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1 CONFIGURATION Enregistrer la clé d activation Configurer le partage des données 5 Ajouter un utilisateur 6 Définir la numérotation des dossiers 7 EDI Installer la clé numérique en réseau 9 Installer la clé numérique localement 0 Configurer la clé dans Pro-Cardex FIDÉICOMMIS Créer le compte bancaire 5 Sélectionner un compte par défaut 8 Configurer la numérotation des reçus 9 Configurer la numérotation des chèques Configurer le format des chèques - Uniscript Configurer le format des reçus Papier blanc Configurer le format des reçus - Uniscript FACTURATION Configurer la numérotation 6 Ajouter les numéros de taxes 7 COMPTABILITÉ Initialiser une comptabilité indépendante Informatique Nouvelle Technologie J.D. Inc. Révision octobre 0

2 CONFIGURATION

3 Enregistrer la clé d activation Lorsque l identification d un nouveau notaire doit être ajoutée à la base de données de Pro-Cardex, vous devez d abord contacter le soutien technique pour procéder à l ouverture de son dossier et obtenir les informations nécessaires pour l ajout de l entité du nouveau notaire à l aide d une clé d activation.. Sélectionner le menu Outils, Pilotage, Entité. Cliquer obligatoirement sur le bouton Ajouter.. Inscrire les initiales du notaire. Cliquer sur le bouton.. Inscrire le code du notaire. Cliquer sur le bouton.. Entrer le prénom et nom tel qu inscrit dans l envoi du courriel pour la clé d activation et l adresse de l étude. Cliquer sur le bouton. Si le prénom et nom du notaire inscrit dans le courriel pour l envoie de la clé d activation diffère de celui du notaire à ajouter, contactez le soutien technique, afin d effectuer la modification et vous produire une nouvelle clé.

4 5. Entrer les différents numéros de téléphone, si désirée. Cliquer sur le bouton. 6. Inscrire la date de fin d utilisation et le mot de passe de la clé d activation, fournit par le soutien technique. Cliquer sur le bouton. 7. Le message suivant s affiche si une erreur s est produite à l inscription du prénom, nom, date de fin d utilisation ou numéro de la clé d activation. Vérifier que les informations sont exactes, essayer à nouveau, sinon contactez le soutien technique. 8. Sélectionner l entité sur laquelle vous désirez baser la configuration pour l ajout du nouveau notaire. Cliquer sur le bouton pour terminer. 9. Sélectionner l entité du nouveau notaire à partir de l icône Entité de travail de la barre d outils

5 Configurer le partage des données Lorsqu une nouvelle entité est ajoutée à la base de données, Pro-Cardex partage par défaut toutes vos données aux autres entités déjà inscrites. Utilisez la procédure suivante pour vérifier ou modifier les permissions pour le partage des données.. Sélectionner l entité du nouveau notaire. Sélectionner le menu Outils, Pilotage, Entité permission. Double-cliquer sur l entité à configurer, si déjà présente dans la liste.. Cliquer sur le bouton pour continuer.. Indiquer Oui ou Non dans chacune des fenêtres pour confirmer si vous désirez partager les informations proposées. Cliquer sur le bouton pour passer d une fenêtre à l autre.. Cliquer sur le bouton pour enregistrer les modifications. 5

6 Ajouter un utilisateur Si le nouveau notaire n a pas son propre code d utilisateur, utilisez la procédure suivante pour l ajouter.. Fermer et ouvrir Pro-Cardex. Inscrire obligatoirement "procardex" dans le champ utilisateur et mot de passe. Cliquer sur le bouton pour continuer.. Sélectionner le menu Outils, Pilotage, Utilisateur. Sélectionner obligatoirement la ligne Station.. Cliquer sur l icône Duplique l utilisateur.. Cliquer sur le bouton pour confirmer. 5. Inscrire le nom de l utilisateur en lettre sans espace ni accent. 6. Inscrire le mot de passe des les champs appropriés. 7. Compléter les autres champs, si nécessaire. Cliquer sur le bouton pour terminer. 8. Fermer et ouvrir Pro-Cardex. Ajouter le nom de l utilisateur et le mot de passe. Cliquer sur le bouton pour continuer

7 Définir la numérotation des dossiers. Sélectionner le menu Outils, Pilotage, Système, onglet Dossier.. Activer l utilisation de la numérotation automatique des dossiers.. Sélectionner le nom de l entité qui sera utilisée pour le prochain numéro de dossier. Tous les notaires qui veulent utiliser la même numérotation, doivent sélectionner la même entité.. Indiquer le préfixe qui sera utilisé pour la numérotation des dossiers (ex : les initiales du notaire suivi de l année LD-). 5. Indiquer le numéro du prochain dossier. 6. Cliquer sur le bouton pour terminer

8 EDI 8

9 Installer la clé numérique en réseau L installation du logiciel Entrust (dépôt de sécurité) est effectuée par Notarius, celle-ci doit être faite sur chaque poste où l'on désire utiliser la signature numérique. Si plusieurs postes doivent utiliser la clé numérique d'un notaire, vous devrez insérer le fichier de la signature numérique (.epf) dans un dossier spécifique sur le réseau de Pro-Cardex. De plus, elle sera automatiquement sauvegardée lors de votre copie de sauvegarde de Pro-Cardex, votre copie de sauvegarde devant prendre le répertoire complet de votre application sur le poste serveur.. Créer d'abord un nouveau dossier "Signature numerique" à l intérieur du lecteur «P :» ou celui attribué à Pro-Cardex, si nécessaire.. Rechercher le fichier de la signature du notaire en format ".epf", préalablement installé par Notarius. Déplacer celui-ci à l'intérieur du dossier «Signature numerique».. Vérifier l'activation de votre clé numérique en double-cliquant sur l'icône, habituellement visible en bas à droite de votre écran. Cliquer sur le bouton et récupérer le fichier de la clé numérique préalablement déplacé dans le dossier «Signature numerique».. Inscrire le mot de passe de la clé numérique. 5. Cliquer sur le bouton pour terminer. L icône apparaît lorsque la clé est activée. 5 9

10 Installer la clé numérique localement L installation du logiciel Entrust (dépôt de sécurité) est effectuée par Notarius. La procédure suivante vous permet d installer la clé numérique sur un seul poste. De plus, elle sera automatiquement sauvegardée lors de votre copie de sauvegarde de Pro- Cardex, votre copie de sauvegarde devant prendre le répertoire complet de votre application sur le poste serveur.. Créer d'abord un nouveau dossier "Signature numerique" à l intérieur du lecteur «C:\Donnees\Pro-Cardex:» ou «C:\Program Files\Pro-Cardex:» ou «C:\Programmes\Pro-Cardex:», si nécessaire.. Rechercher le fichier de la signature du notaire en format ".epf", préalablement installé par Notarius. Déplacer celui-ci à l'intérieur du dossier «Signature numerique».. Vérifier l'activation de votre clé numérique en double-cliquant sur l'icône, habituellement visible en bas à droite de votre écran. Cliquer sur le bouton et récupérer le fichier de la clé préalablement déplacé dans le dossier «Signature numerique».. Inscrire le mot de passe de la clé numérique. 5. Cliquer sur le bouton pour terminer. L icône apparaît lorsque la clé est activée. 5 0

11 Configurer la clé dans Pro-Cardex. Sélectionner l entité du notaire. Sélectionner le menu Outils, Pilotage, Système, onglet EDI.. Cliquer sur l icône Parcourir du champ «Chemin d accès EDI».. Sélectionner le chemin approprié selon votre installation réseau ou locale: installation réseau : P:\EDI installation locale : C:\Program Files\Pro-Cardex\EDI C:\Programmes\Pro-Cardex\ EDI C:\Donnees\Pro-Cardex\ EDI. Cliquer sur le bouton pour continuer. 5. Cliquer sur le bouton pour confirmer le changement. 5

12 6. Cliquer sur l icône Parcourir du champ «Fichier utilisateur». 7. Cliquer sur l icône Ajouter si l identification du notaire n est pas présente dans la liste. 8. Utiliser la barre de défilement horizontale. Cliquer sur Parcourir. 9. Rechercher le fichier de la clé numérique en sélectionnant le chemin approprié selon votre installation réseau ou locale : installation réseau : P:\Signature numerique installation locale : C:\Program Files\Pro-Cardex\Signature numerique C:\Programmes\Pro-Cardex\ Signature numerique C:\Donnees\Pro-Cardex\ Signature numerique 0. Cliquer sur le bouton pour continuer.. Cliquer sur le bouton pour terminer

13 . Cliquer sur l icône Parcourir du champ «Fichier partenaire».. Cliquer sur l icône Ajouter si l identification du notaire n est pas présente dans la liste.. Cliquer sur le bouton pour terminer.

14 FIDÉICOMMIS

15 Créer le compte bancaire. Sélectionner le menu Outils, Comptes bancaires et spéciaux. Double-cliquer sur la ligne (ex : Banque Notaire) si présente dans la liste ou cliquer sur l icône Ajouter.. Ajouter une abréviation pour identifier l'institution financière. (Ex : BMO). Cliquer sur le bouton pour continuer.. Compléter l adresse de l institution financière.. Inscrire le numéro de transit, le numéro de compte, la date d ouverture, si nécessaire. 5. Conserver l'option Non. 5 5

16 6. Indiquez Oui si le compte bancaire est utilisé uniquement par le notaire de l'entité courante. L identification du prochain numéro de reçu sera fera dans la prochaine fenêtre. OU Indiquez Non si plusieurs notaires ou plusieurs comptes bancaires utilisent la même numérotation des reçus. Voir la procédure «Configurer la numérotation des reçus». 7. Indiquer le prochain numéro de reçu. 8. Indiquer le prochain numéro de chèque. 9. Conserver l'option Non

17 0. Indiquer par Oui ou Non si le compte doit être visualisé et utilisé par d'autres notaires.. Ajouter une description, si désiré. Cliquer sur le bouton. 0 7

18 Sélectionner un compte par défaut. Sélectionner le menu Outils, Pilotage, Système. Cliquer sur l onglet Fidéicommis.. Sélectionner dans la liste déroulante le compte bancaire que vous désirez afficher par défaut. Ce compte sera automatiquement sélectionné lors de à l utilisation de l onglet Débours du dossier, ainsi qu à la création d un reçu ou d un chèque.. Cliquer sur le bouton pour terminer. 8

19 Configurer la numérotation des reçus Numérotation reliée à un seul compte bancaire et utilisée par un seul notaire. Sélectionner le menu Outils, Comptes bancaires et spéciaux. Double-cliquer sur la ligne du compte bancaire à modifier.. Cliquer sur le bouton jusqu à ce que la fenêtre appropriée s affiche et indiquer le prochain numéro de reçu.. Cliquer sur le bouton jusqu à la dernière fenêtre et cliquer sur le bouton. 9

20 Même numérotation utilisée par plusieurs notaires ou si notaire utilisant la même numérotation pour plusieurs comptes bancaires. Cette procédure doit être faite dans chaque entité qui utilise la même numérotation.. Sélectionner le menu Outils, Pilotage, Système. Cliquer sur l onglet Fidéicommis.. Sélectionner le nom de l'entité sur laquelle vous désirez baser la numérotation.. Indiquer le prochain numéro de reçu.. Cliquer sur le bouton pour terminer. 0

21 Configurer la numérotation des chèques. Sélectionner le menu Outils, Comptes bancaires et spéciaux. Double-cliquer sur la ligne du compte bancaire à modifier.. Cliquer sur le bouton jusqu à ce que la fenêtre appropriée s affiche et indiquer le prochain numéro de chèque.. Cliquer sur le bouton jusqu à la dernière fenêtre et cliquer sur le bouton.

22 Configurer le format des chèques - Uniscript Cliquer sur le lien Commande Uniscript s il s agit du fournisseur utilisé pour l impression des chèques.. Sélectionner le menu Outils, Pilotage, Système. Cliquer sur l onglet Chèque.. Sélectionner dans la liste déroulante le format Uniscript.. Cliquer sur le bouton pour continuer.. Ajouter les valeurs manquantes, si nécessaire (ex : Numéro dossier). Le format <Personnalisé> s affiche lorsque vous modifiez ou ajoutez une valeur. 5. Cliquer sur le bouton pour terminer. 5

23 Configurer le format des reçus Papier blanc. Sélectionner le menu Outils, Pilotage, Système. Cliquer sur l onglet Reçu.. Sélectionner dans la liste déroulante le format Papier blanc.. Cliquer sur le bouton pour continuer.. Ajouter les valeurs manquantes, si nécessaire (ex : Provenance, Numéro dossier). Ajouter le nom de l étude si vous désirez que Pro-Cardex imprime le nom et l adresse complète. Le format <Personnalisé> s affiche lorsque vous modifiez ou ajoutez une valeur. 5. Cliquer sur le bouton pour terminer. 5

24 Configurer le format des reçus - Uniscript Cliquer sur le lien Commande Uniscript s il s agit du fournisseur utilisé pour l impression des reçus.. Sélectionner le menu Outils, Pilotage, Système. Cliquer sur l onglet Reçu.. Sélectionner dans la liste déroulante le format Uniscript.. Cliquer sur le bouton pour continuer.. Ajouter les valeurs manquantes, si nécessaire (ex : Provenance, Numéro dossier). Le format <Personnalisé> s affiche lorsque vous modifiez ou ajoutez une valeur. 5. Cliquer sur le bouton pour terminer. 5

25 FACTURATION 5

26 Configurer la numérotation. Sélectionner le menu Outils, Pilotage, Système, onglet Facture.. Sélectionner dans la liste déroulante l entité sur laquelle sera basée la numérotation des factures.. Indiquer le préfixe qui sera utilisé pour la numérotation d une facture (Ex : LD-).. Inscrire le numéro de la prochaine facture. 5. Cliquer sur le bouton pour terminer. 5 6

27 Ajouter les numéros de taxes. Sélectionner le menu Outils, Pilotage, Système, onglet Taxes.. Inscrire les numéros de taxes pour la TPS et la TVQ qui apparaîtront à l impression de la facture.. Cliquer sur le bouton pour terminer. 7

28 COMPTABILITÉ 8

29 Initialiser une comptabilité indépendante. Se rendre dans l entité à partir de laquelle vous avez créé la nouvelle entité. Sélectionner le menu Comptabilité, Ouverture de session. Cliquer sur le bouton.. Sélectionner le menu Comptabilité, Configuration. Cliquer sur le bouton pour continuer. Cliquer sur l onglet Entités. Sélectionner la ligne de l entité qui désire une comptabilité indépendante.. Cliquer sur l icône Effacer. Cliquer sur le bouton pour terminer.. Accéder à l entité du nouveau notaire. 5. Sélectionner le menu Comptabilité, Ouverture de session. Cliquer sur le bouton pour ouvrir la session. Cliquer sur le bouton pour confirmer l initialisation de la nouvelle comptabilité. 6. Cliquer sur le bouton pour terminer

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