Comment créer et optimiser vos profils de jumelage d avis d appels d offres

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1 Comment créer et optimiser vos profils de jumelage d avis d appels d offres Page 1 v.2.0 7/14

2 Jumelage d avis d appel d offres sur MERX La fonction de jumelage d avis d appel d offres sur MERX est un service qui vous prévient lorsque de nouveaux appels d offres correspondant à vos intérêts sont affichés. Le système MERX cherche chaque jour les nouveaux avis d appel d offres correspondant à vos critères et vous les envoie soit par courriel ou soit que vous les afficher lorsque vous vous branchez à MERX. Le présent document vous aidera à créer et optimiser vos profils de façon à obtenir les résultats qui répondent le mieux à ce que vous cherchez. De nombreux utilisateurs ont de la difficulté à créer leur profil, de sorte que le jumelage peut être trop vaste (signalant trop d avis d appel d offres non pertinents) ou trop étroit (omettant de signaler des appels d offres qui vous auraient intéressé). Veuillez visionner notre tutoriel enligne pour une vue plus détaillée des profils de jumelage. Nos experts sont disponibles de 7 H à 20 H, Heure de l Est, pour vous aider. Veuillez communiquer avec nous au MERX (6379). Créer ou modifier votre profil Pour créer votre profil : Branchez-vous à votre compte MERX sous Avis d appel d offres. Dans le menu de navigation et sous la rubrique Jumelage d avis d appel d offres, cliquez sur Gérer mes profils. Si vous avez déjà créé un profil et vous voulez le modifier, sélectionnez le titre et ensuite cliquez sur Modifier. Si vous n avez pas créé de profil auparavant, cliquez sur Créer un profil. Vous arriverez sur la page suivante : Page 2 v.2.0 7/14

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4 Étape 1 Nom du profil La première étape consiste à donner à votre profil un nom pertinent, ce qui importera surtout si vous créez plusieurs profils. Vous voudrez créer plus d un profil si votre entreprise s intéresse aux appels d offres affichés en anglais autant qu en français ou si elle offre plusieurs services ou produits et voudrait donc effectuer plusieurs recherches. Il est fortement recommandé d en plus d un profil en français, de sauvegarder aussi un profil en anglais, sinon vous allez manquer beaucoup d appels d offres parce qu il y a plusieurs organisations acheteuses qui n affichent jamais en français. Étape 2 Méthode de livraison Vous pouvez choisir comme méthode de livraison soit le courriel (en texte clair ou en HTML), soit l affichage en ligne seulement (vous devrez vous brancher à votre profil MERX pour voir les appels d offres repérés). Vos profils de jumelage d avis d appel d offres seront mises à jour et les nouveaux avis d appel d offres correspondant aux critères que vous avez indiqués vous seront signalés chaque jour. Si vous avez choisi la livraison par courriel, veuillez vous assurer d'avoir une adresse courriel valide dans votre profil de compte MERX. Pour faire un changement à courriel de profil MERX, cliquez sur le lien «Gérer mon compte» et ensuite cliquez sure «Consulter votre propre profil». Étape 3 Langue de livraison Sélectionnez français ou anglais pour la langue de livraison. Ce choix détermine la langue du courriel que vous allez recevoir, sinon sur l écran lorsque vous démarrer le profil. Celui-ci détermine aussi la langue de votre recherche. Étape 4 Opérateur de recherche de section Choisissez «AND» ou «OR» pour déterminer comment MERX traite les différentes sections de jumelage d avis d appel d offres. Les sections concernées sont Mots clés, Région de livraison, Catégorie et Groupe de NIBS. Utilisez «AND» si vous souhaitez limiter les résultats de la recherche. Par exemple, vous voulez seulement les avis d appel d offres qui à la fois contiennent le Mot clé : électricité et se situent dans la Région de livraison : Ontario. Utilisez «OR» si vous voulez davantage de résultats de recherche. Par exemple, vous voulez tous les avis d appel d offres qui soit contiennent le Mot clé : transports ou bien indiquent la Catégorie Équipement de transport et pièces de rechange. NOTE 1 : Le choix d un opérateur de recherche de section ne s applique pas à l intérieur des sections (p. ex. Mots clés). NOTE 2 : «AND» signifie ET, «OR» signifie OU Page 4 v.2.0 7/14

5 Étape 5 Mots clés Maintenant, la sélection des mots clés vous permettra de tirer le meilleur parti de la fonctionnalité de jumelage. Recherchez sur MERX c est très différent si on compare aux recherches faites sur les moteurs de recherches populaires d aujourd'hui. Il nécessite l'utilisation de ce qu'on appelle les termes en anglais tels que «AND», «OR» et «NOT». NOTE : «AND» signifie ET, «OR» signifie OU, «NOT» signifie ne pas inclure En ce qui concerne les accents sur les lettres, tels que l accent aigu, grave ou circonflexe, ils ne sont pas nécessaires; en fait, le système MERX les élimine complètement. Il est aussi possible de mettre des mots anglais et français dans le champ de recherche, par contre il se peut que vous manquiez des appels d offres. Nous suggérons toujours de faire des recherches séparés quand il s agit des deux langues. Voyons un exemple. Supposons que nous sommes dans l'industrie de la formation, et que nous offrons uniquement des services de formation en informatique. Exemple A Nous commençons par inscrire les mots clés «programme de formation». Le système MERX cherchera dans chaque avis d appel d offres se trouvant dans MERX la séquence exacte de mots que vous avez inscrite. Si un avis ne contient pas les mêmes mots un à côté de l autre, vous n en serez pas informé. Le système MERX repère seulement deux avis (exemple A). Cette méthode de recherche est la plus commune, mais elle n a pas produit une liste complète des appels d offres pertinents. CONSEIL 1 : Lorsque vous utilisez des abréviations ou la forme courte de mots, il est possible que ces mots aient différentes définitions. Par exemple si vous utilisez formation en TI, vous n obtiendrez pas les avis qui utilisent seulement l expression «technologie de l information». CONSEIL 2 : Un des meilleurs conseils que nous puissions vous donner à propos de l utilisation de la fonction Jumelage de d avis d appel d offres dans MERX, c est de tester leur profil. Au bas de la page de création du profil, vous avez les options Sauvegarder, Tester et Annuler. Le fait de tester votre profil vous aidera à raffiner vos critères jusqu à ce que Page 5 v.2.0 7/14

6 vous obteniez des résultats que vous recherchez. Si vous ne testez pas votre profil, vous pourriez soit constater trop tard que vous avez raté des occasions parce que votre profil était mal défini, soit recevoir trop d avis parce que votre profil est trop vaste. Il est vivement recommandé de revenir à cette option périodiquement pour tester de nouveaux mots clés ou combinaisons de mots clés. Exemple B L exemple suivant illustre la possibilité d utiliser des variantes de mots clés. Peut-être une organisation affichant un avis a-t-elle utilisé l expression «service» au lieu de «programme». Il faudrait changer les critères pour en tenir compte. Nos mots clés se présentent maintenant comme suit : «programme OR service AND format». Cette formule indique que nous cherchons tous les avis à condition qu ils contiennent les mots soit programme ou service et formation. Cette recherche produit 4 avis d appel d offres. Cependant, ils ne sont pas nécessairement tous pertinents à la formation selon nos critères de recherche. CONSEIL 3 : Lorsque vous choisissez vos mots clés, pensez à tous les moyens dont on peut désigner votre produit ou service dans votre industrie. Si un avis utilise des mots différents de ceux que vous avez inscrits comme mots clés, la fonction de jumelage ne le repérera pas. Essayez différentes combinaisons de mots jusqu à ce que le résultat semble correspondre à ce que vous cherchez. C est pourquoi il importe de tester votre profil. Pour trouver des mots clés efficaces, vous pouvez consulter dans MERX les bases de données des adjudications de contrats et des anciens appels d offres; vous pourrez constater quels mots les organisations acheteuses utilisent pour décrire vos biens ou services. (Accédez à ces bases de données à partir du menu défilant du champ de recherche de la page Avis d appel d offres.) Page 6 v.2.0 7/14

7 Exemple C Peut-être vous intéressez-vous non seulement à la formation dans le secteur de la technologie de l information, mais aussi à la formation visant les applications logicielles. Vous inscririez alors «formation AND (technologie de l information OR (application* AND logiciel*))». Cette formule cherchera tous les appels d offres en matière de formation qui visent soit la technologie de l information, soit les applications logicielles. Un «AND» a été inséré entre «application» et «logiciel» puisque ces deux mots ne se trouvent pas toujours un à côté de l autre mais nous voulons qu ils se trouvent tous deux dans l avis d appel d offres. À noter : lorsque vous utilisez l opérateur AND et l opérateur OR, vous devriez mettre des parenthèses autour des termes qui sont reliés entre eux. La recherche a produit 11 avis d appel d offres, ce qui est un nombre raisonnable d avis à examiner. CONSEIL 4 : Utilisez le symbole «*» pour saisir diverses variantes d un mot. Par exemple si vous inscrivez «design*», vous obtiendrez aussi bien design, designer ou designs. Si vous inscrivez seulement «design», vous pouvez limiter indûment la recherche. Un autre exemple serait l utilisation du mot électronique. On pourrait manquer «électricien», «électrique», «élection» etc Alors il serait mieux de chercher avec «élect*» pour ne pas manquer les autres mots. Étape 6 Catégorie La section des catégories vous permet d élargir votre recherche. Si vous choisissez une catégorie, le système MERX cherchera les appels d offres qui indiquent cette catégorie en plus des appels d offres qui contiennent tout autre critère que vous avez choisi (p. ex., Mots clés). Notez que l indication d une catégorie dans un avis d appel d offres relève de l organisation acheteuse, de sorte que des avis concernant un même produit ou service peuvent indiquer des catégories différentes. La sélection d une catégorie est facultative. Page 7 v.2.0 7/14

8 Étape 7 Groupe de NIBS NIBS signifie Numéro d identification de biens et services. Un groupe de NIBS est utilisé principalement par les organisations gouvernementales pour indiquer le domaine de biens ou services auquel leurs appels d offres se rapportent. Utilisez un critère NIBS si vous voulez élargir votre recherche aux avis d appel d offres indiquant un NIBS donné en plus de ceux qui contiennent tout autre critère que vous avez choisi. La sélection d un NIBS est également facultative pour les organisations acheteuses. ÉTAPE 8 Raffinez les résultats de recherche avec Un critère Doit avoir est une excellente option pour raffiner votre recherche afin de limiter les résultats aux appels d offres qui vous intéressent réellement. Si par exemple vous cherchez uniquement des appels d offres à Ottawa, inscrivez Ottawa dans le champ Doit avoir de sorte que seuls les appels d offres à Ottawa vous soient signalés. Un critère Ne doit PAS avoir procure le même avantage qu un critère Doit avoir, mais en fonctionnant à l inverse. Par exemple si vous n êtes pas intéressé à un appel d offres à Calgary, inscrivez Calgary dans ce champ. Il est souvent plus facile d indiquer les éléments qui ne vous intéressent pas que ceux que vous recherchez. Le critère Inclure les PAC concerne les préavis d adjudication de contrat. Le gouvernement fédéral canadien émet un PAC quand il y a une raison valable de ne pas lancer un appel d offres à l égard d un contrat. En choisissant cette option, vous pourrez constater quels PAC ont été émis. Pour de plus amples renseignements sur les PAC, consultez Conclusion La fonction Jumelage d avis d appel d offres est un excellent moyen de vous faire signaler les nouveaux avis d appel d offres qui correspondent à vos intérêts. Il est toutefois conseillé de ne pas s en remettre entièrement au service Jumelage d avis d appel d offres pour trouver les avis d appels d offres nouveaux ou modifiés qui se trouvent dans MERX. Il est recommandé d utiliser aussi le champ de recherche général de MERX. Si vous avez des questions ou souhaitez de plus amples renseignements, veuillez communiquer avec nous. Comme chaque industrie est différente, nous ne sommes pas nécessairement en mesure de compléter vos profils puisque vous connaissez mieux les termes et le vocabulaire de votre secteur. Nous vous aiderons toutefois volontiers à créer vos profils en vous guidant dans les différentes étapes du processus. MERX MERX (6379) merx@merx.com Page 8 v.2.0 7/14