RESTRUCTURATION DES PROGRAMMES DE SOUTIEN AUX GOUVERNEMENTS INDIENS REDESIGN OF THE INDIAN GOVERNMENT SUPPORT PROGRAMS. Chef et membres du Conseil,

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1 REDESIGN OF THE INDIAN GOVERNMENT SUPPORT PROGRAMS RESTRUCTURATION DES PROGRAMMES DE SOUTIEN AUX GOUVERNEMENTS INDIENS Dear Chief and Council, I am writing to update you on the progress that has been made since my correspondence to you of February 9, 2010 regarding changes to the Indian Government Support programs: Band Support Funding; Tribal Council Funding; Band Advisory Services; Band Employee Benefits; and Professional and Institutional Development. No major changes to the objectives of the programs are planned for I am pleased to inform you, however, of improvements that Aboriginal Affairs and Northern Development Canada is making to the responsiveness of the Professional and Institutional Development program and of further reductions in the paper burden associated with all five programs. These changes are being made in response to the valuable feedback provided by First Nation and tribal council administrators at engagement sessions held over the Chef et membres du Conseil, Je vous écris afin de faire le point sur les progrès accomplis depuis le 9 février 2010, date de ma dernière lettre, au sujet des modifications apportées aux programmes de soutien des gouvernements indiens : Financement du soutien des bandes; Financement des conseils tribaux; Services consultatifs des bandes; Avantages sociaux des employés des bandes; Développement professionnel et institutionnel. Aucun changement d importance aux objectifs des programmes n est prévu pour Toutefois, je suis heureuse de vous faire part d améliorations qu Affaires autochtones et Développement du Nord Canada (AADNC) est en voie d apporter à l égard de la capacité d adaptation du Programme de développement professionnel et institutionnel ainsi que de la réduction des lourdeurs administratives associées aux cinq programmes. Ces changements font suite à la rétroaction importante donnée par les administrateurs des

2 - 2 - past two years. Investing in Governance Capacity Based on Your Own Plan First Nation representatives have told us that one size does not fit all. A capacity development program such as Professional and Institutional Development should treat communities flexibly based on needs and priorities which communities identify for themselves. Communities need easyto-use tools to identify these needs and to create capacity development plans. Indian and Northern Affairs approvals should be based on these plans, within the limits of available funding, in order to allow communities to build on their successes over time. The department has carefully considered this advice: Starting in , rather than merely fund one-time projects, the Professional and Institutional Development program will invest in the governance capacity of communities based on their own longer term plans. It is not necessary for applicants to follow a complicated or far-reaching exercise, such as comprehensive community planning, to create a capacity development plan. A plan is simply any document which identifies Premières nations et des conseils tribaux aux sessions d'engagement des deux dernières années. Investissement dans les capacités de gouvernance selon votre propre plan Les représentants des Premières nations nous ont fait remarquer qu'il n'existe pas de solution unique pouvant satisfaire les besoins de tous. Dans un programme de développement des capacités comme le Programme de développement professionnel et institutionnel, on devrait faire preuve de souplesse et tenir compte des besoins et des priorités que les collectivités établissent pour elles-mêmes. Celles-ci doivent disposer d outils faciles à utiliser pour déterminer leurs besoins et mettre au point des plans de développement de la capacité. Les projets devraient être approuvés par Affaires autochtones et Développement du Nord Canada en fonction de ces plans, dans les limites des fonds disponibles, afin de permettre aux collectivités d aller de l avant en s appuyant sur leurs réussites. Le Ministère a bien tenu compte des avis exprimés et, dès , le Programme de développement professionnel et institutionnel ne fera plus que financer des projets nonrécurrents, il investira dans les capacités de gouvernance des collectivités en fonction même de leurs plans à plus long terme. La création d un plan de développement de la capacité n exige pas des demandeurs qu ils entreprennent un exercice vaste ou complexe comme dans une planification communautaire globale.

3 - 3 - areas for improvement in a community s government, proposes a number of concrete tasks which could be undertaken to address them, and assigns a timetable to those tasks. Those tasks that are related to improving core governance in a community could be eligible for funding under the Professional and Institutional Development program. A Professional and Institutional Development proposal could, for example, be based on any of the following types of plans: An existing comprehensive community plan; The outcome of an AANDC General Assessment; A capacity asset inventory; A completed governance capacity planning tool. The department has developed a userfriendly document, the Governance Capacity Planning Tool, to help any community design such a plan, based on its priorities, specifically in the area of governance. The tool helps a community recognize its strengths in governance, identify areas for further improvement, and design projects which support its long term goals. A copy is enclosed in an easy-to-print electronic format. It will also soon be available on our website at No outside help is needed to use this tool. Un plan de développement de la capacité est tout simplement un document qui délimite les secteurs à améliorer dans le gouvernement de la collectivité, propose des tâches concrètes et fixe des délais d exécution. Les tâches destinées à améliorer la gouvernance de base dans la collectivité pourraient être admissibles à un financement dans le cadre du Programme de développement professionnel et institutionnel. Par exemple, une proposition de projet dans le cadre du Programme de développement professionnel et institutionnel pourrait être fondée sur des plans comme les suivants : plan communautaire global qui existe déjà; résultat d une évaluation générale d AADNC; exercice d'inventaire des actifs; outil achevé de planification de la capacité de gouvernance. Le Ministère a produit un document convivial, soit l Outil de planification de la capacité de gouvernance, pour aider les collectivités à dresser un plan traitant directement de la gouvernance en fonction de leurs priorités. Ainsi, une collectivité pourra reconnaître ses points forts ainsi que les aspects à améliorer dans ce domaine et concevoir des projets pour la réalisation de ses objectifs à long terme. Nous avons joint ce document sous une forme électronique se prêtant à l impression. Il sera aussi disponible bientôt sur notre site Web Vous

4 - 4 - Your staff are free to adapt it or to use another capacity planning tool. n aurez besoin d aucune aide extérieure pour utiliser cet outil. Votre personnel est libre de l adapter ou de se servir d un autre outil de planification de capacité. Once completed, the results of the Governance Capacity Planning Tool will provide a baseline of information on governance capacity. This lays out a road map for governance capacity development based on your community s current assets and aspirations. The success of each project can then be measured against the improvements that your plan will propose. Many First Nations have successfully engaged their community membership in the development of governance capacity plans in an effort to create plans that are both sustainable and reflective of the membership. I encourage you to consider this approach as you develop your own plan. The department will give priority to capacity development plans which address the following priorities: Priority 1 Management Action Plans: The first priority will be governance capacity development activities related to governance submitted by communities which are implementing AANDC Management Action Plans (formerly Remedial Management Plans.) Typically, these are communities confronting a number of high-risk challenges in their governance systems. L Outil de planification de la capacité de gouvernance vous fournira des données de référence sur la capacité de gouvernance et une feuille de route qui tient compte à la fois des actifs et des aspirations qui caractérisent actuellement votre collectivité. Il vous sera alors possible de mesurer le succès de chaque projet par rapport aux améliorations proposées dans votre plan. Un grand nombre de Premières nations ont réussi à mobiliser leurs membres dans l élaboration d un plan de développement de la capacité de gouvernance afin de se doter d un plan à la fois durable et représentatif. Je vous incite à envisager cette démarche pour la conception de votre propre plan. Le Ministère accordera la priorité aux plans de développement des capacités qui portent sur les domaines prioritaires suivants : Priorité 1 Plans d action de gestion : La première priorité sera accordée aux activités de développement de la capacité liées à la gouvernance qui sont proposées par des collectivités qui mettent en œuvre des plans d action de gestion d AADNC (anciennement appelés «plans de redressement»). D ordinaire, il s agit de collectivités qui font face à un certain nombre de défis qui présentent un risque élevé touchant leurs systèmes de gouvernance.

5 - 5 - Priority 2 Governance-Related Risks The second priority for funding will be capacity development plans from communities whose AANDC General Assessments identify risks in the following areas: Governance in the sense of the capacity of the Council to transact business, of the capacity of the administration to maintain a management framework for program delivery, and of the capacity of the government to remain accountable to community members Planning, either strategic planning or operational planning and budgeting, and Financial Management. Often, these are communities which are experiencing gaps in capacity only in specific areas. Priority 3 Existing Capacity- Development Plans: The third priority for funding will be governance activities proposed in existing capacity development plans. Communities with existing capacity development plans often already have high overall levels of capacity. Priority 4 Future Planning Capacity: The fourth priority will be proposals which seek to invest in the lasting ability of communities to develop capacity development plans, operational plans, or strategic plans. Activities might include best-practices workshops with other communities, training in planning such as through the Priorité 2 Facteurs de risque liés à la gouvernance : Le financement sera accordé en deuxième priorité aux plans de développement de la capacité des collectivités dont les évaluations générales d AADNC ont relevé des risques dans les domaines suivants : Gouvernance : capacité du conseil à faire des affaires, capacité de l administration à maintenir un cadre de gestion pour l exécution des programmes et capacité du gouvernement à demeurer responsable à l égard des membres de la collectivité; Planification : planification stratégique ou planification opérationnelle et budgétisation; Gestion financière. Souvent, il s agit de collectivités qui présentent des lacunes seulement dans certains domaines particuliers. Priorité 3 Plans de développement de la capacité existants : La troisième priorité, sur le plan du financement, sera les activités de gouvernance proposées dans des plans de développement de la capacité existants. Les collectivités ayant en place des plans de développement de la capacité sont souvent déjà dotées d un niveau élevé de capacité globale. Priorité 4 Capacité de planification future : La quatrième priorité sera les propositions qui visent à investir dans l aptitude durable des collectivités à établir des plans de développement de la capacité, des plans opérationnels ou des plans stratégiques. Les activités prévues pourraient comprendre des ateliers sur les pratiques exemplaires

6 - 6 - Aboriginal Financial Officers Association, and community meetings on priority-setting. Contact your regional office for information on the specific application and approval process for Reducing Reporting Funding recipients have also told Aboriginal Affairs and Northern Development Canada to reduce mandatory reporting. In 2006, the department simplified its Indian Government Support reporting forms. For , we are going further. New, consolidated forms allow for a single application and a single report to be submitted by each recipient of Band Support Funding, Tribal Council Funding, Band Advisory Services and/or Band Employee Benefits funding. Over the coming year, we will continue to reduce the reporting burden by redesigning the department s internal data system, the Indian Government Support System. Thank you for the time and energy which you and your senior First Nation and tribal council administrators have invested in recommending tenues avec d autres collectivités, des formations (par exemple, par l intermédiaire de l Association des agents financiers autochtones du Canada) et des réunions communautaires sur l établissement des priorités. Vous pourrez vous renseigner auprès de votre bureau régional sur la procédure de demande et d approbation qui s applique en Réduction du nombre de rapports à produire Les bénéficiaires ont également demandé à Affaires autochtones et Développement du Nord Canada de réduire le nombre de rapports obligatoires. En 2006, le Ministère a simplifié ses formules de déclaration aux fins des programmes de soutien aux gouvernements indiens. Pour , il va plus loin. Un nouveau formulaire permettra de ne remplir qu une seule demande et un seul rapport par bénéficiaire pour le Programme de financement du soutien des bandes, le Programme de financement des conseils tribaux, le Programme des services consultatifs des bandes et/ou le Programme des avantages sociaux des employés des bandes. Dans la prochaine année, le Ministère continuera à alléger le fardeau de production de rapports en restructurant son système d information interne appelé Système de soutien des gouvernements indiens. Je vous remercie du temps et de l énergie que vous et les administrateurs principaux des Premières nations et des conseils

7 - 7 - improvements for Indian Government Support. I will continue to update you on the progress the department is making toward meeting community needs. tribaux avez mis à recommander des améliorations aux programmes de soutien aux gouvernements indiens. Je continuerai à vous tenir au courant des progrès du Ministère dans la réponse qu il apporte aux besoins des collectivités. Sincerely, Veuillez agréer mes sincères salutations. Gina Wilson Senior Assistant Deputy Minister, Regional Operations Sector Sous-ministre adjointe principale, Secteur des opérations régionales c.c. : Regional Directors General, Aboriginal Affairs and Northern Development Canada / Directeurs généraux régionaux, Affaires autochtones et Développement du Nord Canada; Provincial/Territorial Organizations / Organisations provinciales ou territoriales Encl./ p.j.

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