NOTICE DE SAISIE DES LICENCES CLUB SUR LE SITE DE LA F.F.A.

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1 NOTICE DE SAISIE DES LICENCES CLUB SUR LE SITE DE LA F.F.A. Le but de ce document est de servir de support aux bénévoles devant saisir et mettre à jour les données des licenciés de leur club chaque saison sur le site internet dédié de la fédération française d'athlétisme. Rédigé par l'u.s. Issoire Athlétisme. Page / 3

2 Accès au site internet : Ouvrir un navigateur internet et saisir l'adresse (URL) suivante : La page internet d'authentification suivante s'affiche Saisir comme utilisateur : «siffa» Et comme mot de passe : «siffa» Reste à cliquer sur le bouton «OK» S'affiche alors la nouvelle fenêtre du site fédéral où l'on peut s'identifier en tant qu'administrateur club Saisir comme code d'accès : «c0630_licences» Et comme mot de passe : «04Lic!» Page / 3

3 Le click sur le bouton «Connexion» ouvre la porte du site il faut cliquer sur le bouton bleu «Licences» Comment saisir une licence :.. Si l'adhérent avait déjà une licence la saison précédente ET si aucune des informations le concernant (adresse, téléphones, courriel ) n'a changé ET si le type de licence voulu est le même que la saison précédente (Compétition, découverte, running, dirigeant ).. L'adhérent existe déjà sur une des saisons passées : la précédente ou une plus ancienne et l'on veut modifier son type de licence ou mettre à jour une donnée personnelle..3. Le nouvel adhérent n'a jamais été licencié.4. Le nouvel adhérent était licencié dans un autre club Page 3 / 3

4 .. Aucune modification à apporter, juste saisir le certificat médical «Renouvellement rapide des licences» d'un adhérent déjà présent l'année précédente: Valable pour un adhérent n'ayant aucune modification des données personnelles (téléphone, adresse,.) et conservant le même type de licence (running, compétition encadrement,.) Saisir le n de licence puis cliquer sur le bouton «Rechercher» N lic. Identité acteur S'assurer que le choix «Oui» pour assurance individuelle accident est sélectionné. Saisir la date du certificat médical Saisir le courriel de l'adhérent Sélectionner sa discipline principale et s'il y a lieu la discipline secondaire. Cliquer sur le bouton «Renouveler la licence pour la saison.» Page 4 / 3

5 .. Renouvellement d'une licence avec mise à jour des données de l'adhérent «Gestion des acteurs» permet aussi bien de renouveler une licence, mettre à jour les données et saisir un nouvel adhérent S'affiche la liste des licenciés selon les critères dans le cadre rouge. Sélectionner un licencié dans la liste en cherchant dans les pages successives ou rechercher par le numéro de licence ou le nom puis double cliquer sur le nom pour afficher le détail par le choix «Coordonnées» dans le groupe «Actions» de la colonne de droite. Le Click sur le bouton «Modifier» permet de reprendre les informations voulues. Page 5 / 3

6 Prise de licence d'un acteur Sélectionner le choix «Licence» du groupe «Relations» dans le menu vertical de gauche puis cliquer sur le bouton «Renouvellement de la licence» Une fois le type de licence sélectionné, la date du certificat médical de moins de trois mois saisie, l'assurance individuelle sélectionnée à «Oui» et l'adresse de courriel vérifiée il ne reste qu'à saisir une discipline principale et cliquer sur le bouton «Valider le renouvellement.» L adresse est OBLIGATOIRE en l absence saisir celle du club. Page 6 / 3

7 .3. Saisie d'un nouvel adhérent «Gestion des acteurs» permet de saisir un nouvel adhérent S'affiche la liste des licenciés selon les critères dans le cadre rouge. Cliquer sur le bouton «Ajout d'un acteur» pour saisir l'identité de l'intéressé. Il est absolument essentiel après avoir saisi Nom et Prénom de vérifier l'existence de la personne. Pour cela cliquer sur «-- Recherche des homonymes --» S'affiche alors la liste des homonymes trouvés. Il faut alors vérifier par les dates de naissance si la personne n'a pas déjà eu par le passé une licence. Page 7 / 3

8 Si l'on retrouve une personne dans la liste avec exactement la même date de naissance, il est fort probable qu'il s'agisse du nouvel adhérent. A partir de là il faut stopper la saisie (pour ne pas générer un doublon de licence pour un même individu) en cliquant sur le bouton annuler. Attention si l acteur n a pas pris de licence depuis plus de trois ans (modification du siffa en septembre 05), il ne sera peut-être pas possible de le trouver dans la grille de gestion des acteurs du point. Après s'être assuré en prenant contact, il faut : - soit générer une demande de mutation si la personne était licencié lors de la saison précédente, voir point 4 ci-après. - Soit saisir la licence comme un adhérent déjà existant, voir point. Si aucune correspondance n est trouvée dans la liste ou si la liste est vide, il suffit de fermer la fenêtre en cliquant sur le bouton «Fermer» puis de continuer la saisie des renseignements (Sexe, date de naissance, téléphones, ) et enfin de cliquer sur le bouton «Valider l'ajout». S'affiche alors la même fenêtre que pour un acteur existant permettant de renseigner la date du certificat médical et le type de licence. Vous ne trouvez pas l athlète dans la gestion des acteurs en saisissant le numéro de licence que vous avez trou ;vé dans la liste des homonymes??? Normal les développeurs de la fédé nous font des farces Appliquer la méthode ci-après Page 8 / 3

9 Certaines modifications des interfaces de gestion des acteurs ont introduit un filtre sur un nombre d années limités (3 ans introduit en 05) Dans ce cas retour au point 3. Saisissez toutes les données dans l écran du nouvel acteur sans vous soucier de la recherche d homonyme. En fin de saisie, validez en toute mauvaise conscience ;-) pour voir s afficher un message de rappel à l ordre. Reste à cliquer sur «ICI» pour voir l acteur dans la grille Il est alors possible de sélectionner l athlète en cliquant sur la ligne et accéder aux informations. Saisir sa licence comme au point devient possible. Ouf!!! Page 9 / 3

10 .4. Saisie d'une demande de mutation (licencié venant d'un autre club) A partir du sous-menu «LICENCES» choisir «Gestion des demandes de mutation». Cliquer le bouton «Ajout d'une nouvelle demande» Saisir le n de licence et cliquer sur le bouton «Rechercher» Après avoir vérifié les informations du licencié et leurs correspondance avec le bulletin d'adhésion il ne reste qu'à cliquer sur le bouton «Valider la demande» pour que soient générés les documents de mutation. Quand celle-ci aura été validée par ligue et club de départ, elle changera de statut ce qui permettra la saisie de la licence, sur laquelle il faudra alors renseigner les nouvelles coordonnées de l'adhérent. Page 0 / 3

11 Divers fonctionnalités : Ré-expédition de l' de licence Dans la partie droite de l'écran et le groupe «Relations» choisir la ligne «Licence» puis cliquer sur le bouton «Ré-expédition de l' licence» pour renvoyer le courriel de prise de licence et information de connexion au site de la fédé directement à l'adhérent. Récupération de la fiche licence (= attestation de licence) 3 Dans la partie gauche de l'écran et le groupe «Autres» choisir la ligne «Fiche acteur» choisir la deuxième ligne «A03 - Attestation de licence avec logo» puis cliquer sur le bouton «Préparer la fiche» Page / 3

12 Récupération du fichier des licenciés Dans le sous-menu «Autres» le choix «Etats» amène sur des éditions de documents Dans la partie centrale «05 - LISTE», choisir la première ligne «L.-Informations des licenciés» Saisir le n du club, conserver le format du résultat à «pdf», puis cliquer sur le bouton «Exécuter» Dans le bandeau vert cliquer sur «Etat des éditions ()» pour avoir accès à la liste des fichiers en attente de création et pouvoir le récupérer quand celui-ci est généré. Page / 3

13 cliquer sur «Actualiser la liste» pour faire apparaître le bouton quand celui-ci n'est pas présent ce qui est le cas tant que le fichier est en cours de création. Le clic sur affiche, en une page internet, le fichier des licenciés au format «pdf» Il ne reste qu'à l'enregistrer par l'icône de disquette ou en cliquant avec le bouton de droite et choisissant «Enregistrer sous».sortie du SIFFA en cliquant sur «Quitter» en haut à droite de la page. Page 3 / 3

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