MUNICIPALITÉ DE SAINTE- CATHERINE- DE- HATLEY SÉANCE ORDINAIRE DU CONSEIL MUNICIPAL DU 4 OCTOBRE 2010

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1 À UNE SÉANCE ordinaire du conseil municipal, tenue le 4 octobre 2010, à la salle du Conseil, à 19 h 30. SONT PRÉSENTS les conseillers et conseillères suivants : Mesdames Nicole-Andrée Blouin, Huguette Larose, et messieurs René Vaillancourt et Marc Hurtubise. FORMANT QUORUM sous la présidence de monsieur le maire Jacques Demers. Monsieur Serge Caron, directeur général et secrétaire-trésorier agit à titre de secrétaire d assemblée. Quatre personnes sont présentes dans la salle. ORDRE DU JOUR 1. ADOPTION DE L ORDRE DU JOUR 2. ADOPTION DU PROCÈS VERBAL 2.1 Séance du 7 septembre MOT DU MAIRE 4. FINANCE 4.1 Désignation des vérificateurs externes 5. VOIRIE 5.1 Rapport de l inspecteur en voirie 5.2 Installation de glissières de sécurité 5.3 Lignages des routes asphaltées 5.4 Extension des travaux de débroussaillage 5.5 Déneigement de la rue Jacinthe 5.6 Déneigement des stationnements municipaux 5.7 Déneigement du trottoir 5.8 Entretien des marches du parc Saint-Jean Baptiste 5.9 Subvention pour l amélioration du réseau routier 6. SÉCURITÉ PUBLIQUE 6.1 Achat de quelques pièces de matériel 7. URBANISME 7.1 Rapport de l inspectrice en bâtiment et en environnement 7.2 Frais de parc 8. ENVIRONNEMENT 8.1 Rapport mensuel inspection forestière 9. LOISIRS / CULTURE 9.1 Entretien de la patinoire 10. ADMINISTRATION 10.1 Fermeture du bureau municipal période des fêtes Achat d un nouvel écran 10.3 Assurance collective renouvellement 10.4 Formation FQM les contrats municipaux 10.5 Demande de contribution Maison de la famille 10.6 Droit de passage et traverses de routes 11. ADOPTION DES COMPTES PAYÉS ET À PAYER 12. CORRESPONDANCE 13. DIVERS 1

2 13.1 Droit de passage et traverses de routes - VTT 14. PÉRIODE DE QUESTIONS 15. LEVÉE DE L ASSEMBLÉE ) ADOPTION DE L ORDRE DU JOUR D adopter l ordre du jour de la présente séance ordinaire du 4 octobre 2010 tel que présenté. 2) ADOPTION DU PROCÈS VERBAL 2.1 Séance du 7 septembre IL EST PROPOSÉ PAR : madame la conseillère Nicole-Andrée Blouin APPUYÉ PAR : madame la conseillère Huguette Larose D adopter le procès-verbal de la séance du 7 septembre 2010 tel que rédigé. 3) MOT DU MAIRE Monsieur le maire Jacques Demers fait un bref sommaire de sa récente participation au congrès de la Fédération Québécoise des municipalités où il agissait comme vice-président. Il souligne que la région des Cantons de l Est sera l an prochain la région vedette du congrès de la FQM alors qu il en assumera la présidence. Il mentionne la grande participation des élus à ce congrès qui a été un grand succès. Il souligne également les conséquences des dernières grandes pluies des derniers jours, particulièrement en regard des travaux de réfection du barrage de la rivière Massawippi. 4) FINANCE Désignation des vérificateurs externes Considérant qu il est requis que la municipalité désigne la firme qui agira pour elle à titre de vérificateur des comptes de l exercice financier 2010; Considérant qu il est pertinent pour la municipalité de poursuivre avec la firme lui ayant présenté la meilleure proposition l an dernier; IL EST PROPOSÉ PAR : madame la conseillère Nicole-Andrée Blouin De reconduire le mandat de la firme Raymond Chabot Grant Thornton de Sherbrooke pour la vérification des comptes de l exercice financier 2010 de la municipalité. 5) VOIRIE 2

3 5.1 Rapport de l inspecteur en voirie Les membres du conseil prennent connaissance du rapport de l inspecteur en voirie Installation de glissières de sécurité Considérant la nécessité de procéder à des travaux de pose de glissières de sécurité en bordure de certains chemins publics de la municipalité, notamment sur les chemins Waban Aki-Nord et Fontaine; Considérant les invitations à soumissionner transmises à plusieurs entreprises de la spécialité et les offres reçues à la suite de cette démarche; IL EST PROPOSÉ PAR : monsieur le conseiller René Vaillancourt Que le contrat pour la pose d environ 300 mètres linéaires de glissières de sécurité soit accordé à la firme Glissières de sécurité JTD Inc. au prix de 45 $ du mètre linéaire plus 725 $ pour 6 des bouts de ligne, plus les taxes applicables; Que les fonds requis pour payer l ensemble des travaux soient appropriés du poste pour l installation des glissières et le solde manquant, des excédents provenant des autres postes budgétaires du budget de la voirie municipale Lignages des routes asphaltées Considérant la nécessité de faire procéder au lignage des routes asphaltées de la municipalité; Considérant les propositions obtenues des divers fournisseurs invités à fournir des prix à la municipalité; Que le contrat pour le lignage des routes asphaltées de la municipalité soit confié à la firme Dura-Lignes Inc au prix de 5 077,20 $, plus les taxes applicables Extension des travaux de débroussaillage Considérant l état de plusieurs des fossés de la municipalité qui demande à ce que l on procède à leur débroussaillage en vue des travaux de creusage de fossé de l année prochaine; Considérant le fait qu à certains des postes financiers du budget de la voirie municipale, les montants de dépenses planifiés n ont pas été atteints et qu il serait pertinent de procéder à des transferts vers d autres postes afin de permettre la réalisation de travaux prioritaires; Considérant que l automne est une période propice pour procéder au débroussaillage mécanisé des emprises des chemins municipaux; IL EST PROPOSÉ PAR : monsieur le conseiller Marc Hurtubise APPUYÉ PAR : madame la conseillère Huguette Larose De permettre le transfert des fonds excédentaires suffisants des postes de voirie où les fonds n ont pas été entièrement dépensés pour permettre l exécution de travaux de débroussaillage sur les chemins de la municipalité; 3

4 Qu à la suite de ce qui précède, un contrat pour le débroussaillage mécanisé des chemins suivants savoir : chemin de la Montagne, d Ayer s Cliff, Gingras etc. soit accordé à l entreprise Claude Montmigny pour 50 heures de travaux au prix de 120 $ de l heure plus les taxes applicables; Qu une dépense additionnelle de $ soit aussi autorisée pour l achat des services d un entrepreneur forestier afin de faire procéder à l abattage des arbres de plus grande dimension présents dans les emprises des chemins municipaux Déneigement de la rue Jacinthe Considérant la nécessité de faire procéder pour le prochain hiver au déneigement de la rue Jacinthe à titre de rue de tolérance, tel que le permet la réglementation municipale; Considérant les prix obtenus des entrepreneurs invités à fournir des offres; IL EST PROPOSÉ PAR : madame la conseillère Nicole-Andrée Blouin Que le contrat pour le déneigement de la rue Jacinthe pour la saison hivernale soit confié à la firme F. Racicot Excavation Inc. au prix de $ plus les taxes applicables Déneigement des stationnements municipaux Considérant les offres reçues par la municipalité aux fins du déneigement des stationnements municipaux incluant le stationnement du bureau municipal, y compris, le déneigement du trottoir, le déneigement du stationnement de la salle communautaire et celui du parc Saint-Jean Baptiste pour la saison ; IL EST PROPOSÉ PAR : madame la conseillère Nicole-Andrée Blouin Que le contrat pour le déneigement des stationnements municipaux pour la saison soit accordé à la firme F. Racicot Excavation Inc. au prix de 8 634,94 $, toutes taxes incluses Déneigement du trottoir Considérant les offres reçues par la municipalité aux fins du déneigement du trottoir du village pour la saison hivernale ; Que le contrat pour le déneigement du trottoir du village pour la saison hivernale soit accordé à monsieur Joël Beaupré au prix de 39 $ de l heure Entretien des marches du parc Saint-Jean-Baptiste Considérant la nécessité de faire procéder à l entretien hivernal de l escalier de béton menant au parc Saint-Jean-Baptiste; IL EST PROPOSÉ PAR : monsieur le conseiller René Vaillancourt 4

5 Que le contrat pour l entretien de l escalier de béton menant au parc Saint-Jean-Baptiste soit confié à monsieur Marc-André Leblanc au même prix que l an dernier soit à 225 $; Subvention pour l amélioration du réseau routier Considérant qu une subvention a été accordée par le ministère des Transports du Québec à la municipalité pour des travaux de réfection de chemins municipaux en vertu du programme d aide à l amélioration du réseau routier municipal; Considérant que les travaux en regard desquels la subvention a été obtenue ont été réalisés conformément à la demande d aide; IL EST PROPOSÉ PAR : monsieur le conseiller rené Vaillancourt Que le conseil approuve les dépenses pour les travaux exécutés sur les chemins d Ayer s Cliff et Du Ruisseau pour un montant de ,96 $, dont un montant de $ est subventionné conformément aux exigences du ministère des Transports; Que les travaux ont été exécutés conformément aux présentes dépenses sur les routes dont la gestion incombe à la municipalité et que le dossier de vérification a été constitué. 6. SÉCURITÉ PUBLIQUE Achat de quelques pièces de matériel Considérant les besoins signalés par la nouvelle préventionniste de la municipalité pour de nouveaux équipements nécessaires à ses activités; D autoriser l achat des équipements suivants pour les besoins de la préventionniste de la municipalité, savoir : une lampe de poche (15 $), une tablette pour rapports d inspection (36 $), un câble de branchement pour imprimante (25 $), des aimants pour identification de véhicule (40 $), des gants de travail (7 $), et des fumigènes pour test de détecteur de fumée; Que les dépenses suivantes autorisées par le directeur général lors de l entrée en poste de la préventionniste soient aussi approuvées, savoir : le coût pour des cartes d affaires (112 $), les coûts relatifs à l achat des vêtements de travail (254,20 $), plus ceux relatifs à la couture des écussons sur les vêtements (72 $). 7) URBANISME 7.1 Rapport de l inspectrice en bâtiment et en environnement Les membres du conseil prennent connaissance du rapport de l inspectrice en bâtiment et environnement Frais de parc Considérant que la municipalité peut, en vertu de sa règlementation, réserver une partie d un terrain à lotir aux fins d y installer des activités de parcs et terrains de jeux ou requérir le paiement d un montant égal à 2,5% de la valeur du terrain à lotir; Considérant la situation décrite au dossier du lot 2213, lequel a fait l objet d une subdivision (lots et ), (rue de la Héronnière); 5

6 Il EST PROPOSÉ PAR : monsieur le conseiller René Vaillancourt D exiger le versement des droits de 2,5% dans le dossier inscrit au préambule de la présente résolution. 8) ENVIRONNEMENT 8.1 Rapport mensuel inspection forestière Les membres du conseil prennent connaissance du rapport de l inspecteur forestier ) LOISIRS / CULTURE 9.1 Entretien de la patinoire Considérant les propositions soumises à la municipalité à la suite de son appel d offres pour des services d entretien de la patinoire pour la saison ; Il EST PROPOSÉ PAR : madame la conseillère Huguette Larose Que le contrat pour l entretien de la patinoire pour la saison soit confié à monsieur Joël Beaupré, au prix de $. Que les services soient payés à raison de 4 versements égaux en décembre 2010, janvier, février et mars ) ADMINISTRATION Fermeture du bureau municipal période des fêtes 2010 Considérant qu en application de la politique relative à la main d œuvre de la municipalité, cette dernière compense en temps les jours fériés lorsqu ils se situent pendant des périodes non-ouvrables; Considérant que pour la période des fêtes de fin d année 2010, les bureaux municipaux devraient être fermés quatre jours sur cinq entre Noël et le jour de l An; Considérant qu il paraît acceptable pour le conseil, compte tenu du faible achalandage relatif à cette période, que le bureau soit fermé pendant toute la semaine entre Noël et le jour de l An sans perte de salaire pour les employés qui se voient ainsi attribuer une journée de congé additionnelle; Que le bureau municipal soit fermé pendant toute la période s étendant du 24 décembre 2010 au 3 janvier 2011; Que la journée et demie de congé additionnelle accordée aux employés municipaux soit consentie sans perte de salaire Achat d un nouvel écran 6

7 Considérant que l écran de l ordinateur de la réception montre des signes de défaillance laissant des espaces flous lors du visionnement de certains documents; Considérant la valeur de remplacement de cet équipement évalué à 140 $; Considérant que l écran défectueux sera réaffecté à un usage moins intensif à l intérieur des services du bureau municipal; IL EST PROPOSÉ PAR : monsieur le conseiller René Vaillancourt D autoriser l achat, auprès de la firme Informatique Orford Inc., d un écran plat de 19 pouces au prix de 140 $ plus les taxes applicables; Que l écran remplacé soit installé sur le comptoir de la réception du bureau municipal afin de faciliter le travail du personnel et de favoriser une meilleure information du public Assurance collective renouvellement ATTENDU QUE le Groupe Financier AGA inc. a déposé son rapport de renouvellement face aux conditions financières du régime d assurance collective de la municipalité de Sainte-Catherine-de-Hatley; ATTENDU QUE le Groupe Financier AGA inc. confirme dans son rapport que les conditions financières proposées par l assureur (SSQ Groupe Financier), pour la période du 1 er octobre 2010 au 30 septembre 2011, sont justifiées; ATTENDU QUE le Groupe Financier AGA inc. indique clairement dans son rapport que l assureur respecte intégralement ses engagements financiers garantis lors du dépôt de sa soumission; ATTENDU QUE le contrat actuel avec l assureur en est à sa deuxième année pour une durée maximale de cinq (5) ans; ATTENDU QUE les membres du conseil municipal ont pris connaissance des conditions de renouvellement du contrat d assurance collective des employés de la municipalité de Sainte-Catherine-de-Hatley et qu ils jugent opportun de les accepter; IL EST PROPOSÉ PAR : monsieur le conseiller Marc Hurtubise QUE le Conseil municipal accepte les conditions de renouvellement présentées par SSQ-Vie concernant l assurance collective des employés de la municipalité de Sainte-Catherine-de Hatley pour la période du 1 er octobre 2010 au 30 septembre 2011 au montant de 6 292,07 $, taxes incluses; QU une copie certifiée conforme de la présente résolution soit transmise à monsieur Richard Paquin du Groupe Financier AGA inc Formation FQM les contrats municipaux Considérant la formation offerte dans la région aux élus et membres du personnel municipal sur le sujet des contrats municipaux; IL EST PROPOSÉ PAR : madame la conseillère Nicole-andrée Blouin APPUYÉ PAR : madame la conseillère Huguette Larose 7

8 D autoriser tous les membres du conseil et du personnel municipal concernés à assister à la formation offerte par la Fédération québécoise des municipalités à East-Angus le 21 octobre 2010; Que la municipalité assume les frais d inscription de 28,22 $ par personne, taxes incluses et les autres frais raisonnables liés à la participation à l activité; Que si plusieurs personnes assistent à cette formation, le covoiturage soit utilisé Demande de contribution Maison de la famille Aucune contribution n est votée en regard de cette demande Droit de passage et traverses de routes Considérant la demande du club Les motoneigistes du Memphrémagog Inc. visant à obtenir la permission de la municipalité pour les passages et droits de traverses des routes municipales; IL EST PROPOSÉ PAR : monsieur le conseiller René Vaillancourt APPUYÉ PAR : madame la conseillère Huguette Larose D autoriser le club Les motoneigistes du Memphrémagog Inc. à utiliser, sous réserve de la réglementation s appliquant en la matière, les passages et traverses sur les chemins suivants : chemin du Ruisseau, chemin d Ayer s Cliff, chemin de la Montagne, chemin du Brûlé, chemin North Hatley, chemin Archambault, chemin Lavallée, la section du lac Magog gelée, du camping Chez Ben à la descente à bateaux du chemin du Lac et de par le chemin du Lac sur une distance de 0,9 kilomètres et par l ancienne route du chemin de la Pointe pour rejoindre le chemin North Hatley en longeant le chemin; Que copie de la présente soit transmise au club de motoneiges de même qu à la fédération des clubs de motoneiges ) ADOPTION DES COMPTES PAYÉS ET À PAYER COMPTES À PAYER / SEPTEMBRE montant *Bell internet 29,64 $ *rémunération des élus 5 514,96 $ *rémunération du personnel ,00 $ 609 Alain Roy, architecte paysagiste (stationnement) 1 015,88 $ 594 Auberge Ste-Catherine-de-Hatley 118,12 $ 585 Bauval (techmix) 392,48 $ 569 Bell 454,73 $ 606 Bilodeau Nancy (remboursement de frais) 84,16 $ 570 Bilodeau Roger (remboursement de frais) 400,29 $ 604 Caron Serge (remboursement de frais) 330,29 $ 590 Conrad Marcotte Inc (plaque de métal pour terrain de jeu) 36,12 $ 591 Construction Couillard (contrat de pavage) ,96 $ 601 Constructo (publier appel d'offre) 169,32 $ 595 Demers Jacques (remboursement de frais) 136,00 $ 596 Eau Labrador 42,25 $ 8

9 572 Entreprise LTCA (location de toilette chimique) 118,52 $ 573 F. Racicot Exc ,72 $ 571 Fonds de l information foncière (mutations / septembre) 33,00 $ 600 Gaudreau Environnement (contrat vidange fosse septique) ,28 $ 593 Hébert Turgeon, Josée (abonnement biblio Sherbrooke) 55,00 $ 592 Informatique Orford (mise à niveau de 2 ordinateurs) 216,70 $ 589 Infotech (50% papeterie 2011) 542,37 $ 574 M.Leblanc Imprimerie (cartes d'affaires, Le Catherinois) 1 751,48 $ 607 Martin & Lévesque (vêtements préventionniste) 254,20 $ 576 Matériaux Magog Orford (bois traité, membrane tex) 584,64 $ 579 Mégaburo (boîtes de papier) 179,44 $ 602 McBride David (fosse septique) 100,00 $ 9

10 577 Ministère du revenu (remise de septembre) 5 260,05 $ 578 Molleur Stéphan (tonte de pelouse près du chalet des patineurs) 45,15 $ 575 MRC Memphrémagog (versement de septembre, arbustes) 2 024,00 $ 597 Nadeau Carole (entretien bureau et salle com) 141,09 $ 580 Petite caisse 155,81 $ 611 Plourde Sabrina (coudre écussons) 72,28 $ 581 R.I.P.I. (versement d'octobre) 9 000,00 $ 582 Receveur général (remise de septembre) 2 495,46 $ 588 Régie de déchets de Coaticook 5 692,27 $ 583 Régie de Police Memphrémagog ,25 $ 584 S.P.A. 227,00 $ 598 Sani Estrie (versement de septembre) ,07 $ 610 Sauvé Marylène V (subv. couches) 200,00 $ 605 SSQ assurance collective 459,80 $ 599 St-Laurent Bertrand (ccu du 1er sept) 30,00 $ 603 Tremblay André-Marie (vidange de fosse septique) 100,00 $ 586 Ville de Magog (entente-versement d'octobre & novembre) ,30 $ 587 Ville de Sherbrooke (électricité) 234,12 $ 608 Visa ( factures d'essence, envois circulaire, frais congrès) 1 001,08 $ TOTAL ,28 $ IL EST PROPOSÉ PAR : madame la conseillère Nicole-Andrée Blouin APPUYÉ PAR : monsieur le conseiller René Vaillancourt Que les comptes soient adoptés tels que présentés 12) CORRESPONDANCE Quelques éléments de correspondance sont laissés à l attention des membres du conseil ) DIVERS 13.1 Droit de passage et traverses de routes VTT Considérant la demande du club Quad des Frontières Estrie visant à obtenir la permission de la municipalité pour les passages et droits de traverses des routes municipales; Considérant les dispositions de la réglementation municipales relative aux véhicules hors route; APPUYÉ PAR : monsieur le conseiller René Vaillancourt D autoriser le club Quad des Frontières Estrie à utiliser les passages et traverses sur les chemins inscrits à la réglementation municipale pertinente; Que copie de la présente soit transmise au club demandeur. 10

11 14) PÉRIODE DE QUESTIONS Quelques questions sont posées en lien avec les sujets suivants : L article 59 de la Loi sur la protection du territoire agricole, la préventionniste, les frais pour l achat de cartes d affaires pour la nouvelle préventionniste et les coûts pour les services d un architecte en vue de l aménagement du stationnement de la salle communautaire. 15) LEVÉE DE L ASSEMBLÉE L ASSEMBLÉE EST LEVÉE VERS 20 H 30 SUR PROPOSITION DE MADAME LA CONSEILLÈRE HUGUETTE LAROSE. Jacques Demers Maire Serge Caron Secrétaire-trésorier 11