PLATEFORME DES ACHATS DE L ANFH CÔTÉ PRESTATAIRES. Version juin 2014

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1 PLATEFORME DES ACHATS DE L ANFH CÔTÉ PRESTATAIRES Version juin 2014

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3 SOMMAIRE 1. Première connexion, inscription de l entreprise sur la plateforme... 4 Compte de mon Entreprise... 6 Rubrique «Identification du siège social»... 7 Rubrique «Description d activité»... 8 Rubrique «Espace documentaire - Coffre-fort Entreprise» Page d accueil après connexion à un compte existant Fonctionnalités du menu latéral Accès aux consultations en cours (en accès public*) à tous les prestataires Accès aux consultations en cours avec accès restreint Accéder au DCE, poser une question, répondre à une consultation (*) Il s agit des consultations lancées en marché à procédure adaptée (MAPA) ou appel d offres formalisé. Plateforme d achat de formation / Guide utilisateur entreprise I version juin

4 1. Première connexion, inscription de l entreprise sur la plateforme S il s agit d un prestataire organisé de façon décentralisée (un siège et des antennes régionales, par exemple), l inscription doit être faite par le siège, administrateur du compte «entreprise» du prestataire. Chaque délégation régionale pourra créer son compte personnel en utilisant le numéro de SIREN de l entreprise et son numéro de SIRET. Le nouvel utilisateur immatriculé en France, saisit son numéro de SIREN/SIRET. La page suivante s affiche. Le SIRET : constitution Cet identifiant numérique de 14 chiffres est articulé en deux parties : - la première est le numéro SIREN (Système d Identification du Répertoire des ENtreprises) de l'entreprise (ou unité légale ou personne juridique) à laquelle appartient l'unité SIRET ; - la seconde, appelée NIC (Numéro Interne de Classement), se compose d'un numéro d'ordre séquentiel à quatre chiffres attribué à l'établissement et d'un chiffre de contrôle (clé de contrôle), qui permet de vérifier la validité de l'ensemble du numéro SIRET. Exemple : correspond au septième établissement de l'entreprise au numéro SIREN Plateforme d achat de formation / Guide utilisateur entreprise I version juin 2014

5 Renseigner les coordonnées du siège social de l entreprise. Les rubriques signalées par une astérisque rouge sont à renseigner obligatoirement. Renseigner les coordonnées du compte administrateur de l entreprise, ou du compte rattaché à l entreprise par le numéro de SIREN. Cliquer sur «Enregistrer» pour terminer l ouverture du compte. La page suivante s affiche. Plateforme d achat de formation / Guide utilisateur entreprise I version juin

6 Compte de mon Entreprise Bien qu il ne soit pas bloquant, pour l ouverture d un compte prestataire, que les informations liées au «compte de mon entreprise» ne soient pas renseignées, il est très vivement recommandé de les compléter de manière exhaustive. Ces informations sont des aides à la recherche de prestataires à consulter par les acheteurs (établissements de santé et ANFH), dans la base de données constituée des entreprises inscrites sur la plateforme des achats de l ANFH. Mon compte personnel : - pour modifier les informations concernant un compte personnel (Le compte administrateur ne peut pas être supprimé). Compte de mon Entreprise : - pour modifier les informations concernant le siège social (Cf. page 7) - pour finaliser la description de votre activité (Cf. page 8) - pour alimenter l espace documentaire coffre-fort de l entreprise (Cf. page 9) Utilisateurs de mon Entreprise : - pour accéder à la liste des utilisateurs/collaborateurs de mon entreprise 6 Plateforme d achat de formation / Guide utilisateur entreprise I version juin 2014

7 Rubrique «Identification du siège social» Coordonnées du siège social de l entreprise. Plateforme d achat de formation / Guide utilisateur entreprise I version juin

8 Rubrique «Description d activité» La ou les adresses électroniques saisies dans le champ «contact demande de devis» sont celles auxquelles sont adressées les invitations à candidater, si les acheteurs exécutent sur la plateforme une recherche de prestataires à consulter. Il est donc essentiel de renseigner cette rubrique avec attention. Plusieurs adresses électroniques peuvent être saisies, séparées par une virgule. Le champ «contact demande de devis» est accessible uniquement à partir du compte administrateur de l entreprise. L adresse du site internet de l entreprise peut le cas échéant, être renseignée. Cette rubrique vous permet de présenter plus finement les activités de votre entreprise. Ces informations seront visibles par les acheteurs lors de la recherche de prestataires à consulter. En cliquant sur «Editer le tableau», la fenêtre ci-dessous s affiche afin de compléter les informations clés des derniers exercices. 8 Plateforme d achat de formation / Guide utilisateur entreprise I version juin 2014

9 Rubrique «Espace documentaire - Coffre-fort Entreprise» L espace documentaire - coffre-fort de l entreprise, est utile pour disposer les documents administratifs demandés systématiquement par les acheteurs à la remise d une candidature, ou lors de l attribution des marchés (certificats fiscaux et sociaux, KBis, etc ). En cliquant sur «Ajouter un document», la fenêtre ci-dessous s affiche. Renseigner les champs, télécharger le fichier et cliquer sur «Valider». En choisissant Oui, le document sera accessible aux acheteurs dans le cadre du dépôt d une offre par votre entreprise. Plateforme d achat de formation / Guide utilisateur entreprise I version juin

10 Cf. page Page d accueil après connexion à un compte existant Plateforme d achat de formation / Guide utilisateur entreprise I version juin 2014

11 1 Mon compte personnel Pour modifier ses coordonnées Pour supprimer un compte personnel 3 Se préparer à répondre Pour tester la configuration de son ordinateur Pour s entraîner sur une consultation test 2 Service «Dématérialisation des marchés publics» Mes alertes : pour définir une alerte répondant à critères prédéfinis pour être averti en temps réel des informations qui vous sont utiles. Mes réponses : pour accéder directement à toutes les offres déjà déposées sur la plateforme par votre entreprise. Afin de préparer sa réponse électronique, il est nécessaire d anticiper la bonne configuration de son poste de travail. Pour effectuer le test, cliquer sur «tester la configuration de mon poste». Le test de configuration vérifie successivement le système d exploitation, le navigateur, l environnement Java, le lancement de l applet et la capacité cryptographique du poste de travail. Flux RSS : il s agit d une fonctionnalité pré paramétrée permettant aux prestataires d'être tenu informés des nouvelles consultations mises en ligne et des informations complémentaires communiquées par les acheteurs sur les consultations en cours. Le format «RSS» («Really Simple Syndication») permet ainsi de décrire de façon synthétique le contenu d'un site web, dans un fichier au format XML afin de permettre son exploitation par des tiers. Le fichier RSS, appelé également flux RSS, contenant les informations à diffuser, est maintenu à jour afin de constamment contenir les dernières informations publiées. Mon panier : pour accéder en un clic aux consultations en cours ou clôturées mises en panier, pour les lire et/ou y répondre ultérieurement. Plateforme d achat de formation / Guide utilisateur entreprise I version juin

12 Cf. page Fonctionnalités du menu latéral Plateforme d achat de formation / Guide utilisateur entreprise I version juin 2014

13 MON PANIER 1 Accès aux consultations en cours que vous avez mises en panier : toutes, avec retrait, avec questions posées, avec dépôt d offres ou avec messages échangés 2 Accès aux consultations que vous avez mises en panier, mais clôturées 3 Accès aux consultations que vous avez mises en panier, par une recherche multicritères. CONSULTATION EN COURS 4 Recherche d une consultation par mot clés 5 Accès à l ensemble des consultations en cours 6 Recherche d une consultation sur des critères précis Autres annonces 7 Accès à l ensemble des annonces d information 8 Accès à l ensemble des annonces d attribution 9 Recherche d une annonce d information ou d attribution par mot clés Les fonctionnalités liées aux autres annonces ne sont pas utiles aux prestataires, les acheteurs publiant uniquement des consultations sur cette plateforme. Liste des marchés conclus OUTILS DE SIGNATURE 11 Accès à la fonction de signature électronique individuelle d'un fichier à transmettre (signature en ligne) 12 Accès à la fonction de vérification de signature électronique d'un fichier reçu AIDE Pour utiliser ces fonctionnalités, le prestataire doit avoir préalablement téléchargé un certificat de signature (Cf. chapitre 7, certificats et signatures électroniques, en page 20). 13 Téléchargement du guide d utilisation Assistance à la connexion et à l utilisation de la plateforme : coordonnées téléphoniques de la hot line dédiée aux prestataires Outils informatiques : téléchargement d outils d informatiques (Java, 7Zip, ) nécessaires au bon fonctionnement de la plateforme et aux réponses électroniques SE PREPARER A REPONDRE Accès au test automatique de la configuration du poste de travail Accès aux consultations tests 10 Accès à la liste des marchés attribués précédemment Plateforme d achat de formation / Guide utilisateur entreprise I version juin

14 4. Accès aux consultations en cours (en accès public*) à tous les prestataires En cliquant sur «Toutes les consultations», rubrique 2 de la page d accueil, la liste des consultations en cours s affiche. L authentification du prestataire n est pas requise pour accéder à cette page. Sur la page d accueil, cliquer : - sur «Toutes les consultations» dans le menu latéral si vous êtes authentifié, - ou sur «Voir les consultations en cours» si vous n êtes pas authentifié. La page suivante s affiche. (*) Il s agit des consultations lancées en marché à procédure adaptée (MAPA) ou appel d offres formalisé. 14 Plateforme d achat de formation / Guide utilisateur entreprise I version juin 2014

15 Accès aux légendes. Accès à la consultation. Cliquer ici, et voir page 19. Accès au test de la configuration du poste de travail. Mise en panier. Cliquer ici pour mettre la consultation en panier. Il est nécessaire d être authentifié pour accéder à cette fonctionnalité. Cette icône est présente lorsque la consultation est allotie. Le prestataire clique ici pour afficher le détail des lots. Légende des icônes correspondant aux formats de réponse attendus : Plateforme d achat de formation / Guide utilisateur entreprise I version juin

16 5. Accès aux consultations en cours avec accès restreint Une consultation peut être publiée par l entité acheteuse en accès restreint. Dans ce cas, le prestataire consulté doit avoir été destinataire d une invitation à concourir, lui communiquant la référence (ou numéro) de la consultation et le code d accès associé pour accéder aux documents de la consultation. L authentification du prestataire n est pas requise pour accéder à cette page. Sur la page d accueil, cliquer : - sur «Recherche avancée» dans le menu latéral si vous êtes authentifié, - ou sur «Rechercher une procédure restreinte» si vous n êtes pas authentifié. La page suivante s affiche. 16 Plateforme d achat de formation / Guide utilisateur entreprise I version juin 2014

17 Sélectionner : - «ANFH et délégations régionales» si la consultation est à l initiative de l ANFH, - «Établissements de la Fonction publique hospitalière» si la consultation est à l initiative d un établissement de santé. Pour accéder à une consultation en accès restreint Saisir la référence et le code d accès restreint, communiqués dans l invitation à concourir envoyée par l entité acheteuse. Cliquer ici pour lancer la recherche. Plateforme d achat de formation / Guide utilisateur entreprise I version juin

18 6. Accéder au DCE, poser une question, répondre à une consultation Cliquer ici pour accéder à la consultation. La page suivante s affiche. 18 Plateforme d achat de formation / Guide utilisateur entreprise I version juin 2014

19 Accès au test de la configuration du poste de travail et aux consultations de test. Onglet «Publicité / Téléchargement. Cliquer sur l onglet «Question» pour poser une question relative à la consultation (nom, prénom, adresse courriel et numéro de déclaration d activité du prestataire obligatoires). Cliquer sur l onglet «Dépôt» pour pour répondre à une consultation en déposant une offre (inscription et authentification obligatoire). Cliquer ici pour télécharger les documents de la consultation : - Avis de publicité pour les procédures d appel d offres adaptées et formalisées (accès libre), - Dossier de consultation, quelle que soit la procédure d achat (nom, prénom, adresse courriel et numéro de déclaration d activité du prestataire obligatoires). Cliquer sur l onglet «Messagerie sécurisée» pour accéder aux messages échangés et concernant cette consultation. Plateforme d achat de formation / Guide utilisateur entreprise I version juin

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