portimagazine septembre 2012 BRIO4YOU

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1 portimagazine septembre 2012 BRIO4YOU

2 3 Edito 4 BRIO4YOU MyBroker : l application ipad de Portima est arrivée! 6 Espace Client "Grâce à l'espace Client, mes clients peuvent consulter leur dossier où et quand ils veulent. " 8 BRIO4YOU v9.5 Aperçu des dernières nouveautés 10 BRIO4YOU Portima à votre service! 12 E-Marketing L e-marketing : une autre manière de fidéliser vos clients 13 Facturation électronique Zoomit : c est parti! Question Time Répondez correctement à la question ci-dessous et gagnez 2 places de cinéma. Nous avons 25 x 2 places à vous offrir. N'hésitez donc pas à tenter votre chance! Question : Parmi ces affirmations laquelle est correcte? Solutions possibles : a) L'application MyBroker est uniquement disponible pour les clients b) L'application MyBroker est uniquement disponible pour les courtiers c) L'application MyBroker est disponible pour les courtiers et les clients Indiquez votre réponse sur le site Les gagnants seront avertis personnellement. 14 BRIO4YOU en chiffres Merci pour votre confiance! 15 Truc et astuce Saviez-vous que... PortiMagazine BRIO4YOU est un magazine de Portima. Éditeur responsable : Claude Rapoport Coordination : Valérie Dechamps Réalisation : Vous avez des questions ou des remarques à propos d'un article traitant de nos services? Dans ce cas, appelez notre Infoline au 02/ Vous pouvez également consulter et télécharger ce magazine sur notre site internet : PortiMagazine BRIO4YOU par courrier électronique? Si vous souhaitez recevoir le PortiMagazine BRIO4YOU sous format électronique, il vous suffit de nous communiquer votre adresse sur notre site Internet partie 'News' ou sur BEN à l'adresse

3 3 Edito Cher courtier, Vos clients sont chaque jour actifs sur internet et l engouement pour l ipad est un phénomène de société. Profitez-en! Téléchargez «MyBroker» de l App Store sur votre ipad et montrez-le à vos clients. Comme dans le film que nous vous avons déjà présenté lors des MOVIE4YOU et sur notre site web, vous allez vraiment pouvoir abandonner les dossiers papier et discuter avec vos clients en regardant ensemble un écran convivial. Dans ce numéro, vous trouverez plus d informations sur «MyBroker» et l Espace Client et aussi sur les autres nouveautés de BRIO4YOU comme par exemple le formulaire de déclaration sinistres et des sélections et rapports automatisés. Nous avons à coeur de vous simplifier la vie et de vous aider à utiliser les technologies. Bonne lecture, Claude Rapoport Administrateur Délégué

4 4 BRIO4YOU MyBroker : l application ipad de Portima est arrivée! Nous vous l'avions annoncée, elle est désormais disponible! Vous pouvez dès à présent télécharger gratuitement notre nouvelle application : MyBroker. Bonne nouvelle à propos de l'offre mobile de PortiLink! Développée pour l ipad, cette application vous permet d emporter, partout avec vous, les données de vos clients. Plus besoin d imprimer leur dossier quand vous vous rendez chez eux : vous pouvez directement le leur montrer sur votre ipad. Un moteur de recherche vous permet en effet de retrouver facilement le dossier complet de chacun de vos clients. Non seulement c est écologique mais c est aussi intuitif, pratique et cela vous permet de gagner un temps précieux! Si l'application MyBroker est actuellement uniquement disponible sur ipad, elle devrait être, dès la fin de l'année, compatible avec les autres tablettes. Nous ne manquerons bien sûr pas de vous informer plus amplement à ce propos en temps voulu. Comment disposer de MyBroker? Si vous aussi, vous souhaitez consulter et montrer à vos clients leurs contrats sur votre ipad, c'est très simple. Le seul élément indispensable dont vous devez disposer, c'est une connexion Portima sécurisée. Celle-ci est nécessaire car MyBroker est une application professionnelle qui vous donne accès à tous vos clients, sans restriction. Vous devez donc avoir une connexion WIFI PortiLink (disponible avec une connexion PortiLink Easy ou Professional) pour vos connexions au bureau ou une connexion 3G PortiLink Mobile Everywhere pour vous connecter chez votre client. Pour le reste, MyBroker étant entièrement gratuit, vous ne devez pas introduire de demande. Il vous suffit de télécharger l'application via l'app Store pour profiter de la mobilité maximale que vous procure notre nouvelle application! Parce que nous voulons vous encourager dans la voie de la mobilité, outre le développement de MyBroker, nous avons renégocié avec notre partenaire l'offre 'mobile' liée à PortiLink. Ainsi, vous pouvez dès à présent demander une connexion WIFI avec votre produit PortiLink Easy ou Professional. Par ailleurs, le prix de la connexion 3G PortiLink Mobile Everywhere a été revu nettement à la baisse et passe, ce 1er octobre, à 25 EUR HTVA par mois! Une diminution non négligeable qui vous permet d'utiliser MyBroker en toute sérénité! Pour de plus amples informations à propos de nos connexions WIFI et Mobile Everywhere, surfez sur

5 5 Offrez à vos clients la version 'Client' de MyBroker! Vous disposez d'un site web? Vous y avez activé la fonction 'Espace Client' et avez donné à (certains de) vos clients l'accès à leurs données en ligne? Alors, n'hésitez pas à leur proposer de télécharger la version 'Client' de MyBroker! Il s'agit en réalité du prolongement de l'espace Client sur ipad (bientôt aussi sur les autres tablettes). Les clients autorisés pourront ainsi consulter les données de leurs contrats et de leurs sinistres sur leur ipad, voire même leurs contrats ou autres documents (en format PDF) que vous aurez spécifiquement accepté de leur montrer. Ils disposeront donc, où qu'ils soient et à tout moment, d une vue claire sur leurs assurances. Si vous le souhaitez, vous pourrez également leur montrer l'avancement de leur dossier sinistre et vos démarches dans ce dossier. Par ailleurs, vos clients pourront, via leur ipad, vous communiquer un changement d'adresse, une naissance ou toute autre modification de leur situation par le biais d'un formulaire que vous traiterez ensuite directement dans votre logiciel BRIO4YOU. Bref, MyBroker version 'Client', c'est un nouveau service que vous pouvez proposer gratuitement à vos clients et qui vous permet de renforcer encore votre relation avec eux! Vos clients sont intéressés? Pour pouvoir consulter MyBroker, vos clients ont besoin d'une simple connexion internet sur leur ipad via WiFi ou 3G. Comme ils ont uniquement accès à leurs propres données, en mode consultation, une authentification au moyen d une adresse et d un mot de passe suffit pour sécuriser l accès à leurs données personnelles. Pour utiliser MyBroker, ils doivent avoir fait leur demande d'accès sur votre site Web. Ensuite, il leur suffit de télécharger MyBroker à partir de l App Store pour accéder à leurs données! Simple, non? Pour tout savoir sur la manière dont l'application MyBroker fonctionne et pour tout renseignement sur les modalités d'installation, consultez le site Besoin d'aide pour apprendre à installer et utiliser MyBroker (version 'Courtier')? Vous pouvez dès à présent suivre une nouvelle formation : 'MyBroker sur ipad et l'espace Client sur PC'. Celle-ci est gratuite jusqu'au 31 décembre 2012! N'hésitez pas à vous y inscrire via le site onglet 'Formations'.... lancer 'l'espace Client'sur votre site Web? Commandez dès aujourd'hui un coaching ciblé sur ce thème. Notre coach viendra chez vous pour vous aider à paramétrer l'espace Client sur votre site. Il vous montrera comment traiter les demandes d'accès de vos clients, utiliser les formulaires, etc. Pour vous inscrire, surfez sur onglet 'COACH4YOU'.

6 6 Espace Client "Grâce à l'espace Client, mes clients peuvent consulter leur dossier où et quand ils veulent. " L'Espace Client est sous le feu des projecteurs, cette année, chez Portima. Vous êtes de plus en plus nombreux à l'avoir mis en place sur votre site web et à permettre à vos clients de consulter en ligne leurs polices d'assurances et dossiers sinistres. Grâce à l'espace Client, vos clients peuvent vous contacter à tout moment par le biais d'un formulaire ou d'un message que vous pouvez ensuite facilement traiter dans BRIO4YOU. Nous avons demandé à Laurent Desseille, CEO du bureau Desseille Insurance & Finance à Bruxelles de nous faire part de son expérience. Qui dit 'Espace Client', dit avant tout 'site web', bien sûr. Pouvez-vous nous dire depuis combien de temps vous disposez d'un site web et ce qui vous a convaincu d'en développer un? Dès la fondation de mon bureau en 2008, il était évident que je devais disposer d'un site web. La première version de mon site a été lancée deux ou trois mois peut-être après l'ouverture de mon bureau. Aujourd'hui, j'en suis à la quatrième version de mon site et la cinquième est en cours. La raison pour laquelle il était indispensable pour moi de disposer d'un site web est très simple : je pense que le courtier doit mettre en place tous les moyens possibles pour permettre à ses clients d'entrer en contact avec lui. C'est donc tout naturellement que, dans mon bureau, la 'stratégie web' est venue compléter les méthodes de rencontres traditionnelles avec le client : la rencontre en face à face, le courrier, le fax et le téléphone. C'est le client qui décide où, quand et comment il veut contacter son courtier. Le web répond à ces besoins. Grâce à lui, je suis accessible 24h/24. Mon site se compose ainsi de 3 parties, qui chacune informe mon client (potentiel) sur divers aspects : La carte de visite : elle dit qui on est, quelle est notre mission La publicité : c'est la possibilité pour le visiteur de voir ce que nous proposons. (module de tarification, déclaration de sinistre, etc.) L'Espace Client avec l'accès en ligne aux données du client.

7 7 "Je suis accessible 24h/24" Vous avez donc décidé de permettre à vos clients d'accéder à leurs données en ligne. Est-ce que cela a été facile à mettre en place? Pour moi, ce service fait partie intégrante de ma stratégie globale. Je le présente à mes clients comme une solution pour avoir, n importe quand et n importe où, accès à leur dossier d assurances. Ils n ont donc plus besoin de transporter leur dossier papier qui est souvent très peu structuré. Bien entendu, pour pouvoir donner cet accès, il faut que les informations contenues dans BRIO soient correctes. C'est essentiel. Pour ma part, dès 2008, j'ai décidé d'opter pour le 'bureau sans papier'. Tout le courrier entrant est donc automatiquement scanné. Cela fait donc cinq ans que j'investis dans ce processus. Il ne m'a dès lors pas été difficile de mettre en place ce service pour mes clients, d'autant que d'un point de vue technique, la personnalisation de l'espace Client avec mes couleurs et logo a été très simple. A quels clients avez-vous donné cet accès et quelles sont les possibilités que vous leur offrez? Tous mes clients particuliers pour lesquels je dispose d'une adresse peuvent avoir accès à leur dossier complet. Cela représente environ 60% de ma base de données. Ils peuvent également consulter leur dossier sinistre et suivre l'agenda des actions entreprises dans le cadre de la gestion de celui-ci. Les seuls clients qui n'ont pas accès à leurs dossiers, ce sont les entreprises car souvent, il existe une entreprise mère et des filiales. Malheureusement, il est impossible de donner à un preneur un accès à plusieurs dossiers. (NDLR : au moment de l'interview, cette possibilité venait justement d'être mise en production dans la nouvelle version de l'espace Client, ce qui a ravi Laurent Desseille). Comment informez-vous vos clients qu'ils peuvent consulter leurs données en ligne? J'envoie deux à trois newsletters par an, dans lesquelles j'informe mes clients de ma stratégie. Mes nouveaux clients sont ainsi aussi automatiquement informés. Mais ce n'est pas le seul moyen mis en place : chaque envoyé à mes clients dans le cadre d'un sinistre comprend un paragraphe qui leur rappelle qu'ils peuvent suivre l'évolution de leur dossier en ligne. Avez-vous déjà eu des réactions ou messages via l'espace Client? Oui, il s'agit principalement de corrections d'informations : les gens corrigent leur adresse, ou leur numéro de GSM. Par contre, pour le moment, il est impossible de connaître la fréquence d'utilisation: seul le nombre d'accès est connu. C'est dommage (NDLR : Nous avons pris bonne note de cette demande d'amélioration et avons mis ce point à l'étude). Je peux donc seulement dire que sur l'ensemble des clients qui reçoivent ma newsletter, 40% se sont connectés et ont demandé leur accès mais je ne sais pas à quelle fréquence ils vont consulter leur dossier. Un tout grand merci pour cet entretien!

8 8 BRIO4YOU v9.5 Aperçu des dernières nouveautés Fin novembre 2012, la version 9.5 de BRIO4YOU sera mise à votre disposition. Outre une série de demandes émanant directement des Users Clubs BRIO et BRIOplus, elle comprendra des développements réalisés afin de rendre BRIO4YOU compatible avec les évolutions du marché. Mais les principales nouveautés tourneront autour des trois grands axes qui ont constitué le véritable fil rouge des développements cette année : l'espace Client, l'augmentation de votre productivité et la dématérialisation. Nouveau, dès septembre! Fin septembre 2012, une nouvelle fonctionnalité viendra déjà enrichir l'espace Client : vos clients pourront déclarer directement un sinistre simple et vous envoyer, en annexe, un document (photo, scan de la déclaration, etc.). Cette déclaration arrivera immédiatement dans BRIO4YOU où vous pourrez l'y traiter. Quant au document lié que votre client vous aura éventuellement envoyé, il pourra être automatiquement intégré au dossier du client. Cette nouvelle possibilité contribue encore à renforcer votre relation avec votre client mais aussi à diminuer le travail d'encodage que vous devez réaliser pour élaborer un dossier sinistre. L'Espace Client : pour renforcer encore la fidélité de votre client Comme vous le savez, il vous est désormais possible, sur votre site Web, de créer un Espace Client. Grâce à celui-ci, les clients à qui vous en donnez l'autorisation peuvent consulter les données et documents en assurances (que vous sélectionnez) qu'ils ont chez vous. Ils peuvent également vous faire parvenir, au moyen de formulaires, diverses informations telles qu'une modification de leurs coordonnées, Informations que vous pouvez ensuite très facilement intégrer dans votre logiciel BRIO4YOU. La version 9.5 de BRIO4YOU va vous permettre d'enrichir encore ce service : Il vous sera possible, si vous le souhaitez, de montrer les compléments (champs que vous créez vous-même) à vos clients. Jusqu'à présent, ces compléments apparaissaient uniquement sur la synthèse personnalisée que vous pouvez imprimer pour vos clients. Désormais, vous pourrez demander que ces champs soient exportés pour être visibles dans l'espace Client. Vous donnerez ainsi une information plus complète à vos clients. Enfin, la dernière nouveauté relative à l'espace Client concerne l'authentification de vos clients grâce à leur carte d'identité électronique. En effet, ils n'auront plus besoin de s'identifier avec leur adresse et leur mot de passe. Il leur suffira d'introduire leur e-id et leur code PIN pour accéder à leurs données; une identification plus sûre qu'un login et un mot de passe! Des rapports automatisés pour vous aider à augmenter votre productivité Pouvoir suivre l'évolution de son portefeuille est un élément crucial pour tout responsable de bureau... BRIO et BRIOplus vous offrent, à ce propos, la possibilité de construire des sélections extrêmement précises pour pouvoir effectuer ce suivi. Toutefois, en raison de la richesse des données contenues dans votre logiciel et des possibilités infinies de sélections qui en découlent, élaborer une sélection peut vous prendre un certain temps, temps dont vous ne disposez pas toujours. C'est pourquoi, nous avons mis en place un groupe de travail chargé de dresser une liste de sélections intéressantes à avoir (comme par exemple, l'évolution du chiffre d'affaires,

9 9 le nombre de nouvelles affaires sur le mois, etc.). L'objectif : que Portima construise ces sélections et vous permette de les faire tourner automatiquement à intervalles réguliers. Finies les pertes de temps dues aux manipulations : vous aurez directement les résultats dans BRIO(plus) et n'aurez plus qu'à les consulter! La dématérialisation se poursuit Le PLWplus vous permet de gérer facilement votre bureau sans papier, et vous offre pour cela de nombreuses fonctionnalités. Un nouvel outil viendra s'y ajouter dans la version 9.5. Vous aurez en effet la possibilité d'assigner en une fois, dans un dossier particulier, tous les fichiers ( s, documents scannés, etc.) que vous souhaitez. Non seulement vous n'aurez plus besoin de les assigner un par un mais vous pourrez toujours leur donner à chacun une description ou y ajouter une mention agenda. Utile et pratique, cet outil vous permettra donc de gagner un temps appréciable! Nettoyage et archivage de votre base de données Les années passent et les contrats et données contenues dans votre logiciel ne cessent de s'accumuler. Pour faire le tri dans toutes ces informations, l'outil de nettoyage et d'archivage de BRIO4YOU continue d'être amélioré. Avec la v9.5 de BRIO4YOU, vous pourrez, en effet, désactiver automatiquement les objets de risque qui ne sont plus assurés. Un programme recherchera les objets de risque qui ne sont plus liés à un contrat et vous pourrez alors procéder, si vous le souhaitez, à leur désactivation. Cette fonctionnalité est d'autant plus importante que dans le cadre des informations que vous pouvez montrer à vos clients dans l'espace Client, les objets de risque non désactivés restent visibles pour vos clients. Pour une meilleure compatibilité avec les évolutions du marché Internet Explorer 9 et 10 Tous les développements nécessaires ont été réalisés pour rendre les logiciels BRIO4YOU compatibles avec les dernières versions de l'internet Explorer. Vous pourrez donc travailler sans souci avec les versions 9 et 10 d'internet Explorer. SEPA Les domiciliations bancaires dans BRIO et BRIOplus ont été adaptées afin de les rendre conformes aux normes fixées par SEPA, dans le cadre de l'harmonisation des domiciliations bancaires en Europe. Pour rappel, grâce à celle-ci, il deviendra aussi simple d effectuer une domiciliation en euros en Europe qu en Belgique. Actuellement, la nouvelle domiciliation cohabite encore avec l ancienne, mais dès le 1er février 2014, elle la remplacera. Par ailleurs, étant donné que ce ne seront plus les banques mais bien les créanciers qui géreront les domiciliations bancaires, BRIO et BRIOplus vous permettront désormais de gérer les mandats de domiciliation. Prêts hypothécaires A la demande des courtiers qui veulent faire un meilleur suivi des contrats 'prêts hypothécaires', certains champs ont été ajoutés à l'écran. Vous disposerez ainsi d'informations plus précises à ce sujet dans brio4you et pourrez donc gérer ces contrats de manière plus professionnelle et plus optimale.

10 10 BRIO4YOU Portima à votre service! Bien entendu, dès votre adhésion à BRIO4YOU, Portima continue à vous offrir deux demi-jours de formation gratuite pour bien débuter avec votre logiciel. Mais au total, ce ne sont pas moins de 17 formations (13 pour la partie assurance et 4 pour la comptabilité) que nous vous proposons pour apprendre à connaître de manière plus approfondie les fonctionnalités de votre logiciel. Nos formations comportent de nombreux avantages : Décentralisation : toutes nos formations sont données de manière décentralisée. Vous pouvez donc suivre les formations près de chez vous et éviter de perdre du temps dans le trafic. Votre logiciel BRIO4YOU s'enrichit chaque année davantage : nouvelles fonctionnalités, extension ou amélioration de leurs possibilités, Notre but est clair : vous offrir des outils adaptés aux exigences du monde moderne afin de vous permettre de faire face à une concurrence de plus en plus importante. Mais, seuls, ces développements ne suffisent pas : en effet, pour tirer le meilleur parti de votre logiciel, une bonne connaissance de ses possibilités est nécessaire. C'est notre défi et la raison pour laquelle Portima met à votre disposition une série de services qui ont tous un seul et unique objectif : vous aider à utiliser au mieux votre logiciel BRIO4YOU pour augmenter encore votre productivité! Des formations en constante évolution, pour un apprentissage rapide et aisé Votre logiciel BRIO4YOU évolue? Nos formations aussi! Outre la note de release qui vous détaille les nouveautés de la dernière version mise en production, toute nouvelle fonctionnalité importante, fait immédiatement l'objet d'une formation vous permettant d'en maîtriser le fonctionnement le plus rapidement possible. Ainsi, par exemple, avec le lancement de l'application MyBroker, une nouvelle formation vous est dorénavant proposée : MyBroker, l'espace Client sur ipad. Ce faisant, notre offre en formations vous présente toujours un éventail complet des principales fonctionnalités de votre logiciel, même les plus récentes! Par ailleurs, pour vous encourager encore à découvrir les (nouvelles) fonctionnalités qui sont mises à votre disposition, nous organisons régulièrement des actions au cours desquelles vous pouvez suivre gratuitement l'une ou l'autre formation (voir encadré). Thème unique : chaque formation est centrée sur un seul thème. Cela vous permet de voir en profondeur une fonctionnalité de votre logiciel mais aussi de choisir la formation que vous voulez suivre en fonction de vos propres besoins. Courte durée : à une exception près, chacune de nos formations dure une demijournée. Cela vous permet de mieux vous organiser et ne vous oblige pas à bloquer une journée complète pour vous former. Formations gratuites Profitez des dernières semaines de notre action! Jusqu'à la fin du mois de décembre, les deux formations suivantes vous sont offertes : Votre bureau sans papier avec le module PLW (ou PLWplus) MyBroker sur ipad et l'espace sur PC N'hésitez pas à vous inscrire sur section 'formations'!

11 11 Niveaux différents : certaines fonctionnalités font l'objet de plusieurs formations selon le degré d'approfondissement de la matière. Vous pouvez ainsi choisir le niveau que vous souhaitez suivre (niveau de base ou niveau avancé) en fonction de votre connaissance préalable de la fonctionnalité. Comment contacter notre Brokers Contact Center? Notre service est accessible tous les jours ouvrables de 8h30 à 12h30 et de 13h30 à 17h30. Pour BRIOstartup, BRIOclassic et BRIO : Tél. : 02/ Fax : 02/ help.brio@portima.com Pour BRIOplus : Tél. : 02/ Fax : 02/ help.brioplus@portima.com Accréditation : toutes nos formations sont accréditées. Pour chaque formation BRIO4YOU suivie, vous recevez donc 3 points dans le cadre de la formation continue. Flexibilité : vous choisissez vous-même si vous souhaitez ou non suivre une formation, mais surtout, vous décidez qui dans votre bureau suit quelle formation, où et quand. Cela, en fonction de ce qui vous arrange le mieux! Pour connaître toutes les formations disponibles et vous inscrire à l'une d'entre elles, consultez notre site section 'formations'. Des coachings pour booster votre productivité Jongler avec toutes les fonctionnalités de BRIO4YOU vous permet de gagner un temps appréciable et d'obtenir un meilleur rendement. C'est pourquoi, Portima a lancé le service COACH4YOU voici deux ans. Celui-ci a pour but de mettre le doigt sur les fonctionnalités que vous n'utilisez pas de manière optimale afin de vous donner ensuite des conseils pour mieux les utiliser. Nouveau le coaching ciblé! Depuis le mois de septembre, nous vous proposons un nouveau type de coaching : le coaching ciblé. Comme son nom l'indique, celui-ci est centré sur une fonctionnalité particulière. Vous pouvez demander un coaching ciblé sur l'un des quatre thèmes suivants : l'espace client, le PLW/PLWplus, le courrier et l'e-marketing. Plus qu'une simple formation, ce coaching a pour objectif de vous aider à élaborer les procédures qui vous permettront d'utiliser ensuite facilement la fonctionnalité choisie. Très pratique et basé sur votre propre méthode de travail, ce coaching vous aidera à vous lancer dans l'utilisation d'une nouvelle fonctionnalité ou à en tirer le meilleur parti possible (si vous l'exploitiez déjà avant le coaching). COACH4YOU : une valeur sûre Un coaching 'général' reste bien sûr toujours possible. Son principe est très simple : un coach analyse à votre demande l'utilisation de BRIO4YOU dans votre bureau. Muni de cette analyse, il se rend ensuite chez vous, où il discute avec vous de la manière dont vous et vos collaborateurs utilisez BRIO4YOU. Suite à cela, il vous remet alors une série de suggestions personnalisées pour un usage encore plus efficace de BRIO4YOU au sein de votre bureau. Par la suite, nous évaluons à nouveau l'utilisation de BRIO4YOU dans votre bureau afin de voir si les suggestions proposées ont porté leurs fruits. Et l'on peut dire que ce service est apprécié. Vous êtes plus de 250 à avoir déjà fait appel à ce service et les réactions sont unanimes : le coaching vous a permis de découvrir beaucoup de choses sur le fonctionnement de votre logiciel BRIO4YOU! Pour tout savoir à propos de nos coachings (coaching ciblé et coaching général) et introduire une demande, n'hésitez pas à surfer sur notre site section 'COACH4YOU'. Notre Brokers Contact Center à votre service, gratuitement Vous avez un souci avec votre logiciel? Un message d'erreur apparaît et vous ne savez pas comment poursuivre? N'hésitez pas à faire appel notre Brokers Contact Center. Notre équipe d'experts BRIO4YOU se tient gratuitement à votre disposition pour résoudre votre problème dans les plus brefs délais. Et ce ne sont pas des paroles en l'air! Depuis quelques années, nous avons effectivement pris des engagements clairs et concrets à ce sujet. Ainsi, nous avons entre autres pour objectif de répondre à 80% de vos appels dans les 30 secondes et d'apporter une solution dans les deux heures à 80% de vos demandes et à 90% d'entre elles dans les quatre heures. Ces engagements sont mesurés en permanence afin de nous permettre de prendre, le cas échéant, les mesures nécessaires pour vous offrir le meilleur service possible. Nos résultats sont très positifs : depuis le début de l'année, nous avons nettement dépassé l'objectif de ces deux engagements : nous avons répondu à 94% de vos appels dans les 30 secondes, et résolu 90% de vos demandes dans les deux heures et 93% d'entre elles dans les quatre heures. Retrouvez tous nos engagements sur notre site BEN ( où nous publions également chaque mois les résultats obtenus. N'hésitez pas à les consulter!

12 12 E-Marketing L e-marketing : une autre manière de fidéliser vos clients C est un fait : pour pouvoir développer vos affaires, vous devez fidéliser vos clients et en attirer de nouveaux. Afin de vous aider à relever ces deux défis, Portima met à votre disposition, dans BRIO4YOU, des outils regroupés sous le nom de 'e-marketing'. Grâce à ceux-ci, vous êtes à même de renforcer plus encore la relation que vous avez avec vos clients et clients potentiels. Bref coup d œil sur les possibilités de l'e-marketing de BRIO4YOU. L e-marketing en bref L e-marketing est un ensemble de pratiques visant à faire la promotion de produits et services via un média ou un canal de communication digitale. Les avantages de l'e-marketing sont nombreux : Il permet de cibler et de personnaliser vos communications, ce qui donne une impression de pertinence et incite le destinataire à lire les informations que vous lui envoyez. En envoyant régulièrement des Newsletters à vos clients, vous entretenez la relation que vous avez avec eux. Vous pouvez également leur permettre de faire suivre votre message à d autres personnes. Bref, vous consolidez votre relation avec vos clients et, indirectement, vous en prospectez de nouveaux. Vous pouvez faire un suivi de vos mailings : qui a lu votre message? Quel sujet a intéressé votre client? etc. La réponse à ces questions vous permet de mieux cibler encore vos mailings. Il est bon marché : envoyer un à vos clients vous évite des frais d impression et de poste. Segmenter ses clients : un jeu d enfant Avant toute chose, il est primordial que vous connaissiez bien les clients qui constituent votre base de données : qui sont vos principaux clients? Quels sont les contrats dont ils disposent? Quelles assurances leur manque-t-il? En un mot, que pouvez-vous proposer à qui ou quel est le profil de chacun de vos clients? C est clair : dès que vous avez la réponse à cette question, plus rien ne vous empêche d offrir un service ciblé et pertinent à vos clients. Outre la possibilité de segmenter vous-même directement vos clients dans votre logiciel, les logiciels BRIO et BRIOplus comprennent la fonctionnalité Sélection et Rapport qui vous permet de déterminer précisément votre cible, en fonction de vos critères. Vous avez peu de temps à consacrer à ce travail? Jetez un œil dans la bibliothèque de sélections : celle-ci contient quelques dizaines de sélections préformatées ; Il ne vous reste plus qu à les exécuter pour pouvoir exploiter leur résultat! Pour envoyer un de masse ou une newsletter, quelques clics suffisent Portima a intégré les outils 'Addemar' et Brokermail dans BRIO et BRIOplus. Ceux-ci vous permettent d envoyer des mailings électroniques très facilement à votre groupe cible, et cela, sans risquer d être mis sur une liste noire. Faire le suivi de vos s est ensuite très simple : un outil de statistiques vous permet de voir qui a lu votre message, quel(s) sujet(s) a(ont) intéressé vos destinataires, etc. Il ne vous reste plus qu à tirer les conclusions. Et si vous ne disposez pas (encore) de l adresse de tous vos clients? Il vous est toujours possible d envoyer votre mailing par courrier. Et comme effectuer le suivi de ces mailings n est pas toujours simple, nous avons créé dans BRIO(plus) un lien entre l agenda et le module de sélections. Ainsi, une fois votre sélection effectuée, vous pouvez demander de mettre une mention agenda dans le dossier de chacun des destinataires concernés. Vous savez ainsi quel courrier vous avez envoyé à qui et à quelle date. Lorsque le destinataire réagit, il ne vous reste plus qu à clôturer la mention agenda. Envie d'apprendre comment utiliser les outils d'e-marketing? Des formations et coachings ciblés sont organisés autour de ce thème. Pour vous inscrire, n'hésitez pas à surfer sur le site

13 13 Facturation électronique Zoomit : c est parti! Envoyer vos avis d échéance par voie électronique, via BRIO ou BRIOplus et Zoomit, c est aujourd hui possible! Une première phase de test a été réalisée avec quelques courtiers et les résultats sont concluants. Si vous facturez vos clients vousmême, plus rien ne vous empêche donc d envoyer des factures vertes! Comme vous le savez, Zoomit vous permet d envoyer votre facturation par voie électronique. Les avantages de ce mode d envoi sont nombreux : Vous réduisez les tâches et coûts administratifs liés à l envoi de vos avis d échéance. L envoi est plus rapide. Grâce au virement pré-rempli, il n y a plus d erreur de montant ou de communication. Les avis ne peuvent plus se perdre. Ils sont donc honorés plus rapidement. Un passage en douceur La facturation électronique vous intéresse mais vous souhaitez d abord voir comment cela fonctionne? Qu à cela ne tienne, avec BRIO et BRIOplus, vous déterminez les clients pour lesquels vous voulez une facturation électronique. Vous n êtes pas obligé de faire un choix pour tous vos clients. Par ailleurs, dans un premier temps, nous vous conseillons vivement de choisir un mode d envoi simultané, c est-à-dire à la fois par courrier et par Zoomit. Votre client recevra ainsi sa facture simultanément par courrier et par Zoomit. Il pourra alors choisir le mode de réception de ses factures. Intéressé? Pour connaître les modalités à remplir pour pouvoir travailler avec Zoomit, n hésitez pas à contacter France Desmet, Product Manager de BRIO4YOU à l adresse france.desmet@portima.com. En un mot, la gestion de votre facturation est considérablement simplifiée. Et pour ne rien gâcher, c est aussi tout bénéfice pour l environnement puisque vous épargnez du papier, des enveloppes, des timbres, Pour votre client, c est aussi très simple : un clic et c est payé. Aucun encodage n est nécessaire et il peut, par la suite, retrouver facilement les factures que vous lui avez envoyées! Suite à l envoi de vos avis par Zoomit, vous recevrez 2 fichiers. Le premier est un rapport de livraison qui vous informera si vos clients ont bien reçu l avis d échéance envoyé, et, le cas échéant pour quelle raison ils ne l ont pas reçu. Le second fichier vous informera de l acceptation de vos clients de recevoir les factures par voie électronique. Grâce à ce fichier, le mode de facturation électronique sera automatiquement paramétré dans BRIO ou BRIOplus. Si le client n a pas réagi, votre logiciel restera paramétré avec un mode d envoi simultané.

14 14 BRIO4YOU en chiffres Merci pour votre confiance! Vous êtes de plus en plus nombreux à nous faire confiance et à utiliser un logiciel BRIO4YOU. Outre les fonctionnalités classiques que nous mettons à votre disposition, les fonctionnalités avancées connaissent également un vif succès. Regard sur quelques chiffres Vous êtes aujourd hui plus de bureaux, soit utilisateurs à travailler chaque jour avec un produit de la gamme BRIO4YOU. Cela représente pour 2011 une croissance globale de plus de 10%, et cette croissance est plus importante encore pour BRIOplus. Tous les développements réalisés dans le cadre de l évolution des logiciels BRIO4YOU ont pour objectif de vous aider à augmenter votre productivité. Ainsi, le premier cheval de bataille de Portima a été de vous éviter au maximum le double encodage, chronophage et source d erreur. L intégration des blocs retour qui dispense de ce double encodage - est donc primordial et vous l avez bien compris puisque vous intégrez aujourd hui plus de blocs retour chaque semaine, c est-à-dire plus de chaque jour! Parmi les fonctionnalités avancées, les modules PLW et PLWplus rencontrent également vos faveurs. Si le module PLW vous permet déjà de travailler sans papier, le module PLWplus, qui contient des fonctionnalités plus étendues, va encore plus loin dans la gestion sans papier de votre bureau. Actuellement, vous êtes plus de 1000 bureaux à utiliser ces modules et à charger plus de documents par mois. Ceci signifie que vous êtes de moins en moins nombreux à vous tourner vers le classement papier lorsqu un client vous pose une question. Il est vrai que ces modules offrent bon nombre d avantages : chaque document chargé est immédiatement disponible pour tous les collaborateurs du bureau. Par ailleurs, vous disposez ainsi toujours des dernières informations, vous gagnez du temps, de la place et vous posez en même temps un geste écologique très concret. Ces résultats sont pour nous le témoignage de votre confiance et nous encouragent à poursuivre dans la voie tracée.

15 15 Truc et astuce Saviez-vous que......il est possible d'ajouter dans un contrat plusieurs objets de risque en une seule manipulation? 1 Pour simplifier l'encodage manuel des contrats, vous pouvez ajouter plusieurs objets de risque en une fois dans un contrat. 2 Il vous suffit d'aller sur l'onglet Garanties d'un contrat en mode création ou modification et de cliquer sur 'Ajouter plusieurs objets de risque'. 1 Une fenêtre apparaît avec une vue de tous les objets de risque actifs du preneur. Vous pouvez étendre cette vue à celle des objets de risque de la famille, d'un groupe et autres. Cochez les objets de risque à ajouter et cliquez sur "Enregistrer". 2 En fonction, cochez les garanties pour chaque objet de risque et cliquez sur "OK".

16 Vos dossiers clients sur tablette 20 DÈS LE S E P T E M B R E grâce à la nouvelle application de Portima! Avec MyBroker, l application pour tablette développée par Portima, consultez les dossiers de tous vos clients, où que vous soyez! Intuitif et écologique, MyBroker vous garantit une mobilité maximale! Téléchargez gratuitement cette application révolutionnaire dans l App Store ou découvrez MyBroker sur