COMPTABILITÉ FACTURATION

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1 FACTURATION CONFIGURATION COMPTABILITÉ Activer une facturation indépendante Activer une facturation partagée 4 Accéder à l entité responsable 5 Définir la date de la session comptable 6 Configurer les postes de TPS-TVQ 7 Configurer les taux de taxes 8 Autoriser les écritures dans l exercice précédent 9 Autoriser les écritures postdatées 0 Limiter l accès par un mot de passe FACTURATION Personnaliser les catégories Modifier la liste des produits 4 Associer les produits 5 Personnaliser les modèles 6 Configurer la numérotation 7 Ajouter un logo 8 Personnaliser l impression des colonnes 9 Modifier les marges pour impression 0 Configurer les états de compte Ajouter les numéros de taxes 99-0 Informatique Nouvelle Technologie J.D. Inc. Révision 5 octobre 0

2 COMPTABILITÉ

3 Activer une facturation indépendante Utiliser la procédure suivante si l entité courante n est reliée à aucune autre entité pour la comptabilisation des factures. Sinon, voir la procédure «Activer une facturation partagée».. Vérifier d abord si l entité n est pas déjà présente dans la configuration d une comptabilité partagée. Accéder à l entité. Sélectionner le menu Comptabilité, Configuration. Cliquer sur le bouton pour continuer. Cliquer sur l onglet Entités. Sélectionner l entité à dissocier et cliquer sur le bouton Effacer. Cliquer sur le bouton pour terminer.. Accéder à l entité à configurer. Sélectionner le menu Comptabilité, Ouverture de session. Le message suivant apparaît pour initialiser une comptabilité indépendante. Cliquer sur le bouton pour continuer.. Cliquer à nouveau sur le bouton pour confirmer l initialisation. 4. Cliquer à nouveau sur le bouton pour continuer. Voir la procédure «Définir la date de la session comptable» pour configurer adéquatement la date à utiliser. 4

4 Activer une facturation partagée Utiliser la procédure suivante si l entité courante doit être reliée à une autre entité pour la comptabilisation des factures. Sinon, voir la procédure «Activer une facturation indépendante».. Sélectionner le menu Comptabilité, Ouverture de session. Si la fenêtre la Date de session s affiche à l écran, contactez le soutien technique, car une configuration de comptabilité indépendante a déjà été générée.. Si vous obtenez la fenêtre suivante, cliquer obligatoirement sur le bouton. Sinon, Pro-Cardex initialisera une comptabilité indépendante. Contacter le soutien technique si vous appuyez sur le bouton par erreur.. Accéder à l entité responsable. Ouvrir une session comptable. Sélectionner le menu Comptabilité, Configuration. Cliquer sur l onglet Entités. 4. Cliquer sur l icône Ajouter. 5. Sélectionner dans la liste déroulante l'entité à ajouter. 6. Cliquer sur le bouton pour terminer

5 Accéder à l entité responsable Certaines configurations peuvent être effectuées uniquement à partir de l entité responsable.. Ouvrir une session comptable. Sélectionner le menu Comptabilité. L entité dont l option Configuration est active est considérée comme une entité «Responsable». Entité responsable de la configuration Entité n ayant pas accès à la configuration 5

6 Définir la date de la session comptable La date de la session comptable définit la date de l année civile et fiscale pour les utilisateurs du module de Comptabilité.. Si la date de la session est antérieure à l année courante, vous devez modifier la date au er janvier de l année suivante, même si votre année fiscale ne débute pas le er janvier et que vous désirez utiliser le module de Comptabilité ultérieurement. Fermer la session comptable. Ouvrir une nouvelle session. Répéter cette procédure jusqu au er janvier de l année courante. Cliquer sur le bouton pour ouvrir la session.. Cliquer sur le bouton pour confirmer la fermeture de l'année précédente.. Cliquer sur le bouton pour confirmer à nouveau. 4. Cliquer sur le bouton pour continuer. 5. Cliquer sur le bouton pour confirmer le passage à la prochaine année civile. 6. Fermer la session comptable. Ouvrir une nouvelle session, modifier la date pour la fin du mois courant, si vous désirez modifier la date à chaque mois. Cliquer sur le bouton pour ouvrir la session. OU Inscrire la date de la dernière journée de l année fiscale pour éviter de modifier celle-ci à chaque mois. Cliquer sur le bouton pour ouvrir la session

7 Configurer les postes de TPS-TVQ Afin de mettre en place les fonctionnalités pour l enregistrement de la TPS et TVQ pour la facturation, vous devez personnaliser la charte comptable ainsi que l association des postes comptables.. Ouvrir une session comptable. Sélectionner le menu Comptabilité, Charte comptable. Vérifier les postes afin d avoir la même numérotation et le même type de groupe.. Accéder à l entité responsable. Sélectionner le menu Compatibilité, Configuration, onglet Général et associer les postes de TPS-TVQ correspondant. 7

8 Configurer les taux de taxes Vous devez vérifier si les taux de taxes de l année courante sont présents dans la configuration. Attention de ne pas supprimer les taux déjà présents dans la liste.. Ouvrir d abord une session comptable. Sélectionner le menu Comptabilité, Taux de taxes.. Vérifier si le taux de taxes de l année courante est présent. Sinon, cliquer sur l icône Ajouter.. inscrire la date à partir de laquelle s applique le nouveau taux de taxes. 4. Indiquer dans le champ TPS le taux approprié. 5. Indiquer dans le champ TVQ le taux approprié. 6. Cliquer sur le bouton pour terminer

9 Autoriser les écritures dans l exercice précédent Utiliser la procédure suivante pour autoriser les écritures dans l exercice précédent pour la création des factures, note de crédit et encaissement.. Ouvrir une session comptable. Accéder à l entité. Sélectionner le menu Comptabilité, Configuration et cliquer sur le bouton pour continuer.. Cocher la case du champ Autoriser les écritures dans l'exercice précédent.. Cliquer sur le bouton pour terminer. 9

10 Autoriser les écritures postdatées Utiliser la procédure suivante pour autoriser les écritures postérieures à la date de session pour la création des factures et encaissement.. Accéder à l entité responsable. Ouvrir une session comptable. Sélectionner le menu Comptabilité, Configuration et cliquer sur le bouton pour continuer. Clique sur l onglet Général.. Cocher la case du champ Autoriser les achats postérieurs à la date session.. Cliquer sur le bouton pour terminer. 0

11 Limiter l accès par un mot de passe Cette procédure permet de limiter l accès complètement au module de Comptabilité ou de donner uniquement accès à la liste des comptes à recevoir et au rapport Sommaire des factures.. Accéder à l entité responsable. Sélectionner le menu Comptabilité, Configuration, onglet Général.. Si vous désirez donner un accès limité, vous devez compléter les champs Mot de passe accès limité et Mot de passe accès complet. Il sera possible d accéder uniquement à la liste des comptes à recevoir.. Si vous désirez donner aucun accès, vous devez compléter uniquement le champ Mot de passe accès complet. Il sera impossible d accéder aux commandes du menu Comptabilité et Rapport Comptabilité.

12 FACTURATION

13 Personnaliser les catégories. Sélectionner le menu Outils, Pilotage, Catégorie de produit.. Double cliquer pour modifier une des catégories de la liste et cliquer sur le bouton pour terminer.. Utiliser les icônes suivants pour Ajouter ou Supprimer une catégorie. 4. Cliquer sur l icône Imprimer pour consulter le détail de chacune des catégories. 4

14 Modifier la liste des produits. Sélectionner le menu Outils, Pilotage, Produit.. Double cliquer pour modifier un des produits de la liste et cliquer sur le bouton pour terminer.. Utiliser les icônes suivants pour Ajouter ou Supprimer un produit. 4. Cliquer sur l icône Imprimer pour consulter le détail de chacun des produits. 4 4

15 Associer les produits L association des produits est nécessaire si vous désirez fermer les factures pour utiliser la liste des comptes à recevoir (Chronologie des clients). Chaque fois qu un nouveau produit est ajouté, vous devez en faire l association. Les modifications apportées à l association des produits s applique uniquement à l entité courante.. Ouvrir d abord une session comptable. Sélectionner le menu Comptabilité, Association produit. Le message suivant apparaît si l entité courante fait partie d une comptabilité partagée. Cliquer sur le bouton pour confirmer l application de la même association que l entité responsable.. Modifier les postes existants si vous désirez utiliser le rapport État des résultats du module de Comptabilité. OU Si aucune association n est présente dans la liste, appliquer le poste Revenus Divers uniquement aux produits utilisés si vous ne désirez pas utiliser le rapport État des résultats du module Comptabilité.. Cliquer sur l icône Imprimer pour consulter la liste. 5

16 Personnaliser les modèles. Cliquer sur l icône Macro-facture de la barre d outils.. Double-cliquer sur la ligne du modèle à modifier (ex : Prêt-Vente) et modifier le nom du modèle si nécessaire à partir de l ongle Général.. Cliquer sur l onglet Détails, effectuer les modifications nécessaires sous la colonne Description. 4. Utiliser les icônes suivants pour Ajouter, Insérer ou Supprimer des lignes et l icône Extraire taxes, si nécessaire. 5. Utiliser l icône Dupliquer pour créer un nouveau modèle basé sur un modèle existant dans la liste. Ouvrir et modifier la Copie de pour personnaliser le nouveau modèle

17 Configurer la numérotation. Sélectionner le menu Outils, Pilotage, Système, onglet Facture.. Sélectionner dans la liste déroulante l entité sur laquelle sera basée la numérotation des factures.. Indiquer le préfixe qui sera utilisé pour la numérotation d une facture (Ex : LD-). 4. Inscrire le numéro de la prochaine facture. 5. Cliquer sur le bouton pour terminer

18 Ajouter un logo Un logo peut être ajouté à l impression de votre facture. Il est possible d utiliser celui de l étude, fait par un graphiste ou contactez notre soutien technique si vous désirez nous mandater pour créer votre logo à l aide d un exemple fait à partir de Word.. Sélectionner le menu Outils, Pilotage, Système, onglet Facture.. Activer la case «Utiliser le format de facture avec logo».. Cliquer sur l icône Parcourir pour sélectionner le fichier image qui sera utilisé comme logo à l impression de la facture. 4. Cliquer sur le bouton pour terminer. 4 8

19 Personnaliser l impression des colonnes. Sélectionner le menu Outils, Pilotage, Système, onglet Facture.. Activer ou non l impression des différentes colonnes et modifier les titres appropriés en français et anglais.. Indiquer la note qui sera imprimée en français ou en anglais par défaut sur la facture. 4. Cliquer sur le bouton pour terminer. 4 9

20 Modifier les marges pour impression. Sélectionner le menu Outils, Pilotage, Système, onglet Facture.. Indiquer la valeur des marges du haut et de gauche qui sera utilisée pour l impression de la facture ( pouce = 000). Activer ou non l impression des codes de taxes.. Cliquer sur le bouton pour terminer. 0

21 Configurer les états de compte. Sélectionner le menu Outils, Pilotage, Système, onglet État de compte.. Indiquer la note que vous désirez par défaut à l impression des états de compte en français et en anglais.. Indiquer la valeur des marges de gauche et du haut qui sera utilisée pour l impression des états de compte détaillés ( pouce = 000). 4. Cliquer sur le bouton pour terminer. 4

22 Ajouter les numéros de taxes. Sélectionner le menu Outils, Pilotage, Système, onglet Taxes.. Inscrire les numéros de taxes pour la TPS et la TVQ qui apparaîtront à l impression de la facture.. Cliquer sur le bouton pour terminer.