L amélioration continue en assurance qualité en radiothérapie. 30/05/2013 Séminaire régional de radiothérapie externe

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1 L amélioration continue en assurance qualité en radiothérapie 1

2 Sommaire L amélioration continue - Origine de l exigence - Quelques pistes de réflexion Les éléments de l amélioration continue - Les sources - Focus sur quelques outils L organisation et la formalisation de l amélioration continue 2

3 L amélioration continue dans le cadre d une démarche d assurance qualité 3

4 L origine de l amélioration continue Décision n 2008-DC-103 homologuée le 22 janvier Article 2 : Tout établissement de santé exerçant une activité de radiothérapie ou de curiethérapie doit disposer d un SMQ destiné à assurer la qualité et la sécurité des traitements. La prise en compte de l amélioration continue est inhérente à la démarche d assurance qualité 4

5 Principe général d un SMQ La roue de Deming ou le PDCA (Plan Do Check Act) Élaboration des objectifs qualités Planifier l action Construction, développement et réalisation du SMQ Analyse des résultats de surveillance et de l écoute Amélioration du fonctionnement du système (revue de système) Surveiller les résultats obtenus par rapport aux objectifs fixés (recueil d info, indicateurs ) Amélioration continue (mesure de l avancement et ajustement du système) 5

6 La démarche d assurance de la qualité Un système de management de la qualité, c est : «Ecrire ce qu on fait, Faire ce qu on a écrit, Etre capable de le prouver» 6

7 Quelques pistes de réflexion Ecrire ce que l on fait Ai-je vraiment tout écrit? Trop écrit? Pilotage de la documentation (liste des documents qualité /revue documentaire ) Faire ce que l on a écrit Est-ce que le service fonctionne réellement selon les pratiques formalisées? Les pratiques ont-elle évoluées? Fonctionnement du service Etre capable de le prouver Les enregistrements sont-ils en accord avec les documents? Vérification de la preuve (audits internes ou externes, inspections) 7

8 Les éléments de l amélioration continue 8

9 Sources externes Evolutions technologiques Exigences réglementaires Attentes des patients Evolutions des pratiques professionnelles Service de radiothérapie Inspections des autorités compétentes Evolution de la recherche Recommandations de la HAS 9

10 Sources internes Evolutions technologiques Exigences réglementaires Attentes des patients Evolutions des pratiques professionnelles Service de radiothérapie Exemples : - Modification de l organisation interne - Constats d étonnement - Propositions d amélioration - Indicateurs - Actions correctives décidées en CREX - Analyse des risques patients a priori - Audits internes Inspections des autorités compétentes Evolution de la recherche Recommandations de la HAS 10

11 Focus sur quelques outils - Les indicateurs - Les audits internes - Les revues de processus - Les revues de direction - Les questionnaires de satisfaction 11

12 Focus sur quelques outils Les indicateurs qualité Ne pas confondre les indicateurs de qualité avec les compteurs d activité. Ils permettent notamment : - de mettre sous surveillance les étapes critiques des processus, - de piloter la démarche qualité, - de mesurer l efficacité d une action corrective suite à un dysfonctionnement. Ils ne doivent pas être trop nombreux et être facilement mesurables. Pour chaque indicateur, définir une cible à atteindre et éventuellement, une échéance. Ils peuvent être pérennes d une année sur l autre, ou bien ajoutés ou supprimés en revue de direction si les enjeux le justifient. 12

13 Focus sur quelques outils Les audits internes Mesure de l adéquation entre les documents formalisés et les enregistrements (étude a posteriori) Bien cibler le champ de l audit (étape questionnée) et l échantillonnage des dossiers Objectifs : - Connaître l état d application du système qualité par le personnel, - Identifier les étapes peu suivies, les pratiques non formalisées - S interroger sur les causes des écarts : formation / trop complexes / inutiles / formalisation incomplète - Identifier les actions correctives pouvant être mises en place pour y remédier Attention à la traçabilité des audits, des conclusions, des actions correctives identifiées 13

14 Focus sur quelques outils Les revues de processus Objectif : évaluer l adéquation des documents avec la pratique Basées sur : - l étude des documents formalisés, - des fiches de progrès (propositions d amélioration du personnel ou des patients), - des résultats des questionnaires de satisfaction - des pratiques du service - les conclusions des audits internes - etc Ressources nécessaires : Equipes pluridisciplinaires propres à chaque processus ou sous-processus La périodicité peut dépendre du processus concerné (clinique / autres) Les conclusions et les modifications doivent être tracées (cf. exemple) 14

15 Cartographie des processus Processus pilotage Management Stratégie Amélioration continue Gestion des risques Patient en attente de ttt Pré-traitement Préparation du traitement Processus clinique Traitement Post-traitement Patient traité Processus support Ressources humaines Ressources matérielles Interactions internes et externes Système documentaire 15

16 16

17 Focus sur quelques outils La revue de direction En général, selon une périodicité annuelle Objectifs : - Faire le point sur le travail réalisé en matière de SMQ (avancement de la démarche, amélioration continue, synthèse des revues de processus, des audits ), - Piloter la démarche, - Définir les objectifs pour l année à venir - Acter les indicateurs et les cibles Elément incontournable d une démarche de mise sous assurance qualité La revue de direction sert de guide pour l établissement des plans d actions 17

18 Focus sur quelques outils Le questionnaire de satisfaction et ses limites Mis en place dans la quasi-totalité des centres/services inspectés Constitue l écoute des patients et porte sur sa perception mais non sur le fonctionnement du service Les questions n ont souvent pas de lien avec les étapes critiques définies dans le SMQ A ce jour, il n a pas été relevé de question permettant une amélioration du système mis en place 18

19 L organisation et la formalisation de l amélioration continue 19

20 Organisation de l amélioration continue Multitude de sources possibles : Lesquelles choisir? Comment? Selon quelle périodicité? Quelles modalités? Nécessité de définir, d organiser l amélioration continue 20

21 Formalisation de l organisation continue A minima : - Identification des outils retenus par le service - Les périodicités fixées - Les modalités d organisation (qui, comment ) - Les enregistrements associés à chacun des outils (modalités, archivage ) Constitue une procédure du processus pilotage 21

22 Cartographie des processus Processus pilotage Management Stratégie Amélioration continue Gestion des risques Patient en attente de ttt Pré-traitement Préparation du traitement Processus clinique Traitement Post-traitement Patient traité Processus support Ressources humaines Ressources matérielles Interactions internes et externes Système documentaire 22

23 En conclusion L amélioration continue est un élément essentiel d une démarche d assurance qualité De très nombreux outils existent pour ce faire Les services doivent définir ceux qu ils choisissent L organisation de l amélioration continue doit être formalisée, et sa mise en œuvre doit être suivie et tracée La revue de direction permet une synthèse globale de la mise en œuvre de la démarche qualité 23

24 Merci de votre attention

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