Guide utilisateur Application Gestion de club. Accès à l application GESTION DE CLUB. Les étapes :

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1 Accès à l application GESTION DE CLUB Les étapes : 1/ Ouverture d un accès club : En la sollicitant auprès du Comité. Qui fera envoyer par mail les paramètres de connexion au super administrateur. 2/A la première connexion faite par le super administrateur : CONFIGURATION Configurer l application avec les informations du club : 2 types d informations : Les informations déjà renseignées au niveau de votre ligue et que vous retrouverez dès la première connexion : (pas de re saisie d information) o Les personnes en fonction dans votre club o Vos installations (adresses et courts) o Vos licenciés (millésime en cours millésime n-1 et n-2) Les informations spécifiques au club, nécessaires à sa gestion! Avant d entrer dans cette application, il est nécessaire que le club réfléchisse sur La façon avec laquelle il fonctionne aujourd hui les objectifs qu il souhaite atteindre à travers l utilisation de cet outil les domaines qu il souhaite gérer la façon avec laquelle il va faire vivre cet outil (les ressources humaines) A partir de cette réflexion, le club pourra ou non activer les options qui s offrent à lui. (Paramétrage fonctionnalités) o o o o Les formules d accès au club Les produits / services du club Les créneaux d accès à la réservation pour chacun des courts du club L organisation de l Espace adhérent du club interface de connexion pour les adhérents Cette étape de configuration de l outil est essentielle pour un bon fonctionnement de l application avec les propres spécificités du club en ligne.doc Page 1 sur 33

2 Paramétrage : Les fonctionnalités pré cochées sont indispensables au bon fonctionnement de l outil (et ne peuvent être désactivées) En revanche, le club est libre d y ajouter les modules optionnelles : Produit/Service Réservation Communication Paiement et consommation Stock Aides/Subventions Plan comptable Remise de chèque. Visualisation du RIB renseigné par la ligue Toute modification du RIB passe par la ligue régionale. en ligne.doc Page 2 sur 33

3 Le club renseigne à cet endroit ses dates années adhésion. (ex : dates année d adhésion = dates année licence FFT ou dates année adhésion = 01/01 au 31/12/ ) C est par ce point d entrée que le club choisira son interface Espace adhérent sur lequel les adhérents viendront se connecter pour effectuer : réservation, recherche de partenaires. Personnes en fonction : en ligne.doc Page 3 sur 33

4 Le super administrateur affectera à une ou plusieurs personnes en fonction dans son club des droits utilisateurs sur l application. On ne pourra affecter qu un profil utilisateur qu à une personne en fonction dans le club Les profils utilisateurs sont : Installations : Le club visualise les adresses d installations déjà renseignées dans l application administrative. Il pourra si besoin les compléter, les modifier, ou en ajouter de nouvelles. Courts : en ligne.doc Page 4 sur 33

5 Sur le même principe, le club pourra visualiser l ensemble des courts déjà enregistrés par la ligue. En se positionnant sur 1 court,, le super administrateur pourra ouvrir la fiche de ce court, apporter des corrections si besoin, et paramétrer celui-ci pour sa mise à disposition à la réservation : en ligne.doc Page 5 sur 33

6 Le super administrateur définira pour chaque court ouvert à la réservation via l outil, la durée des créneaux de réservation (incrément) ainsi que l heure de début et de fin de réservation Permet de gérer la notion d interruption de mise à disposition à la réservation pour le court sélectionné en ligne.doc Page 6 sur 33

7 Formules d accès au club : Le super administrateur y renseignera l ensemble des formules d accès créé par le club Par type (Cotisation ou Enseignement) et sous type (Abonnement ou Carnet de tickets) Il y indiquera également le nb de réservations simultanées autorisées par défaut ainsi que l ordre d affichage de la formule dans la liste présentée aux adhérents dans l Espace adhérent. Gestion de la notion de visible ou non au public Une fois la formule créée, l utilisateur définira les créneaux de formule par court disponibles à la réservation, ainsi qu un tarif de vente et des dates de validité de la formule. L utilisateur pourra renseigner plusieurs tarifs sur différentes années adhésions, mais un seul pourra être mis en vente. Produits/Services : Le club pourra y renseigner les produits services qu il est amené à gérer : en ligne.doc Page 7 sur 33

8 Il y associera par produit : La notion de gestion de stock ou non Un tarif (l ajout d un nouveau tarif viendra, de fait, mettre une date de fin au tarif précédent) Fiche signalétique club : ADHERENT Gestion : Recherche d adhérent par association de critères ou ajout d adhérent au club Sans aucun critère de recherche renseigné, le résultat fait apparaitre l ensemble des licenciés au club sur l année sportive en cours + les 2 années licences antérieures. Ex en 2009 (année sportive) le résultat fait apparaitre l ensemble des licenciés au club en les licenciés au club dont la dernière licence connue à la FFT est de 2008 ou en ligne.doc Page 8 sur 33

9 Attribution de formule : Il s agit de pouvoir attribuer en masse une formule d accès au club L attribution de formule peut se faire également par la fiche joueur onglet Adhésion - cf Fiche Adhérent Répartition des Adhérents : Une fois les formules affectées à chaque adhérent, éditer pour une année d adhésion les listes d adhérents par formule en ligne.doc Page 9 sur 33

10 Regroupement familial : C est par ce point d entrée que le club va créer ses regroupements familiaux. o Création du regroupement familial o Affectation des adhérents dans le regroupement créé o Choix du chef de famille Emargement A compléter Validation des pré inscriptions Il s agit de visualiser et de valider ou non à cet endroit, par formule, la liste des futurs adhérents ayant choisi, en ligne, via l Espace adhérent, leur formule d accès. en ligne.doc Page 10 sur 33

11 Côté Espace adhérent : RESERVATION Tableaux par court Tableaux par jour Permet de choisir le type d affichage souhaité Par court : en ligne.doc Page 11 sur 33

12 Par jour : Réservations permanentes : Rechercher ou enregistrer des réservations permanentes (Réservation tournoi compétitions ) Les réservations de type enseignement seront enregistrées dans la partie enseignement groupe réservations : Réservations enseignement : Le point d entrée Réservation enseignement disponible dans ce chapitre Réservation permet une recherche de tout ou partie des réservations Enseignement Statistiques : Permet à l utilisateur d avoir une vision rapide : en ligne.doc Page 12 sur 33

13 Du taux d occupation par courts, par créneaux horaires et sur une période déterminée. Du nombre de réservation effectué par adhérent sur la période considérée (y compris les adhérents avec aucune réservation) Du nombre de réservation par type (Individuelle permanente Enseignement) COMMUNICATION Messages : Il s agit d un outil permettant aux gestionnaires du club de communiquer vers une population ciblée ou non Documents administratifs : C est en quelque sorte la boite à archive du club dans lequel les dirigeants pourront y stocker un minimum de documents administratifs. en ligne.doc Page 13 sur 33

14 Export CMS : Mise à jour du CMS fédéral à partir des informations renseignées dans l application. Les informations mises à jour sont : A compléter LICENCE Attribution : Il s agit de rechercher tous les adhérents et ancien licencié du club (dont la dernière licence connue est antérieure au millésime en cours et rattachée au club.) et de proposer à l utilisateur de leur attribuer une licence pour le millésime ouvert. en ligne.doc Page 14 sur 33

15 Attestation : Délivrer de façon unitaire ou pour plusieurs licenciés une attestation de licence sur l année sportive en cours en ligne.doc Page 15 sur 33

16 Changements de club : Permet à l utilisateur d éditer la liste de l ensemble des licenciés qui on choisit sur le millésime sélectionné d être licencié dans un autre club (licenciés au club l année précédente) qui on choisit de prendre leur licence cette année dans le club (licencié dans un autre club l année n-1) Détail des effectifs : Il s agit d avoir un comparatif d une année sur l autre de la répartition des LICENCIES du club par catégorie d âge. Attention LICENCIE club ne veut pas forcément dire ADHERENT du club. en ligne.doc Page 16 sur 33

17 Statistiques : Dans ce chapitre, les statistiques produites permettent de travailler sur les notions de FIDELISATION ou d ABANDON de licenciés à la FFT Attention, on ne parle pas d adhérent dans ce chapitre! Fidélisation : Abandon : ENSEIGNEMENT en ligne.doc Page 17 sur 33

18 Groupes : Cet outil va permettre à l utilisateur de constituer ses groupes Enseignement Ecole de Tennis Stages La création du groupe : Une aide à la constitution du groupe est proposée : La liste d élèves que le système proposera à l utilisateur pour former son groupe tiendra compte de différents éléments : l adhésion à une formule Enseignement Les disponibilités recherchées par l enseignant pour réunir son groupe : Ex mercredi de 14h à 15h Information renseignée dans l onglet Le Niveau de Jeu recherché Information renseignée dans la fiche joueur Le Test Ecole souhaité - Information renseignée dans la fiche joueur Dès lors que ces éléments seront précisés, le système retournera dans l onglet puis la liste de l ensemble des adhérents qui potentiellement répondent aux critères recherchés : en ligne.doc Page 18 sur 33

19 Cette liste est une proposition faite à l utilisateur La sélection des élèves sera faite par l utilisateur. La liste ci-dessus n est qu une aide à la décision. Une fois le groupe constitué, l utilisateur procèdera à la réservations des courts nécessaire au bon fonctionnement de son groupe ( Réservations identiques aux Disponibilités souhaitées) Si le groupe fonctionne sur une durée (année scolaire généralement si école de tennis), déterminée lors de la constitution du groupe il sera possible de renseigner, dans la période de fonctionnement, des interruptions (ex vacances scolaires) Cette action aura pour but de libérer les créneaux de réservation bloqués. L utilisateur pourra gérer également le remplacement de l enseignant responsable du groupe : Edition des Groupes par journée : en ligne.doc Page 19 sur 33

20 Relevés enseignant : S appuyant sur la constitution des groupes [ enseignant responsable remplacement ], l outil va restituer sur une période déterminée par l utilisateur le relevé d heures théorique par enseignant. en ligne.doc Page 20 sur 33

21 Officiels de la compétition : Permet d éditer la liste détaillée de l ensemble des personnes titulaires d un grade d officiel de la compétition et licenciés dans le club. GESTION FINANCIERE Paiement : Point d entrée par lequel l utilisateur va pouvoir saisir ou consulter des règlements (règlement de cotisation produits ) enregistrés pour le compte d un adhérent. en ligne.doc Page 21 sur 33

22 A noter que cette opération est possible également à partir de la fiche de l adhérent Achat : Enregistrement de l achat d un produit par un adhérent. Constatation d une dette pour un adhérent. Validation des licences : Cette étape permet au club de valider le paiement des licences attribuées (cf point Licence attribution), et ainsi leur prise en compte sur le serveur informatique de la FFT. Etape également au cours de laquelle la suppression d une licence attribuée est possible. (avant validation du paiement) Prélèvement des licences : en ligne.doc Page 22 sur 33

23 Affiche l historique des prélèvements qui ont été fait ou qui seront effectués sur le compte du club. Affichage par date de prélèvement accès possible au détail de chacun des prélèvements Liste des prélèvements par date : Détail d un prélèvement : Par nature de licence et catégorie (Jeunes Adultes) Par liste des licences (liste nominative des licences enregistrées) Stock : Enregistrement et consultation d entrées et de sorties de produit sur lesquels la notion de stock est géré. (Paramètre déterminé dans le chapitre Configuration Produit / service) en ligne.doc Page 23 sur 33

24 Consultation des mouvements de stock : Aide : Affichage de la liste des aides versées au club en ligne.doc Page 24 sur 33

25 RECETTE DEPENSE Plan comptable : La liste des principaux comptes de charges et de produits existants dans le plan comptable de la FFT est mise à disposition du club. Le club a la possibilité d ajouter des comptes en ligne.doc Page 25 sur 33

26 Affectation de compte : Affecter une charge ou produit existant à un compte de comptabilité générale. Permet une ventilation automatique des charges et produits. Gestion des chèques : A l enregistrement d un paiement par chèque, (Gestion financière paiement) l utilisateur à la possibilité d indiquer la date à laquelle le chèque doit être encaissé. en ligne.doc Page 26 sur 33

27 Cette information est ensuite reprise dans ce chapitre Gestion des chèques. L utilisateur peut alors déclencher la remise en banque des chèques suivant les dates d encaissement souhaitées et générer ainsi le bordereau de remise de chèque correspondant Chèques non remis : Liste des bordereaux : en ligne.doc Page 27 sur 33

28 Recettes Dépenses : Il s agit d établir la liste complète de l ensemble des Recettes et / ou dépenses enregistrées sur un exercice sur une période donnée en isolant ou non les recettes / Dépenses ventilées ou non en ligne.doc Page 28 sur 33

29 Budget prévisionnel : A compléter Export comptable : A compléter LA FICHE ADHERENT Identité : c est la carte d identité du membre du club En plus des informations (adresse civilité ) sont disponibles également des informations pratiques pouvant être utilisées ensuite par le club : Niveau de Jeu Test Ecole en recherche de partenaire Certificat médical licencié dans un autre club en ligne.doc Page 29 sur 33

30 Accès : c est là que l on ouvre l accès à l Espace adhérent de l adhérent les paramètres login et mot de passe sont envoyés ensuite par mail Licences : Reprend l historique complet des licences détenues par le membre depuis sa première licence à la FFT. L attribution de la licence pour l année en cours peut se faire également par ce point d entrée. (cf également : point pour l attribution de la licence Licence Attribution) L édition de l attestation de licence de l année en cours se fait également par cet onglet. Adhésions : reprend la liste complète par année adhésion des formules d accès au club choisi par l adhérent. Chaque ligne peut être ouverte et ainsi donner l accès en détail au détail des informations de la formule. (tarif durée montant facturé ) L ajout d une formule peut être faite également par ce point du menu (Autre point d entrée : Adhérent Attribution des formules) Ajout, visualisation et suppression des disponibilités de jeu de l adhérent : Ces disponibilités seront exploitées par le club si l adhérent a souscrit une formule de type école de tennis ou stage. Aide à la constitution des groupes Enseignement Groupes Elèves - Ajout Le système analysera les disponibilités renseignées dans le cadre de la constitution du groupe et celles de l adhérent. Si dispositions adhérent = dispositions groupe, alors Si dispositions adhérent différent de dispositions groupe, alors en ligne.doc Page 30 sur 33

31 visibles dans l Espace adhérent si l adhérent accepte que ses informations soient visibles des autres membres du club. Réservations : C est une photographie de l historique complet, passé et à venir de l ensemble de ses réservations (dont il est à l origine ou partenaire) Pas d ajout à ce niveau Classement : C est une photographie de l historique complet, passé et actuel des classements de l adhérent. Le dernier classement affiché sur le millésime correspond toujours au dernier classement calculé (final ou intermédiaire) Compte : C est le récapitulatif de l ensemble des formules d accès au club que l adhérent a contracté ainsi que les produits / services achetés par ce dernier. L affichage de ces informations est faite par millésime et par ordre chronologique décroissant. Apparait en haut de cette liste le solde du compte (tous millésimes confondus) Il est possible d ajouter directement à partir de la fiche joueur compte un Achat ou un paiement en ligne.doc Page 31 sur 33

32 L ajout d un Achat est possible également via Gestion financière Achat L ajout d un paiement est possible également via Gestion financière - Paiement Fonctions : Il s agit de la liste complète de l ensemble des fonctions occupées par l adhérent (niveau club comité département) Le club peut enregistrer et mettre fin aux différentes fonctions renseignées au niveau club. L ESPACE ADHERENT Réservation Mes réservations : Liste de mes réservations à venir. Suppression possible en ligne.doc Page 32 sur 33

33 Adhérents du club : Joueurs Permet à l adhérent d afficher la liste des autres adhérents au club qui auront, au préalable, autorisé à ce que leurs informations soient consultées La fiche individuel du joueur : Mes données : Ma fiche Identité : Permet à l adhérent d avoir accès à l ensemble de ces données en consultation et en modification (adresse postale téléphones témoins CNIL ) Mot de passe : Consultation et modification du mot de passe adhérent Adhésion : récapitulatif des formules d adhésion contractées par l adhérent Disponibilités : Ajout et suppression des disponibilités adhérent Compte : récapitulatif de l ensemble des mouvements enregistrés pour l adhérent (choix des formules d adhésion achat de produits règlements ) en ligne.doc Page 33 sur 33

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