RÈGLEMENT ADOPTION PAR : Conseil d administration Résolution : CA CA TABLE DES MATIÈRES

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1 RÈGLEMENT TITRE : ADOPTION PAR : Conseil d administration Résolution : CA CA Entrée en vigueur 30 mai 2005 TABLE DES MATIÈRES PRÉAMBULE CHAMP D APPLICATION POUVOIRS GÉNÉRAUX CONTRATS DE FORMATION CONTRATS DE RECHERCHE CONTRATS DE DÉVELOPPEMENT INTERNATIONAL CONTRATS DE LOCATION (BAUX) CONTRATS DE CONSTRUCTION CONTRATS DE DON CONTRATS RELATIFS AUX TRANSACTIONS BANCAIRES, AUX INVESTISSEMENTS ET AUX PRÊTS CONTRATS DU CENTRE CULTUREL CONTRATS DU SERVICE DU SPORT ET DE L ACTIVITÉ PHYSIQUE CONTRATS D ACHAT AUTRES CONTRATS DÉPENSES COURANTES AUTRES DÉPENSES DIRECTIVES INTERPRÉTATION DES MONTANTS RESPONSABILITÉ ABROGATION ENTRÉE EN VIGUEUR...11 Règlement Page 1

2 PRÉAMBULE La Politique d acquisition de biens et services (Politique ), adoptée par le conseil d administration, est en vigueur depuis le 26 juin Le présent Règlement détermine les procédures et les autorisations requises dans les cas de conclusion de contrats. Ce Règlement complète mais ne remplace pas la Politique d acquisition de biens et services. Le conseil d administration, le comité de direction et les personnes désignées par le présent Règlement approuvent les contrats et autorisent les dépenses qui relèvent de leur autorité, pour et au nom de l Université. À moins d indication contraire dans le présent Règlement, les personnes autorisées à signer un contrat peuvent aussi signer, le cas échéant, tous les documents accessoires et exécuter tous les actes imposés à l Université ou qui lui sont permis en vertu du contrat ou des documents accessoires. 1. CHAMP D APPLICATION Sauf en ce qui concerne les dépenses reliées à la rémunération du personnel qui obéissent aux règles prévues dans les règlements, conventions collectives, protocoles d entente ou tout autre document de même nature, les pratiques administratives de passation de contrats obéissent aux règles établies dans le présent Règlement. Les différentes couvertures d assurances de l Université comprennent une protection adéquate, tant à l Université qu aux membres de son personnel dans l exercice de leurs fonctions, pour les contrats conclus au nom de l Université. En cas d incertitude, la directrice ou le directeur du Service des finances doit être consulté. La directrice ou le directeur obtient, au besoin, une confirmation écrite de l assureur que la protection requise est comprise ou ajoutée. 2. POUVOIRS GÉNÉRAUX 2.1 Approbation Le conseil d administration de l Université a le pouvoir prépondérant de conclure tous les contrats, de quelque nature que ce soit, qui lient l Université. Le pouvoir général et prépondérant du conseil d administration n est pas affecté par la délégation de pouvoirs conférée au comité de direction et aux personnes nommément désignées dans le présent Règlement. Le conseil d administration continue de détenir le pouvoir d être partie au contrat, en l absence d une délégation de pouvoirs pour un contrat donné. De plus, conformément à l article 33.6 des Statuts de l Université de Sherbrooke, le comité de direction doit «pourvoir par les actes requis, y compris la passation de contrats, à l approbation et au contrôle des dépenses pour lesquelles le conseil d administration a approuvé des crédits budgétaires». 2.2 Signature Tout signataire autorisé peut signer un contrat relevant de sa juridiction dont le montant est inférieur ou égal au plafond autorisé pour sa signature. Règlement Page 2

3 Si aucune personne n a été désignée comme signataire autorisé d un contrat, la rectrice ou le recteur ou la rectrice adjointe ou le recteur adjoint ou la secrétaire générale ou le secrétaire général a l autorité pour signer ce contrat. 2.3 Non-disponibilité et cas d urgence Sauf si autrement spécifié dans le présent Règlement, en cas de non-disponibilité du membre du comité de direction dûment habilité à approuver et à signer des contrats ou en cas d urgence, la rectrice ou le recteur ou la rectrice adjointe ou le recteur adjoint ou la secrétaire générale ou le secrétaire général approuve et signe les contrats. En cas de non-disponibilité de la doyenne ou du doyen, elle ou il peut déléguer, par voie d autorisation écrite son pouvoir de signature à une vice-doyenne ou un vice-doyen. En cas de non-disponibilité de la directrice ou du directeur de service ou d institut dûment habilité à approuver et à signer des contrats ou en cas d urgence, le membre du comité de direction de qui relève cette personne approuve et signe les contrats de l unité concernée. Lorsqu un contrat est approuvé en l absence de la personne normalement autorisée, la personne ayant procédé à l approbation en fait rapport à cette personne. 3. CONTRATS DE FORMATION La doyenne ou le doyen d une faculté, ou la doyenne ou le doyen gestionnaire d un centre universitaire de formation, approuve et signe, pour et au nom de l Université, les contrats de formation relevant de son unité administrative faits selon le prototype de contrat préalablement adopté par le comité de direction, dont le montant maximal des engagements pour l Université ou pour le cocontractant est d au plus $. Le membre du comité de direction de qui relève la formation offerte approuve et signe les contrats de formation et les contrats de service, incluant toute modification à ceux-ci, dont le montant maximal des engagements pour l Université ou pour le cocontractant est de plus de $ et d au plus $. Le comité de direction approuve tout autre contrat de formation et tout contrat de service, incluant toute modification à ceux-ci, et désigne la ou le signataire. Les contrats d acquisition de biens et services relatifs à la formation sont soumis aux dispositions portant sur les contrats d achat décrites dans le présent Règlement (article 12). 4. CONTRATS DE RECHERCHE La directrice ou le directeur du Bureau de liaison entreprises-université (BLEU) et la directrice ou le directeur du Service de la recherche et de la création (SRC) approuvent et signent, pour et au nom de l Université, les contrats de recherche et les contrats de service relevant de leur unité administrative respective, incluant toute modification à ceux-ci, dont le montant maximal des engagements pour l Université ou pour le cocontractant est d au plus $. Le membre du comité de direction de qui relève le service concerné approuve et signe les contrats de recherche et les contrats de service, incluant toute modification à ceux-ci, dont le montant maximal Règlement Page 3

4 des engagements pour l Université ou pour le cocontractant est de plus de $ et d au plus $. Le comité de direction approuve tout autre contrat de recherche et tout contrat de service, incluant toute modification à ceux-ci, et désigne la ou le signataire. Les contrats d acquisition de biens et services relatifs au BLEU et au SRC sont soumis aux dispositions portant sur les contrats d achat décrites dans le présent Règlement (article 12). 5. CONTRATS DE DÉVELOPPEMENT INTERNATIONAL Dans le présent Règlement, à moins que le contexte ne s y oppose, l expression «contrat de développement international» signifie tout contrat avec un gouvernement d un état étranger, ou l un de ses ministères ou organismes, ou avec une organisation internationale ou ses organismes, concernant des projets de développement international. La directrice ou le directeur de l Agence des relations internationales de l Université de Sherbrooke (ARIUS) approuve et signe, pour et au nom de l Université, les contrats de développement international, incluant toute modification à ceux-ci, dont le montant maximal des engagements pour l Université ou pour le cocontractant est d au plus $. Le membre du comité de direction de qui relève le service approuve et signe les contrats de développement international, incluant toute modification à ceux-ci, dont le montant maximal des engagements pour l Université ou pour le cocontractant est de plus de $ et d au plus $. Le comité de direction approuve tout autre contrat de développement international, incluant toute modification à celui-ci, et désigne la ou le signataire. Les contrats d acquisition de biens et services relatifs à l ARIUS sont soumis aux dispositions portant sur les contrats d achat décrites dans le présent Règlement (article 12). 6. CONTRATS DE LOCATION (BAUX) La présente partie s applique à tout bail immobilier, que l Université soit locatrice ou locataire, sauf les baux relatifs aux résidences universitaires et aux locations de locaux placés sous la responsabilité de la Section congrès, évènements spéciaux et réservations de salles, lesquels sont approuvés et signés par la personne désignée par la directrice ou le directeur des Services auxiliaires. 6.1 Lorsque l Université est locataire La directrice ou le directeur du Service des finances approuve et signe, pour et au nom de l Université, les contrats de location, les renouvellements automatiques ou obligatoires et les contrats de prolongation automatique ou obligatoire dont le montant maximal des engagements est d au plus $. Le comité de direction approuve les contrats de location, les renouvellements automatiques ou obligatoires et les contrats de prolongation automatique ou obligatoire, incluant toute modification à ceux-ci, dont le montant maximal des engagements est de plus de $ et d au plus $ et désigne la ou le signataire. Règlement Page 4

5 Le conseil d administration approuve tout projet de location dont les engagements dépassent $ et adopte un budget pour sa réalisation. Conformément à l article 33.6 des Statuts de l Université de Sherbrooke, dans les limites du budget adopté par le conseil d administration, le comité de direction approuve le contrat de location et désigne la ou le signataire. Le comité de direction est autorisé à approuver les modifications aux contrats de location, sauf : s il s agit d un contrat dont le budget a été adopté par le conseil d administration et que des modifications font en sorte que les engagements de l Université excèdent les sommes prévues au budget original; s il s agit d un contrat qui n a pas été approuvé par le conseil d administration et que les modifications font en sorte que les engagements de l Université dépassent $. 6.2 Lorsque l Université est locatrice La directrice ou le directeur du Service des finances approuve et signe, pour et au nom de l Université, les contrats de location, les renouvellements automatiques ou obligatoires et les contrats de prolongation automatique ou obligatoire dont le montant maximal des engagements est d au plus $. Le comité de direction approuve les contrats de location, les renouvellements automatiques ou obligatoires et les contrats de prolongation automatique ou obligatoire, incluant toute modification à ceux-ci, dont le montant maximal des engagements est de plus de $ et désigne la ou le signataire. 7. CONTRATS DE CONSTRUCTION Dans le présent Règlement, à moins que le contexte ne s y oppose, l expression «contrat de construction» signifie tout contrat de construction, de rénovation, de réparation, d entretien ou de transformation, de quelque manière que ce soit, y compris les contrats avec des entrepreneurs généraux et les contrats de sous-traitance incluant les ouvrages de génie civil, visant un bien immeuble appartenant à l Université ou qui lui est dévolu, quel que soit son emplacement. La directrice ou le directeur du Service des immeubles approuve et signe, pour et au nom de l Université, les contrats de construction, incluant toute modification à ceux-ci, dont le montant maximal des engagements est d au plus $. Le comité de direction approuve les contrats de construction, incluant toute modification à ceux-ci, dont le montant maximal des engagements est de plus de $ et d au plus $ et désigne la ou le signataire. Le conseil d administration approuve tout projet de construction dont les engagements dépassent $ et adopte un budget pour sa réalisation. Conformément à l article 33.6 des Statuts de l Université de Sherbrooke, dans les limites du budget adopté par le conseil d administration, le comité de direction approuve le contrat de construction et désigne la ou le signataire. Le comité de direction est autorisé à approuver les modifications aux contrats de construction, sauf : s il s agit d un contrat dont le budget a été adopté par le conseil d administration et que les modifications font en sorte que les engagements de l Université excèdent les sommes prévues au budget original; Règlement Page 5

6 s il s agit d un contrat qui n a pas été approuvé par le conseil d administration et que les modifications font en sorte que les engagements de l Université dépassent $. Les contrats d acquisition de biens et services relatifs aux contrats de construction sont soumis aux dispositions portant sur les contrats d achat décrites dans le présent Règlement (article 12). 8. CONTRATS DE DON Dans le présent Règlement, à moins que le contexte ne s y oppose, l expression «contrat de don» signifie tout acte par lequel un don, une donation ou un legs est accepté, y compris, notamment mais sans s y limiter, les contrats régissant les fonds de dotation, les dons en espèces et les dons différés. Les règles concernant l acceptation des dons se retrouvent dans la Politique d acquisition de biens et services (Politique ). 9. CONTRATS RELATIFS AUX TRANSACTIONS BANCAIRES, AUX INVESTISSEMENTS ET AUX PRÊTS Dans le présent Règlement, à moins que le contexte ne s y oppose, l expression «contrat relatif aux transactions bancaires, aux investissements et aux prêts» signifie tout contrat relié à la gestion ou à l investissement des fonds de l Université et à la conclusion d un contrat de prêt au nom de l Université. Les contrats régissant les transactions bancaires et les investissements peuvent être conclus et signés, pour et au nom de l Université, par les signataires nommés selon les conditions stipulées dans les résolutions que le conseil d administration a spécifiquement adoptées à cette fin et qui sont périodiquement modifiées. Conformément à l article 20.4 des Statuts de l Université de Sherbrooke, les contrats régissant les prêts et les hypothèques doivent être approuvés par le conseil d administration qui désigne la personne autorisée à signer le contrat. 10. CONTRATS DU CENTRE CULTUREL La directrice ou le directeur du Centre culturel approuve et signe, pour et au nom de l Université, les contrats dont cette unité administrative est responsable, incluant toute modification à ceux-ci, dont le montant maximal des engagements pour l Université ou pour le cocontractant est d au plus $. Le membre du comité de direction de qui relève le service approuve et signe les contrats de cette unité administrative, incluant toute modification à ceux-ci, dont le montant maximal des engagements pour l Université ou pour le cocontractant est de plus de $ et d au plus $. Le comité de direction approuve les contrats relevant de cette unité administrative, incluant toute modification à ceux-ci, dont le montant maximal des engagements pour l Université ou pour le cocontractant dépasse $ et désigne la ou le signataire, s il y a lieu. Nonobstant les limites mentionnées aux paragraphes 2 et 3 de la présente section, la directrice ou le directeur du Centre culturel est autorisé à approuver et à signer les contrats avec les médias, les firmes de communication et les productrices et producteurs de spectacles. Un rapport des contrats Règlement Page 6

7 conclus en vertu du présent paragraphe doit être soumis, au 31 mai et au 30 novembre, au membre du comité de direction de qui relève le Centre culturel. Les contrats d acquisition de biens et services relatifs au Centre culturel sont soumis aux dispositions portant sur les contrats d achat décrites dans le présent Règlement (article 12). 11. CONTRATS DU SERVICE DU SPORT ET DE L ACTIVITÉ PHYSIQUE La directrice ou le directeur du Service du sport et de l activité physique approuve et signe, pour et au nom de l Université, les contrats dont cette unité administrative est responsable, incluant toute modification à ceux-ci, dont le montant maximal des engagements pour l Université ou pour le cocontractant est d au plus $. Le membre du comité de direction de qui relève le service approuve et signe les contrats de cette unité administrative, incluant toute modification à ceux-ci, dont le montant maximal des engagements pour l Université ou pour le cocontractant est de plus de $ et d au plus $. Le comité de direction approuve les contrats relevant de cette unité administrative, incluant toute modification à ceux-ci, dont le montant maximal des engagements annuels pour l Université ou pour le cocontractant dépasse $ et désigne la ou le signataire. Les contrats d acquisition de biens et services relatifs au Service du sport et de l activité physique sont soumis aux dispositions portant sur les contrats d achat décrites dans le présent Règlement (article 12). 12. CONTRATS D ACHAT Dans le présent Règlement, à moins que le contexte ne s y oppose, l expression «contrat d achat» signifie tout bon de commande, entente d achat ou commande permanente relatif à l acquisition par achat, par cession-bail ou par location de biens mobiliers, notamment de biens, fournitures, équipements et services (y compris les services professionnels), pour le compte de l Université, à l exclusion des achats de livres. Conformément à la Politique d acquisition de biens et services, sauf les exceptions prévues, le choix de fournisseurs, les accords contractuels ainsi que les achats de biens et de services relèvent du Secteur approvisionnement du Service des finances. Nonobstant ce qui précède, les autres sections ont prépondérance sur la présente partie dans la mesure où elles traitent de bons de commande ou de contrats, qui sont, par ailleurs, soumis eux aussi à la Politique d acquisition de biens et services Approbation Les contrats ou commandes sont approuvés au nom de l Université par les personnes ciaprès désignées, pourvu qu ils aient préalablement fait l objet d une demande d achat autorisée : pour les contrats d achat d au plus $ : selon les spécificités de certaines unités administratives, par la ou le responsable de l enveloppe budgétaire qui assume la dépense ou la personne qu elle ou il désigne et par une des personnes responsables des budgets concernés du Service des finances ou par la personne qu elle ou il désigne; Règlement Page 7

8 pour les contrats d achat de plus de $ et d au plus $ : par la ou le responsable de l enveloppe budgétaire qui assume la dépense ou la personne qu elle ou il désigne et par la directrice ou le directeur du Service des finances ou, en cas de nondisponibilité, par une des personnes responsables des budgets concernés du Service des finances; pour les contrats d achat de plus de $ et d au plus $ : par la ou le responsable de l enveloppe budgétaire qui assume la dépense ou la personne qu elle ou il désigne et par la directrice ou le directeur du Service des finances ou, en cas de nondisponibilité, par une des personnes responsables des budgets concernés du Service des finances et par la vice-rectrice ou le vice-recteur à l administration ou la personne qu elle ou il désigne; pour les contrats d achat de plus de $ : par la ou le responsable de l enveloppe budgétaire qui assume la dépense ou la personne qu elle ou il désigne et par la directrice ou le directeur du Service des finances ou, en cas de non-disponibilité, par une des personnes responsables des budgets concernés du Service des finances, et par la vice-rectrice ou le vice-recteur à l administration ou la personne qu elle ou il désigne et, conformément à l article 33.6 des Statuts de l Université de Sherbrooke : si le conseil d administration a approuvé des crédits budgétaires relatifs à ce contrat, le comité de direction approuve le contrat et désigne la ou le signataire; si les crédits budgétaires n ont pas été approuvés par le conseil d administration, ce dernier approuve le projet et adopte le budget pour sa réalisation Signature Après l obtention des autorisations nécessaires pour la demande d achat, les contrats sont signés pour et au nom de l Université par la ou le responsable du Secteur approvisionnement du Service des finances ou la personne qu elle ou il désigne. En cas de non-disponibilité de la ou du responsable du Secteur approvisionnement du Service des finances, la directrice ou le directeur du Service des finances signe pour et au nom de l Université Bibliothèques À l intérieur du budget adopté par le conseil d administration, les contrats d achats de livres et autres publications, incluant les publications électroniques et les banques de données, par les bibliothèques de l Université sont approuvés et signés par la directrice ou le directeur du Service des bibliothèques, peu importe le montant. 13. AUTRES CONTRATS La présente partie s applique à tous les autres contrats non spécifiquement prévus au présent Règlement. Pour les contrats qui ne sont pas spécifiquement mentionnés dans le présent Règlement, les règles d approbation et de signature sont les suivantes : 13.1 pour tout contrat dont la valeur est d au plus $, celui-ci est approuvé et signé par la ou le responsable de l unité administrative qui assume la dépense ou la personne qu elle ou il désigne et par la directrice ou le directeur du Service des finances; Règlement Page 8

9 13.2 pour tout contrat dont la valeur est de plus de $ et d au plus $, celui-ci est approuvé par la ou le responsable de l unité administrative qui assume la dépense ou la personne qu elle ou il désigne et signé par le membre du comité de direction de qui relève l unité administrative ou par la secrétaire générale ou le secrétaire général; 13.3 pour tout contrat dont la valeur est de plus de $ et d au plus $, celui-ci est approuvé par la ou le responsable de l unité administrative qui assume la dépense ou la personne qu elle ou il désigne et par le comité de direction qui désigne la ou le signataire; 13.4 pour tout contrat dont la valeur est de plus de $, celui-ci est approuvé par la ou le responsable de l unité administrative qui assume la dépense ou la personne qu elle ou il désigne et, conformément à l article 33.6 des Statuts de l Université de Sherbrooke : si le conseil d administration a approuvé des crédits budgétaires relatifs à ce contrat, le comité de direction approuve le contrat et désigne la ou le signataire; si les crédits budgétaires n ont pas été approuvés par le conseil d administration, ce dernier approuve le projet et adopte le budget pour sa réalisation. 14. DÉPENSES COURANTES Les dépenses courantes sont les dépenses d utilisation du téléphone, d accès au réseau Internet ou de câblodistribution, les dépenses de consommation électrique et de gaz naturel ou toute autre forme d énergie, et les dépenses d intérêts sur hypothèques ou autres emprunts et les frais bancaires Approbation Pour toutes les dépenses courantes dont la valeur est d au plus $ : celles-ci sont approuvées par la ou le responsable de l enveloppe budgétaire qui assume la dépense, ou la personne qu elle ou il désigne et par une des personnes responsables des budgets concernés du Service des finances ou par la personne qu elle ou il désigne; Pour toutes les dépenses courantes dont la valeur est de plus de $ : celles-ci sont approuvées par la ou le responsable de l enveloppe budgétaire qui assume la dépense, ou la personne qu elle ou il désigne et par la directrice ou le directeur du Service des finances ou, en cas de non-disponibilité, par une des personnes responsables des budgets concernés du Service des finances; 14.2 Signature Une fois les approbations obtenues, les contrats relatifs aux dépenses courantes ci-dessus mentionnées sont signés par la directrice ou le directeur du Service des finances. 15. AUTRES DÉPENSES Les dépenses autres que courantes sont, notamment, un rapport de dépense, une demande de paiement, une avance, etc Approbation Règlement Page 9

10 Les déboursés sont approuvés pour et au nom de l Université par les personnes ci-après désignées : pour les autres dépenses d au plus $ : selon les spécificités de certaines unités administratives, par la ou le responsable de l enveloppe budgétaire qui assume la dépense, ou la personne qu elle ou il désigne et par une des personnes responsables des budgets concernés du Service des finances ou par la personne qu elle ou il désigne; pour les autres dépenses de plus de $ et d au plus $ : par la ou le responsable de l enveloppe budgétaire qui assume la dépense ou la personne qu elle ou il désigne et par la directrice ou le directeur du Service des finances ou, en cas de nondisponibilité, par une des personnes responsables des budgets concernés du Service des finances; pour les autres dépenses de plus de $ et d au plus $ : par la ou le responsable de l enveloppe budgétaire qui assume la dépense ou la personne qu elle ou il désigne et par la directrice ou le directeur du Service des finances ou, en cas de nondisponibilité, par une des personnes responsables des budgets concernés du Service des finances et par la vice-rectrice ou le vice-recteur à l administration ou la personne qu elle ou il désigne; pour les autres dépenses de plus de $ : par la ou le responsable de l enveloppe budgétaire qui assume la dépense ou la personne qu elle ou il désigne et par la directrice ou le directeur du Service des finances ou, en cas de non-disponibilité, par une des personnes responsables des budgets concernés du Service des finances, par la vice-rectrice ou le vicerecteur à l administration ou la personne qu elle ou il désigne et, conformément à l article 33.6 des Statuts de l Université de Sherbrooke : si le conseil d administration a approuvé des crédits budgétaires relatifs à cette dépense, le comité de direction approuve la dépense; si les crédits budgétaires n ont pas été approuvés par le conseil d administration, ce dernier approuve la dépense et adopte le budget pour sa réalisation Signature Une fois les approbations obtenues, les contrats relatifs aux dépenses courantes ci-dessus mentionnées sont signés par la directrice ou le directeur du Service des finances. 16. DIRECTIVES Le comité de direction établit les directives qu il juge nécessaires pour assurer l application du présent Règlement ou pour le préciser. 17. INTERPRÉTATION DES MONTANTS Pour les fins d application du présent Règlement, tous les montants mentionnés aux présentes sont en devises canadiennes et doivent être considérés avant l ajout des taxes à la consommation tant fédérales que provinciales. Règlement Page 10

11 18. RESPONSABILITÉ La vice-rectrice ou le vice-recteur à l administration est responsable de l application, de la diffusion et de la mise à jour du présent Règlement. 19. ABROGATION Le présent Règlement annule et remplace les règlements Approbation de contrats couvrant plus d une période budgétaire ( ) et Règlement concernant les autorisations de dépenses ( ). 20. ENTRÉE EN VIGUEUR Le présent règlement est entré en vigueur le 30 mai 2005; les dernières modifications ont été approuvées par le conseil d administration le 19 décembre Règlement Page 11

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