REUNION DE BUREAU DU 28 MAI Chez Karine Arnulf - 9H30. Dorothée, Aude, Isabelle de C, Karine, Carolina, Clémence, Nathalie, Delphine (11H18)

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1 REUNION DE BUREAU DU 28 MAI Chez Karine Arnulf - 9H30 Dorothée, Aude, Isabelle de C, Karine, Carolina, Clémence, Nathalie, Delphine (11H18) Bonjour aux nouvelles arrivantes! Aude est présente et Delphine nous nous rejoint un peu plus tard. 1) DEBRIEFING DE L AG Les plus et les moins Les + : - partie ag : tt a été ok il y avait entre les présents et représentés largement le quorum (214 familles présentes ou représentés sur 394 familles adhérentes) ; les adhérents ont bien apprécié que plusieurs personnes prennent la parole ; le PP permet de contenir l'attention du public ; - partie soirée : envisager de faire une soirée annuelle "danse" ; voir pour octobre, soirée de rentrée ; Isabelle Putz s'est proposée à nouveau pour une prochaine soirée les glaces étaient très bonnes ; se souvenir de l'adresse ; Isabelle de C propose de lui demander des avantages adhérents : Tamara donne les coordonnées à Delphine pour voir si on peut le contacter. Les - (à mieux organiser pour les prochaines éditions) : prévoir le pré (aider à l'installation et rester sur place pour surveiller les lieux ) et le post chez l'accueillant pour aider à débarrasser (personnel et bénévoles) il manquait un peu de fromage blanc pour les légumes ; 2 plateaux de petits fours n'ont pas été sortis au moment opportun. les cups cakes n'ont pas été mis dans des plateaux (qu'on avait loué exprès) les femmes de ménage doivent être briefées pour bien s'occuper de la soirée ; il faut trouver quelqu'un qui sache gérer le personnel (façon maitre d'hôtel) 1

2 nous sommes déçues de Mister brochettes ; il n'a pas voulu laisser la viande restante et n'a pas fait de ristourne ; il a par ailleurs augmenté ses prix (est passé à 150 par personne en individuel et en dessous de 20 personnes - nous avons eu la soirée à 110 mad par personne) ; essayer de voir si on ne peut pas trouver au autre brochette'man + Tamara peut-elle refaire un point téléphonique avec lui la dessus? il faut une fille chargée de la logistique qui drivent les filles en cuisine, qui drivent les boissons, les serveurs, les quantités, etc. En résumé, tt le monde est OK pour dire que la soirée et l'ag étaient top (cf messages de félicitations dans le journal). - finir de donner les dernières factures Tout le monde a donné toutes ses factures ; elles sont en train d'être saisies (attention, il manque quelques factures aux trésorières : à voir) - voir combien cela nous a couté au final MAD (estimation ) - que faire des vidéos (qu on ne va pas laisser en page d accueil ) Les mettre (mi juin) dans "qui sommes-nous" (prévoir de faire une vraie photo du bureau pour replacer celle qui est actuellement en ligne) : Nathalie - remplir la fiche de récap d activité Dorothée l'a mise sur drop box ; la voir et la reprendre : Nathalie - démarche auprès de la wilaya Les membres du bureau doivent demander des extraits de casiers judiciaires en France sur le site service public.fr: voici le lien Dorothée (Karine ne les as pas sauf le classeur papier) donne le dossier à Natha pour le préparer; Dorothée envoie à Natha la liste des documents qu'il faut ; on va déposer vite auprès de la Wilaya. A noter que le délais est de 15 jours max après l assemblée. Natha doit voir rapidement Didier Larroque pour qu'il nous donne son accord formel pour le changement de siège social + démarche auprès du Wali pour les problèmes de déclaration (carte diplo) : à ce sujet, DL a fait le nécessaire auprès du Wali ; Nath le recontacte rapidement. 2

3 2) L ORGANISATION INTERNE DU BUREAU ET DE L'ASSOCIATION : Point sur notre organisation actuelle, avec ses forces et ses faiblesses. Constat : on ne peut pas gérer l'asso avec 400 familles comme avec 100 familles ; plus de travail à répartir de façon plus efficiente. Actuellement nous nous réunissons tous les 15 jours ; les réunions sont parfois difficile à mener car il y a bcp de monde et parfois, celle qui doit intervenir n est pas la ou à l inverse l une vient et son point n a pas le temps d'être abordé. Il faut envisager une autre organisation pour que ces réunions soit plus efficaces, mieux se répartir le travail. La discussion est lancée dans la logique suivante : ne pas se poser la question de qui fait quoi? mais de quoi l association a t-elle besoin? ce afin de pouvoir modifier les fiches de postes de façon cohérente et de revoir l organisation. Les questions à se poser : Comment gérer la présence aux réunions lorsqu il y a plusieurs personnes responsable sur un poste (ex journal ou tréso)? Comment bien coordonner les informations nombreuses (des activités, des évènements, des quartiers) Comment faire évoluer les hôtesses de quartier pour que l on puisse déléguer de travail sur elles? Modifications des fiches de postes responsables d atelier et hôtesses (compte tenu de l envoi de celles des filles de Londres Accueil) Créations ou réorganisation des postes? (évènements des nouveaux/ logistique/coordination des évènements/équipe guide d accueil) quels sont les postes qui viennent au bureau et à quelle fréquence/inscriptions et permanences/ secrétaires générales) Bref, comment bien travailler ensemble et dans une bonne ambiance. Discussions et réflexions du bureau : 3

4 L idée est qu il faut un bureau élargi avec un max de compétences qui se réunirait toutes les 3 semaines (avec des réunions prévues bien à l avance) et un bureau plus restreint qui se réunirait toutes les semaines et aurait un rôle plus d application et de suivi des décisions prises. Pour le bureau "élargi" il faut : 1 présidente 1 vice présidente ( réflexion Ka post réunion : nous avons évoqué le lait que la VP aurait un autre rôle et qu en plus elle assisterait la Présidente. De sorte qu il me semble qu il vaut mieux qu il y ait 2 personnes VP (avec chacune leur mission habituelle, afin que lorsqu elles auront à remplacer la présidente, elles puissent se répartir le travail sans surcharge trop importante.) 1 secrétaire générale 1 trésorière (sachant qu il y a 3 personnes sur le poste : comment faire en sorte que tout le monde viennent régulièrement) 1 journal 1 responsable des hôtesses de quartier (qui doivent devenir un relais pour distribuer le journal, pour récupérer les docs, les adhésions, la responsable aura donc pour mission de davantage les impliquer, et de davantage les former) 1 coordinatrice des ateliers permanents ( faut il scinder le poste en 2? avec les sports d un coté et les autres ateliers de l autre?) 1 coordinatrice des événements (cela correspond à toutes les évènements ponctuels à l exception des gros évènements annuels comme l arbre de noël, l assemblée générale qui seront gérés par une chargée de mission en relation direct avec le bureau) 1 coordinatrice des sorties ponctuelles A noter pour les postes de coordinatrices, qu il s agit d apporter sa connaissance et expertise pour les créations d évènements, sans avoir à les cogérer, de faire remonter l information au bureau de façon synthétique, de vérifier que les pages du site des évènements soient à jour et de veiller à ce que les responsables remplissent la feuille de récapitulation à la fin d un événement, bien sur de motiver les bénévoles) 1 responsable des apéros mensuels et 2 apéros des nouveaux 1 responsable des cafés mensuels et 2 cafés des nouveaux 1 responsable logistique pour gérer la logistique des tous les événements et les relations fournisseurs ( ce poste sera également en charge de centraliser les publications afin que les hôtesses de quartier puissent les récupérer elle même, ainsi que les boissons alcoolisées ou non) 1 responsable comm (à noter que l équipe comm doit être étoffée) 4

5 1 responsable internet (actualisation : quelqu'un qui connait l'asso) ; qui revoit les pages (mises à jour du site avec les infos Rabat utile/installation ) : équipe forum/bons plans ; l'idée étant à terme de faire un guide d'accueil 1 responsable inscriptions/permanences (qui gère le fichier des adhérents et le trombee) A noter que l équipe doit là aussi s étoffer. Dans les quartiers, quand elles sont 3 hôtesses, il faudrait qu une soit l interlocuteur principal (chef de pôle) pour éviter des mails nombreux avec des risques d oublis Comme évoqué ci dessus, il y a des chargés de mission pour les gros événements (type arbre de Noel, kermesse, soirée dance, gestion du trombinoscope version papier) qui viendrait ponctuellement aux réunions de bureau pendant la gestion de l'événement (information /instruction /décision). Les réunions : envisager 1 réunion par semaine avec un groupe réduit (à définir, P/VP/SG/T : à chaque rencontre? ou ponctuellement en fonction des sujets? + un invité (comm, trésorerie, ateliers, événements pour faire le point complet sur chaque pôle à tour de rôle) ; 1 réunion avec tout le bureau toutes les 3 semaines avec un ordre du jour dédié aux personnes présentes Il faut que la personne qui signe les contrat pub ait sa signature déposée à la wilaya (obligation, actuellement seulement Karine avec les problèmes de déclaration à la Wilaya) Lors de la prochaine réunion, nous finaliserons cette discussion en fonction de l ordre du jour à venir. 3) LES REMPLACEMENTS SUITE AUX DEPARTS Karine voit avec Clémence pour finaliser la liste des partantes. et faire un point sur la liste des personnes qui partent. Actuellement en cours : rédaction des appels à candidature (bureau -voir plus haut- + ateliers/activités) information sur le passeport bénévolat (pour celles et ceux qui partent) 5

6 et réflexion sur comment remettre leurs cadeaux aux bénévoles qui n étaient pas à l ag (Karine voir avec Clémence -cf finalisation de la liste des partantes et de celles à qui le cadeau a été remis lors de l'ag) Rajout : post réunion, il faut également faire un point des évènements ponctuels pour connaitre les responsables qui continuent ou pas l année prochaine : Carolina est ce que tu peux t en charger? 4) OPTIMISATION DES INSCRIPTIONS POUR LA RENTREE ( POINT NON ABORDE FAUTE DE TEMPS) A réfléchir afin que nous en parlions lors de la prochaine réunion de bureau sachant qu'il serait nécessaire de prévoir pour les inscriptions en période tranquille : - une adresse spécifique - une équipe «inscription permanence» pour : répondre aux mails, prévenir les arrivants des adresses et date des perm, pour les inscrire à la newsletter, pour les désinscrire au bout de 5 semaines maximum si pas d inscription gestion du fichier des adhérents et des photos sur la drop box et sur les fiches d inscription (en vue du trombi et du trombee) date des perm en lignes et envoi aux hôtesses de quartier pour remplir le planning (au moins 3 personnes par permanence), envoie d un mail aux hôtesses de quarter avec les coordonnées des nouveaux arrivants après chaque perm le paiement en ligne pour qui pour quoi? modification carte d adhérent les inscriptions en période de rentrée : formation de XX personnes à la prise d inscription (attention car accès administrateur au site) permanence dans les cafés de quartier gestion de l argent (comment récupérer l argent, à quelle fréquence) 6

7 5) POINT PROJETS EN COURS Le guide de cuisine français arabe par Isabelle Tawfiki et Nawal Pour le moment une 50 aine de recettes traduites du français vers la darija toutes exploitables et réalisables avec des produits locaux. Question des filles ; le vendre ou pas le vendre avec participation des adhérents ou pas. Elles ont demandé si vente avec bénéf à reverser à une asso caritative possible Le bureau rappelle que nous sommes liées par nos statuts qui ne prévoit pas de financer/subventionner avec des dons en espèces des associations caritatives ; donc non Voir le prix de revient du guide (400 ex) : Isabelle de C et en fonction on décide de la distribution : prix coutant ou participation financière des adhérents. Nous décidons par contre de ne pas le donner ; une participation financière (en fonction du montant) sera à la charge des adhérents pour éviter que ceux ci n en prennent plusieurs exemplaires. - Le règlement intérieur : cf le projet de Bruxelles accueil, Aude doit réfléchir à son contenu en fonction des discussions que nous avons (Karine a envoyé le doc) 6)LE SITE INTERNET (A REFLECHIR ET A DISCUTER LORS DU PROCHAIN BUREAU) Envoyer la newsletter par le site rapidement, ce qui implique de ne pas y mettre de pièce jointe. Qui quoi quand comment? Quid des conjoint? préparer un mail à destination des adhérents et des conjoints pour «vous allez recevoir la lettre de Ra sur cette adresse si vous ne souhaitez pas, allez dans votre fiche personne pour enlever votre adresse» Plus, il faut leur constituer un compte invité avec un mot de passe lié à leur adresse ce qui implique de créer pour chaque conjoint une fiche invité (et vérifier comment ça sort dans notre liste utilisateur. Qui quoi quand comment? ) La rencontre inter accueil à la rentrée (à la Résidence de France sur invitation de l'ambassadeur et de son épouse ; Casa accueil, Tanger 7

8 accueil, Marrakech accueil, El Jadida accueil) : Qui quoi quand comment? Le café de rentrée ( solliciter Hélène Fries, l'épouse de l'ambassadeur ) Qui quoi quand comment? le planning de juin et des vacances (permanences mail, téléphone, présence sur place ; Natha prépare un planning à remplir par les filles) - Demander, à l'occasion d'une lettre, les personnes qui restent pendant les vacances avec les âges des enfants (pour envisager activités) Fin de réunion 13 H PROCHAINE RENCONTRE : VENDREDI 7 JUIN 9H15 chez Karine avec déjeuner "couscous Hafida" sur place ; ceux qui restent déjeuner le disent (inscription site) Nathalie DR 8