Facture Mixte Collaboration Franco - Allemande Pourquoi? Comment? Cyrille Sautereau, Admarel Conseil, FNFE- MPE

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1 Facture Mixte Collaboration Franco - Allemande Pourquoi? Comment? Cyrille Sautereau, Admarel Conseil, FNFE- MPE 1

2 Créé en ans d expérience dans la dématérialisation des processus achat / vente Accompagne le développement du marché ü Les entreprises et les entités publiques dans leurs projets ü les offreurs de solutions / services ü la normalisation (FNFE- MPE, AFNOR, CEN, ) 2

3 Les enjeux de la facture électronique (rappel) 3

4 Les Enjeux financiers 600 Mds de crédit inter- entreprises 15 jours de retard de paiement = 4% du CA à financer (BFR) = 25% des défaillances d entreprises 4

5 Les Enjeux : pourquoi dématérialiser Pour les acheteurs (clients), récepteurs de factures 1. Réduire les coûts et les perturbations 2. Automatiser et Rapprocher : payer le juste prix - maîtrise et traçabilité. 3. Accélérer le traitement pour maîtriser la gestion des paiements (liquidité des factures) 5

6 Les Enjeux : pourquoi dématérialiser Pour les fournisseurs, émetteurs de factures 1. Développer l activité : répondre aux demandes des clients 2. Accélérer les flux financiers : réduire le BFR être payé vite ou pouvoir refinancer (Bon A Payer) 3. Réduire les coûts de traitement et perturbations 6

7 Les Enjeux : Contrainte ou Opportunité L Administration fiscale La facture est une créance sur l Etat à hauteur de la TVA (déductibilité acheteur) L Administration fiscale veut s assurer de la réalité de la TVA déductible ü Contrôle formel : les factures justificatives de TVA doivent être originales ü Réalité de la transaction commerciale sous- jacente Enjeu : plus de 10 Md de fraude fiscale TVA estimée, à ne pas aggraver 7

8 Coûts et délais de traitement Échange électronique Synchronisation SI Données Structurées & processus métier 8

9 Quelles conséquences sur Accélérer les paiements Automatiser le traitement acheteur Fournir toutes les informations de la facture sous forme de données exploitables Echanger des factures de données (EDI) 9

10 Les limites de la facture électronique EDI 10

11 L EDI nécessite une relation bilatérale EDI (XML, EDIFACT) Synchronisation de SI, ET de processus métier Ø Intégration + Tests incontournables = coût de set up par relation Ø Il faut des flux pour trouver un ROI 11

12 Petit calcul ROI = Coût de Set up x K Gain Net sur exploitation Ex : 5 * Nbre de factures Nb de factures / an = * 2 ans (?)

13 Le plafond de verre de l EDI Pas assez de factures, pas de ROI, pas d EDI # factures / an / four. 50 à WEB EDI GE (200) ETI (4 600) Plus de 80% des fournisseurs NON ELIGIBLE à l EDI EDI 30% à 60% des factures # fournisseurs 100% 13

14 Le plafond de verre de l EDI Les PME / TPE sont hors scope en réception # factures / an / four. 50 à 100 PM E TPE Plus de 99% des fournisseurs 20 NON ELIGIBLE à l EDI # fournisseurs 100% 14

15 A quoi servent les données EDI UN process de facturation pour CHAQUE Client Facture de données Client Automatisation Gestion au détail de ligne Règles de gestion à implémenter pour opérer les lignes quelques % Intégration Comptable Détail lignes Entête & Pied Pdf Papier UN modèle de facture pour TOUS les Clients Supplier facilité de set up (technique, coût) OCR / saisie Scanning Traitement papier Validation Automatisation du traitement en ENTETE & PIED uniquement L image est utilisée pour le détail de ligne 15

16 Bilan : Trouver le bon équilibre 100% savent transmettre des factures PDF Demandent des Factures structurées pour automatiser Ne gèrent pas TOUTES les informations de facture sous forme de données, mais juste quelques unes. Mais n utilisent que 15/20 données en pratique et ont besoin d un lisible pour les équipes en charge. 16

17 Réconcilier les 2 mondes Niveau d automatisation Image (papier, pdf) Facture Mixte Image pour les personnes + Data pour les machines Facture structurée (EDI) Facilité de gestion 17

18 La Facture Mixte Résultat des travaux du FNFE- MPE 18

19 Le cahier des charges Simple Facile à créer pour une PME Facile à lire pour une PME ou un collaborateur Aucun coût de set- up bilatéral Des données utilisées pour l automatisation, et disponibles facilement dans les SI Fournisseurs Respectant nativement la réglementation Intégrité Authenticité - Lisibilité 19

20 Facture Mixte, c est quoi? Coté Pile PDF TEXTE pour lisibilité et complétude Coté Face XML Données pour l automatisation UN Modèle pour TOUS les Clients 20

21 Faire simple et utile sur les données Modèle Sémantique UE M Mandatory R1 Fortement Recommandé R2 Autres LR1/2 Détail Ligne Minimum pour transmission, archivage et Automatisation Demandées par les acheteurs et disponibles chez les fournisseurs ü N de facture, Date de facture, Type ü Nom du fournisseur, N de SIREN / SIRET, N detva Intra, Identifiant «privé» ü Identifiant Acheteur (SIREN / SIRET, N TVA Intra) ü Total HT, Total TTC, Net à Payer Equivalent d un process scanlad ü ü ü ü ü ü ü Devise, Référence acheteur (code service), N de BC, N BL, N de contrat, Id type de process, Id comptable acheteur, N de facture associée, Fournisseur : Nom, adresse électronique, adresse Acheteur : Nom, Identifiant, adresse électronique Représentant fiscal (Nom, N TVA) Identifiant bancaire fournisseur ou tiers bénéficiaire, référence de paiement Somme des lignes, remises et charges, TVA, Acomptes Détail TVA (base, code / taux, montant, free texte) Automatisation Entête & Pied Full données avec lignes 21

22 La facture mixte : le meilleur compromis UN process de facturation pour CHAQUE Client Facture de données Facture Mixte Pdf Papier LR1 LR2 R1 M Client Automatisation Gestion au détail de ligne Règles de gestion à implémenter pour opérer les lignes Quelques % Intégration Comptable OCR / saisie Scanning papier Détail lignes Entête & Pied Validation UN modèle de facture pour TOUS les Clients Supplier facilité de set up (technique, coût) Automatisation du traitement en ENTETE & PIED uniquement L image est utilisée pour le détail de ligne 22

23 Conformité fiscale 1. Signature électronique ü PDF A- 3, signé, dans son ensemble 2. Piste d Audit ü Image (PDF) et données disponibles ü Possibilité d attacher d autres documents ü Possibilité d utiliser des outils de vérification de cohérence entre pdf et données jointes 23

24 Synthèse et Calendrier Format du Fichier de données joint ü Basé sur la norme sémantique Européenne ü Syntaxe : CII (CCTS 2.01 NDR2.1) et / ou UBL (BII) ü Le fichier de données peut être complet Format de la Facture Mixte ü PDF A- 3 avec xml joint sur Norme Européenne En cours ü Documentation, pilotes (septembre 2015) ü Inclus dans les formats AIFE CPP2017 ü Groupe Implémentation (Editeurs / Opérateurs) : fin

25 et pendant ce temps là, de l autre coté du Rhin 25

26 Les Allemands ont la même approche 26

27 3 profils continuum entre pdf et EDI ZUGFeRD!sema4c!profiles!in!rela4on!to!CII! CCL"(Cross"Industry" Invoice"Profile)" EXTENDED" Almost"complete" support"of"cross" industry"processes" Industry" ZUGFeRD" Extended" ZUGFeRD" Comfort" COMFORT" Fully"automated" accounmng,"invoice" verificamon"and" managing"payments" of"most"invoices" ZUGFeRD" Basic" Industry!extension" Managing"industry" specific"processes" outside"zugferd" BASIC" AccounMng"and" payment"of"simple" invoices"" (incl."sepa" prenomficamon)" All"informaMon"required" by"council"directive" 2010/45/EU" Copyright:" "AWV""e.V."2014" 1st"French+German"Expert"Workshop"on"Electronic"Invoicing,"Saarbrücken," " Facture Mixte Collaboration Franco- Allemande - Copyright Admarel Conseil 6" 18 Juin

28 Illustration Example!of!capabili4es!of!the!ZUGFeRD!profiles! BASIC" COMFORT" EXTENDED" 1st"French+German"Expert"Workshop"on"Electronic"Invoicing,"Saarbrücken," " Facture Mixte Collaboration Franco- Allemande - Copyright Admarel Conseil 7" 18 Juin

29 Une facture ZugFeRD 29

30 Compare!EDI!Process!to!ZUGFeRD! Compare EDI Process to ZugFeRD EDI"process:" EDIFACT"and"Subsets," UN/CEFACT"XML,"ISO"20022" " ZUGFeRD+Format" Process"opMmizaMon"" Easy"start" 100%"automaMc"processing" " Support"of"automated"accounMng"and" payment"inimamon""" Bilateral"agreement"necessary"" (namonal"or"industry"profile)"" No"bilateral"agreement"necessary" " Suitable"for"a"regular"business"relaMonship"" " Suitable"for"one+Mme"transacMons"" (e.g."for"online"shops)"" Mass"data"processing"" 1"file"="1"invoice"" EDI"message"needs"to"converted"to"a" human"readable"format""in"case"of"audit."" Human"readable"format"and"computable" format"are"always"present."structured"data" is"always"a"complete"invoice." Special"case"according"to"the"VAT"direcMve" PDF"image"or"paper"print"outs"may"be"used" for"internal"control"procedures"" (so+called""third"way")" 1st"French+German"Expert"Workshop"on"Electronic"Invoicing,"Saarbrücken," " Facture Mixte Collaboration Franco- Allemande - Copyright Admarel Conseil 21" 18 Juin

31 Comité Permanent Franco- Allemand 31

32 Collaboration Franco- Allemande FNFE et FeRD ont décidé de se rapprocher en formant un Comité Permanent pour : ü Converger sur le Format Mixte / Hybrid Invoice ü Partager les expériences (piste d audit / communication / déploiement) ü Collaborer dans les instances européennes ü Faire des pilotes transfrontaliers 32

33 Comité Permanent Franco- Allemande Opérationnel depuis Mars 2015 : ü 1 ère Plénière : Sarrebruck le 26 & 27 Mars 2015 ü Fréquence : plénière semestrielle ü 3 groupes de travail au quotidien Objectifs : Convergence & Collaboration D autres pays souhaitent rejoindre ü Pays- bas, Luxembourg, Suède, Portugal, 33

34 Synthèse 34

35 Facture Mixte Ce qu il faut retenir ü Facture Pdf pour les personnes et la complétude et xml pour les machines et l automatisation ü Simple à créer pour un fournisseur (PME / TPE) ü Normalisée, pas de données sectorielles ü Aucun coût de set up à chaque nouvelle relation ü Compatible avec les formats structurés européens ü Démarche Franco- Allemande, et + Pour un déploiement rapide des usages, permettant d atteindre 100% de factures électroniques en

36 Merci pour votre attention 36

37 La tête dans le Cloud et les pieds sur Terre Cyrille Sautereau Tel : Admarel Conseil

38 Question : quelle est la facture originale La Facture Mixte est composée de 2 documents comme une facture d opérateur télécom L original est la facture mixte, dans son ensemble : ü le pdf pour la lisibilité (toutes les informations obligatoires sont présentes) et pour les traitements par les personnes ü L xml pour les machines et l automatisation Ø Le vendeur est responsable de la cohérence entre les données du fichier xml et les informations présentes dans la facture pdf 38

39 Modèle Sémantique Juin 2015 (1) Modèle Sémantique Identifiants & Références Parties Paiement Remises & Charges Montants Totaux & TVA Documents joints Lignes Identifiants & Références N de Facture, Date de Facture, Type (Facture Avoir) Langue, Devise TVA, VAT Tax Point Date Date d échéance, Devise Référence acheteur (routage) = «Code Service» N de Contrat, N de Commande acheteur / fournisseur N de Bon de Livraison, N de Bon de Réception Identifiant interne fournisseur (N Client, tel, ) Identifiant Comptable pour l acheteur Période de facturation, Modalités de paiement N de facture associée, Texte libre Parties Fournisseur (Supplier) Acheteur (Buyer) Bénéficiaire du Paiement (Payee) Représentant Fiscal du Fournisseur Destinataire de la Livraison Paiement Instructions de Paiement Identifiants bancaires Identifiant Cartes de Paiement

40 Modèle Sémantique Juin 2015 (2) Modèle Sémantique Identifiants & Références Parties Paiement Remises & Charges Montants Totaux & TVA Documents joints Lignes Remises et Charges Remises en pied de Document Charges en Pied de Document Montants Totaux et TVA Somme des Lignes HT Somme des Charges de pied HT Somme des Remises de pied HT Total HT, Total TVA, Total TTC Acompte, Net à Payer Par Code / taux de TVA : Base HT, Code / Taux TVA, Montant TVA, texte libre Lignes N de ligne, Quantité, Unité de mesure, Total HT N de ligne du BC, Référence Comptable de l acheteur, Pays d origine, période de facturation Charges et Remises Détail Prix : prix unitaire brut, prix unitaire net, nombre d unités dans le prix, unité de mesure des unités de quantité Détail Produit : Nom, Description, identifiants fournisseur / acheteur / standard, Attributs TVA : Code, taux, texte libre

41 Modèle Sémantique Juin 2015 (3) Modèle Sémantique Identifiants & Références Parties Paiement Remises & Charges Montants Totaux & TVA Documents joints Lignes Ø Règles de Gestion Principales ü 1 facture - 1 commande - 1 Livraison ü Montants négatifs : q q q Le total de ligne peut être négatif Le TTC est positif (sinon, c est un avoir) Le Net à Payer peut être négatif (et dû par le fournisseur alors) ü Les Remises et Charges de Lignes ont le même taux de TVA que la ligne q Sinon, ligne isolée ou en Pied ü Les «autres taxes» sont traitées comme des charges q de ligne ou de pied ü Périmètre : facture et avoir seuls q Extensions : facture d acompte, proforma, autofacturation

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