 17h10.

5 DOCUMENT 1 Comité d Orientation Scientifique Stratégique (COSS) : positionnement stratégique de l IRBI. Les différentes agences de moyens (Région, ANR, Europe, etc.) évoluent tant au niveau de leurs modalités d action que de leur philosophie avec en particulier l organisation d appels à projets autour d axes thématiques précis (défis sociétaux, smart specialization, ). Ces évolutions importantes et convergentes entre les différentes agences nécessitent que l IRBI réfléchisse d un point de vue stratégique sur le positionnement de notre unité à court et à moyen terme aussi bien sur un plan personnel que collectif. C est avec ces objectifs que la direction de l unité a organisé une réunion du COSS en collaboration avec le service Partenariat et Valorisation de la délégation CNRS Centre-Limousin-Poitou-Charentes. Cette réunion du 27 Mars 2014 qui était ouverte à tous, a permis aux chercheurs et enseignants- chercheurs d exposer leurs perspectives de dépôts de projet pour les 4/5 années à venir. L accompagnement du personnel de l IRBI dans son positionnement stratégique vis-à-vis des différentes possibilités de soutien financier à la recherche, en accord avec les objectifs thématiques du contrat quadriennal en cours, vise également à contribuer à une meilleure intégration/visibilité des différents projets envisagés et donc à une synergie collective dans un contexte qui devient toujours plus compétitif. Enfin, ceci vise aussi à définir collectivement les actions pouvant être envisagées au niveau de l Unité, aussi bien du point de vue logistique que de l utilisation des moyens. La direction a constaté que : 1. Globalement il y a une bonne dynamique de projets tant au niveau recherche que formation et réseau. 2. Cette dynamique est néanmoins en ordre dispersé, malgré plusieurs tentatives d'actions visant à structurer nos dépôts de projets, optimiser nos chances de succès, et définir une stratégie collective. 3. Les actions entreprises par la direction (procédure de dépôt de projets, entretiens individuels, COSS ) se révèlent plus que jamais cohérentes avec les évolutions du monde de la recherche, et donc nécessaires. 4. Comme anticipé, les aspects de soft-lobbying sont ressortis très forts. Les questions de montage (versus intégration) dans des réseaux sont également très centrales, et même si la dynamique collective en ce sens est encourageante, il faut travailler sur la coordination interne de ces actions. Enfin, la notion d'impact, centrale à tous les projets, a été abordée. 5. On observe enfin, une focalisation sur quelques types d'appels à projets uniquement, alors que d autres possibilités peuvent s avérer plus adaptées. On peut observer une certaine difficulté de certains à se conformer aux règles de l'exercice imposé. On peut également noter d'un côté des groupes structurés avec des actions discutées/concertées, de l autre des actions individuelles +/- autonomes, et enfin certains membres de l unité avec pas ou peu de perspectives de projets (à hauteur de presque 50% des effectifs!). Des actions complémentaires, tant au niveau individuel, qu à l échelle de l unité sont à construire. Dans ce but une réunion de la direction avec le SPV aura lieu le 7 Mai et une réunion collective de l IRBI se tiendra le jeudi 15 Mai après-midi salle des thèses.

6 DOCUMENT 2 Bilan Hygiène et Sécurité SUITE aux événements qui ont entrainé la fermeture du nouveau bâtiment : Pour savoir qui utilise quoi, comment et quand, la traçabilité de l utilisation des produits chimiques sera renforcée par : - Veiller à l utilisation systématique du cahier de laboratoire (signé par un chef de service), ainsi qu à son archivage. - Le recensement des différentes manips pratiquées à l'irbi et dans quelle pièce elles sont effectuéss (demande des protocoles). - La gestion des produits chimiques dès le bon de commande : identification de la commande par Nadine avec des numéros de nomenclature commençant par NA (identiques pour le CNRS et l Université) correspondant aux produits chimiques. - La gestion informatique des produits par le logiciel GPOD, obligeant à : - identifier les lieux de stockage, en empêchant les incompatibilités chimiques. Ceci pourra amener à envisager l achat d armoires ventilées ou non. - éliminer les produits obsolètes ou dont on n'a plus besoin (trop vieux, manips abandonnées) : représente un gros travail (demandé à chaque équipe) parmi les 659 produits recensés dans notre base Excel, peu apparaissent dans les fiches d exposition. - mesurer les quantités restantes (grossièrement). - mettre à disposition les surplus pour les autres équipes (bourse aux produits). - L'accès à la soute est modifié : pour y accéder, il faut être impérativement accompagné par une personne autorisée (actuellement Séverine, Karine, Simon, Muriel + demande faite pour JP et Fabrice). Au retour, le produit est enregistré sur un cahier en attendant GPOD. 2- Divers chimie - Les fiches individuelles d exposition aux agents chimiques sont en cours de collecte et seront envoyées aux médecins de tutelle. Date butoir jeudi , A cette occasion l adresse web permettant de consulter la liste des produits CMR a été communiquée. - De nouveaux posters d information sur le nouveau système d étiquetage des produits sont demandés auprès des fournisseurs pour compléter l affichage dans les laboratoires. - Le classeur Excel actuel des produits chimiques de l IRBI est complété par les liens vers les fiches de sécurité. Cette fonction n étant pas proposée par GPOD, ce classeur restera utile et sera bientôt mis sur le site. Un répertoire des phrases de risques accessibles sera aussi placé sur le site. - Trois places pour la formation Gpod du mois de juin sont réservées, dont 2 pour les A.P. Pendant cette journée de formation, débutera l enregistrement des produits chimiques sur GPOD.

7 - Si le BET est toujours utilisé en Enseignement, de nouveaux produits alternatifs sont testés actuellement. 3- Autoclaves - Reste un joint de couvercle à changer avant la fin de l année sur l autoclave du sous-sol Un rafraîchissement de la pièce (peinture) sera demandé au service technique d ici la fin d année. 4- Evacuation incendie - Les consignes et la liste des serre file vont être rappelées. - A l IRBI 15 personnes ont reçu la formation Utilisation Extincteur Il faut prévoir un rappel de formation extincteur pour les 3 Assistants de Prévention. - A l IRBI, nous avons 16 Sauveteurs Secouristes du Travail. 5- Travail Isolé et/ou au sous-sol - Rappel : les procédures de contrôles de présence hors heures réglementaires (demande auprès du directeur, enregistrement sur cahier, contrôle extérieur par téléphone) doivent être suivies. Le personnel doit se munir d un téléphone portable «qui passe» lors de leurs activités au sous-sol. Le téléphone d urgence est au plateau de chimie. - Les stagiaires doivent être accompagnés par des statutaires ou doctorants. Les chefs d équipe sont responsables de leurs stagiaires - Une réflexion permanente reste malgré tout nécessaire pour améliorer le système. Une demande de devis d'installation de Dispositifs d Alarme du Travailleur Isolé sera faite ( - Utilisation de l atelier de Guy - Rappel : l accès à l atelier de Guy est contrôlé (clé : Simon et Guy). Aucun accès n'est autorisé le week-end. - L équipement et mode de fonctionnement de cette pièce sera étudié par la commission technique de l IRBI. 6- Matériel à acheter en 2014 Déjà proposé en 2013, il serait bien d envisager l installation d une rangée d étagères dans la soute extérieure à produits chimiques ce qui permettrait de rationaliser le stockage. - Achat d étagères et de caisses plastiques pour finir l aménagement de la petite soute adjacente. - Défibrillateur Seton ref S-HSI PRKIT GP (1525 ) - Détecteur oxygène portatif (pour la pièce d élevage termites) 400

8 - Lit pliant de repos 7- Petits équipements acheté en 2013 ARMOIRE SALLE I118 Trousse de secours Gants anti- chaleur Gants neotop acide (noirs) ( Gant nitrile Jakson G80 ( er/article/g80%20nitrile%20glove%20chemguide.pdf Masque complets + cartouches (chimiques) Masque FFP3 Charlottes Lunettes de protection Ecrans de protection (visière intégrale) Lave-yeux (à installer) Formations H et S nouveaux entrants M1 Présentation du laboratoire aux nouveaux entrants M1, avec rappels des principales règles d hygiène et sécurité prévu le mercredi à 10h

9 DOCUMENT 3 Collections, Importations, Exportations Documents nécessaires à l IMPORTATION d insectes : 1) Autorisation de prélèvement : pays d origine 2) Autorisation d Exportation : pays d origine 3) Autorisation d importation (UE- France) 4) Certificat phytosanitaire a) Lettre Officielle d Autorisation (SRAL : Service Régional de l Alimentation) b) Déclaration d intention d importation 5) Dérogation SIVEP (Service Inspection Vétérinaire et Phytosanitaire aux frontières) 6) Déclaration CITES (DREAL : Directions Régionales, de l Aménagement et du Logement) 7) Attestation à qui de droit 8) Lettre de Transport Aérien (LTA) 9) Lettre de cession de matériel vivant à des fins scientifiques 10) Publications 11) Contrat Importations-Exportations : attestation à qui de droit Description de l importation : Espèce, Famille, Ordre Photo(s) Quantité Origine Conditions de conditionnement (SIVEP) Conditions de détention-loa, quarantaine, confinement Valeur scientifique inestimable Valeur inférieure à 24 Statut CITES- ne figure pas aux annexes de la convention

10 Importation-Exportation : lettre de cession Entre deux parties (à définir) Matériel réglementé ou non Description du matériel faisant l objet de la cession A quel titre? Documents officiels des deux parties Description des conditions d études du receveur Transfert de responsabilité vers le receveur Lieu, date et heure de cession Signature des deux parties Deux exemplaires Plusieurs langues Lettre officielle d autorisation DEROGATION FAUNE ET FLORE (Directive 2008/61/CE) Cf modèle de lettre) 1) Des dérogations (espèces protégées) peuvent être accordées : but scientifique, intérêt majeur Une demande doit être faite : DREAL( CERFA 13616, sur le site du ministère) et accompagné d un document CITES 2) Dérogations pour les échanges non commerciaux Les permis d importation, d exportation, etc. ne sont exigés dans le cas de : Prêts, donations et échanges d espèces animales ou végétales visées par la réglementation européenne CITES à des fins non commerciales entre des scientifiques et des institutions scientifiques inscrits auprès d un organe de gestion de l Etat dans lequel ils sont établis Pour obtenir une Dérogation Faune et Flore : INSTITUT SCIENTIFIQUE 1) Inscrit comme institut scientifique

11 2) Obtention du certificat DREAL 3) Autorisation à employer les spécimens inscrits à l annexe A à des fins non commerciales PRELEVEMENT SUR LE TERRAIN 1 AUTORISATION 2 ACCORD DU PROPRIETAIRE DU FONDS (propriété privée ou public) SOUS CONDITIONS Aucune contrainte réglementaire au titre de la protection des végétaux, de la biodiversité et du règlement propre au fonds prospecté NOTION DE «res nullius» : l insecte au stade adulte «appartient à personne»

12 DOCUMENT 4 Bilan et perspectives Radioactivité (17/04/2014) Bilan L autorisation ASN est valable jusqu au 14 mai Le nouveau local de manipulation du sous-sol (Pièce IS210) a été intégré dans l autorisation. Les dernières manipulations ont été effectuées en 2011 pour le P32, en 2010 pour le H3 et fin 2013-début 2014 pour le C14. Les personnes actuellement autorisées à manipuler les radioéléments à l IRBI sont : - Karine MUSSET - Bertanne VISSER - Simon DUPONT Suite à la visite de l Autorité de Sureté Nucléaire le 25 mars 2014, nous avons reçu la lettre de synthèse. Les appréciations sont plutôt bonnes dans l ensemble. Nous avons toutefois quelques actions à mener : - Analyse des risques : prendre en compte les aléas prévisibles et la gestion des déchets pour la PCR - Consignes pour utilisation des appareils à mettre à jour. - Dispositifs de rétention dans congélateur - Carte individuelle de suivi pour agent CNRS - Compléter de DU de l unité avec résultats des contrôles - Compléter la lettre de désignation de PCR (missions et moyens) - Enregistrer les dates de formation des agents - Bilan dosimétrique et contrôle au CHSCT - Programme des contrôles à mettre à jour - Plan de gestion des déchets et effluents à mettre à jour Enfin, aucun incident n est à noter depuis Perspectives Rappel : Contacter la PCR avant toutes démarches ou souhaits d utilisation de la radioactivité. Le budget prévisionnel annuel à la charge de l Unité : euros pour une visite de contrôle de nos installations (APAVE) euros pour la vérification des appareils de mesure. La PCR devra effectuer son recyclage avant octobre Les déchets seront à évacuer en Le budget à prévoir pour cette évacuation est important (4000 à 5000 euros). Il est nécessaire d engager une réflexion au sein de l unité sur le maintien ou non de cette activité pour le prochain contrat.