DOSSIER DE L EXPOSANT 3 ET 4 DÉCEMBRE 2016 HÔTEL DIEU - TOULOUSE

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Sabine Paul
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1 DOSSIER DE L EXPOSANT 3 ET 4 DÉCEMBRE 2016 HÔTEL DIEU - TOULOUSE

2 LES HORAIRES MONTAGE DES STANDS VENDREDI 2 DÉCEMBRE - DE 16H À 19H ET SAMEDI 3 DÉCEMBRE - DE 8H À 10H OUVERTURE AU PUBLIC SAMEDI 3 DECEMBRE DE10h À 19H DIMANCHE 4 DÉCEMBRE DE10h À 19H DÉMONTAGE DES STANDS DIMANCHE 4 DÉCEMBRE DE19h À 21h LES HORAIRES DE MONTAGE ET DE DÉMONTAGE DOIVENT ÊTRE IMPÉRATIVEMENT RES- PECTÉS POUR DES RAISONS D ORGANISATION ET DE SÉCURITÉ. LES DÉPASSEMENTS NE SERONT PAS AUTORISÉS, AUCUNE DÉROGATION NE POURRA ÊTRE ACCORDÉE.

3 CONTACTS TEND M 2, rue du château Trompette BORDEAUX contact@tendm.net INTERLOCUTEURS Fabrice et Laure GUÉRINEAU Paul AMIET Mélanie BAS Claire ROUDET Yasmine CHIOUAR Louise HAVARD LIEU Hôtel Dieu 2 Rue Viguerie Toulouse ACCÈS Métro : Saint Cyprien République

4 DECORATION & AMBIANCE Voici l ambiance et la scénographie générale de l événement. Merci de respecter les codes couleurs ainsi que le thème dans votre espace. Merci de valider en amont avec l équipe organisatrice pour les mobiliers et décorations à apporter. Le «code - couleur» :

5 INDICATIONS TABLE HAUTE 70*70*110 finition bois gris clair ou finition bois verni TABOURET HAUT 40*35*H90 hauteur assise 76cm MOBILIER DE CHAQUE EXPOSANT 1 Table haute + 3 Tabourets La couleur du mobilier dépendra de la pièce dans laquelle vous serez situé. LE MOBILIER SUPPLÉMENTAIRE APPORTÉ PAR LES EXPOSANTS DEVRA CORRESPONDRE IMPÉRATIVEMENT À LA PLANCHE DÉCORATION AFIN D AVOIR UNE AMBIANCE GÉNÉRALE COHÉRENTE. AFIN DE RESPECTER L AMBIANCE VOULUE DE L ÉVÉNEMENT, AUCUN SUPPORT DE TYPE KAKÉMONO OU BACHE NE SERA ADMIS SUR LE LIEU DE L ÉVÉNEMENT. Une enseigne (réalisée par nos soins) sera positionnée sur votre table indiquant votre nom ainsi que votre domaine d activité. ESPACE ALLOUÉ PAR EXPOSANT 2,5m X 2,5m Aucune cloison entre les espaces DOMAINES SPÉCIFIQUES Les boutiques de robes et de costumes sont autorisées à apporter 3 bustes ou 1 portant.

6 EXEMPLES D ESPACES (EDITION TEND M BORDEAUX)

7 PLAN DE L HÔTEL DIEU CHAPELLE ESPACE ATELIERS ESPACE INSPIRATION ESPACE INSPIRATION ESPACE INSPIRATION ACCUEIL SALLE DES PELERINS ENTRÉE ESPACE RESTAURATION ESPACE INSPIRATION ATTENTION : CE PLAN EST UN PLAN PROVISOIRE AFIN DE VOUS PROJETER L organisation se réserve le droit de «placer» les exposants en fonction du domaine d activité et de l univers du prestataire. Le plan n étant pas à l échelle, le nombre d espace est donc indicatif. Les espaces inspirations ainsi que restauration sont en cours d élaboration en fonction du dossier «sécurité» ainsi que des installations électriques. SALLE DES COLONNES

8 PLAN DE COMMUNICATION Voici le détail du plan de communication mis en place : Affichage : 120 panneaux 8m 2 réservés sur Toulouse et ses alentours, Partenariat radio avec Chérie FM, 2000 invitations papier diffusées directement aux futurs mariés, Campagne de 2 mois d Adwords : récupération des coordonnées des futurs mariés afin de leur envoyer par courrier et sms des invitations, Campagne de 3 mois de sponsoring facebook (événement & page), Communiqué de presse auprès des journalistes et blogueuses de la région. Voici les outils à votre disposition pour communiquer : Les éléments «papiers» partiront par courrier d ici quelques jours et les éléments «numériques» sont à télécharger sur notre site internet (lien dans le corps du mail). Invitations pour les futurs mariés (papier et numérique) Affiches A4 (horizontale et verticale) (papier et numérique) Bannière Facebook Bannière web Logo Fond fleuris Communiqué de presse Planche tendances

9 CONSEILS POUR MON FESTIVAL Il est important de bien préparer un festival en amont afin que tout se déroule de façon optimale. Ainsi il ne faut pas hésiter à entamer ses démarches à l avance. Quoi faire avant le festival? Organiser en amont la constitution de l équipe présente sur le festival et sa formation ; Prévoir vos supports de communication en nombre suffisant : cartes de visite, flyers, plaquettes, brochures, books, formulaires de contact etc. Prévoir l aménagement et la décoration pour vous mettre le plus en valeur et vous adapter à l ambiance générale ; Communiquer les dates du festival à vos contacts dès que possible et transmettre des invitations privilégiées à vos clients et prospects ; Prévoir la communication autour de votre présence sur le festival (Internet, réseaux sociaux) et favoriser le marketing viral ; Réfléchir aux offres commerciales réservées à la période du festival pour qu elles répondent au mieux aux attentes des visiteurs. Quoi faire pendant le festival? Venir avec votre plus beau sourire! Les visiteurs apprécient toujours la bonne humeur. Il est important pour faire des affaires de se mettre en avant. Le festival Tend M est une bonne occasion pour mettre vos atouts en avant. Une fois l installation terminée et les impératifs techniques gérés, c est à vous de jouer. La détermination et l ambiance de l espace jouent dans l établissement d une relation commerciale. Au delà de la présentation des produits/services il faut gérer le festival pour atteindre l objectif commercial que vous vous êtes fixé. N hésitez pas à multiplier les contacts et les propositions commerciales; Au delà des visiteurs eux-mêmes vous pouvez nouer de bonnes relations avec les autres exposants qui peuvent être d excellents apporteurs d affaires ou devenir eux-mêmes des clients. Quoi faire après le festival? Evaluer les résultats et faire un bilan concret. Noter les choses à améliorer pour l année suivante tant que les souvenirs sont bons. Gérer immédiatement les contacts pris en gardant le lien avec eux.

10 RÉGLEMENT INTÉRIEUR Il est interdit de : Exposer une activité différente de celle pour laquelle le contrat a été signé (par exemple, je contracte pour une activité de fleuriste et je vends des robes de mariée sur mon stand); Distribuer des flyers et publicités en dehors de son espace; Faire de la publicité pour une autre entreprise que la sienne sur son espace, y compris des partenaires n étant pas sur le salon; Mettre des publicités sur les véhicules garés sur le parking; Participer au salon si la facture n est pas soldée avant l installation; Démonter le stand avant la fermeture officielle du salon (dimanche 19h); Cloisonner l espace et nuire à la visibilité des stands limitrophes; Utiliser de matériel audiovisuel, dont la puissance dépasse 30 décibels; Laisser de documentation sur les autres espaces ou sur des espaces de décoration. Règles juridiques : Le personnel présent sur vos stands durant toute la durée du salon et pendant l installation du stand, doit être déclaré, sous contrat de travail et être conforme à la législation en vigueur; Les règles concernant le travail le dimanche doivent être respectées selon votre convention collective; La participation gracieuse de membres de la famille ou des amis n est pas tolérée par le législateur; Les prix doivent être affichés et disponibles sur demande; Les produits et services vendus sur le salon doivent donner lieu à facturation; L assurance en responsabilité civile est obligatoire.

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