Accompagnement de la démarche de community management du projet «HUB Recherche»

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1 Appel à prestataires Accompagnement de la démarche de community management du projet «HUB Recherche» Le 24/06/ /06/2016 page 1

2 Sommaire ARTICLE I. Introduction 3 Contexte 3 Objet 3 ARTICLE II. Le projet 4 Attentes en terme d accompagnement 4 ARTICLE III. Calendrier prévisionnel 4 ARTICLE IV. Interlocuteur pour la demarche de community management 4 ARTICLE V. Accompagnement attendu en trois lots 5 ARTICLE VI. mémoire technique 6 Présentation du prestataire 6 Mise en œuvre 6 Prise en compte de la situation 6 Formation 6 Support 6 Exclusions 6 ARTICLE VIII. Conditions tarifaires 6 ARTICLE IX. Sélection du prestataire 6 ARTICLE X. Délais de remise des offres 7 ARTICLE XI. Propriété intellectuelle et droits d exploitation 7 ARTICLE XII. Confidentialité 7 ARTICLE XIII. Droit applicable juridiction complétente 7 ARTICLE XIV. Contact 7 24/06/2016 page 2

3 ARTICLE I. INTRODUCTION Contexte L Agence Régionale du Développement et de l Innovation (ARDI Rhône-Alpes), créée en 2008 à l initiative du Conseil Régional et de l Etat, contribue au développement économique durable des entreprises de la région Rhône-Alpes par l innovation. L ARDI a une double vocation : accompagner les entreprises régionales dans leur recherche de compétitivité et de croissance par l innovation collaborative, et contribuer à la fertilisation croisée des compétences des acteurs de l économie de l Innovation en Rhône-Alpes. L ARDI emploie plus d'une quarantaine de collaborateurs et dispose de deux implantations en Rhône-Alpes : Lyon (69) et Le Bourget-du-Lac (73). Elle s appuie sur trois métiers principaux : l intelligence économique, l ingénierie de projets et l animation de réseaux. L ARDI développe un partenariat fort avec tous les acteurs de l économie régionale de l innovation : Bpifrance, les Pôles de compétitivité, les clusters, les réseaux consulaires, les laboratoires de recherche, les plateformes technologiques, les centres techniques... L Agence s adresse prioritairement aux entreprises rhônalpines ayant déjà initié une démarche d innovation. Son cœur de cible est aujourd hui constitué de près de entreprises dont établissements de PME, 700 établissements appartenant à 200 grands groupes et 220 jeunes entreprises innovantes. Objet L ARDI a lancé mi-juin un appel à prestataire pour déployer un portail web, plateforme collaborative, dont l objet principal est de rapprocher les industriels du monde académique. Ce portail doit être ouvert fin Il s agit, par ce présent appel, d accompagner l équipe projet ARDI du «HUB Recherche» dans sa démarche de community management, par l animation de la plateforme collaborative et des réseaux sociaux externes associés. 24/06/2016 page 3

4 ARTICLE II. LE PROJET Attentes en terme d accompagnement La Région et l Etat ont souhaité doter les acteurs régionaux d un dispositif novateur, un HUB Recherche, véritable outil d intermédiation entre les industriels et la recherche académique et qui a pour vocation de contribuer au développement économique du territoire Auvergne-Rhône-Alpes. C est un outil qui permet d assurer la visibilité de l offre académique auprès des industriels et de favoriser leur mise en relation. Les industriels y présenteront les défis auxquels ils font face, les orientations futures qu ils pressentent et les besoins scientifiques et techniques sous-jacents. Les équipes de recherche y présenteront quant à elles leurs compétences et leurs domaines d intérêt, ainsi que les solutions disponibles qu ils ont développés. L objet est de favoriser les échanges et les collaborations tout en apportant un niveau d information à forte valeur ajoutée et récurrent. Un blog collaboratif est prévu sur ce portail internet du «HUB Recherche». Des espaces privés, thématisés, permettront aux communautés d échanger. Pour répondre à ce besoin fort de collaboration, l équipe projet ARDI est constituée d un chef de projet, de contributeurs, d un chef de projet web et d une community manager. Le besoin en termes d accompagnement au community management du HUB Recherche -plateforme collaborative et réseaux sociaux externes associéss organise autour de trois lots : - Accompagnement à la structuration de la démarche de community management. - Accompagnement à la définition de la stratégie de contenus. - Accompagnement/formation de l équipe éditoriale digitale : en amont de la mise en ligne du portail puis en suivi du projet. ARTICLE III. CALENDRIER PREVISIONNEL Une première réunion de cadrage aura lieu dans les 15 jours suivants la sélection du prestataire. A compter du lancement de la mission, ce comité technique de pilotage se réunira tous les mois. Chaque réunion fera l objet d un compte-rendu, diffusé à l ensemble des membres du COTECH. L accompagnement est attendu tout au long du projet : en amont de la mise en ligne du portail (version bêta prévue au plus tard pour le 30 octobre 2016, version définitive prévue fin 2016) puis en suivi du projet sur la première année. ARTICLE IV. INTERLOCUTEUR POUR LA DEMARCHE DE COMMUNITY MANAGEMENT L ARDI aura la responsabilité de la gestion éditoriale et du suivi technique de la plateforme «HUB Recherche», ainsi que son animation globale. Le rôle de la community manager est de coordonner les actions d animation des différents contributeurs internes et externes à l ARDI. 24/06/2016 page 4

5 Contributeurs internes : plusieurs chargés de mission ARDI sont identifiés pour l animation de communautés et l animation de la plateforme. Contributeurs externes : Les entreprises, les équipes de recherche et les acteurs de l intermédiation, cibles de ce nouveau portail porteront également l animation de la solution retenue. Les acteurs de l intermédiation auront donc un rôle fort de contribution et d animation au sein de la plateforme. Citons de façon non exhaustive : les universités, laboratoires, les chercheurs, les COMUEs, les chargés d affaires des laboratoires en lien avec les chercheurs, les SATT, les structures de valorisation, les lycées avec leurs plateformes technologiques, les pôles de compétitivité, clusters, les Instituts Carnot L un des enjeux majeur est la co-construction de contenu. L approche collaborative fait partie de la philosophie même de l outil. ARTICLE V. ACCOMPAGNEMENT ATTENDU EN TROIS LOTS Le prestataire peut répondre à un, deux ou trois des lots suivants. Lot 1 - Accompagnement à la structuration de la démarche de community management Réflexions et études préalables : audit, benchmark et choix du positionnement : - Etudier le marché (définition des cibles et de leurs usages) et la concurrence pour adapter la stratégie, - Etablir un positionnement juste en rapport avec le marché et faire un état des lieux des forces/faiblesses et des opportunités/menaces. Lot 2 - Accompagnement à la définition de la stratégie de contenu Accompagnement, conseil et méthodologie sur les points suivants : - Livraison d une charte éditoriale adaptée au portail et aux médias sociaux prioritaires pour «définir l identité numérique» du HUB Recherche : selon les cibles : cible de masse, sous-ensembles et cibles indirectes choix des canaux d expression et de communication (réseaux sociaux externes retenus), définir : ton, fréquence, ligne éditoriale et animation, typologie des contenus, adaptation de la charte graphique, process de publication. - Pilotage et mesure : définition du suivi d analyse adéquat via KPI et variables associées. Etablir le tableau de bord de suivi des médias sociaux selon leur nature. - Méthodologie, et outils pour l animation et la captation de l audience (supports publicitaires sur le web). Lot 3 - Accompagnement/formation de l équipe éditoriale digitale En amont de la mise en ligne du portail Accompagnement de l équipe sous la forme d une journée de formation sur les fondamentaux à partager. Proposition de contenu de cet accompagnement / formation : - stratégie web de création et diffusion de contenus sur la plateforme collaborative du «HUB Recherche», son blog, et sur les médias sociaux externes, - animation des communautés web associées. En suivi du projet : Accompagnement périodique avec suivi de la performance de la stratégie de community management. 24/06/2016 page 5

6 ARTICLE VI. MEMOIRE TECHNIQUE Présentation du prestataire Informations relatives au prestataire et aux personnes impliquées dans le projet objet du présent appel à prestataires. Mise en œuvre La mise en œuvre des trois lots attendus sera détaillée avec précision de : prérequis techniques, charge ARDI en temps et moyens, planning de déploiement, planification de l'exécution du projet méthodologie de travail avec l intégrateur / développeur de la plateforme du HUB Recherche Prise en compte de la situation Le prestataire précisera sa vision de l organisation à mettre en œuvre pour obtenir le résultat attendu. Formation Programme et planning de formation du community manager et de ses relais. Préconisation d organisation, compte tenu du contexte : Formation externe lieu et conditions, Formation sur site et conditions, Support Le prestataire développera ses méthodes de : Documentation, Accompagnement. Exclusions Le prestataire précisera clairement les caractéristiques auxquelles il ne saurait pas répondre et qui pourraient être importantes dans le cadre du projet de l ARDI. Tout ce qui n est pas exclu est considéré comme acquis et engage le prestataire. ARTICLE VIII. CONDITIONS TARIFAIRES Aucun frais supplémentaire ne pourra être réclamé hors devis. Il est demandé un chiffrage séparé pour 2 (deux) ans (2016 et 2017). Le prestataire peut répondre à 1, 2, ou 3 lots décrits dans l article V de ce présent appel à prestataire. Merci de préciser le chiffrage par lots. ARTICLE IX. SELECTION DU PRESTATAIRE Les propositions seront examinées par l équipe projet. Il pourra y avoir un entretien oral avec démonstration en réponse à cet appel à prestataire et pour clarifier certains points. 24/06/2016 page 6

7 Les propositions seront examinées selon les critères ci-dessous : Expérience du prestataire dans la réalisation de ce type de prestation, Compétences/références proches (références clients), Réponse aux critères précis par lot (1,2,3), Tarif de la prestation, Délais de livraison, Qualité de l accompagnement, Expérience et capacité à travailler avec l intégrateur / développeur du portail «HUB Recherche» Pérennité et réactivité ARTICLE X. DELAIS DE REMISE DES OFFRES Les offres devront parvenir à ARDI Rhône-Alpes à l attention de : «Coraline CHERBIT - ARDI 30 quai Perrache LYON» par courrier ou par mail coraline.cherbit@ardi-rhonealpes.fr au plus tard le 15/07/ h00 délai de rigueur. Une soutenance des solutions pourra être demandée semaine 29 à l ARDI Lyon, 21 et 22 JUILLET. ARTICLE XI. PROPRIETE INTELLECTUELLE ET DROITS D EXPLOITATION L ensemble des droits (notamment d exploitation, de reproduction et de diffusion) relatifs à la propriété intellectuelle des contenus, quel qu en soit leur forme, produits par le prestataire dans le cadre de cette prestation est transféré à L Agence Régionale pour le Développement et l Innovation Rhône-Alpes. ARTICLE XII. CONFIDENTIALITE Le prestataire est tenu au secret professionnel et à l obligation de discrétion pour tout ce qui concerne les faits, informations, études et décisions relatifs à des interlocuteurs - personnes morales ou physiques - dont il aura eu connaissance au cours de l exécution des travaux et sans limitation de durée après la fin de ceuxci. Il s interdit notamment toute communication écrite ou verbale relative à cette prestation et toute remise de documents à des tiers sans l accord préalable de L Agence Régionale pour le Développement et l Innovation Rhône-Alpes. ARTICLE XIII. DROIT APPLICABLE JURIDICTION COMPLETENTE Il est formellement spécifié qu en aucun cas ou pour quelque motif que ce soit, les contestations qui pourraient survenir entre l ARDI et les prestataires ne pourront être invoqués par ces derniers comme cause d arrêt ou de suspension même momentanée, des prestations à effectuer. En cas de litige, le droit français est seul applicable. Les tribunaux français sont seuls compétents et plus précisément le Tribunal de Grande Instance de LYON. ARTICLE XIV. CONTACT Pour de plus amples informations, vous pouvez contacter : Coraline CHERBIT, Community manager HUB Recherche : coraline.cherbit@ardi-rhonealpes.fr 24/06/2016 page 7