Rapport final sur les indicateurs de gestion - bilan des activités réalisées

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1 Rapport final sur les indicateurs de gestion - bilan des activités réalisées Présenté au Ministère des Affaires municipales, des Régions et de l Occupation du territoire Par la Corporation des officiers municipaux agréés du Québec (coordonnatrice) Pour le comité des partenaires des indicateurs de gestion municipaux Le

2 Ce document a été réalisé par la Corporation des officiers municipaux agrées du Québec (COMAQ). ISBN Dépôt légal 2011 Bibliothèque et Archives nationales du Québec Bibliothèque et Archives Canada Tous droits réservés. La reproduction de ce document par quelque procédé que ce soit et sa traduction, même partielles, sont interdites sans l autorisation des Publications du Québec.

3 Table des matières Introduction Comité des partenaires des indicateurs de gestion municipaux Composition Mandat Plan d action Contenu et matériel de formation Publication de capsules d information Guide d accompagnement pour la constitution de groupes de comparaison Analyse des indicateurs obligatoires et facultatifs et recommandations Commentaires et recommandations Recommandations concernant l'évolution de l'outil de comparaison Travaux de recherche à effectuer 9 Conclusion ANNEXE 1 Plan d action du comité des partenaires des indicateurs de gestion municipaux ANNEXE 2 Plan de cours et matériel de formation 15 ANNEXE 3 Capsules d information ANNEXE 4 Guide d accompagnement pour la constitution de groupes de comparaison d indicateurs de gestion municipaux Page 2

4 ANNEXE 5 Rapport du comité des partenaires et recommandations sur la mise à jour des indicateurs de gestion municipaux ANNEXE 6 Revue de presse Page 3

5 Introduction Ce rapport présente le détail des réalisations du comité des partenaires des indicateurs de gestion municipaux prévues au plan d action Celles-ci portent, entre autres, sur le développement du contenu et du matériel d une nouvelle formation, sur la publication de capsules d information, sur l élaboration d un Guide d accompagnement pour la constitution de groupes de comparaison d indicateurs de gestion municipaux et sur une analyse des indicateurs de gestion actuellement obligatoires et facultatifs, dont les recommandations ont été transmises au ministère des Affaires municipales, des Régions et de l Occupation du territoire. Ce rapport inclut également une revue de presse présentant des articles parus dans les revues des associations du milieu municipal, de même que des articles parus dans les quotidiens de Québec et de Montréal, notamment après une analyse des coûts de déneigement dans les onze grandes villes du Québec, en janvier Page 4

6 1. Comité des partenaires des indicateurs de gestion municipaux 1.1. Composition Le comité des partenaires des indicateurs de gestion municipaux est composé des organismes suivants : Association des directeurs généraux des municipalités du Québec (ADGMQ) Association des directeurs généraux des MRC du Québec (ADGMRCQ) Association des directeurs municipaux du Québec (ADMQ) Association des gestionnaires financiers municipaux du Québec (AGFMQ) Association des ingénieurs municipaux du Québec (AIMQ) Corporation des officiers municipaux agréés du Québec (COMAQ) Fédération québécoise des municipalités (FQM) Gestionnaires en ressources humaines des municipalités du Québec (GRHMQ) Ministère des Affaires municipales, des Régions et de l Occupation du territoire (MAMROT) Ordre des comptables agréés du Québec (OCAQ) Ordre des CGA du Québec (CGA Québec) Union des municipalités du Québec (UMQ) Au cours de l année, s est ajouté également un représentant des Vérificateurs généraux des grandes villes. Monsieur Yves Gagnon, FCGA, OMA, a été identifié par le comité pour agir comme chargé de projet. La COMAQ, pour sa part, agit à titre de coordonnatrice du projet pour l ensemble du groupe Mandat Pour l année , le ministère des Affaires municipales, des Régions et de l Occupation du territoire (MAMROT) a confié au comité le mandat de voir à la promotion de l utilisation des indicateurs de gestion et de recommander les ajustements nécessaires. Cet outil de gestion doit permettre aux municipalités de se comparer autant à elles-mêmes qu à d autres municipalités de même taille et de s assurer de leur évolution. Page 5

7 Le but de ce mandat est de promouvoir l appropriation des indicateurs par les divers intervenants, particulièrement la direction générale, et leur intégration à la culture organisationnelle des organismes municipaux. Le premier bien livrable du groupe de travail consistait à réaliser un plan de travail détaillé et la publication de trois capsules d information. À la suite de l accomplissement des travaux prévus au plan d action, le deuxième bien livrable consistait à produire le matériel de formation et d information développé, incluant six capsules, les résultats d analyse et les recommandations prévues au mandat. L ensemble de ces actions permettront de faciliter l atteinte de l objectif visé par le projet, soit : l amélioration de la gestion. 2. Plan d action L annexe 1 présente le tableau synthèse du plan d action qui a été élaboré et présenté lors de la première rencontre du comité des partenaires. Chacune des activités prévues au plan d action est décrite, la personne responsable est mentionnée de même que l échéance prévue pour la réalisation de l activité. Le comité est d ailleurs fier de son bilan puisque l ensemble des activités prévues au plan a été complété. 2.1 Contenu et matériel de formation Conformément au mandat et dans le but de démontrer aux gestionnaires des organisations municipales les bénéfices de l utilisation des indicateurs de gestion et des moyens simples pour en bénéficier, un contenu et du matériel de formation ont été développés et adaptés à la réalité des participants concernés. Ainsi, le consultant a été jumelé à un représentant de l ADGMQ pour la formation offerte aux membres de cette association, de même qu aux membres de la COMAQ. Il a également été jumelé avec le représentant de l AIMQ au comité des partenaires pour offrir cette formation aux ingénieurs municipaux. Cette pratique se poursuivra au cours du printemps 2011 avec des représentants de l ADMQ et de l AGFMQ. Page 6

8 Les plans de cours et le matériel de formation figurent à l annexe 2 du présent rapport. Il faut mentionner toutefois que cette formation, qui avait notamment pour objectif de favoriser l émergence de groupes de comparaison, n a pas atteint les objectifs de participation souhaités au départ. Une relance sera faite à un moment plus opportun puisque de tels groupes de référence se formeront éventuellement avec la poursuite des travaux du comité des partenaires. 2.2 Publication de capsules d information Tel que prévu au plan d action, le comité a produit six capsules d information visant à la fois à répondre aux questionnements exprimés par les gestionnaires municipaux lors de la journée Les indicateurs de gestion : au centre de vos décisions, en janvier 2011, mais également à informer le milieu municipal des travaux du comité et des travaux de recherche effectués par HEC, tout en maintenant l intérêt des utilisateurs. Ces courtes communications sont rédigées et transmises à l ensemble des membres des organismes représentés au comité. On retrouve à l annexe 3 les capsules rédigées sur les sujets suivants : Les facteurs de succès qui facilitent l utilisation et l intégration des IGM comme mode de gestion; Faits saillants du sondage HEC-Montréal sur l utilisation par les municipalités des indicateurs de gestion; Suivi des indicateurs de gestion Outil électronique; Lancement du Guide d accompagnement pour la constitution de groupes de comparaison; Données fiables et répartition des dépenses : deux incontournables; Expériences réussies : Utilisation adéquate des IGM = décisions éclairées et résultats quantifiables. Page 7

9 2.3 Guide d accompagnement pour la constitution de groupes de comparaison Tel que prévu au mandat, vous trouverez à l annexe 4, le Guide d accompagnement pour la constitution des groupes de comparaison, lancé par le biais d une capsule d information publiée en janvier 2011 et utilisé à l occasion des formations offertes aux membres des associations. 2.4 Analyse des indicateurs obligatoires et facultatifs et recommandations Au cours du présent mandat, des représentants ont par ailleurs procédé à l analyse des indicateurs obligatoires et facultatifs et ont présenté au comité des partenaires les résultats de leur analyse. Un sous-groupe de travail créé à cette fin a formulé des recommandations dans le but notamment d ajouter des indicateurs obligatoires de même que de nouveaux indicateurs facultatifs. L objectif de cet exercice visait, entre autres, à toucher l ensemble des secteurs d activité des municipalités de façon à amener un plus grand nombre de gestionnaires municipaux à se familiariser avec les indicateurs et à développer l habitude de les utiliser comme outil de gestion et outil d aide à la prise de décision. Le rapport du groupe de travail a été entièrement entériné par le comité des partenaires. Ce rapport est joint à l annexe Commentaires et recommandations Les membres du comité des partenaires en sont venus à la conclusion que la date du 30 septembre pour acheminer les indicateurs de gestion calculés au ministère n est pas optimale. En effet, le responsable identifié pour acheminer les données au ministère est souvent le trésorier de la municipalité, lequel produit le rapport financier au mois de juin. Il serait donc souhaitable que l on ramène la date de dépôt du rapport sur les indicateurs au 30 juin, ce qui permettrait au trésorier de finaliser les deux dossiers en même temps. Ce changement de date présente en outre l avantage de rendre les données disponibles plus rapidement pour la mise à jour du logiciel, ce qui favorisera leur utilisation. Page 8

10 2.6 Recommandations concernant l évolution de l outil de comparaison Les membres du comité des partenaires, de concert avec les participants à la journée Les indicateurs de gestion : au centre de vos décisions, tenue en janvier 2010, soutiennent que l outil de suivi des indicateurs devrait permettre l accès à l ensemble des municipalités pour favoriser la création de groupe de comparaison. Selon le comité, l évolution de l outil de gestion, qui se doit d être plus convivial, est une condition primordiale à l appropriation des indicateurs de gestion comme outil d aide à la prise de décision. 2.7 Travaux de recherche à effectuer Les dernières activités du groupe de travail pendant le mandat actuel ont permis de constater l importance du dossier des infrastructures dans les municipalités. Aussi, des représentants du comité ont-ils rencontré les représentants du CERIU pour envisager une collaboration avec le comité des partenaires. Pour leur part, les représentants de HEC-Montréal ont proposé au ministère un nouveau projet de recherche portant principalement sur l identification des meilleures pratiques de planification et de gestion de l endettement, à l aide des indicateurs de gestion obligatoires de la santé financière. À la réception de ce projet, qui présente un intérêt certain, les responsables du ministère ont tout de même évalué que, comme le taux d endettement des villes est lié aux infrastructures et aux autres immobilisations ainsi qu à la taxation, le projet de recherche apparaît actuellement prématuré. Le dossier des infrastructures fait partie des priorités du ministère, notamment au comité consultatif sur les finances municipales. Des discussions doivent avoir lieu avec les différents intervenants impliqués, dont le CERIU et la Direction générale des infrastructures du ministère. Un état de la situation de ce qui se fait actuellement dans ce dossier au ministère, sera fait avant de préciser un éventuel mandat sur ce thème au comité des partenaires. Page 9

11 Conclusion La réalisation de ce plan d action permet au comité des partenaires de bien organiser les travaux visant l atteinte de l objectif principal qui a amené sa création, soit celui de promouvoir l appropriation des indicateurs et leur intégration à la culture organisationnelle des organismes municipaux. Une intervention concertée de l ensemble des partenaires membres du comité a, en outre, favorisé une appropriation plus grande par l ensemble des gestionnaires concernés par l implantation, l utilisation et l interprétation des indicateurs de gestion dans la gestion courante des activités municipales. L annexe 6, qui présente une revue de presse concernant les indicateurs de gestion municipaux, vous permettra de constater que le dossier soulève l intérêt, tant à l intérieur qu à l extérieur du milieu municipal. Ceux-ci permettent d ailleurs aux décideurs du milieu municipal, tant élus que gestionnaires, de profiter d un outil de gestion pour prendre des décisions éclairées quant à la gestion de l ensemble de leurs activités. Page 10