RÈGLES DE PROCÉDURE SIMPLIFIÉES POUR LES ORGANISMES CONSULTATIFS

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1 RÈGLES DE PROCÉDURE SIMPLIFIÉES POUR LES ORGANISMES CONSULTATIFS GÉNÉRAL (1) But des réunions et des règles : Le conseil municipal reconnaît le rôle important que jouent les membres de la collectivité à l'administration de la Ville. Les présentes règles de procédure doivent être appliquées pour permettre aux organismes consultatifs d'agir le plus efficacement possible pour soutenir le conseil municipal et lui fournir des avis. Les membres sont tenus de recueillir des renseignements, de débattre sur des questions et de faire des recommandations, auprès des comités permanents appropriés ou de tout autre organisme, sur la façon de résoudre ou d'aborder les questions conformément au mandat de l'organisme consultatif. Les règles de procédure forment un cadre favorisant la discussion et la convergence. (2) Définitions : Dans les règles de procédure, les termes qui suivent ont les définitions cidessous : Avis de motion - une motion qui vise à faire connaître un sujet en particulier sans qu aucune mesure ne soit prise Conseil - le conseil de la Ville de Toronto Consentement unanime - lorsque l organisme consultatif accepte de prendre des mesures sans recourir à un vote formel Députation - une déclaration orale prononcée par un membre du public auprès d un organisme consultatif, à une réunion de l organisme consultatif Mandat - le mandat de l organisme consultatif approuvé par le Conseil Membre - un membre d un organisme consultatif (dont un membre du Conseil nommé à l organisme consultatif) Membre de la collectivité - un membre d un organisme consultatif qui n est pas un représentant élu, mais un membre de la collectivité nommé par le conseil municipal Page 1/12

2 Motion - une proposition officielle déposée pour examen par un membre d un organisme consultatif en prononçant, par exemple, «je propose que...», qui peut ensuite faire l objet d un vote ou d une approbation par consentement unanime Motion à reporter - une motion à reporter la décision sur un point : (b) indéfiniment; ou à une certaine heure ou à un événement certain précis Motion de renvoi - une motion déposée pour demander des renseignements auprès d un autre organisme ou du personnel Organisme consultatif - un comité, un organisme consultatif ou une table ronde créés par le conseil pour fournir des avis sur un domaine d'intérêt particulier pour lequel 50 pour cent des membres constituent des membres de la collectivité plutôt que des membres du Conseil ou d'autres représentants élus Président - la personne qui préside la réunion Quorum - nombre minimum de membres dont la présence est requise à la réunion pour pouvoir délibérer Règle ou règle de procédure - règle établie dans le présent document Réunion - une réunion d un organisme consultatif Secrétaire - la personne qui rédige le compte rendu des séances, qui distribue l ordre du jour et les documents, qui maintient les dossiers de l organisme consultatif et qui peut offrir des conseils en matière de procédure Ville - la Ville de Toronto (3) Principes d interprétation : Les règles de procédure doivent être interprétées d une manière qui favorise les principes fondamentaux suivants : la protection des droits fondamentaux en reconnaissant le droit de la majorité de décider, le droit de la minorité d être entendu, et le droit des personnes de participer; Page 2/12

3 (b) (c) le maintien du décorum dans lequel tous les participants sont traités avec courtoisie et respect; et en cas de conflit, l obtention d un compromis raisonnable. (4) Conflit avec le mandat : En cas de conflit entre les règles de procédure et le mandat d un organisme consultatif adopté par le conseil municipal, le mandat prévaut. (5) Application des règles de procédure : Les règles de procédure doivent être respectées à toutes les séances d un organisme consultatif, sauf disposition contraire du mandat de l organisme consultatif. Si une question n a pas été définie dans les règles, elle sera décidée par le président, conformément au chapitre 27, Procédures du conseil, du Code municipal de la Ville de Toronto, avec les modifications nécessaires. (6) Organisme consultatif relevant du comité permanent : Tout avis ou toute recommandation de l organisme consultatif nécessitant une mise en œuvre, des rapports ou toute autre mesure par le personnel doit d abord être examinés par le comité permanent approprié et, au besoin, approuvé par le Conseil. Malgré le paragraphe 6(1), les Panneaux de conservation rapport à Toronto Preservation Board. Si le président est membre du Conseil, il ou elle peut, à tout moment, présenter auprès du comité permanent approprié un rapport des questions pertinentes de l organisme consultatif. (7) Absence d un membre de la collectivité : Si un membre de la collectivité ne se présente pas à trois séances consécutives, l organisme consultatif peut demander auprès du comité permanent pertinent de présenter une recommandation au Conseil indiquant si le siège du membre de la collectivité doit être déclaré vacant et qu il doit être pourvu. PRÉSIDENT ET SECRÉTAIRE (8) Nomination du président, du vice-président et des coprésidents : Page 3/12

4 Si le mandat de l organisme consultatif ne prévoit pas la nomination d un président ou d un vice-président, l organisme consultatif votera pour un président et un vice-président, ou des coprésidents, à sa première réunion. (9) Vice-président : Le vice-président d un organisme consultatif exerce tous les pouvoirs et assume toutes les responsabilités du président de l organisme consultatif en son absence. (10) Responsabilités du président : Le président dirigera toutes les séances de l organisme consultatif, suivra l ordre du jour, décidera si les motions sont recevables, se prononcera sur les questions de procédure et maintiendra le décorum. Le président s assurera que les motions et les modifications soient clairement communiquées et, s il n y a aucune motion à l étude, résumera la discussion aux fins de la rédaction du compte rendu. (11) Responsabilités du secrétaire : Le secrétaire donnera avis de chaque réunion régulière de l organisme consultatif annexé à un ordre du jour des questions à étudier pour s assurer qu ils soient remis aux membres, dans la mesure du possible, au moins cinq jours avant la réunion. Le secrétaire donnera avis de chaque réunion spéciale de l organisme consultatif annexé à un ordre du jour des questions à étudier pour s assurer qu ils soient remis aux membres avant la réunion. RÉUNIONS (12) Calendrier des réunions : Un organisme consultatif peut se réunir à la demande du président ou peut décider d adopter un calendrier des réunions, sauf disposition contraire du mandat. (13) Réunions spéciales : Les réunions spéciales de l organisme consultatif peuvent avoir lieu à la demande du président, à 24 heures de préavis, s il ou elle juge de le faire. Si la majorité des membres demande par écrit de convoquer une réunion spéciale, il revient au président ou, en son absence, au secrétaire, de convoquer une réunion spéciale de l organisme consultatif, à 24 heures de préavis. Page 4/12

5 (14) Réunion à huis clos : Un membre peut présenter une motion que l organisme consultatif tienne des séances privées si le sujet de discussion porte sur : (b) (c) (d) (e) (f) (g) la sécurité des biens de la Ville; des sujets personnels sur une personne identifiable, y compris les employés de la Ville; un projet d acquisition ou de cession ou une acquisition ou une cession en cours de terrains aux fins de la Ville; les relations de travail ou les relations avec les employés; les litiges ou les litiges potentiels, notamment les dossiers devant les tribunaux administratifs concernant la Ville; les conseils assujettis au secret professionnel, notamment les communications nécessaires à cette fin; ou un sujet à l égard duquel l organisme consultatif a autorisé une réunion à huis clos en vertu d une autre Loi. (iv) En présentant la motion d une réunion à huis clos, la raison doit être indiquée. Lorsque la réunion reprend en séance publique, toute motion doit être présentée et votée en public. Si un sujet a été débattu à huis clos et demeure confidentiel, les membres ne doivent pas en révéler le contenu ou le résultat des délibérations de la réunion à huis clos. (15) Comptes rendus des réunions : Les comptes rendus de chaque réunion seront présentés à l organisme consultatif à des fins de confirmation à la prochaine réunion, ou aussitôt que possible. ORDRE DU JOUR (16) Établir l ordre du jour : Les points à ajouter à l ordre du jour pour une réunion doivent être présentés au secrétaire, dans la mesure du possible, dans les 10 jours Page 5/12

6 ouvrables avant la réunion ou le président, après avoir consulté le secrétaire, peut établir des dates limites d envoi de l ordre du jour. (iv) (v) (vi) (vii) Les membres peuvent présenter des points définis dans le mandat d un organisme consultatif à ajouter à l ordre du jour en les faisant parvenir au secrétaire avant la date limite d envoi de l ordre du jour. Le président, après avoir consulté le secrétaire et le personnel des programmes, établit l ordre du jour, en fonction des points présentés avant la date limite d envoi de l ordre du jour. Un organisme consultatif suivra son ordre du jour et examinera seulement les points définis dans son mandat. Le président s efforcera de répondre aux demandes des membres pour l ajout des points à l ordre du jour, dans la mesure du possible, mais la décision sans appel sur l ajout des points à l ordre du jour revient au président. Le secrétaire distribuera des exemplaires de l ordre du jour à chaque membre (soit par voie électronique ou par la poste). Le déroulement de la réunion de l organisme consultatif doit suivre l ordre du jour, sauf décision contraire de l organisme consultatif. (viii) L organisme consultatif peut modifier l ordre par un vote majoritaire des membres présents, mais l organisme consultatif ne peut supprimer aucune partie de l ordre du jour. (ix) (x) Le secrétaire mettra l ordre du jour à la disposition du public après l avoir livré aux membres. Les documents confidentiels seront distribués aux membres et à certains fonctionnaires municipaux sous pli confidentiel. (17) Autres éléments à l ordre du jour : Toute communication ou tout point de l ordre du jour à l intention d un organisme consultatif reçu avant la réunion, mais pas à temps pour être ajouté à l ordre du jour, sera examiné par le président et : si la communication est considérée par le président comme étant pertinente à une question indiquée dans l ordre du jour, elle peut être présentée à titre de point supplémentaire pour ladite réunion; Page 6/12

7 (b) (c) si la communication est considérée par le président comme n étant pertinente à aucune question indiquée dans l ordre du jour, elle sera ajoutée à l ordre du jour de la réunion subséquente; si une communication or un point de l ordre du jour est considéré urgent(e) par le président, celui-ci peut ordonner qu ils soient présentés à titre de point supplémentaire à la réunion pour laquelle ils ont été présentés. QUORUM (18) Quorum : Sauf indication contraire du mandat, un quorum d un organisme consultatif constitue 50 pour cent des membres de la collectivité. Les représentants élus (notamment les membres du Conseil ou les fiduciaires de conseil scolaire) composeront le quorum s ils sont présents. Un poste vacant ne sera pas pris en compte dans le calcul du quorum. (19) Absence du quorum : Si le quorum ne se présente pas dans les 15 minutes après l heure fixée de la réunion, les membres présents peuvent demander au secrétaire de faire l appel et d inscrire les noms des membres présents; la réunion sera ajournée jusqu à la prochaine réunion prévue à l horaire, ou à la discrétion du président. Les membres qui sont présents peuvent se mettre d accord de suivre l ordre du jour de façon informelle et le secrétaire reportera à la prochaine réunion de l organisme consultatif toute proposition présentée à la réunion informelle. Toute proposition présentée à la réunion informelle sera soumise à l organisme consultatif pour examen à la prochaine réunion régulière. (20). Perte de quorum durant une réunion : S il n y a plus de quorum pendant 15 minutes durant une réunion, les membres présents peuvent demander au secrétaire d inscrire le nom des membres présents et la réunion sera levée jusqu à la prochaine réunion prévue à l horaire, ou à la discrétion du président. Page 7/12

8 Les membres présents peuvent se mettre d accord de suivre l ordre du jour de façon informelle et le secrétaire reportera à la prochaine réunion toute proposition présentée à la réunion informelle. Toute proposition présentée à la réunion informelle sera soumise pour examen à la prochaine réunion régulière. (21) Absence du président : Si ni le président ni le vice-président n arrivent dans les 15 minutes après la levée de la séance et si un quorum est présent, un des autres membres de l organisme consultatif peut être nommé président par intérim. Le président par intérim présidera et s acquittera des fonctions du président durant la réunion, ou jusqu à l arrivée du président ou du viceprésident. RÈGLES DES DÉBATS (22) Conflit d intérêts : Un membre de la collectivité doit divulguer tout intérêt financier envers une question à l étude à une réunion et doit éviter de prendre part à toute discussion liée à cette question. (23) Députations : Un organisme consultatif peut entendre des députations du public à sa discrétion et peut limiter le temps de parole. (24) Ordre de la parole : Le président décide l ordre dans lequel les membres peuvent prendre la parole ou poser des questions et s assure que chaque membre qui a manifesté le désir de s exprimer ait l occasion de débattre sur un point de l ordre du jour. (25) Consentement unanime : Un organisme consultatif peut agir au moyen du consentement unanime, ce qui n exigera pas un vote officiel. Le président peut préciser une mesure envisagée et, si aucune objection ne se présente, annoncer que la mesure est approuvée. Si un membre est contre la mesure envisagée, les paragraphes 26 à 32 décrivent le processus formel des débats et des votes. Page 8/12

9 (26) Débat formel : Lorsqu une proposition est formulée, le président peut la reformuler pour que les propos soient inscrits correctement et que le but ait été compris de tous. La proposition peut par la suite être débattue et le débat peut comporter des modifications possibles à la formulation par adjonction, suppression ou remplacement des mots. À la fin du débat, le président peut faire d une proposition finale une motion, qui peut faire l objet d un vote. (27) Motion à reporter ou motion de renvoi : Un membre peut également présenter une motion à : (b) reporter un point; ou renvoyer un point, par exemple, au personnel pour une demande de renseignements, ou au groupe de travail de l organisme consultatif pour une demande de commentaires. (28) Motion d ajournement : Une motion d ajournement sera toujours recevable sauf si : (b) (c) (d) un autre membre prend la parole; un vote a lieu; les membres passent au vote; ou un membre a indiqué au président son désir de parler d une question à l étude. (29) Limites de réexamen sur les questions déjà examinées par le Conseil et la juridiction : Il n est pas permis à l organisme consultatif de présenter des recommandations auprès du comité permanent sur une question sur laquelle le Conseil s est déjà prononcé au cours des 12 derniers mois du mandat du Conseil, sauf si celui-ci a rouvert le dossier et autorisé l organisme consultatif à le faire. Page 9/12

10 [Remarque : Durant son mandat, le Conseil peut rouvrir une décision prise au cours des 12 derniers mois si : (b) un membre du Conseil qui a voté avec la majorité présente un avis de motion pour rouvrir ladite décision; et les deux tiers des membres du Conseil présents votent pour le rouvrir.] Une motion liée à une question non définie par le mandat d un organisme consultatif n est pas recevable. (30) Votes : Chaque membre, y compris le président, a droit à un vote, sauf si la loi l interdit (par exemple, en cas de conflit d intérêts) pour lequel le secrétaire devra inscrire le nom du membre qui n a pas voté et la raison pour laquelle il agit ainsi. Une égalité des votes signifie que la motion n est pas adoptée. Une motion n est pas obligée d être appuyée. (31) Les votes peuvent être pris séparément : À la demande d un membre, et si le président est satisfait qu une question à l étude contienne des propositions distinctes, le vote pour chaque proposition peut être pris séparément. (32) Ordre des votes : Lorsqu un vote est pris, l ordre des votes sera comme suit, sauf décision contraire de l organisme consultatif : [1] à la motion de renvoi; [2] à la motion à reporter; [3] à la motion de recevoir et de ne prendre aucune mesure; [4] à toute modification apportée à une motion, puis à la motion même. Page 10/12

11 INDEX Sujet Paragraphe Absence du président 21 Absence d un membre de la collectivité 7 Organisme consultatif relevant du comité permanent 6 Ordre du jour - date limite - points supplémentaires - points urgents Application des règles de procédure : 5 Président - nomination du président - responsabilités du président Conflit d intérêts 22 Conflit avec le mandat 4 Définitions 2 Députations 23 Principes d interprétation 3 Réunions - calendrier des réunions - président par intérim - réunions à huis clos - réunions spéciales 16 16(1) 17 17(c) Comptes rendus 15 Motions - motion - motion d ajournement - motion à reporter ou de renvoi - ordre de la parole 8 10(1), 10(2) Panneaux de conservation rapport à Toronto Preservation Board 6(2) But des réunions et des règles 1 Quorum absence du président 21 - absence d un membre de la collectivité 7 - absence du quorum 19 - perte de quorum durant une réunion 20 Réexamen d une question déjà examinée par le Conseil 29 Règles des débats - conflit d intérêts - députations - débat officiel - motion d ajournement - motion à reporter ou de renvoi - ordre de la parole Page 11/12

12 Sujet Paragraphe - ordre des votes - réexamen d une question déjà examinée par le Conseil - consentement unanime - votes - votes peuvent être pris séparément Secrétaire 11 Mandat - conflit avec les règles de procédure 29 Consentement unanime 25 Vice-président - nomination - responsabilités Votes - ordre des votes - votes séparées - égalité des votes (2) Page 12/12