Manuel utilisateur mydesk mobile Accès au portail pour les enseignants

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1 Manuel utilisateur mydesk mobile Accès au portail pour les enseignants École-club Migros Auteur: Heinrich Schweizer / M-KSFA Version 1.0 /

2 Table des matières 1 Aperçu Login à mydesk mobile Première connexion Login Mot de passe oublié Changement de langue Interface de mydesk mobile Planification Leçons Liste de présence Gérer les présences Informations du Centre et notes de l'enseignant Info sur la leçon Information sur le participant Note de l'enseignant sur une leçon Message au Centre Retour pour une période d'essai Cours de continuation Aide en ligne Manuel utilisateur mydesk mobile pour les enseignants Page 2 de 17

3 1 Aperçu Bienvenue dans mydesk mobile, la version mobile du portail de l'école-club Migros. Ce manuel vous présente les fonctions disponibles sur mydesk mobile et vous explique comment les utiliser. La version mobile ne couvre que les fonctions les plus importantes, celles qui sont utiles au quotidien ou dans les déplacements. Toutes les autres fonctions, utilisées plus rarement, ne sont présentes que sur la version classique pour ordinateur. Si vous avez cependant besoin de ces fonctions lors de vos déplacements, vous pouvez accéder à la version classique. Dans ce cas, il est pourtant plus confortable de disposer d'un écran plus grand, par ex. avec un ipad ou un ordinateur. Information: À partir d'un smartphone ou d'une tablette, on accède actuellement toujours à la version mobile de mydesk, avec les autres appareils, à la version classique. Toutefois, avec l'aide d'un logiciel supplémentaire, on accédera à l'avenir par défaut à la version classique pour ordinateur à partir d'une tablette. Pour les utilisateurs qui le souhaiteraient, il sera naturellement possible de repasser à la version mobile. Aperçu des fonctions de la version mobile: Login à mydesk (sans la toute première connexion) Leçons Vous voyez quelle est votre prochaine leçon. Planification Vous répondez positivement ou négativement à une proposition pour la prise en charge d'un cours. Gestion de la liste de présence Vous saisissez les présences/absences des participants, vous pouvez saisir une note et consulter des informations sur les différentes leçons et personnes. Gérer les inscriptions au cours de continuation Vous pouvez saisir la confirmation des participants souhaitant s'inscrire au cours de continuation. Manuel utilisateur mydesk mobile pour les enseignants Page 3 de 17

4 2 Login à mydesk mobile 2.1 Première connexion Le processus de toute première connexion avec modification du mot de passe et définition d'un nom d'utilisateur n'est pas soutenu dans la version mobile. Il n'est soutenu que dans la version classique pour ordinateur. Vous pouvez passer à la version classique afin de procéder à votre première connexion. Sous "Aide", vous trouvez également une description détaillée du processus de connexion Login Pour un login normal - c'est-à-dire après avoir modifié une première fois le mot de passe initial - saisissez sur la page de login votre nom d'utilisateur (si défini) ou votre adresse électronique ainsi que votre mot de passe personnel. 2.3 Mot de passe oublié Si vous avez oublié votre mot de passe, un nouveau mot de passe peut vous être envoyé à votre adresse électronique. Pour modifier le mot de passe reçu par courriel, vous avez deux possibilités: 1. Vous passez à la version classique, comme pour une première connexion, pour y modifier le mot de passe. 2. Vous utilisez un ordinateur. Manuel utilisateur mydesk mobile pour les enseignants Page 4 de 17

5 2.4 Changement de langue Il est possible de changer de langue avant de se connecter. Les deux abréviations DE et FR sont affichées à droite du logo de l'école-club. Il suffit de cliquer sur FR lorsque l'allemand est la langue activée pour passer au français et vice versa. 3 Interface de mydesk mobile Une fois connecté, vous accédez à la page d'accueil du portail mydesk. Manuel utilisateur mydesk mobile pour les enseignants Page 5 de 17

6 L'interface de mydesk se compose des éléments suivants: 1. Revenir à la page précédente Ce bouton permet de revenir à la page précédente. Il n'est pas disponible sur la page d'accueil. 2. Menu En cliquant sur le menu, on revient à la page d'accueil où il est possible d'ouvrir une des deux fonctions principales, de démarrer l'aide ou de se déconnecter. 3. Le système vous souhaite la bienvenue. 4. Ouverture directe des deux fonctions principales 5. Passage à la version classique de mydesk Toutes les fonctions de mydesk sont disponibles dans la version classique, l'affichage est cependant peu pratique pour iphones et smartphones. Le lien pour repasser à la "Version mobile" dans la version classique se trouve tout en bas: 4 Planification L'onglet de la planification comprend les deux types de demandes pour l'attribution d'un enseignant: Manuel utilisateur mydesk mobile pour les enseignants Page 6 de 17

7 1. Demandes parallèles 2. Demandes exclusives Si une demande vous a été soumise, un courriel vous en a auparavant averti. Dans le cas d'une demande exclusive, la demande n'a été soumise qu'à vous. Un délai vous a été donné d'ici lequel vous devez décider si accepter le mandat ou non. Dans le cas d'une demande parallèle, plusieurs enseignants ont été simultanément contactés. Un délai est indiqué, mais le cours est attribué à la première personne qui confirme vouloir assumer le cours. Les deux types de demandes comprennent les mêmes informations: 1. Offre Titre du cours avec le lien vers la description détaillée au format PDF 2. Date, Lieu, Jour, Horaires Informations sur les dates, les horaires et l'endroit 3. Statut Statut de la demande. Le délai jusqu'auquel la demande est valable est indiqué. Manuel utilisateur mydesk mobile pour les enseignants Page 7 de 17

8 4. Liste des leçons Lien vers la liste des leçons avec affichage du nombre de conflits avec votre calendrier 5. Refuser/Accepter Boutons permettant d'accepter ou de refuser la demande. La liste des leçons (4) indique pour quelles leçons il existe un conflit avec votre calendrier. Dans notre exemple, il y a des conflits pour deux leçons: En cliquant sur Refuser, vous renoncez à assurer l'enseignement du cours et la demande disparaît de votre portail. En cliquant sur Accepter, vous acceptez d'assurer l'enseignement du cours. Le système demande une confirmation de l'acceptation, en cas de mauvaise manipulation de votre part. Le système indique s'il existe des conflits pour une ou plusieurs leçons du cours avec votre calendrier, mais vous pouvez quand même accepter le cours. Manuel utilisateur mydesk mobile pour les enseignants Page 8 de 17

9 Si vous n'avez ni accepté, ni refusé la demande dans le délai imparti, la demande est automatiquement supprimée de votre portail une fois le délai expiré. Information: Afin de distinguer aisément une formation d'un cours, un logo signale qu'il s'agit d'une formation. Manuel utilisateur mydesk mobile pour les enseignants Page 9 de 17

10 5 Leçons Vous pouvez choisir si afficher les leçons suivantes ou les leçons précédentes. 1. Onglet "Leçons suivantes" Cet onglet est affiché par défaut quand l'aperçu des leçons s'affiche. Toutes les leçons des 60 prochains jours sont affichées suivant l'ordre chronologique. 2. Onglet "Leçons précédentes" Toutes les leçons des 60 derniers jours sont affichées. Les leçons sont affichées par ordre chronologique inversé. 3. Ouvrir l'affichage détaillé Lorsqu'on clique sur une leçon, l'affichage détaillé est ouvert, resp. refermé. 4. Leçons sur fond rouge Selon que sont affichées les prochaines leçons ou les leçons passées, le fond rouge a un sens différent. Avec les "Leçons suivantes", le fond rouge indique une leçon avec un conflit. Avec les "Leçons précédentes", le fond rouge indique que la liste de présence n'a pas encore été gérée, ou du moins pas entièrement. 5. Icône d'avertissement L'icône d'avertissement indique la présence d'un conflit entre une leçon et votre calendrier. Si vous ne pouvez pas assurer l'enseignement du cours, vous devez chercher un remplaçant. Le détail du conflit est affiché en cliquant sur l'icône d'avertissement. Manuel utilisateur mydesk mobile pour les enseignants Page 10 de 17

11 6. Bouton "Liste de présence" a. Le bouton est bleu: la leçon a déjà été donnée et la liste de présence a déjà été complétée ou la leçon est à venir b. Le bouton est rouge: la leçon a déjà été donnée, mais la liste de présence n'a pas encore été complétée ou seulement partiellement. 6 Liste de présence La liste de présence permet de gérer les présences des participants. La liste présente plusieurs fonctions supplémentaires: 1. Affichage de la leçon sélectionnée avec la possibilité de passer à la leçon précédente ou suivante grâce aux flèches sur les côtés 2. Onglet "Participants" C'est l'onglet affiché par défaut quand on accède à la liste de présence. 3. Onglet "Info" Si une information du Centre est disponible pour la leçon en question, cet onglet est affiché. 4. Onglet "Note" Indique qu'une note a déjà été saisie par vous-même ou le remplaçant (voir aussi le point 6) 5. Onglet "Cours de continuation" Si le cours présent est normalement suivi d'un cours de continuation, ce bouton est affiché. 6. Note sur la leçon Permet de saisir ou de modifier une note 7. Bouton "Modifier" Permet de modifier la liste de présence a. Le bouton est bleu: la leçon a déjà été donnée et la liste de présence a déjà été complétée ou la leçon est à venir b. Le bouton est rouge: la leçon a déjà été donnée, mais la liste de présence n'a pas encore été complétée ou seulement partiellement. Manuel utilisateur mydesk mobile pour les enseignants Page 11 de 17

12 1. Affichage du statut 2. Support de cours: si le support de cours a été facturé avec l'inscription, cela est indiqué ici. 3. Statut de présence L'icône indique que la liste de présence a déjà été complétée. 4. Signalisation d'une période d'essai pour un participant Sert à saisir un retour pour une période d'essai. Tout pendant qu'aucun retour n'a été saisi, le nom du participant et le lien sont en rouge. Après avoir saisi un retour, le nom et le lien sont en noir. 5. Icône signalant une information sur le participant L'icône indique qu'une information sur le participant a été saisie par un collaborateur de l'école-club. 6. Bouton pour saisir un message à l'attention du Centre 6.1 Gérer les présences Cliquez sur le bouton "Modifier" pour gérer la liste de présence d'une leçon. On passe au mode modifier et vous pouvez saisir les présences. Il existe deux types de fenêtres selon que la leçon a déjà été donnée ou qu'elle est à venir: Manuel utilisateur mydesk mobile pour les enseignants Page 12 de 17

13 Leçons passées ou du jour Trois statuts peuvent être sélectionnés: Présent Absent (sans excuse) Excusé Tous les participants sont par défaut marqués comme présents pour une saisie plus rapide. Seuls doivent être modifiés les participants absents ou ayant le statut "Réservé". Leçons à venir Seul le statut "Excusé" est affiché. Vous pouvez ici saisir les absences à l'avance si le participant vous a prévenu. Sauvegardez vos modifications en cliquant sur le bouton "Enregistrer". 6.2 Informations du Centre et notes de l'enseignant Info sur la leçon Les collaborateurs de l'école-club peuvent saisir des informations spéciales pour une leçon en particulier. Dans ce cas, l'onglet "Info" est affiché pour la leçon correspondante. Cliquez sur cet onglet pour afficher l'information saisie. En tant qu'enseignant, vous ne pouvez que la consulter. Aucune modification n'est possible. Manuel utilisateur mydesk mobile pour les enseignants Page 13 de 17

14 6.2.2 Information sur le participant Les collaborateurs de l'école-club peuvent saisir des informations spéciales sur un participant. Cliquez sur l'icône du "i" bleu pour afficher l'information saisie. En tant qu'enseignant, vous ne pouvez que la consulter. Aucune modification n'est possible Note de l'enseignant sur une leçon Vous pouvez à tout moment saisir une note sur une leçon. Les notes sont enregistrées dans le système et apparaissent sur la version PDF imprimable de la liste de présence. Quel que soit leur contenu, elles ne déclenchent aucune action. Elles sont utilisées à titre informatif par l'enseignant ou le remplaçant. Pour saisir/traiter une note, il faut cliquer sur le lien "Note sur la leçon" sous l'onglet. Pour enregistrer, cliquez sur le bouton bleu "Enregistrer la note". Si vous souhaitez traiter une note existante, cliquez à nouveau sur le lien "Note sur la leçon". 6.3 Message au Centre Si vous devez écrire un message à l'attention du Centre (exemple: le vidéoprojecteur ne fonctionne pas), utilisez la fonction "Message au Centre". Manuel utilisateur mydesk mobile pour les enseignants Page 14 de 17

15 6.4 Retour pour une période d'essai Si un participant est inscrit à une période d'essai, cela est mentionné dans la liste des participants de la façon décrite ci-dessous. Si aucun retour n'a encore été saisi, le nom du participant et le lien sont en rouge. Après avoir saisi un retour, le nom et le lien sont en noir. Au moment d'enregistrer la liste de présence pour le cours en question, le système vous indique qu'un ou des participants participent à une période d'essai. Vous pouvez saisir le retour en cliquant sur le lien "Période d'essai" ou sur l'icône du crayon à droite du lien. Dans la fenêtre qui s'affiche, vous devez sélectionner une des quatre options possibles. Si nécessaire, vous pouvez également saisir un texte. Une fois le retour enregistré, il est toujours possible d'afficher le texte et de le modifier. Manuel utilisateur mydesk mobile pour les enseignants Page 15 de 17

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17 6.5 Cours de continuation Vous trouvez l'onglet du cours de continuation dans la liste de présence dès qu'il a été créé par l'administration de l'école-club. Lorsque l'onglet est rouge, cela veut dire que la période de prévente pour le cours de continuation a commencé. Vous êtes alors priés de clarifier avec les participants s'ils voudront s'inscrire ou pas. Dans le cadre gris en haut, vous voyez tous les détails du cours - y compris le délai d'inscription. En tant qu'enseignant, vous pouvez saisir des informations ou les modifier avant l'expiration de cette date. Si le participant souhaite s'inscrire au cours de continuation, cochez "Oui", dans le cas contraire "Non". Si vous souhaitez annuler une saisie précédente, il suffit de cliquer sur la croix de suppression rouge correspondante. Les saisies doivent à la fin être sauvegardées en cliquant sur le bouton "Enregistrer". Si nécessaire, vous pouvez également communiquer au Centre d'autres informations sur le client en cliquant sur le lien "Saisir nouvelle note". Si vous avez déjà saisi une note, vous pouvez la consulter et éventuellement la modifier en cliquant sur le lien "Modifier note". 7 Aide en ligne L'aide en ligne vous permet de trouver des explications sur toutes les fonctions disponibles. Manuel utilisateur mydesk mobile pour les enseignants Page 17 de 17