Service Intercommunal d Aide au Classement et à la Valorisation des Archives FICHE INFORMATIVE N 2 L A COMMU N IC AT I O N DES AR C HIVES

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1 Département des Alpes -de-haute-provence CENTRE DE GESTION DE LA FONCTION PUBLIQUE TERRITORIALE Rue de Font de Lagier - BP VOLX - Tél Fax Site web : Service Intercommunal d Aide au Classement et à la Valorisation des Archives FICHE INFORMATIVE N 2 L A COMMU N IC AT I O N DES AR C HIVES Afin de préserver les archives, leur communication au public doit être régie par un règlement fixant les conditions de leur consultation et organisant leur accès. G E N E R A L I T E S S U R L A C O M M U N I C A T I O N La commune doit obligatoirement communiquer les documents que produit son administration, en accord avec la réglementation en vigueur. On différencie deux types de communications : La communication administrative (en interne). La communication au public. La communication administrative doit faire l objet d une note de service. Elle permet de fixer le rôle de chacun dans les différentes opérations d archivage (versement ou élimination) et d établir des règles de consultation des documents. Seul le service versant peut consulter les documents constituant ses versements. Exemple : les agents du service financier ne peuvent pas consulter les dossiers individuels versés par le service des ressources humaines. La communication au public doit faire l objet d un règlement, adopté par arrêté municipal, fixant les règles de consultation. Il doit être précis et compréhensible par tous (se reporter à l exemple proposé en annexe). CDG.04 le 22/04/11 VC/CJ ARCHIVES-service / COLLECTIVITES ADHERENTES 1

2 C O N S E I L L E R S M U N I C I P A U X Les conseillers municipaux sont soumis aux mêmes règles de consultation que les citoyens. Seuls ceux pourvus d une délégation du maire ont accès aux dossiers dans la limite des attributions qui leur ont été déléguées. Exemple : l élu chargé des finances aura accès aux dossiers produits par le service financier uniquement après délégation. T R A Ç A B I L I T E D E S C O M M U N I C A T I O N S Le maire est responsable, civilement et pénalement, des archives de sa commune. Il est impératif que l on sache à tout moment où trouver un document. C est pourquoi, l utilisation de fantôme 1 est indispensable. De même la tenue d un registre de communication, indiquant l identité du demandeur (interne ou externe), la cote, l analyse, la date de sortie et la date de retour des documents est impératif. Seule la tenue d un tel registre permettra de connaître, en cas de disparition d un document, quelle est la dernière personne à l avoir consulté. D O C U M E N T S N U M E R I S E S A C C E S S I B L E S E N L I G N E Dans le département, l état civil (jusqu au XIXe siècle), les recensements de population (jusqu en 1911) et la cadastre napoléonien (XIXe siècle) ont été numérisés et sont accessibles en ligne sur le site des Archives départementales des Alpes-de-Haute-Provence (http://archivesenligne.archives04.fr). Il est donc possible de choisir de ne plus communiquer ces documents et d orienter les lecteurs demandeurs sur ce site. Pour plus d informations, se reporter aux documents suivants : - Code du Patrimoine (Livre II : Archives) - Loi n du 15 juillet 2008 relative aux archives Contrôle des Archives départementales Pour obtenir de l aide dans la rédaction d un règlement de communication municipal, contacter : - L archiviste intercommunale (tél. : ) - Les Archives départementales (tél. : ) Jean-Christophe LABADIE 1 Fiche mise sur les rayonnages à la place d une boîte pendant toute la durée de sa communication. CDG.04 le 22/04/11 VC/CJ ARCHIVES-service / COLLECTIVITES ADHERENTES 2

3 Département des Alpes -de-haute-provence CENTRE DE GESTION DE LA FONCTION PUBLIQUE TERRITORIALE Rue de Font de Lagier - BP VOLX - Tél Fax Site web : Service Intercommunal d Aide au Classement et à la Valorisation des Archives Annexe ARCHIVES MUNICIPALES MODELE DE REGLEMENT INTERIEUR A C C U E I L Article 1 : La consultation des archives est permise, gratuitement, à tous citoyen français ou étranger, après présentation d une pièce d identité officielle. Article 2 : La consultation des archives est organisée sur rendez-vous à la mairie (adresse). Il faut donc toujours appeler le secrétariat (téléphone) pour convenir d une date et d une heure. E F F E C T U E R D E S R E C H E R C H E S Article 3 : La commune conserve les archives provenant de l administration municipale (délibérations, état civil, affaires militaires, population, économie, etc.) depuis 1940 à nos jours. Afin d aider le lecteur à cibler ses recherches, la commune met à sa disposition des outils de recherche (inventaire, bordereaux de versement, etc.) qui lui permettent de pointer les documents qu il souhaite consulter. C O N D I T I O N S P R E A L A B L E S A L A C O M M U N I C A T I O N Article 4 : Le lecteur doit laisser ses affaires (manteau, sacs, sacoche d ordinateur portable) à l accueil et ne se munir que de crayons de papier, ordinateur portable, feuilles volantes, blocs-notes ou cahiers (n excédant pas un format de 21 x 29,7 cm). Les stylos, stylos plumes, feutres, colle, ciseaux, chemises sont interdits. C O M M U N I C A T I O N D E S D O C U M E N T S Article 5 : Le lecteur est installé, à une place assise, en salle de réunion du conseil municipal, Les archives qu il souhaite consulter lui sont apportées successivement. Il n est jamais communiqué plus de deux registres, ou une liasse, ou une boite à la fois, afin d éviter les mélanges. CDG.04 le 22/04/11 VC/CJ ARCHIVES-service / COLLECTIVITES ADHERENTES 3

4 Article 6 : La consultation s effectue sous la surveillance constante d un agent municipal. Article 7 : Le lecteur n a, sous aucun prétexte, accès aux locaux de conservation des archives. Article 8 : Chaque sortie d un document doit faire l objet, de la part de l agent municipal, d une inscription au registre des communications et de l usage d un fantôme. Article 9 : Les archives qui sont confiées au lecteur sont uniques et fragiles. Il lui est demandé donc d en prendre le plus grand soin. Il ne doit pas fumer, boire ou manger pendant la consultation. Il doit veiller à manipuler les documents avec précaution et ne doit pas modifier l ordre originel dans lequel les documents lui ont été transmis. Les liasses sont consultées à plat sur les tables. Il ne doit pas s appuyer sur les documents, ni les annoter, ni mouiller son doigt pour tourner les pages. Enfin, il ne doit jamais écrire sur une feuille ou un cahier posé sur un document d archives. Article 10 : Les lecteurs peuvent se voir refuser une communication justifié par le mauvais état matériel du document. Article 11 : La consultation des archives ne peut se faire qu à la mairie. Les documents ne peuvent être empruntés à domicile. Article 12 : Lorsqu il existe des reproductions numériques des documents, les originaux ne sont plus communiqués. D E L A I S D E C O M M U N I C A T I ON Article 13 : Depuis la loi du 15 juillet 2008, les archives publiques sont librement communicables (article L 213-2), à l exception de certaines catégories de documents, soumis à des délais de communicabilité, établis afin de protéger certains droits (respect de la vie privée par exemple) ou intérêts (garantir la sécurité publique par exemple). CDG.04 le 22/04/11 VC/CJ ARCHIVES-service / COLLECTIVITES ADHERENTES 4

5 Les principaux délais sont : 50 ans pour les documents concernant la sûreté de l Etat, la sécurité publique, les documents portant un jugement de valeur ou une appréciation sur une personne physique (vie privée), les dossiers de personnel. 75 ans pour l état civil (naissances et mariages), les minutes et répertoires des notaires, les dossiers des juridictions, les enquêtes de police judiciaire, l enregistrement et les hypothèques, les listes nominatives de population. 100 ans pour les dossiers de juridictions et enquête de police en matière d agressions sexuelles et les documents se rapportant aux mineurs ou à la sécurité des personnes. 120 ans à compter de la date de naissance, ou 25 ans après la date de décès, pour les documents comportant des renseignements individuels de caractère médical. Article 14 : Pour des raisons justifiées, il est possible de demander l autorisation de consulter ces documents, avant l extinction du délai de communicabilité, en remplissant une demande de dérogation. La décision d autoriser (ou non) la communication anticipée est prise par le Service Interministériel des Archives de France. R E P R O D U C T I O N D E S D O C U M E N T S Article 15 : La reproduction des documents est une facilité offerte au lecteur et en aucun cas une obligation pour la mairie. La photocopie de documents est autorisée, sous réserve qu elle ne représente aucun risque pour l original (tarification des reproductions). Article 16 : La photocopie des documents reliés, tels les registres paroissiaux ou d état civil, est interdite (circulaire AD 14114/3244 du 16 juin 1983 du Ministère de la Culture). Article 17 : Le lecteur, muni d un appareil photo, peut l utiliser. Les photographies doivent être réalisées sans flash et pour un usage personnel. Avant toute reproduction, le lecteur doit demander une autorisation afin de garantir le respect des droits d auteur. N ON- R E S P E C T D E S C O N S I G N E S Article 18 : Le non-respect des prescriptions ci-dessus expose, le cas échéant, le lecteur aux poursuites pénales prévues en cas de dégradations du patrimoine (article et du Code pénal). CDG.04 le 22/04/11 VC/CJ ARCHIVES-service / COLLECTIVITES ADHERENTES 5

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